Por: Antonio Hernández García
El presente resumen del libro Fundamentos de Administración de Lourdes Münch Galindo y José García Martínez, es hecho para ser brindado como una herramienta de orientación y apoyo a los futuros licenciados en administración, así como a otras carreras que se vean en la necesidad de realizar trabajos, proyectos o actividades administrativas, ya que abarca desde el concepto de administración, sus fases y etapas así como el ámbito de la administración a nivel internacional y su estrecha relación con las empresas ayudando a comprender de una manera clara y sencilla a los lectores de este documento.
En la actualidad la administración se divide en cuatro funciones (actividades ejecutadas por los administradores en el ejercicio de sus cargos), alrededor de los cuales se agrupan todos los principios, conceptos, teorías, métodos y técnicas administrativas. Dichas funciones son la planeación, la organización, la dirección y el control.
Las funciones han sido el marco de referencia de los estudios sobre administración de empresas, ya que son consideradas el eje de trabajo de los administradores al integrar el proceso administrativo. Para su estudio se los considera en forma separada, aunque en la práctica se desarrollan simultáneamente. Esto implica que los administradores deben ser capaces de desempeñar las cuatro funciones al mismo tiempo y que todas las funciones tienen efectos sobre las demás.
La plantación es el proceso de definir metas y objetivos con sus respectivas estrategias de acción para desarrollar las actividades que permitan alcanzarlos. Si no se planea no hay un rumbo fijo para la organización. De hecho algunos autores dicen que si no existe la plantación, no existe la administración. Simplemente, si no hay objetivos claramente definidos todo el trabajo administrativo carece de sentido, ya que las personas difícilmente se esforzarían si no existiera una meta por alcanzar.
La organización implica el diseño de la estructura más adecuada para llevar a cabo los planes. Esta función determina las actividades por realizar, como se agruparan, quien las desempeñara, y señala claramente los puestos y las jerarquías dentro de la empresa. Ninguna empresa podrá lograr sus objetivos si sus recursos no son manejados adecuadamente con base en una organización eficiente.
La dirección incluye la motivación, el liderazgo, la selección de los canales de comunicación más efectivos, y la negociación y manejo de conflictos. Los administradores tienen que dirigir y coordinar eficazmente a los colaboradores de la empresa, de otra manera cada quien trabajaría por su lado, perdería el entusiasmo y los conflictos llevarían a la empresa al fracaso.
El control es el seguimiento de las actividades para asegurarse de que se están realizando de acuerdo con lo planeado y, en su caso, corregir las desviaciones encontradas. Si el control es inadecuado, las fallas no se detectan. Cuando una falla no es detectada los procesos subsecuentes se ven afectados.
Proceso. Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad.
Pero para definir el proceso administrativo se cuenta con lo siguiente “es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y efectúan un proceso integral”.
Cuando se administra cualquier empresa, se observa que existen dos fases: una estructural, en la que a partir de uno o más fines se determina la mejor forma de obtenerlos, y otra operativa en la que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante el periodo de estructuración.
A estas dos fases, Lyndall F. Urwick les llama: mecánica y dinámica. La mecánica administrativa es la parte teórica de la administración en la que se establece lo que debe hacerse, es decir, dirigida hacia el futuro. La dinámica se refiere a cómo manejar de hecho el organismo social.
Fases de la administración:
Niveles. Las empresas presentan diversos niveles en los cuales se ubican los miembros de la organización desarrollando trabajos con alcances específicos. Quienes están ubicados en cada nivel deben tener la autoridad necesaria para desempeñarse adecuadamente y cubrir de manera plena las responsabilidades que les competen.
Los puestos que ocupan los administradores en la organización reciben muy diversas denominaciones de acuerdo con las actividades que desarrollan y al nivel que ocupan en la jerarquía.
Tres de los niveles organizacionales corresponden a los administradores y uno a los trabajadores operativos. Según la pirámide, la mayoría de los colaboradores de una organización no son administradores, por lo que la eficiencia y eficacia de su trabajo debe ser mayor por la responsabilidad que tienen a su cargo.
Los niveles y puestos administrativos se ubican dentro de la alta gerencia (estratégico), la gerencia intermedia (táctica o funcional) y la supervisión (operativo).
- Los administradores de nivel superior o alta gerencia dirigen la organización tomando decisiones estratégicas.
- Los administradores de mandos medios o gerencia intermedia. Su labor consiste en coordinar el trabajo de otros administradores y son los encargados de traducir las metas estratégicas, establecidas por la dirección de la empresa, en actividades concretas que deben realizar los supervisores con sus grupos de trabajo y que aquellos coordinan.
- Los administradores de primera línea vigilan y coordinan las actividades de los empleados operativos.
Habilidades para el desempeño de la administración. Robert L. Katz identifico tres tipos de habilidades para los administradores.
A ellos se les puede agregar un cuarto: la capacidad para diseñar soluciones.
- La habilidad técnica es la posesión de conocimientos y destrezas en actividades que suponen la aplicación de métodos, procesos y procedimientos. Implica por lo tanto el diestro uso de instrumentos y técnicas específicas. Por ejemplo, los mecánicos trabajan con herramientas y sus supervisores deben poseer la capacidad de enseñarlos a usarlas.
- la habilidad humana es la capacidad para trabajar con individuos, esfuerzo cooperativo, trabajo en equipo, la creación de condiciones donde las personas se sientan protegidas y libres de expresar sus opiniones.
- la habilidad de conceptualización es la capacidad para percibir el panorama general, distinguir los elementos más significativos de una situación y comprender las relaciones entre ellos.
