¿Qué técnica de presupuestación utiliza? ¿Por qué es importante ?

Ya sea que usted esté operando actualmente un negocio o pretenda ejecutar un proyecto de negocio, es importantísimo saber qué técnica de presupuestacion le conviene usar más. Dentro del entorno empresarial actual, la técnica presupuestaria utilizada está intimamente vinculada al desarrollo y supervivencia de una empresa, de un proyecto o para proyectar una idea de negocios en un horizonte de tiempo.

¿Sabe usted lo importante que es saber qué técnica de presupuestación usar? Simple: La respuesta radica, en que esa técnica será la responsable de proveer el dinero suficiente para operar y mantenerse en el mercado. Como usted sabrá, una entidad comercial que ya esté en el mercado, o un emprendedor que desee ejecutar una idea de negocio deberá confeccionar sus presupuestos de ventas, de ingresos, producción, utilidades sobre la base creíble de técnicas concretas, afortunadamente hoy en día existen métodos muy buenos, que han sido aplicados con éxito por gobiernos, empresas y personas particulares.

A continuación enumero algunas técnicas más utilizadas:

• Presupuesto Base Cero

El Presupuesto Base Cero (PBC) es la técnica que sustenta el principio de que para el próximo período el importe de cada partida es cero. Mientras un enfoque da por válido lo ejecutado con anterioridad, otro afirma que nada existe y todo debe justificarse a partir de cero, analizando la relación costo – beneficio de cada actividad. Este presupuesto está destinado principalmente a “ahorrar” ya que su novedad reside en el hecho de rediseñar el presupuesto de un año para otro de arriba abajo, eliminando todos los gastos posibles. Se realiza sin tomar en consideración las experiencias habidas.

Este presupuesto es útil ante el desmedido y continuo incremento de los precios, exigencias de actualización, de cambio, y aumento continuo de los costos en todos los niveles, básicamente.

La aparición del PBC constituyó una reacción al procedimiento del sector público – fundamentalmente cuantitativo y casi nada cualitativo – que no sólo no contribuye a un análisis crítico de cada partida, sino que por una especie de inercia, generalmente fomenta un aumento en las erogaciones.

El PBC resulta muy poco operativo porque exige que cada gerente, todos los años empiece de cero, como si su actividad nunca hubiese existido y descubra una nueva forma de trabajo y que además la evalúe relacionando su costo con el beneficio. En un auténtico presupuesto, las partidas del ejercicio anterior siempre se encuentran sujetas a modificaciones o a su eliminación, y deben ser cuidadosamente analizadas y evaluadas en orden a sus destinos. Sin embargo, se debe destacar que el presupuesto común no implica que las erogaciones anteriores simplemente son ratificadas y a menudo incrementadas. Por el contrario, exige competencia para la revisión periódica de todo lo actuado y la evaluación de la gestión y de las actividades de cada responsable para la definición de las partidas que lo componen.

Hasta que Pheter Fynn llego a cambiar esto en su empresa llamada Texas Instruments (TI)

Cada año prepara sus presupuestos como un loco como si el año pasado jamás hubiera existido, cada presupuesto tenia que ser Pensado desde CERO y así justifico su Locura:

“No es aceptable el uso de los gastos del año pasado como punto de referencia para los costos presupuestados este año, sólo para tener que justificar el aumento de ese gasto.”

Paquete de Decisión es el documento que identifica y describe una actividad específica de tal manera que la administración pueda:

Evaluarla y jerarquizarla con relación a otras actividades que compiten por los mismos o similares recursos limitados y decidir si la aprobará o desaprobará.

La descripción completa de cada actividad, función u operación que la Administración necesita para evaluarla y compararla con otras similares incluye:

1. Metas y objetivos
2. Consecuencias de no aprobar la actividad
3. Medida de rendimiento
4. Otros posibles recursos de acción
5. Costos y beneficios

Cómo se divide:

1. De eliminación mutua; son aquellos que presentan diversas alternativas para realizar la misma actividad, eligiendo la mejor, excluyendo los paquetes restantes
2. De incremento, son aquellos que presentan diferentes niveles de actividad o costo.

• Presupuestos por programas

El presupuesto por programas se desliga de la concepción tradicional del concepto presupuestario. Pero su adopción supone la aceptación de unos elementos fundamentales, como los que se indican seguidamente:

1. Los objetivos de gasto. Cada programa es la ordenación de medios que disponen los centros gestores en orden a la consecución de sus objetivos.
2. Los programas. Son combinaciones de medios identificables orientados al logro de un determinado objetivo a alcanzar por un centro de gestión.
3. Los indicadores. Son elementos referidos a los objetivos de los programas presupuestarios que proporcionan informaciones cuantificables. Poseen carácter descriptivo y valorativo.
4. Seguimiento, control y evaluación de los resultados de la gestión. En un sistema de presupuesto por programas es imprescindible el establecimiento de algún tipo de control referido a la ejecución de los programas y sus resultados finales.

