Tendencias en las Organizaciones Contemporáneas

Resumen

El Outsourcing, conocido también como Subcontratación, tercerización o externalización, es una tendencia innovadora administrativa que las empresas u organizaciones han estado utilizando para reducir los costos administrativos. La subcontratación está presente en todos los procesos de la empresa u organización: productivos, de bienes y servicios, y en los diferentes modelos de desarrollo.

La evolución dinámica de las tecnologías de la información y comunicación (TIC) han influido considerablemente en la forma de operar de las organizaciones contemporáneas. Existen una gran variedad de tendencias tecnológicas que las organizaciones van adoptando, y en ocasiones se ven forzadas a incorporarlas en sus quehaceres para hacer frente al mercado global y poder ser competitivas. Tal es el caso de la subcontratación y de las llamadas organizaciones virtuales.

Palabras Clave: Subcontratación, Outsourcing, organización virtual y oficina virtual.

Keywords: Outsourcing, Outsourcing, virtual organization and virtual office.

Abstract

Outsourcing is an innovative administrative trend that companies or organizations have been using to reduce administrative costs. Outsourcing is present in all the processes of the company or organization: production, goods, and services, and in the different development models.

The Information and Communication Technologies’ (ICTs) dynamic evolution have considerably influenced the operations of contemporary organizations. There is a great variety of technological tendencies that are being adopted by organizations, and occasionally they are forced to incorporate them in their everyday activities to face the global market and therefore being competitive. An example of which is the virtual organizations and the outsourcing.

Tendencias en las Organizaciones Contemporáneas

Subcontratación (Outsourcing)

Las organizaciones deben concentrarse en lo saben hacer bien, en sus procesos y actividades que conocen, dominan y definen a la organización misma. ¿Qué sucede con las demás actividades y procesos propios de una empresa u organización? La respuesta es la contratación temporal de una persona o empresa especialista para que realice una o varias actividades administrativas o económicas de la empresa u organización.

A través del Outsourcing transferimos actividades que no son o forman parte del “core” o esencia del negocio, lo que permite ayudar a la empresa u organización en cuanto a la reducción de costos, obteniendo una mayor eficiencia y un manejo más fácil sobre la empresa y con ello dedicarse a innovar y a concentrar sus recursos en el negocio principal. En otras palabras se trata de una forma de trabajo en la cual algunas empresas u organizaciones, grupos o personas ajenas a la compañía son contratadas para hacerse cargo de parte del negocio o de un servicio puntual dentro de ella, así la compañía delega las actividades, la operación de algunos procesos, la manufactura o los sistemas de información a un prestador externo, un tercero que pueda dar garantía de experiencia y seriedad en el área con el fin de agilizarlo, optimizar su calidad y reducir sus costos.

La Subcontratación es herramienta importante para la empresa u organización porque logra que ésta sea más competitiva porque permite reducir los costos administrativos. Los beneficios que se obtienen por la Subcontratación es la operación de las actividades a menores costos administrativos, porque se reducen algunos de ellos, por ejemplo: la nómina. Nace una relación ganar–ganar entre la empresa contratante y la contratada. La empresa contratante se concentrará en hacer las actividades y procesos que sabe hacer bien, enfocando todas sus energías para lograr su meta; la persona o empresa subcontratada realizará con calidad, eficiencia, eficacia y seguridad las actividades o procesos subcontratados.

Ventajas de la Subcontratación

Reducción de los costos administrativos en manufactura, sueldos, equipo o maquinaria.
Respuesta oportuna y efectiva al cambio del entorno empresarial.
Fortalecimiento de los procesos propios de la empresa u organización.
Construcción de relaciones comerciales y corporativas nacionales e internacionales.
Difusión de una nueva y mejor imagen de la empresa u organización.
Mayor competencia con otras compañías del sector con mejores tecnologías.
Optimización en los tiempos de entrega y mejor calidad de productos y servicios.
Acceso a nuevas tecnologías y mejores recursos tecnológicos.
Disponibilidad de servicios de información de manera oportuna.
Aplicación de talentos y recursos en sectores estratégicos de la empresa.
Flexibilidad dentro de la organización y reducción en sus gastos fijos.

Desventajas de la Subcontratación

Alto costo en el cambio de proveedor de servicios o productos, en caso de que la empresa subcontratada no resulte ofrezca la calidad y el servicio ofrecido.
Los costos administrativos ahorrados con el uso de la subcontratación (outsourcing) puede que no sean los esperados.
La pérdida de control en el proceso o área de contratación.
La pérdida de innovación dado que la empresa subcontratada posee la tecnología y los métodos disponibles en los procesos y servicios subcontratados.
La posibilidad de que la empresa subcontratada use los conocimientos adquiridos (recetas, formulas y técnicas) en su beneficio empezar una industria propia y se convierta en competencia.

Como podemos darnos cuenta es necesario contar con instrumentos que aseguren la confidencialidad de la información, por ejemplo contratos de confidencialidad.

