En una era como la actual, la gestión de la información es una materia que cobra suma importancia, producto de que la revolución digital ha conferido a los datos y su buena administración, para la supervivencia, una importancia similar a la que ha poseído y aun actualmente posee, la productividad para lograr altos niveles de competitividad.
Tal ha sido la importancia que, también producto de la posibilidad que brinda la expansión de la internet, los hombres y mujeres contemporáneos estamos saturados de ella. Donde quiera que posemos la vista encontraremos información, y basta con poner una letra en el navegador de nuestro ordenador, para en un par de segundos tener a disposición millones de sitios dispuestos a dar respuesta para nuestras consultas; siendo debido a ello que, como emprendedores y gestores de la información que compete a la actividad de nuestra organización solemos preguntarnos ¿Qué hacer con tanta información?
Conceptos como la gestión del conocimiento se alzan como voces de ayuda, sin embargo, en ocasiones sus palabras se tornan ininteligibles para el grueso de los lectores, por lo que, por medio del presente texto, sintetizaremos algunas de sus más importantes premisas junto a otras que hemos analizado concienzudamente, con el fin de dar luz al lector sobre lo que se debe hacer para utilizar bien la amalgama de información que hoy poseemos.
- Filtre: Bien sea por medio de etiquetas o palabras clave, usted puede acceder a la información que contiene aquello que a usted interesa desechando lo que no. Existe software especializado en esta función.
- Organice en carpetas: La carpetización es una excelente forma de almacenar su información de modo que le permita llegar hasta ella cuando lo requiera sin que se ponga como loco.
- Utilice Dropbox o algún similar: El espacio en la nube le posibilitará lo esbozado en el tópico anterior, sin que utilice su disco duro o memorias usb que se pueden infectar y echar a perder la información.
- No olvide la base de datos: En ella debe reposar la información más importante de la empresa. Aquella de la que derivan las más importantes decisiones a nivel estratégico.
- Suscríbase a diarios o journales: Ellos le mantendrán actualizado sobre la información que requiera, sin tener que buscarla, puesto que se la enviarán al correo electrónico o le notificarán al teléfono.
- Encríptela: La información que sea vital para la empresa, debe ser bien protegida y una de las recomendaciones que hoy ofrecemos es la de encriptarla.
«Si hay algo peor que no tener información disponible, es tener mucha información y no saber qué hacer con ella».