Resumen del libro Introducción a la Administración con enfoque de Sistema, de Joaquín Rodríguez Valencia

RESUMEN DEL LIBRO INTRODUCCION A LA ADMINISTRACIÓN CON ENFOQUE DE SISTEMA DE JOAQUÍN RODRÍGUEZ VALENCIA

Por

Graciela Ramírez Pérez

Alicia Ávila Galindo

 

CAPÍTULO 1

FILOSOFÍA DE LA ADMINISTRACIÓN

La filosofía administrativa, no debe considerarse, como una rama de la administración, sino como un intento de definir su objetivo, las líneas de crecimiento  y los principios que deberán regir la práctica de la administración en conjunto.

• Definición de la filosofía de la administración: El autor E. F. Lundgren la define así: es una guía general que determina la forma  en que ha de gobernarse una empresa y que afecta a cada una de las facetas de su financiamiento.
• Beneficios

Existen tres ventajas  para un administrador que tenga y que utiliza una filosofía administrativa, estas son las siguientes:

• Ayuda a ganar un apoyo efectivo  y partidario
• Proporciona directrices y el cimiento para el pensamiento administrativo
• Proporciona un marco de referencia en el cual el gerente puede comenzar  a pensar.
• Cambios de importancia en la filosofía administrativa: ha sido el cambio de un énfasis primario sobre el entrenamiento y desarrollo del empleado individual hacia el desarrollo de toda la organización.
• Teoría y filosofía: las organizaciones que alcanzan mayores éxitos, parecen estar convencidas  de ello, pues su filosofía y su  forma de actuar  armonizan  y se esfuerzan  entre sí.
• Valores y sistemas de valores: lo que un administrador cree y sostiene ,es el resultado de lo que se adquirió en el curso de desarrollo  de ese individuo ,lo que está reflejado por las influencias ,las costumbres y los valores de la cultura  de la cual es persona.

Estos conceptos representan fuertes valores básicos. Una elaboración  de las creencias básicas de la ética de trabajo  se muestra en la figura  1.

FUGURA 1   1.    Todos los miembros  capaces  de la sociedad, deben trabajar con el fin de que la sociedad sobreviva  y prospere. 2.    El comportamiento en el trabajo, se adquiere por la experiencia  de trabajo en el hogar, la escuela y la comunidad, más la evaluación  del individuo de estas experiencias. 3.    El trabajo capacita a una persona a sostener su estilo de vida  y a satisfacer  con éxito  sus necesidades psicológicas. 4.    Los valores adecuados y propios del trabajo , nos ayudan  a ajustarnos  a los rápidos cambios  en nuestras instituciones 5.    El papel del trabajo  en nuestras vidas  es tan importante y valido  hoy, como lo ha sido  durante el pasado.

 

• Medio ambiente de la administración: todos los organismos sociales de hoy, existen en un entorno dinámico, retador.

Existen factores  ambientales de importancia  que afectan a la administración  de todas las empresas  en la actualidad .esto son: 1) sociales ,2) gobierno ,3) económicos ,4) tecnológicos ,5) educativos, 6) demográficos.

• ¿Por qué administrar?

El administrar es algo esencial  para toda cooperación organizada ,así como en cualquier nivel de la organización .y  su objetivo básico de todo administrador debe ser lograr :”resultados positivos ” en su gestión .su función es establecer  ambientes ,para que los esfuerzos  del grupo  permitan que los individuos contribuyan al logro de los objetivos , con la mínima cantidad de insumos  tales como :dinero, tiempo esfuerzos y materiales .

• La administración como ciencia –técnica y arte

Ciencia: Es un conjunto de conocimientos  y de investigaciones, que tiene sus propios principios  y permite obtener conclusiones  confiables  y susceptibles  de adquirir carácter  unitario.

Técnica: Es un conjunto de procedimiento y recursos  de que se sirve una ciencia  o un arte,  pericia y habilidad  para usar esos procedimientos  y recursos

Arte: virtud, disposición, precepto, reglas o conjunto  de métodos necesarios  para hacer bien una  cosa.

• La ciencia y el método científico: la ciencia es sistematizada  ya que las relaciones entre variables y limites han sido tanto investigadas  como determinadas, y los principios fundamentales han sido descubiertos.

El método científico incluye , la determinación  de hechos o cosas mediante  su observación  y comprobar a precisión de estos a través de una observación continua .en  diseño de investigación existen 4 diseños de mayor  uso en la investigación administrativa ,son :la investigación documental, la observación, la correlación y  la experimentación .

 
CAPÍTULO 2

HISTORIA DEL PENSAMIENTO ADMINISTRATIVO

Es un hecho  en que sus diversas manifestaciones, la administración se relaciona  con alas tradicionales  y múltiples actividades  de  la producción   tanto económica como social.

En primer lugar ,debemos dejar establecido  que diversas funciones  y actividades administrativas  aparecen asociadas  con a las más remotas  y tradicionales formas  del trabajo mediante el desarrollo histórico  de la humanidad .se conoce que en su expresión  más concreta ,la administración representa  un conjunto de normas , reglas y procedimientos  en que todos los tiempos ha tenido  como finalidad regular  la productividad del esfuerzo humano  y garantizar una mejor  utilización de los recursos  disponibles ,para que el trabajo del hombre se realice con la mayor  economía de dinero ,tiempo, esfuerzos, y en condiciones de optima  eficiencia .

La administración, a pesar de su importancia para el hombre  es una de las más ubicuas  y difusas funciones  en todas las sociedades, la encontramos en el gobierno, las empresas, las universidades, en los hogares de todos los pueblos.

1. CIVILIZACIONES ANTIGUAS

Los orígenes  de algunos  de los llamados  conceptos  y prácticas  de administración  moderna, se descubren fácilmente en la antigüedad.

Algunos individuos  o grupos étnicos  que aportaron contribuciones importantes a la administración  son:

• Sumerios: escritura, conservación de registros.
• Egipcios: se conoce la necesidad  de planear, organizar  y regular.
• Hammurabi: control por el uso de testimonios y escritura, establecimiento del salario mínimo, reconocimiento de que la responsabilidad no puede transferirse.
• Hebreos: concepto de organización, principio de jerarquización, principio de delegación.
• China: se reconoce la necesidad de la organización –dirección y control.
• Sócrates: enunciación de la universidad de la administración.
• Ciro: reconocimiento de la necesidad de relaciones humanas.
• Griegos: método científico aplicado .usos de métodos de trabajo y tiempo.