Se puede definir la técnica presupuestaria por programas como una técnica empleada por el sector Privado y público, la cual, le permite realizar proyectos o programas estableciendo las actividades, los objetivos y su costo de ejecución y a su vez, racionaliza el gasto público.

Es otras palabras, se puede decir que el presupuesto por programas, son las cosas y medios que adquiere el gobierno para el cumplimiento de sus funciones. El presupuesto por programas, es un instrumento de la programación presupuestaria ya que su función es combinar los recursos disponibles en el futuro.

También se puede definir al presupuesto como una serie de programas que realiza cada una de las áreas de la empresa, para que la distribución de los recursos sea dirigida hacia las actividades y se tengan mejores beneficios.

ESTRUCTURA

Está formada por un conjunto de categorías: Función, subfunción, programas, subprogramas, actividad, proyecto, tarea, obra y trabajo.

1. FUNCIÓN: Conjunto de gastos presupuestales, su finalidad inmediata o a corto plazo, proporciona un servicio público determinado.
2. PROGRAMA DE OPERACIÓN: Es una herramienta que va a cumplir una función, mediante la fijación de metas u objetivos y se necesita emplear recursos materiales, humanos y financieros para que con anterioridad sean costeados.
3. SUBPROGRAMA: Es la subdivisión de un programa, según su función y mediante metas parciales.
4. ACTIVIDAD: Es emplear los recursos materiales, humanos y financieros para cumplir la realización de ciertos trabajos y de las metas de los mismos.
5. TAREA: Operación especial dentro de un proceso gradual y a través de ella se obtiene un resultado parcial.
6. PROGRAMA DE INVERSIÓN: Se aplican recursos para aumentar la capacidad operativa y se van a fijar las metas a alcanzar.
7. SUBPROGRAMA: Subdivisión del programa en áreas específicas, en las que se lleva a cabo el proyecto de inversión.
8. PROYECTO: Conjunto de obras de un programa o subprograma de inversión por realizar para obtener bienes capitales, determinados por el programa o subprograma.
9. OBRA: Es la parte de un proyecto, un bien de capital específico.
10. TRABAJO: Esfuerzo precisado dentro de un proceso.

• Presupuestación por objetivos

Con la idea de hacer más efectiva la descentralización y la delegación de las responsabilidades se desarrolló una nueva técnica presupuestaria que se divulgó bajo el nombre Presupuesto por Objetivo.

Tres fases se distinguen en el desarrollo de esta técnica:

1. El establecimiento de objetivos.
2. Preparación de la organización que posibilite el logro de los objetivos.
3. Control de la realización de los objetivos.

Como su nombre lo indica, este tipo de presupuestacion concibe como premisa principal el reconocimiento de objetivos concretos que guiarán la actuación de las operaciones de la entidad comercial

Fases del presupuesto por objetivos

La instauración y puesta en práctica de un presupuesto por objetivos requiere, el desarrollo de las siguientes fases:

1. Identificación de los progamas de trabajo: El órgano encargado de la elaboración del presupuesto y los gestores del gasto deben identificar los programas de trabajo específicos que sean significativos para ser desarrollados y que derivan del propio programa de gobierno.
2. Los programas de trabajo definidos han de examinarse en relación con: La estructura organizativa existente, siendo ésta la que debe supeditarse a aquellos y no al contrario, asignando un responsable para cada objetivo o grupo de objetivos y evitando al máximo los denominados “programas compartidos”. Por lo que la organización administrativa es un elemento esencial en el éxito o fracaso de la implantación de un presupuesto de ejecución y planteará no pocas reticencias desde el ángulo político y administrativo, por cuanto significa organizar la estructura administrativa en función de los objetivos a cumplir dentro del período elegido.
3. Identificación de las unidades de ejecución dentro de cada programa: Esta es la fase en la que se presentan las mayores dificultades técnicas del proceso de implantación, dado que han de elegirse y describirse las actividades verdaderamente significativas para la consecución de los fines del programa. Las condiciones teóricas básicas que ha de cumplir una actividad para ser utilizada adecuadamente son las siguientes: – Ser cuantitativamente significativa. – Debe definir con claridad la función realizada. – Ha de ser fácilmente medible, recomendándose, cuando sea posible, que la cuantificación sea a nivel físico y económico. – Posibilidad de seguimiento, tanto a lo largo del proceso de ejecución como a la finalización del mismo.
4. Medición de los costes: Intento de medición total de los costes de ejecución de los objetivos marcados en los programas. Esto supone la orientación del sistema contable a tal finalidad, con la implantación de una Contabilidad Analítica a nivel adecuado.
5. Establecimiento de un sistema de información interna: De modo que pueda medirse la marcha del programa durante el año. El sistema de seguimiento nos permitirá analizar las desviaciones que se vayan produciendo sobre el plan inicial y tomar las medidas correctoras oportunas para reconducir el cumplimiento del objetivo.
6. Legislación que autoriza el presupuesto. Promulgación, en términos de programas, de la legislación que autoriza el presupuesto. Sería preciso introducir en las normas presupuestarias las modificaciones necesarias para poder desarrollar esta técnica sin inconvenientes legales.
7. Establecimiento de las cuentas: Establecimiento, sobre la base de programas subdivididos en unidades de ejecución, de las cuentas destinadas a controlar y registrar los desembolsos monetarios.