Tipos de Subcontratación (Outsourcing)

Táctico

Es una simple subcontratación para realizar tarea específica, no tan importante

Estratégico

Es una estrecha relación con la empresa subcontratada, sobre todo para mejorar la calidad o capacidad de la empresa.

Co-Sourcing

Ambas organizaciones comparten responsabilidades y riesgos que existen en la prestación del servicio y puede llegar a existir una sociedad entre ambas.

In House

Es cuando el servicio de Outsourcing se realiza dentro de las instalaciones de la empresa que la solicita.

Offshoring

Es cuando una empresa subcontrata a una compañía extranjera para realizar tareas o manufacturar sus productos, debido a que puede ofrecer menores costos de manejo o producción que las nacionales.

Off Site

A los servicios que son realizados dentro de las instalaciones de las empresas que prestan el servicio y luego son distribuidas directamente al consumidor desde ese lugar.

Escenario de la Subcontratación en México

De acuerdo con Confederación Mundial del Empleo, en abril del 2019 había más de 900 empresas que se dedicaban a la subcontratación, y solamente 100 de ellas estaban registradas ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), y en la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) solamente tenían registro de 304.

Es cierto, no existe una cifra clara, no queda ninguna duda de que muchas de las empresas u organizaciones en México utilizan la Subcontratación (Outsourcing) para la evasión fiscal, dejando de cumplir con las obligaciones con los trabajadores.

Por ello, se inició con la reforma al artículo 15 de la Ley Federal del Trabajo, para que haya un mayor control y supervisión de las actividades de las organizaciones que actúan con esta modalidad.

La Subcontratación (Outsourcing) es una herramienta administrativa para que muchas empresas: pequeñas o grandes, puedan delegar funciones con el fin de mejorar su productividad, aumentar su rentabilidad y ganar experiencia en tecnología y sistemas de gestión nada conocidos o poco inexplorados hasta el momento por éstas.

Organizaciones Virtuales

Con el paso del tiempo se han visto pasar múltiples trasformaciones en las organizaciones, tratando de adaptarse a su entorno que lo rodea en su contemporaneidad, sin embargo, es difícil llevarle el paso a la innovación tecnológica, que después de la aparición del Internet, se han presentado cambios drásticos y vertiginosos. Solo por citar algunos, tenemos la burbuja del punto-com, la globalización, el modelo de los e-business, hasta el fenómeno del comercio electrónico. Es entonces donde las empresas han tenido que innovar constantemente y adaptarse a las tendencias de moda para no quedarse en la brecha tecnológica y sucumbir en sus laureles. Uno de los cambios radicales son las llamadas organizaciones virtuales, que más allá de ser una nueva forma de organización, es más bien el resultado de la implementación de las Tecnologías de Información y Comunicación (TIC) en la búsqueda de ser competitivo y hacer frente a los mercados globales.

¿Qué es una organización virtual?

Existen diversos constructos todos ellos coinciden en el adjetivo “virtual” que según la RAE se define como “que tiene virtud para producir un efecto, aunque no lo produce de presente, frecuentemente en oposición a efectivo o real”. En el rubro informático lo define como “que está ubicado o tiene lugar en línea, generalmente a través de internet.” Citaré entre varios el que considero más se adapta a nuestros tiempos. “Es la estructura organizativa que, incluyendo componentes de una o varias empresas, se ha configurado en torno a un conjunto de competencias esenciales, fomentando la cooperación a través de un uso adecuado de las tecnologías de información y las comunicaciones, y cuya finalidad básica consiste en la realización de procesos de negocio orientados a la creación de valor para todos y cada uno de sus integrantes”. (Martínez, M. y De Pablos, C., 2001). También son conocidas como organizaciones digitales o empresas red, esta última haciendo referencia de cómo se conforman.

Oficinas Virtuales

Independientemente del tipo u forma de una organización virtual, todas tienen un elemento en común y que ha sido explotado más en este tiempo de pandemia, y es la oficina virtual. Está se caracteriza por lograr realizar prácticamente las actividades que en la empresa física normalmente se realizan, entre ellas podemos encontrar las videoconferencias que permiten comunicarnos no importando donde estemos ubicados, el teletrabajo que de igual manera contando con los elementos indispensables podemos conectarnos a la red empresarial y darles continuidad a las labores asignadas. Este fenómeno es de tal relevancia que existen empresas que rentan espacios diseñados especialmente para el trabajo remoto, se le conoce como Coworking.

Clasificación de la Organización Virtual

En lo que respecta a los tipos de organizaciones virtuales las podemos clasificar en dos grupos por el nivel de relación con otras organizaciones o la forma de adopción de las tecnologías emergentes:

Organizaciones virtuales Intra-Organizacionales. Son aquellas organizaciones que implementan las tecnologías para su beneficio principalmente el teletrabajo en donde los integrantes de la misma pueden realizar sus actividades fuera de sus propias instalaciones conectándose remotamente, en ocasiones lo hacen a través de una red privada virtual (VPN) por su seguridad y mantienen comunicación utilizando medios electrónicos como el correo electrónico, chat empresarial y las videoconferencias. También crean unidades estratégicas de negocio dentro de la misma empresa para mejorar su productividad. Pueden apoyarse de igual manera del Outsourcing para enfocarse en sus actividades dominantes.