2. EL COMIENZO DE LA ADMINISTRACION CIENTIFICA

DURANTE la segunda mitad del siglo XIX, comenzó en América una nueva era de industrialización  como resultado  de la expansión de las industrias mecánicas  y de la abolición  de la esclavitud.

3. LA ADMINISTRACION CIENTIFICA :en este periodo se hizo aparente un mayor distanciamiento  entre la administración y la fuerza  de trabajo, mientras el crecimiento de una clase  administrativa  en la industria se hizo  notoria .durante este periodo ,es cuando la administración  empieza a cambiar una serie de actividades  rutinarias para la solución de  contingencia  a corto plazo ,a un enfoque general y a largo plazo .

• Impacto de la administración científica .contribuyo al mejoramiento  en la administración industrial .tan pronto como se generalizaron las mejoras en el taller, se extendió a ventas, compras, contabilidad, administración  y otras funciones de la empresa. Produjo una mayor eficiencia en la utilización de maquinaria, equipo, fuerza de trabajo, materiales, etc. impulso  el desarrollo de controles, flujos y planeación más exacta. Para el trabajador resulto en una mejor  selección de puestos , mayores oportunidades de avance ,salarios altos ,mejores condiciones de trabajo ,horas de trabajo apropiadas  y una ampliación del alcance  de la iniciativa individual  a través de mejores oportunidades  de trabajo y aplicaciones  de incentivos .
• A continuación se citan algunos autores que aportaron valiosos aspectos  a la administración científica ,tales como :

1. W. Taylor: Definición de la administración científica, estudio de métodos, estudio de tiempo, énfasis en la investigación, elaboración de modelos, planeación, control y cooperación, carga igual entre trabajo y administración, sistema de costos, etc.
2. Fayol: La administración, principios de administración, reconocimiento de la necesidad para que esta sea enseñada en las escuelas.

 
CAPÍTULO 3

ESCUELAS DEL PENSAMIENTO ADMINISTRATIVO

Actualmente no están aún terminadas todas las investigaciones, pero si analizamos  las obras estudiadas hasta ahora, podemos distinguir 5 teorías  o escuelas del pensamiento  administrativo.

¿Qué es una escuela de  pensamiento administrativo ? la síntesis histórica , de la manera en que la teoría  administrativa ha evolucionado ,hace que usemos el concepto  de escuela de pensamiento  administrativo  que significa  el lugar donde  se hace una conjunción  de aquellas teorías  de la administración ,que presentan una visión similar  de una determinada realidad.

1. Enfoques de escuelas del pensamiento administrativo consiste en:

• Ejecutivos de empresa que fundamentalmente relatan sus experiencias.
• Movimiento de dirección científica, con autores como: Taylor, Fayol y sus continuadores.
• Del problema de las burocracias .abordado por sociólogos: Max Weber y seguidores.
• Movimiento centrado en los problemas de: motivación, actitudes, supervisión, liderazgo, con autores como: E. Mayo, Argiris, Maslow.
• Movimientos de científicos políticos preocupados por el proceso de poder, los controles de la administración  pública: Marx, White, Héller.
• Del análisis de la empresa desde el punto de la microeconomía: Cohen, Robinson.

2. Escuela tradicional :la administración  tradicional o científica ,se desarrolló de la observación  sistemática de los hechos de la producción ,investigación y análisis  de la operación del taller .aunque interesada en técnicas específicas tales como :los estudios de tiempos y movimientos ,la planeación y el control  de la producción ,la distribución del equipo  en la planta ,los incentivos de salarios ,la administración de personal  e ingeniería humana ,todas ellas están centradas  en la teoría. Federico W. Taylor su enfoque consistía en estudiar la operaciones, determinar los hechos  relativos a  la situación  del trabajo y, de estas observaciones, derivar principios.
3. Escuela de proceso administrativo :construye una teoría de la administración alrededor del proceso involucrado en administrar ,el establecimiento de una estructura conceptual y de la identificación de los principios .debido que la administración es considerada como un proceso ,esta escuela efectúa el análisis de dicho proceso analizando las funciones del administrador: planear, organizar, emplear ,dirigir y controlar. Fayol fue el padre del pensamiento administrativo. La esencia de la teoría administrativa de Fayol se basa en los 14 principios que son:

• División de trabajo
• Unidad de mando.
• Unidad de dirección.
• Subordinación de los intereses particulares al interés general.
• Remuneración.
• Centralización.
• Jerarquía
• Estabilidad de los cargos de personal.
• Iniciativa
• Unidad del personal.

 

4. Escuela del comportamiento(1997): construye una teoría de la administración  alrededor del proceso involucrado al administrar ,el establecimiento de una estructura  conceptual y de la identificación de los principios en los cuales se basa, enumeración  de funciones administrativas, concepto funcional de la administración científica  aplicada a la oficina, colección , consolidación  y correlación de los principios  de administración .
5. Escuela de sistemas (1950): Adopta los elementos y características contenidas en la teoría general de sistemas y en el enfoque de sistemas. Incluye la aplicación  de teoría de la información ,investigación de operaciones, teoría de juegos, programación lineal, teoría de probabilidades ,teoría de aulas, teoría de muestreo ,teoría de simulación ,esquema conceptual de la escuela, retroalimentación, teoría general de sistemas.

CAPÍTULO 5

PERSPECTIVA  DE LA ADMINISTRACIÓN EN MÉXICO

La administración desarrolla diferentes teorías o escuelas, lo que deducimos  que dentro de su marco se elaboran concepciones bastantes incompatibles entre sí.

1. Florecimiento de la administración: Las llamadas escuelas, difundidas y aplicadas en nuestro país, han originado varias orientaciones o modelos, entre los que están los siguientes:

• El sociólogo, de Max Weber.
• El mecanicista, de Taylor.
• El de los principios, de Mooney y Reiley.
• El conductista o de comportamiento.
• El enfoque de sistemas.