• Presupuesto por actividades

La planeación basada en actividades (más conocida por su nombre en inglés, Activity Based Planning [ABP]), es un método de trabajo el cual, a partir de la evolución del modelo ABC/M (administración basada en las actividades), busca generar información que integre los procesos de planeación estratégica y de presupuestación en un esquema basado en actividades para gestionar con un espectro más amplio.

Presupuesto basado en las Actividades (ABB)

Es una forma más de presupuestar o planificar un período en una entidad. La confección de un presupuesto en base a las actividades es la adaptación de la filosofía del Costo Basado en las Actividades (ABC) al proceso de formulación de presupuestos. Con la utilización del mismo se pretende que éste se centre en las actividades, pues son estas las generadoras de costos y se estiman los recursos a utilizar teniendo en cuenta los output a obtener y los factores que causan los costos de las actividades a desarrollar.

La prolongación de los principios del sistema ABC al Dentro del entorno empresarial actual, la técnica presupuestaria utilizada está intimamente vinculada al desarrollo y supervivencia de una empresa, de un proyecto o para proyectar una idea de negocios en un horizonte de tiempo.

La presupuestación basada en las actividades es un método de presupuestación donde la organización usa un entendimiento de sus actividades y su comportamiento a través de mediciones para estimar cuantitativamente las cargas de trabajo y requerimientos de recursos que serán utilizados en la ejecución de la planeación a través del presupuesto maestro, asumiendo la presupuestación del costo de las actividades y no de los productos, al ser estas las generadoras del costo.

Este presupuesto, es un plan integrado y coordinado que se expresa en términos financieros, respecto de las operaciones y recursos que forman parte de una empresa, para un período determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la gerencia.

La presupuestación basada en las actividades es un método de presupuestación donde la organización usa un entendimiento de sus actividades y su comportamiento a través de mediciones para estimar cuantitativamente las cargas de trabajo y requerimientos de recursos que serán utilizados en la ejecución de la planeación a través del presupuesto maestro, asumiendo la presupuestación del costo de las actividades y no de los productos, al ser estas las generadoras del costo.

Este presupuesto, es un plan integrado y coordinado que se expresa en términos financieros, respecto de las operaciones y recursos que forman parte de una empresa, para un período determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la gerencia.

Técnica presupuestaria Basada en las Actividades

El ABC es una técnica que permite asignar costos indirectos a bienes o servicios en función de las actividades que el producto o servicio consumen. De esta manera se costean actividades y no factores o elementos del costo, llegando a calcular el costo de un producto sobre la base del consumo de actividades que hace y no sobre la base de los elementos del costo o recursos básicos, los cuales son de difícil prorrateo en el caso de tratarse de costos indirectos.

La actividad como parte integral del Presupuesto

La primera etapa para la elaboración del presupuesto basado en las actividades, consiste en definir aquellas que la empresa realizará en el período elegido. Esta definición pasa por identificar las actividades que consumirán los recursos que la empresa utilizará en el período, de forma tal que el total de recursos consumidos pueda ser vinculado con las actividades definidas; es decir, deben estar relacionados los recursos con el desempeño de las actividades.

La actividad es el conjunto de tareas que generan costos y que están orientadas a la obtención de output para elevar el valor añadido de la organización, se llevan a cabo para satisfacer necesidades de los clientes, ya sean internos o externos. Estas van a constituir un núcleo de acumulación de recursos empleados en el proceso productivo, capaz de ser asignados a los productos de acuerdo a los generadores de costos que le son imputables a cada tarea seleccionada.

La actividad está integrada por un conjunto de tareas y para hacer un sistema de costos es imprescindible seleccionar actividades que agrupen las mismas. Está orientada a generar output mientras que la tarea es un paso necesario para la finalización de la actividad.

Las actividades pueden clasificarse según su relación con los productos o servicios que produce o comercializa la empresa. En este sentido existen las actividades principales (relacionadas directamente con los productos y servicios) y las actividades auxiliares (apoyan las actividades principales).