Organizaciones virtuales Inter-Organizacionales. Estas organizaciones se caracterizan por crear alianzas estratégicas con otras organizaciones para lograr fines concretos en donde se beneficien todos. También conocidas como Empresas-Red debido a que participan en “red”, formando acuerdos contractuales en donde se estipula los límites de cada una, además comparten recursos económicos, sus habilidades potenciales y su conocimiento. Existen diferentes enfoques o estructuras de negociación en este tipo de organizaciones que si diferencian en la forma de establecer sus acuerdos comerciales. Por ejemplo, está la Fusión en donde una organización absorbe en parte o hasta su totalidad a la otra. De forma similar, está el Holding que es la agrupación de empresas en la que una compañía adquiere todas o la mayor parte de las acciones de otra empresa con el único fin de poseer el control total sobre la otra empresa. Otro tipo de asociación es el conocido Joint Venture, en donde las empresas de manera estratégica temporal se asocian para poder llevar adelante una operación comercial determinada, manteniendo su incivilidad e independencia jurídica pero que actúan unidas bajo una misma dirección.

Ventajas de las Organizaciones Virtuales

La no dependencia espacio – temporal, facilitando así el trabajo remoto y la flexibilidad laboral.
Reduce costos funcionales y de operación.
Incrementa el mercado geográfico permitiendo alcanzar sitios que antes no les era posible
Procesamiento de cadena de valor más rápido y eficiente, aumentando la productividad.
Aumenta la satisfacción del cliente.
Favorece el desarrollo de proyectos interdisciplinarios.
Propicia la competitividad.

Desventajas de Organizaciones Virtuales

Se requieren grandes dosis de autodisciplina en todos los niveles.
Produce una sensación de aislamiento en el empleado al no estar interactuando presencialmente.
Dificultad para motivar a distancia al empleado.
Riesgo de pérdida de independencia económica.
No hay un marco legal estándar que las regule.
Vulnerabilidad en Seguridad informática con riesgo a perdida, robo o alteración de su información.

Conclusiones

Las organizaciones en nuestros días han experimentado innumerables tendencias de moda siempre con la finalidad de poder ser más competitivas en el mercado global. El uso de las tecnologías informáticas y comunicación por parte de las organizaciones ha dado lugar a conformar las organizaciones virtuales, un fenómeno que ha imperado en el contexto de la globalización, en donde hoy sobresalen aquellas organizaciones que logren estar más a la vanguardia, sean más eficientes en su productividad y cubran la mayor demanda del mercado. Para lograrlo algunas empresas han tenido que lograr alianzas estratégicas inclusive con la competencia. Y otras, por su parte se apoyan de la subcontratación para poder ser más eficientes en su cadena de valor. Sin embargo, el factor común en donde llegan a coincidir las organizaciones contemporáneas es la implementación de las tendencias tecnológicas, como el comercio electrónico, el teletrabajo, la comunicación electrónica remota, o bien, la renta o adaptación de oficinas virtuales.

Bibliografía

Araya Guzmán, Sergio A, Criado Fernández M. (2004). Organizaciones virtuales de la integración a la desintegración integrada. Revista Ingeniería Industrial, 3(1), 32-33.

Cañón Salazar, Henry (2013). El Outsourcing la mejor herramienta gerencial en el mundo actual. Disponible en: http://outsourcingempresa.blogspot.com/2013/02/ensayo-el-outosourcing-la-mejor.html

Lisboa Rita (2019). Outsourcing: ¿qué es y por qué es importante en la era digital? Disponible en: http://outsourcingempresa.blogspot.com/2013/02/ensayo-el-outosourcing-la-mejor.html

Lucanera, Romina Anahí (2010). Red de Empresas: Empresas Virtuales. Panorama Socioeconómico, 28(41),190-199.[fecha de Consulta 14 de abril de 2021]. ISSN: 0716-1921. Disponible en: https://www.redalyc.org/articulo.oa?id=39920230003

Martínez Crespo, Jenny (2005). Administración y Organizaciones. Su desarrollo evolutivo y las propuestas para el nuevo siglo. Semestre Económico, 8(16),67-97.[fecha de Consulta 21 de abril de 2021]. ISSN: 0120-6346. Disponible en: https://www.redalyc.org/articulo.oa?id=165013663004

Sotres Arévalo, Salvador G. (2010). La Empresa Virtual, un nuevo esquema de negocios en la Red. Revista Digital Universitaria, 11(10), 8-9.

Villegas Arias, Gladis Cecilia (2003). Organizaciones Virtuales. AD-MINISTER Universidad EAFIT, 2(1),74-75.

Autores: Este artículo fue escrito por Sergio Quiroz Alemán y Adalid Acevedo Martínez.