2. Necesidad de una teoría administrativa: únicamente a través de una teoría administrativa propia, podremos actuar decididamente y con objetividad  sobre nuestra realidad nacional (económica y social) y solo construyendo  la teoría sobre esta realidad, es como podremos tener una concepción científica de la misma.
3. Administración como profesión: los vocablos “profesión” y “administración”, han tenido distintos significados .en términos amplios, pueden usarse para definir  cualquier ocupación mediante la cual, una persona obtiene un sueldo u honorarios. Las características que se utilizan con mayor frecuencia para diferenciar una profesión de un oficio son:

• El aprendizaje de un conjunto sistemático de conocimientos, junto con la habilidad  necesaria para su aplicación.
• La sumisión a un grupo de normas, establecidas para dirigir la conducta profesional  y personal.

El profesional en administración son los licenciados en administración ya que cuentan con conocimientos y habilidad que se adquirieron mediante una escuela formal.

4. Las organizaciones y los administradores: Van unidos, unos con otros. Son requeridos los administradores, debido a que vivimos  en una sociedad de organizaciones .aunque los administradores  de una organización  no constituyen su único recurso, su papel es definitivo en el éxito de esta. Por lo tanto, ya que somos  miembros de las organizaciones, es de gran importancia  para todas ellas  que sus administradores sean eficiente y efectivos.

Los administradores son valiosos, desde el punto de vista nacional .el investigador D. McClelland al estudiar el desarrollo económico nacional, descubrió que la necesidad  de que los administradores  y los empresarios alcancen logros, se consideraba determinante para el desarrollo económico  de una nación .en este sentido, las habilidades y las motivaciones  de los administradores  están directamente relacionadas  con el desarrollo económico y el demás progreso de un país.

Hemos venido designando como “administrador” a toda persona que tenga  la responsabilidad de dirigir  empleados y manejar otros recursos organizacionales .hay diversos tipos de administradores, con distintas tareas y responsabilidades.

En general, se pueden clasificar en dos formas:

1. Por niveles: estratégico, administrativo y operativo.
2. Por la amplitud de las actividades confiadas  a su cargo: estos son los gerentes  generales  y los gerentes funcionales.

 

CAPÍTULO 6

LA ADMINISTRACIÓN  Y EL LUGAR  QUE OCUPA EN EL SISTEMA DE LAS CIENCIAS

1. Definición de administración: Para A. Reyes Ponce es un conjunto sistemático de reglas, para lograr la máxima eficiencia en las formas de estructurar  y manejar un organismo social.

Y esta es mi definición: Proceso integral para planear, organizar e integrar  una  actividad o relación de trabajo, la que se fundamenta en la utilización de recursos  para alcanzar un fin determinado.

2. Fines de la administración son:

• Dirigir y coordinar la actividad de grupos humanos hacia un fin común.
• La obtención de una mayor eficiencia técnica, es decir, realizar en su campo de actividad, la mejor ejecución posible.
• Una mayor y mejor utilización racional de los recursos.
• La integración de esfuerzo humano en el proceso productivo, de bienes y servicios, destinados a la satisfacción de las necesidades materiales  del hombre y de la sociedad.
• Asegurar la cooperación de todos los recursos humanos, que participan en la empresa, y eliminar las causas de conflictos posibles.

3. Características de la administración son:

• La administración sigue un propósito
• Es un medio para ejercer impacto en la vida humana
• Está asociada generalmente con los esfuerzos de un grupo.
• Se logra mediante los esfuerzos
• Es una actividad
• La efectividad administrativa requiere el uso de ciertos conocimientos aptitudes y prácticas.
• La administración es intangible

4. Su importancia: Imparte efectividad a los esfuerzos humanos .ayuda a obtener mejor personal, equipo, materiales, dinero y relaciones humanas.se continúa al frente de las condiciones cambiantes y proporciona previsión y creatividad. Y algunas de ellas son:

• La administración se aplica a todo tipo de empresa
• El éxito de un organismo depende de su buena administración
• Eleva la productividad
• La eficiente técnica administrativa promueve y oriente el desarrollo

5. Desempeño administrativo: Existen normas generales que pueden ser usadas, para describir la calidad del desempeño administrativo independientemente del tipo de organización que se esté administrando .estas normas son la eficiencia y la eficacia administrativa.

Tipos de administraciones, surgimiento  y desarrollo de todo tipo de organismos, así como la multiplicidad de relaciones entre ellos, han dado lugar a la existencia  de diferentes tipos de  administración .desde este punto de vista, puede distinguirse tres tipos fundamentales de administración:

1. Administración publica
2. Administración privada
3. Administración mixta
4. El administrador profesional: Utiliza un conjunto de principios y técnicas aplicables a las operaciones administrativas ,tales como :la organización de línea, de asesoría, análisis de procedimiento ,planes de incentivos ,presupuestos ,etc., emplea la forma científica para resolver problemas de operación para el mejoramiento de las técnicas administrativas.

El administrador profesional utiliza un objetivo, métodos experimentales mediante las cuales localiza los problemas o las necesidades.

7. Los deberes específicos de los administradores: Varían a diferentes niveles jerárquicos de un organismo social, pero ciertas actividades son comunes a todos los niveles de administración.

 
CAPÍTULO 7

LA TEORÍA DE SISTEMAS

Se permite plenamente que los lineamientos fundamentales que comprende la Teoría General de Sistemas (TGS), están basados en algunos conceptos vertidos por el filósofo alemán Friederich Hegel (1970-1831), las  cuales son: el todo es mayor que la suma de sus partes, el todo determina la naturaleza de las partes, las partes no pueden comprenderse, si se consideran aisladas del todo y las partes están dinámicamente interrelacionadas y además, son interdependientes entre sí.

El concepto básico de  “sistemas” fue expuesto en el año 1930, por el tratadista Henderson, quien señaló que la interdependencia de las variables en un sistema, es una de las inducciones más amplias que poseemos de la experiencia, lo que podríamos considerar alternativamente,  como la definición de un sistema.

La Teoría de sistemas, es un enfoque  para el estudio científico de la realidad y fue introducida por el pensamiento neoclásico de la administración. El enfoque de sistemas no tuvo tanta aceptación sino hasta épocas recientes.