- la habilidad de diseño es la capacidad para resolver problemas en beneficio de la empresa. Para ser eficaces y particularmente en los niveles organizacionales superiores, los administradores deben ser capaces de hacer mucho más que advertir un problema. Debemos poseer además de la habilidad de un buen ingeniero de diseño para reducir la solución práctica de un problema. Por lo tanto, también deben poseer la valiosa habilidad de ser capaces de diseñas soluciones funcionales a los problemas en respuesta a las realidades que enfrentan.
El contexto internacional y la administración. La administración no es la misma la que se aplica en México que en E.U. o Japón (entre 1950 y 1960 China adopto el sistema soviético de la administración de empresas, pero muchas partes del sistema no encajaron en la cultura china y rendía pocos fruto), digamos que no podemos trasplantar el sistema administrativo de los E.U. a México sin considerar nuestra idiosincrasia nacional.
Tenemos que ver cómo puede aplicarse a México y hacer los ajustes que sean necesarios a corto y a mediano plazo.
La administración internacional no es fundamentalmente diferente, en naturaleza, de cualquier otra organización. Siempre es necesario, desde luego, cuando se transfiere la experiencia administrativa de una organización pequeña a una grande, o de un medio a otro, interpretar tal experiencia a la luz de las nuevas condiciones.
Los administradores internacionales necesitan más flexibilidad y más habilidad para ajustarse, que otros tipos de administradores.
Uno de los factores más importantes a considerar es el carácter del comercio internacional que ha cambiado desde el colonialismo de los siglos XVIII y XIX predominantemente monopolista, a la actual tendencia liberal y de beneficio mutuo de los países participantes. La empresa de comercio internacional de hoy se espera que contribuya al crecimiento económico de las naciones y produzca una utilidad para el propietario del negocio.
A través del proceso administrativo adaptado y bien aplicado se puede beneficiar al país, proporcionándole las herramientas necesarias para una mejor competitividad internacional.
La empresa como ente social. Con el paso del tiempo el hombre comenzó a darse cuenta de que la división del trabajo multiplica el resultado de su esfuerzo, es decir, se producía más con el mismo esfuerzo, es por eso que el hombre creo organizaciones con la finalidad de tener los alcances que como individuo aislado no podía lograr.
La empresa nació para atender las necesidades de la sociedad creando satisfactores a cambio de una retribución que compensará el riesgo, los esfuerzos y las inversiones de los empresarios.
En la actualidad, las funciones de la empresa ya no se limitan a las mencionadas anteriormente. Al estar formada por hombres, la egresa alcanza la categoría de un ente social con características y vidas propias, que favorecen el progreso humano (como finalidad principal), al permitir en su seno la autorrealización de sus integrantes y al incluir directamente en el ambiente económica del medio social en el que se actúa.
Concepto de empresa. Empresa es un término nada fácil de definir, ya que a este concepto se le dan diferentes enfoques (económico, jurídico, filosófico, social, etc.) en su más simple acepción significa la acción de emprender una cosa con un riesgo implícito.
Es necesario analizar algunas de las definiciones más trascendentes de la empresa, con el propósito de emitir una definición con un enfoque administrativo, algunos conceptos son:
Diccionario de la Real Academia Española: la entidad integrada por el capital y el trabajo, como factores de producción y dedicada a actividades industriales, mercantiles o de prestación de servicios, con fines lucrativos y con la consiguiente responsabilidad.
Anthony Jay: Instituciones para el empleo eficaz de los recursos mediante u gobierno (junta directiva), para mantener y aumentar la riqueza de los accionistas y proporcionarle seguridad y prosperidad a los empleados.
Isaac Guzman Valdivia: Es la unidad económico-social en la que el capital, el trabajo y la dirección se coordinan para lograr una producción que responda a los requerimientos del medio humano en el que la propia empresa actúa.
José Antonio Fernández Arena: Es la unidad productiva o de servicio que, constituida según los aspectos prácticos o legales, se integra por recursos y se vale de la Administración para lograr sus objetivos.
Petersen y Plowman: Actividad en la cual varias personas cambian algo de valor, bien se trate de mercancías o de servicios para obtener una ganancia o utilidad mutuas.
Ronald Caude: Conjunto de actividades humanas colectivas, organizadas con el fin de producir bienes o rendir beneficios.
La administración y la empresa. Empresa se deriva de “emprender”, que significa iniciar cosas grandes y difíciles. Un empresario es un emprendedor continuo con una actitud de reto frente a la vida. El serlo es una virtud y una actitud frente a la existencia, todos emprenden acciones y siguen metas. La vida es una empresa.
Son sinónimos de empresa los conceptos de negocio, firma, compañía, organización, institución, corporación, sociedad y entidad moral.
La administración se encarga de organizar y coordinar todos los recursos con los que cuenta la empresa para alcanzar las metas y objetivos establecidos por la organización.
El administrador de un negocio debe saber que sus responsabilidades administrativas incluyen la realización de cuatro funciones primarias planeación, organización, dirección y control; y de una función integrativa, la coordinación.
Como estudiante de la carrera de licenciatura en administración en esta institución educativa y durante mis 3 año de trayectoria en la misma, creo que es necesario e indispensable brindar una herramienta de información a los futuros licenciados en administración y alumnos de nuevo ingreso, donde se abarque un contexto general de la administración, incluyendo un concepto, sus fases, habilidades y los ámbitos en que esta ciencia socio-económica se encuentra involucrada, para que de esta manera los alumnos tomen conciencia de la magnitud de los conocimientos que deben adquirir y aplicar en el mundo laboral al ejecutar su profesión.
Bibliografía
Münch Galindo, Lourdes y García Martínez, (2009). Fundamentos de Administración, 2ª. ed., Editorial: Trillas, México, 135 pp.