¿Qué haces con tu tiempo durante el día? Cuando parece que el número de horas en un día no son suficientes para completar la lista de tareas por hacer, en algún momento te preguntarás cómo has usado tu tiempo, qué tan eficientemente. Tratas de ser organizado, de mantener las cosas bajo control, pero aun así, el tiempo se te escapa de las manos. El Time Tracking puede ser la solución.
Revisa tu planeación
Si quieres ser más productivo es necesario que te enfoques en hacer una revisión exhaustiva de la forma en la que estás usando cada hora y cada minuto de tu día. Para hacerlo, las herramientas de Time Tracking son una excelente opción, porque te ofrecen la precisión de la medición con cronómetro, complementada con funciones para calcular precios y costos del recurso “tiempo”, lo cual te ayuda a automatizar varios procesos.
Los datos que obtienes al utilizar Time Tracking, te permitirán identificar la dinámica de tus procesos, como los horarios en los que eres menos eficiente, cuándo tienes mayor carga de trabajo o qué tareas te ocupan demasiado tiempo sin brindarte buenos resultados, etc.
Las herramientas para la administración del tiempo se han utilizado en los negocios desde hace mucho tiempo, sin embargo ahora, gracias al desarrollo de la tecnología, existen sistemas mucho más sencillos y eficientes para llevar a cabo esta tarea incluso sin deber descargar ningún software en tu equipo, te recomiendo por ejemplo primaERP Time Tracking, es gratuito hasta 3 usuarios y es sumamente sencillo de usar.
Registra tu tiempo al menos durante una semana y al final de la misma tómate unos minutos para analizar con detenimiento qué fue lo que hiciste cada día. Hazte estas preguntas:
- ¿Los resultados de tu trabajo corresponden con lo que planeaste al comienzo de la semana?
- ¿A qué tareas les diste mayor prioridad?
- ¿Hay tareas que estás posponiendo constantemente? ¿Cuáles son?
- ¿Qué tareas o actividades (por ejemplo las juntas) te ocupan demasiado tiempo durante semana? y ¿qué beneficio te están brindando?
- ¿Estás satisfecho con los resultados que has obtenido?
- ¿Tus clientes o tu jefe, están contentos con tus resultados?
- ¿Qué puedes hacer diferente para ser más eficiente?
Optimiza tu horario
Si utilizas primaERP Time Tracking, en los informes podrás ver cuánto tiempo estás pasando en cada proyecto, cliente, actividad o tarea y marcar cada registro de tiempo como “provechoso” o “no provechoso” de manera que puedas identificar qué cosas puedes (o debes) cambiar u optimizar para usar mejor tu tiempo. Aquí te damos algunos consejos:
- Encuentra tareas o actividades que puedas automatizar o delegar a otros miembros de tu equipo.
- Reorganiza tu horario actual, asigna “bloques” de tiempo para proyectos individuales y establece plazos realistas para su realización.
- Elimina las «pérdidas de tiempo», por ejemplo las juntas y tareas que no te estén brindando beneficios.
- Planea las juntas para que queden en un mismo bloque de tiempo de manera que no tengas que abandonar con frecuencia otras tareas que requieran de concentración y enfoque.
- Aprovecha el tiempo que pasas transportándote de un lugar a otro. Si usas transporte público, en el camino puedes aprovechar para revisar tus emails o resolver algunas llamadas.
- Dedica tiempo a reflexionar sobre tus proyectos y estrategias, establece tus objetivos y los plazos para alcanzarlos. Revisa con frecuencia el desarrollo de estos planes y corrígelos cuando sea necesario.
- Organiza tu rutina diaria para equilibrar el trabajo más y menos pesado.
- Si trabajas con los calendarios de Microsoft Outlook o Google o con el sistema de gestión de proyectos Basecamp Classic, sincroniza tus datos con primaERP Time Tracking para registrar tus tiempos mucho más fácilmente.
- Haz el registro de tiempos en equipo. Para que tu planeación sea estratégica, necesitas tener información de todas las partes del proceso y de todos los miembros que en él participan.
- Crea un ambiente cómodo y ordenado en tu oficina.
- Deshazte del ruido informativo. Deshabilita las noticias automáticas innecesarias.
- Disminuye las distracciones. Evita a los colegas demasiado habladores, limita las pausas para el café y cuando trabajes en tareas que requieran de alta concentración, silencia tu teléfono y apaga tu correo electrónico.
Toma decisiones
Una vez que comiences a evaluar a conciencia tu tiempo, rápidamente podrás identificar los procesos ineficientes, al deshacerte de ellos te sorprenderá la cantidad de tiempo que puedes “liberar” para ocuparlo de mejor manera. El Time Tracking te ayudará no solo a tener mayor control sobre tu tiempo, sino sobre todo a tomar mejores decisiones basadas en un conocimiento real y complejo de lo que haces y de cómo lo haces, te ayudará tener un mayor conocimiento de ti mismo.