En las dos últimas décadas, el desarrollo de la TGS ha servido de base para la integración del conocimiento científico a través de una amplia gama. Se ha definido al sistema como: “un todo unitario organizado, compuesto por dos o más partes, componentes o subsistemas interdependientes y delineados por los limites, identificables, de su ambiente o supra sistema”.

El sistema debe de ser visualizado como un todo y modificarse solo a través de cambios en las partes del sistema. Debe haber un pleno conocimiento de las interrelaciones entre las partes  y la forma en que cada una de éstas funcionan, antes de que pueda puedan realizarse  modificaciones en las partes, en beneficio del sistema.

Para su estudio de la TGS existen dos enfoques, de acuerdo al autor Johansen  los cuales son mencionados a continuación.

1. Consiste en observar al universo empírico y escoger ciertos fenómenos generales, que se encuentran en las diferentes disciplinas, y trata de construir un “modelo teórico” que sea referente para esos fenómenos.
2. Es el de ordenar los campos empíricos en una jerarquía, de acuerdo con la complejidad de la organización de sus individuos básicos o unidades de conducta y tratar de desarrollar su nivel de abstracción apropiado a cada uno de ellos.

El objetivo de la Teoría  General de Sistemas es dar un marco conceptual para analizarla, que nos advierte que al estudiar cualquier parte de ellos, no podemos olvidar que esa parte, tiene relaciones vitales con un medio ambiente. El marco conceptual nos advierte, que para estudiar cada parte de la naturaleza que nos interese, es conveniente enmarcarla en un sistema definido por sus tres componentes: OBJETIVO, ELEMENTOS, INTERRELACIONES.

El enfoque de sistemas aplicado a la administración, parte del presupuesto de que “todo organismo social es un sistema”, en el que cada uno de sus elementos tienen sus objetivos determinados y limitados. La función principal de este enfoque es la elevación óptima de la eficacia de la operación de todo el organismo, lo que no siempre significa la optimización  de la actividad de todos sus elementos.

 
CAPÍTULO 8

EL SISTEMA ADMINISTRATIVO

El autor Johnson, fue uno de los primeros autores que identificó a los organismos administrativos, como sistemas sociales. Considera a la empresa como un sistema relativamente aislado o sistema abierto.

Según su aislamiento o influencia con el resto del universo, los sistemas pueden clasificarse en:

• Sistemas absolutamente aislados.
• Sistemas relativamente aislados.

Todo sistema abierto, en consecuencia, tiene una entrada o insumo, un proceso de conversión de ese insumo y una salida o producto, que es el insumo procesado.

Los elementos de estos sistemas, tienen características que convienen definir, por su importancia en la conducción de las empresas, y que son los siguientes:

• Ciclo de actividades
• Entropía: Es una ley universal de la naturaleza, por la cual todas las formas de organización se dirigen hacia la desorganización y la caducidad.
• Crecimiento
• Equifinalidad: Un sistema abierto puede llegar a un estado final, a partir de diferentes condiciones iniciales y por diversas rutas.
• Uso de información
• Codificación
• Subsistemas

El sistema administrativo está relacionado básicamente, con la toma de decisiones para planear, organizar, dirigir y controlar el esfuerzo del personal en una organización.

Casi todo lo que  rodea, se considera como un sistema como ejemplo está las entidades gubernamentales, las empresas públicas, privadas, etc. Éstos, a su vez, están interconectados con otros sistemas, y cada uno tiene dentro de él, un conjunto de subsistemas.

 
CAPÍTULO 9

EL SISTEMA DE PLANEACIÓN

La planeación requiere la consideración de la empresa, como una integración de subsistemas en la toma de decisiones. La actividad primaria de la planeación de la alta dirección, es la de proyectar los sistemas.

Planeación: Es un proceso de decidir anticipadamente, lo que ha de hacerse y como. En él se establece objetivos, determina políticas, estrategias, prepara planes y programas.

Un plan es cualquier método detallado, formulado con anticipación, para hacer o realizar algo.

La planeación estratégica  generalmente es un plan a largo plazo, y que es tomada por la dirección superior cuyo objetivo es de desarrollar total o parcialmente los recursos humanos y materiales o lograr su crecimiento de la empresa.

La planeación táctica se refiere al empleo más efectivo de los recursos que se han aplicado para el logro de los objetivos dados y específicos. La planeación será estratégica si se refiere a toda la empresa, será táctica,  si se refiere a la planeación de un producto o servicio, es decir, parte de los lineamientos sugeridos por la planeación estratégica.

Asimismo la planeación táctica cuenta con características principales las cuales son:

• Se presente dentro de las orientaciones producidas por la planeación estratégica.
• Es conducida o ejecutada por los ejecutivos de nivel medio.
• Se refiere a un área específica de actividad.
• Se maneja información interna o externa.
• Está orientada hacia la coordinación de recursos.
• Sus variables principales son la efectividad y la eficacia.

La tarea de planear exige, la observación de todos los sistemas relacionados que forman un conjunto coherente, dentro del cual, el organismo social está obligado a actuar.

Para poder llevar bien la planeación se requiere de una investigación para poder conocer lo factores positivos o negativos que afecten a la organización,  para poder llevar a cabo esta investigación se requiere de algunas técnicas para poder saber que la información que se haya obtenido sea verídica. Algunas de estas técnicas son las que se menciona a continuación:

• Investigación documental
• Observación directa
• La encuesta
  • Cuestionario
  • Entrevista

Cada una de ellas cuenta con un campo de aplicación en particular. De igual manera para poder realizarlo se requiere saber claramente el objetivo que se pretenda alcanzar ya sea especificó o general. Los objetivos son muy importantes tanto para los directivos como para los diferentes niveles, puesto que deben conocer a fondo los fines que se persiguen, en cada una de las actividades más importantes de la organización, dado que, el objetivo es como un hilo que mantendrá la unidad entre todos los planes.

Para la formulación real de los objetivos se requiere de siete etapas importantes que no podemos omitir o aminorarlos por ningún motivo, estas etapas son: base del servicio de información (etapa1), red de coordinación (etapa 2), clarificación de responsabilidad de cada puesto (etapa 3), selección de áreas de alta compensación (etapa 4), análisis de aptitud (etapa 5), formulación de suposiciones (etapa 6) y formulación de objetivos (etapa 7). En esta última etapa se formulan los objetivos reales  ya sea cualitativo o cuantitativo pero sólo después de que el gerente, haya completado de manera adecuada las primeras seis etapas. Por otro lado, los objetivos deben establecerse por escrito, teniendo en cuenta que si únicamente se dan a conocer oralmente, quedan sujetos a malas interpretaciones, olvidos, confusiones y se ven intencional o involuntariamente cambiados o modificados.

Una vez realizada la investigación sobre la influencia positiva o negativa y determinados los objetivos, debe procederse al establecimiento de las diferentes alternativas, que aparecen como probables caminos a seguir, según se presente la situación.

Las alternativas o los cursos de acción  son los medios por el cual se lleva los planes a la práctica y se establecen, en función a los objetivos fijados. Para establecerlas es necesario seguir una serie de fases:

1. Determinar las alternativas o cursos de acción.
2. Evaluación de la alternativas
3. Selección de alternativas

Para determinar la alternativa, existen varias técnicas a fin de calificar los factores que intervienen directa o indirectamente, que nos proporciona la administración científica y que en caso concreto de la planeación y programación, puede aplicarse para formular los planes, presentarlos y explicarlos, discutirlos, etc., son variadas y diversas.

La determinación de políticas es una herramienta importante, para coordinar y controlar las actividades de planeación, ya que las políticas fijan los límites dentro de los cuales, deben funcionar determinadas actividades o unidades administrativas. Las políticas se hacen obsoletas y, para mantener su efectividad, deberá evaluarse periódicamente, reacomodándolas y vueltas a anunciar, con base en las oportunidades y condiciones que existan. Estos  y otros elementos son importantes para la planeación ya que todos juntos forman un sistema.

 
CAPÍTULO 10

EL SISTEMA ORGANIZACIÓN

En este capítulo se define a la organización como un proceso encaminado a lograr un fin, el cual fue previamente fijado en la fase de planeación, estos sistemas, son funciones pre ejecutivas.

El objeto de la organización es hacer que cada uno de los miembros conozca  qué actividades son las que se ejecutaran. La acción de organizar es de gran importancia para todo organismo, dado que es la función por la cual los administradores, darán uso metódico a los recursos del sistema administrativo. Con respeto a la organización existe dos formas de pensar: formal  y la informal. La primera considera a la organización de manera  estricta. La segunda como base de disposición y relaciones informales de trabajo.

Al proceso de organización lo podemos sintetizar en una serie de pasos o etapas necesarias, para llevar a cabo la acción de organizar un organismo social los cuales son los que se muestran a continuación;

• División y especialización del trabajo.
• Jerarquización.
• Departamentalización.
• Descripción de funciones.
• Coordinación del trabajo.

Para ello también es importante conocer la estructura organizacional por lo que se considera que son las diversas combinaciones de la división de funciones y la autoridad, a través de las cuales se realiza la organización. La estructura organizacional se expresa en graficas de relaciones de personal u organigramas, complementándose con los análisis de puestos. Existen tres estructuras básicas; organización lineal, organización funcional, organización de línea y asesoría, sin embargo se le puede añadir algunos nuevos diseños como: organización de comités, organización por proyectos y organización matricial para que la organización decida que estructura organización es necesario conocer cada una de ellas, tanto sus ventajas como sus desventajas.

Es importante tomar en cuenta la delegación en una organización, se define como el trabajo que realiza un director  para confiar funciones, autoridad y responsabilidades a otra persona. Este proceso de delegación aparentemente se parece demasiado fácil sin embargo en la práctica se presentan dificultades que hay veces uno ya no pude remediar. Para que este proceso sea más efectivo, habrá que cumplir tres condiciones: paridad de autoridad y responsabilidad, absolutismo de obligación y unidad de mando.

La delegación existe en la mayoría de las organizaciones pero en distintos grados. Los términos centralización y descentralización, describen el grado general de delegación que existe dentro de un organismo social.

Centralización: es la concentración sistemática y constante de la autoridad en los actos dirigentes de un organismo.

En una organización centralizada, casi todas las decisiones se toman en el nivel más alto. La administración centralizada delega poco y conserva en los altos jefes, el máximo control, reservando a éstos el mayor número posible de decisiones.

Descentralización: Es la desconcentración constante de la autoridad a los niveles en los cuales se realiza el trabajo.

Una descentralización total significaría, que una persona tendría el poder necesario para realizar sus tareas, sin consultar a su superior sobre cada detalle. La administración descentralizada delega en mucho mayor grado, la facultad de decidir y conserva sólo los controles necesarios en los altos niveles.

El grado  en que conviene centralizar y descentralizar, depende de varios factores, entre los más destacados ésta:

• Tamaño de la organización.
• La capacidad y experiencia.
• La cantidad de controles.

Existen diferentes tipos de centralización y descentralización que en la práctica se lleva a cabo algunos de ellos son:

1. Geografía o territorial.
3. Toma de decisiones.

La descentralización y el número de niveles jerárquicos, parecen estar en relación con factores situacionales, tales como: el tamaño de la empresa y la interdependencia departamental. Esto sugiere que la dimensión tramo de control, estrechamente relacionada con aquellos factores, también debe variar en cuanto a su adecuación con la naturaleza de la situación.

Tramo de control: se refiere al número de subordinados que puede un jefe supervisar de manera eficaz.

 
CAPÍTULO 11

SISTEMA INTEGRACIÓN DE RECURSOS

Un organismo social- cualquier organización formal –funciona u opera, mediante la presencia y activa participación de los recursos de operación (humanos, financieros, etc.).

Un recurso es todo aquel elemento que se requiere para llevar a cabo la acción.  Para que un organismo social pueda lograr sus objetivos, es necesario que cuente con una serie de recursos que, coordinados, contribuyan a su eficiente funcionamiento.

Es importante estudiar los recursos de operación, porque uno de los fines de la administración es la productividad.

Todos los recursos de la operación, tienen gran importancia para el logro de los planes y objetivos del organismo. De la adecuada administración de los mismos y de su productividad, dependerá el éxito de cualquier organismo.

En la configuración del sistema empresa, las entradas están constituidas por todo lo que la empresa necesita adquirir de su medio ambiente, para efectuar esa adquisición y para incorporar a su estructura, recursos que constituyen en subsistemas que se denominan sistemas de recursos y que son:

• Subsistemas de recursos humanos.
• Subsistemas de recursos financieros.
• Subsistemas de recursos materiales.
• Subsistemas de recursos técnicos.

La transformación de los recursos conduce al producto final, bienes  o servicios, que caracterizan a la actividad de la empresa. Un organismo integra recursos básicos como; personal, dinero, maquinaria, equipo, materiales y procedimientos o métodos.

La transformación es una serie de pasos requeridos, para cambiar los recursos en productos (bienes o servicios), y estos tienen como propósito: satisfacer diversas necesidades del ser humano.

Recursos humanos

Cualquier organismo social debe otorgar prioridad a los recursos humanos de que dispone. El elemento humano, es decisivo en todas las fases de operación de cualquier organismo: en las etapas de nacimiento o formación, en las de crecimiento o expansión y en la consolidación y desarrollo. Los recursos humanos son, por naturaleza, los más complejos en su administración. Una de las consideraciones objetivas más importantes, que ilustra esta complejidad, es que los servicios personales se contratan a cambio de una remuneración.

Los resultados del trabajo individual son efecto, en primer lugar, de los conocimientos y habilidades que posea una persona y, en segundo lugar, de la adaptación de la persona hacia la institución donde presta sus servicios. Los conocimientos y habilidades se adquieren y desarrollan, y la actitud se induce, pero el logro de ambas cosas, requiere de un sistema administrativo racional y permanente de trabajo. No sólo es necesario reclutar, seleccionar, capacitar y evaluar a las personas, sino que es necesario también, guiar a los recursos humanos, y esto no es posible sin un grupo normativo de adjetivos, políticas y procedimientos en materia personal.

Para estar en posición de lograr las metas de la administración de los recursos humanos, es necesario, pensar en la importancia de la realización de las funciones que se señalaran a continuación:

1. Planeación de los recursos humanos.
2. Reclutamiento y selección.
3. Ascensos y traslados.
4. Capacitación y desarrollo.
5. Administración de sueldos y salarios.
6. Relaciones laborales.
7. Seguridad y servicios sociales.
8. Seguridad e higiene industrial.
9. Manejo de información.

RECURSOS FINANCIEROS.

La administración de los recursos financieros, supone un control presupuestal y significa llevar a cabo, toda la función de tesorería (ingresos y egresos), de acuerdo al sistema presupuestal establecido, es decir, todas las salidas o entradas de efectivo deben estar previamente controladas por el presupuesto.

Para la consecución  de los objetivos, se tiene que obedecer  a la elaboración de un plan global que establece prioridades en materia de recursos humanos, financieros y materiales los cuales son:

1. Planeación de recursos financieros.
2. Como se adquiere o generan.
3. Asignación de los recursos financieros.

RECURSOS FINACIEROS

Los recursos materiales o físicos, resultan fundamentales para el éxito o fracaso de una gestión administrativa. Lo básico en su administración, es lograr el equilibrio en su utilización.

La administración de recursos materiales consiste, en obtener oportunamente, en el lugar preciso, en las mejores condiciones de costo, y en la cantidad y calidad requerida, los bienes y servicios para cada unidad orgánica de la empresa de que se trate, con el propósito de que se ejecuten las tareas de elevar la eficiencia en las operaciones de:

• Planeación de recursos materiales.
• Planeación de instalaciones.
• Planeación de equipo.
• Planeación de materiales.

La administración de recursos materiales requiere de la realización de las funciones siguientes:

1. Planeación de bienes y servicios.
2. Investigación y análisis.
3. Formalización.
4. Supervisión.
5. Almacenamiento y control de inventarios.

RECURSOS TÉCNICOS

Son aquellos que sirven como herramientas o instrumentos auxiliares en la coordinación de los recursos.

INTERRELACION DE FUNCIONES

Todo el conjunto de recursos y operaciones, necesita ser dirigido y adaptado a las variaciones que se puede producir, entre objetivos y resultados, interaccionando con los factores internos y externos, llevando a cabo las funciones típicas de planeación, organización y control.

Los recursos humanos, financieros y materiales, tienen un propósito íntimo común: hacer más efectiva la utilización de los recursos. Por tanto, guardan una estrecha interrelación las decisiones que se tomen, en cualquiera de ellos, e incide y repercuten en los demás.

 
CAPÍTULO 12

EL SISTEMA DE DIRECCIÓN

La dirección es una fusión vital.

La dirección es la relación en que una persona o líder, influye a otras para trabajar unidas, espontáneamente, en labores relacionada, para llevar a cabo lo que el líder desea.

La dirección es importante por qué; pone en marcha todos los lineamientos establecidos, durante las fases de planeación y organización; a través de ella, se logran las formas de conducta más deseables en los miembros del organismo; una dirección eficiente, es determinante en la acción de los empleados y, consecuentemente, en la productividad; su calidad se refleja en el logro de los objetivos, en la implantación de sistemas y procedimientos, y en la eficiencia del sistema de control; a través de ella, se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione.

Todo organismo social tiene un sistema de dirección.

 
CAPÍTULO 13

SISTEMA DE CONTROL

La naturaleza de la función de control, es tomar la acción correctiva o aplicar el remedio necesario, para asegurar el cumplimiento de los objetivos organizacionales. Los controles generan información para la toma de decisiones.

El control es, en consecuencia, una función que no se desarrolla en el vacío, sino que se inserta dentro del proceso administrativo, y presenta características perfectamente diferenciadas, según el nivel de decisión en el que opere.

Un sistema de control es aquel que sirve, para mantener las características de los productos de un sistema de referencia, dentro de un rango de tolerancia predeterminado. Por medio del control, el administrador debe verificar que los recursos de la empresa, son aplicados mediante una racionalización y una sistematización, para así lograr la consecución de los objetivos del organismo. El control es indispensable en las organizaciones para lograr sus objetivos. El propósito del control es, comparar los resultados de la actividad conforme a lo planeado, en orden que el administrador, tome las medidas necesarias para corregir las desviaciones en forma oportuna, se deduce que, el sistema de control ha de ser comprendido, por los miembros que ejecutan u operan las actividades y por los administradores que se responsabilizan de unidades orgánicas y que evalúan sus resultados. El sistema de control debe apegarse a diversas características, para que este sea eficaz, algunos de ellos son:

• Eficiencia y eficacia.
• Adecuación.

El sistema de control tiene por objeto, el asegurar la eficiencia y la eficacia de las actividades.

Se ha establecido que debe controlarse los efectos y resultados de las decisiones, y para ello es necesario un sistema de control. El sistema de control, debe estar formado por tres subsistemas, que se corresponden con los de decisión. Estos subsistemas son:

De control estratégico

De control gerencial

De control operativo

El proceso de control se aplica en áreas concretas o a unidades organizacionales. Cada función organizacional, tiene áreas críticas que deben ser controladas.

Casi todos los procesos administrativos y las técnicas concretas, están relacionados directa e indirectamente con el control. Algunas de las técnicas  modernas más utilizadas son:

• Técnicas de Control Presupuestal.
• Presupuestos por Programas.
• Análisis de Costo / Beneficio.
• Análisis de Redes.
• Administración por Excepción.
• Administración por Objetivos.

En una organización se puede implantar controles de tres formas:

• antes de que empiece la actividad. (control previo).
• Mientras la actividad se lleva a cabo. (control concurrente).
• Después de que la actividad ha sido terminada. (control posterior o retroalimentación).

La mayor parte de los esfuerzos de control, se orientan hacia áreas que son: personal, finanzas, producción, información y desempeño de la organización. Este hecho respalda la idea de que los administradores, deben preocuparse del control, a fin de mantener o mejorar la eficacia global de la organización.

Al establecer un proceso de control, no requiere organizar un complejo sistema para que cumpla todas las funciones. Lo que si implica es organizar a todos los componentes, cualquiera que sea su dependencia, dentro de la universidad, para asegurar el funcionamiento de este sistema tan importante.

 
CAPÍTULO 14

EL SISTEMA COORDINACIÓN

La coordinación administrativa, es una actividad que tiene su origen, particularmente en la planeación y en la toma de decisiones. La coordinación se nutre de una decisión o un conjunto de decisiones, de tipo pragmático.

La coordinación consiste: en lograr las cosas sucedan en el lugar adecuado, por la o las personas idóneas, en el momento oportuno, y a los costos previamente estipulados. La coordinación es importante para la existencia de un organismo. La coordinación es lo contrario de la división de trabajo, y su importancia es diferente. La división de trabajo separa las actividades de sus partes componentes, y lo importante aquí es el ahorro de esfuerzos. La coordinación por su parte, reúne las actividades separadas de una manera diferente y lo que importa es, la sincronización de esfuerzos. Ambos  aspectos son necesarios para alcanzar la eficiencia productiva.

El sistema de coordinación está siempre en la realidad organizacional, adaptándola a las diversas exigencias de la situación. La coordinación, en efecto, no consiste ni termina en una decisión, en una acción: esta no se puede ordenar, sino que resulta de todo un conjunto de acciones, de decisiones, de actitudes y de comportamiento en los que se manifiestan y se compone el proceso administrativo. Siendo la coordinación una de las funciones básicas, en el desarrollo de la administración en cualquier organismo social, es indispensable identificarla con cada uno de los elementos que  interviene en su proceso.

La coordinación no solo abarca las acciones y las operaciones, sino también los recursos y todo ello, por medio de una estructura apropiada. Por tanto, al coordinar habrá que considerar los recursos con que cuente un organismo social: los humanos, los financieros, los materiales, así como el factor estructural.

 
CAPÍTULO 15

ÁREAS FUNCIONALES BÁSICAS O SUBSISTEMAS ORGANIZACIONALES

Cada área funcional, tiene su respectiva importancia dentro de la estructura organizacional, cada una de ellas, ha sido objeto de estudio por especialistas en la materia.

El área funcional se entiende como: un tipo de actividad  principal que está siendo ejecutada.

La coordinación es ese proceso integrado por medio del cual, se ajustan las partes de ellas, de manera que funcione armónicamente y sin fricciones o duplicaciones, dando cada sector o individuo su máxima contribución a ese todo.

 
CAPÍTULO 16

LA FUNCIÓN DE LA GERENCIA GENERAL

Cada unidad orgánica, fuera de la gerencia general, está diseñada para una tarea importante de carácter específico. La única excepción es la gerencia general. Su tarea es multidimensional.

La gerencia general es el órgano que dirige, determina la visión y establece normas; afrontando tareas específicas, problemas estructurales y estratégicos de la dirección superior; en relación con el tamaño, la complejidad, la diversidad, la diversificación, el crecimiento, el cambio y la innovación.

Así como los gerentes individuales, se diferencian mucho entre sí en cuanto a sus habilidades y sus estilos de dirección, también lo son los puestos y posiciones gerenciales.

Los niveles administrativos son:

Alta dirección: se ocupa de la administración general de la empresa. Los gerentes a este nivel, observan las variables ambientales. La labor de la alta dirección consiste en mejorar la posición competitiva de la empresa, desarrollar estrategias corporativas.

Nivel administrativo: se ocupa del funcionamiento adecuado  de la organización. Los gerentes a este nivel, coordinan actividades básicas en la empresa y actúan como vínculos entre la alta dirección y los niveles operativos.

Nivel operativo: En él se asegura de que se lleve a cabo el trabajo. Los administradores a este nivel, se encargan de tareas.

Los gerentes reciben más autoridad y responsabilidad en los niveles superiores: desempeñan diferentes funciones operacionales y se dedican  diferentes actividades, y el uso del tiempo de estas personas y las habilidades requeridas, también son diferentes.

La efectividad de los gerentes generales, depende de su capacidad para desenvolverse en ambientes específicos, llamados organizaciones. Aunque estos ambientes pueden tener muchas características comunes, son diferentes en objetivos, tamaño, estructura, complejidad y clima organizacional.

La gerencia general, para llevar a cabo las responsabilidades y actividades bajo su cargo, se debe apoyar en la categorización, es decir, en subfunciones como auditorías internas, relaciones públicas, asesoría jurídica, centro de información, estas son algunas de las de mayor uso.

 
CAPÍTULO 17

EL SISTEMA DE MERCADOTECNIA

Los encargados de mercadotecnia, deben poseer un conjunto de conceptos e instrumentos, que les permita comprender la complejidad del ambiente de la organización y sus oportunidades.

Dos elementos fundamentales sirven para hacer el análisis, son:

1. El análisis del sistema de mercadotecnia

Se refiere a identificar los principales componentes institucionales, en una ambiente en que la organización interactúa, para producir resultados en el lugar de mercado. Este análisis abarca tres niveles para incrementar el alcance y la complejidad.

1. Análisis del sistema de intercambio.
2. Análisis de la mercadotecnia organizacional.
3. Análisis macro ambiental.

 

1. El análisis del proceso de la mercadotecnia.

Aquí se analizara el proceso de mercadotecnia estratégica, que define el contexto más grande, para llevar a cabo las actividades cotidianas de la organización. Este es un proceso de administración para analizar oportunidades de mercado, y elegir posiciones en los planes y controles que crean y respaldan, negocios viables que llenan los objetivos organizacionales.

Las actividades de la mercadotecnia, tienen gran importancia en la distribución de los escasos recursos, tanto energéticos como alimenticios, ya que permiten hacer frente, a las necesidades de una sociedad.

La competencia entre las empresas, es todavía intensa en la mayoría de los casos, esto obliga a que deben estar alertas para adaptar sus programas de mercadotecnia, a los cambios que se están dando.

El sistema de mercadotecnia debe de interrelacionarse armónicamente con otros sistemas, para lograr objetivos generales de la empresa. La gerencia de mercadotecnia, debe interrelacionarse con ingeniería de producto, con compras, con fabricación, con finanzas, con personal.

 
CAPÍTULO 18

EL SISTEMA DE PRODUCCIÓN

Los sistemas de producción constan de procesos y actividades necesarias, para transformar los distintos insumos, en bienes o servicios. Los sistemas de producción existen en todas las organizaciones, y se componen de personal,  materiales, dinero, información. El resultado final de un sistema de producción, es aumentar el valor al mejorar, al aumentar o al volver a ordenar los insumos.

Un sistema de producción es el proceso específico por medio del cual, los elementos se transforman en productos útiles.

La producción y la productividad, son de interés tanto en el sector privado como en el público, y en todas las ramas económicas.

La manufactura es una forma especial de producción, mediante la cual, la materia prima y los materiales semiterminados son procesados y convertidos en productos terminados, necesarios para los consumidores.

A partir de los conceptos de producción y manufactura, se puede deducir que la producción engloba un todo y que se puede producir servicios, además de bienes.

El sistema de producción debe coordinarse y comunicarse en forma continua, con las otras áreas funcionales de la organización. La gerencia de producción de hacer una revisión de sistemas de la organización, cuando realice sus actividades.

 
CAPÍTULO 19

EL SISTEMA DE FINANZAS

Un sistema de finanzas es, en su esencia, una función básica de planeación, de pronósticos, de cálculo y de aprovisionamiento de dinero.

Finanzas: es el uso óptimo de recurso, e cuanto a cantidad, calidad y oportunidad, tanto de las fuentes que suministran fondos como del empleo que ellos  se hacen.

Las finanzas se ocupan de los procesos, instituciones, mercados e instrumentos mediante los cuales, se rige la circulación del dinero entre las personas, las empresas y los gobiernos.

Las finanzas representan un asunto de gran importancia en muchas actividades administrativas. La administración financiera está relacionada con la tarea de mantener la liquidez y lo lucrativo de una empresa. La mayor parte de las decisiones empresariales, se miden en términos financieros, el papel del administrador financiero resulta de vital importancia. Todos los sistemas o áreas funcionales que conforma una organización, requiere de un conocimiento mínimo de la función de finanzas.

El sistema de comercialización requiere una inversión, tanto de capital fijo, como de capital de trabajo, con el propósito de generar un flujo de fondos.

 
CAPÍTULO 20

EL SISTEMA DE PERSONAL

La administración de personal es, un componente principal de la amplia función administrativa y tiene raíces y ramificaciones que se extienden a través y más allá de cada organización como tal, es más que la administración de personas por supervisores o jefes, y también es más, que las responsabilidades de personal que se asigna a un administrador o departamento específico.

La administración de personal constituye, un sistema de muchas actividades interdependientes. Cuando las actividades están interrelacionadas, forman un sistema. Un sistema consta de dos o más partes (subsistemas) que interactúan, pero que poseen repetitivamente, límites claros y precisos.

Sistema de personal: es un proceso de actividades necesarias para incorporar personal en la organización, y sostener un alto desempeño de los empleados.

Para establecer los objetivos del sistema de personal, hay que considerar dos pasos.

1. Saber dónde nos encontramos.
2. Saber en dónde deseamos estar.

Las discrepancias entre las condiciones deseadas y las reales o las posibles condiciones futuras, constituyen las fuentes de los objetivos. Los objetivos estimulan las decisiones sobre las acciones que tomaremos, para reducir las discrepancias.

Los objetivos de una empresa son: hacer frente a las necesidades de bienes y servicios específicos y satisfacer las necesidades de todos los empleados. El éxito de estos esfuerzos está condicionado en su  mayor parte, por los esfuerzos de los recursos humanos. La importancia de dar el debido reconocimiento a las relaciones humanas y, por consecuencia, es de suma importancia, que las actividades administrativas reconozcan el elemento humano en las operaciones diarias de una empresa.

La gerencia de personal y las demás gerencias de línea deben coexistir, su interrelación es muy importante.

 
BIBLIOGRAFÍA

RODRÍGUEZ VALENCIA, JOAQUÍN (1998). INTRODUCCION A LA ADMINISTRACIÓN CON ENFOQUE DE SISTEMA, EDITORIAL: ECAFSA, TERCERA EDICIÓN, MEXICO, D. F., 730 pp.