Principios Básicos de Administración

Por Oscar Reyes Ortiz

¿Qué se entiende por administración?

El termino administración se refiere al proceso de conseguir que se hagan las cosas, con eficiencia mediante con otras personas y junto con ellos.

La administración es el proceso de trabajar con las personas con los recursos para alcanzar los objetivos de la empresa de forma eficaz y eficiente.

Los administradores

Se encargan de dirigir las actividades de otros y supervisar mediante la realización de las funciones básicas de la administración y desempeñan diversos roles administrativos o gerenciales. Tienen como propósito generar un ambiente de comunicación abierta, aprovechar a lo máximo todos los recursos. Detectar todo tipo de necesidades y motivar al personal, a partir de tres aspectos:

• Técnico: utilizar los procedimientos y técnicas para que su desempeño sea óptimo.
• Humano: les proporciona todos los elementos para darle importancia y valor a las personas dentro de la organización.
• Social: les ayuda a identificar las necesidades internas y externas de la organización, y las afectaciones del medio ambiente.

Las cuatro fases de la administración

Al principio del s. XX, el industrial francés Henry Fayol, en su libro Administración general e industrial, describió cinco actividades gerenciales básicas, es decir, lo que deben hacer los gerentes: Planificar, organizar, instruir, coordinar y controlar.

Si bien existen diversas clasificaciones, actualmente, se consideran que planificar, organizar, dirigir y controlar son las cuatro funciones básicas de todo proceso administrativo en la cual se tratan en funciones diferentes, pero no independientes, están íntimamente relacionadas.

Planificar: Definir metas para alcanzar, establecer estrategias y elaborar planes para coordinar actividades. Decidir que hacer y como hacerlo.

El resultado de una planificación es una estrategia de decisiones acerca de las metas que se deben perseguir en la organización que actividades emprender y como aprovechar los recursos para alcanzar metas.

Organizar: Asignar tareas, recursos y responsabilidades. Establecer una estructura de relaciones de modo que los empleados pueden interactuar y comparar para alcanzar las metas organizacionales.

Se agrupan a los personales por departamento y después se coordinan todas las partes que conforman a la organización.

Dirigir: Orientar, guiar y motivar la actuación de cada individuo en la empresa con el fin de ayudar a alcanzar las metas de la organización. Por lo tanto, la comunicación es la fuente más importante en la cual la motivación es una fuente muy importante dentro de la empresa hacia los trabajadores.

Controlar: Vigilar que el desempeño de las actividades sea justo a lo planificado estratégicamente, en otras palabras, evaluar el desempeño y adaptar, si fuera necesario, medidas correctas.

El gerente

Trabaja y dirige las operaciones de la empresa como un guía que pone en marcha las decisiones del empresario o inversionistas que tienen la propiedad de las organizaciones. El administrador debe poseer habilidades humanistas y técnicas.

Niveles y roles gerenciales

Los gerentes o directivos son personas responsables de las actividades de las personas que tienen a su cargo a menudo, deben atender muchos problemas de manera simultánea y tomar decisiones a golpe. A diferencia que, a los trabajadores, tienen responsabilidades a supervisar las actividades de ciertas personas. Aquellas que tienen a su cargo.

Niveles gerenciales

Existen diferentes tipos de gerentes que se podrían clasificar en los niveles operativos. Cada tipo de gerente tiene una responsabilidad distinta y todos buscan alcanzar una meta organizacional. Además, los gerentes de primera línea dependen de los mandos intermediarios; quienes a su vez dependen de la alta dirección.

La alta dirección:

Son los máximos responsables en la empresa. Su principal preocupación tener un equipo directo y se centran en aspectos de largo plazo supervisión y crecimiento y sus principales tareas son:

• Fijar el rumbo de la organización.
• Formular objetivos.
• Controlar uso de recursos.
• Vigilar el desempeño general.

Los mandos intermedios:

Son los encargados de administrar el funcionamiento de unidades organizativa concreto. Son medidores entre la alta dirección y el nivel operativo. Se preocupan por:

• Establecer unas buenas relaciones entre trabajadores.
• Fomentar el trabajo en equipo.
• Organizar el trabajo en equipo y proyectos.

El nivel operativo:

Se preocupan por aplicar las reglas y procedimientos para lograr una producción eficiente, proporcionar asistencia técnica y supervisar a sus empleados. Son muy importantes en el mantenimiento de calidad, la innovación y el desempeño.

Roles gerenciales

En 1973, Henry Mintzberg presento una visión novedosa sobre el quehacer de los gerentes. A partir de su estudio, incluyo que en general los administradores desempeñan.

Tras observar a un conjunto de directivos mientras trabajaban, Mintzberg agrupo las diferentes tareas específicas que hacían al día roles en la cual se integraron en tres categorías:

1. Roles interpersonales:

• Cabeza visible: Cumple con las obligaciones
• Líder: Capacita y motiva a los trabajadores
• Enlace: Mantiene una red de contactos externos que ofrecen información y apoyo.

2. Redes informativas:

• Monitor: Busca y recibe información para conocer el funcionamiento de la organización.
• Difusor: Transmite información a otros miembros de la organización.
• Portavoz: Proporciona información al exterior sobre políticas, acciones y resultados.

3. Roles de decisión:

• Empresario: Busca oportunidades de negocio, inicia proyectos.
• Gestor de anomalías: Toma medidas correctivas cuando sea necesaria.
• Asignador de recursos: Decide quien recibe recursos, fijos prioridades.
• Negociador: Representa a la organización en negociaciones con partes tanto externas como internas.

Habilidades administrativas

Todos los gerentes, son importantes su nivel, el tamaño o tipo de su organización, realizan en mayor o menor grado las cuatro funciones básicas administrativas para llevar adecuadamente sus funciones.

Las habilidades de los gerentes se engloban en tres categorías:

1. Habilidades conceptuales: Capacidad para analizar y diagnosticar situaciones complejas y de entender a la organización de forma holística.
2. Habilidades interpersonales o humanas: Capacidad para entender, enseñar a los demás, dirigir a un cierto grupo de personas, motivar y controlar a otros y trabajar con ellos.
3. Habilidades técnicas: Capacidad para llevar a cabo tareas concretas y que involucren el uso instrumentos, procedimientos y técnicas de un campo especializado.

Estas habilidades son esenciales para un gerente y con ello poder alcanzar las metas propuestas por la organización siempre y cuando tomando los tres puntos anteriores ya que en un gerente son de suma importancia.

Organización

Son estructuras administrativas y sistemas administrativos creados para lograr metas u objetivos por medio de los organismos humanos o de la gestión del talento humano y de otro tipo. Están compuestas por sistemas de interrelaciones que cumplen funciones especializadas. También es un convenio sistemático entre personas para lograr algún propósito específico.

Las organizaciones son el objeto de estudio de la Ciencia de la Administración, a su vez de otras disciplinas tales como la Comunicación. Una organización es considerada como un sistema social con la que se interactúan mutuamente entre individuos y con grupos de trabajo que responden a una determinada estructurada dentro de un contexto al que controlan parcialmente y desarrollan actividades. El ordenamiento de todas y cada una de las áreas de la empresa es una de las funciones principales y fundamentales que la administración en forma permanente, porque con ello es muy seguro lograr los resultados que la organización desea obtener o se espera de acuerdo a los objetivos.

Para organizar se necesita saber utilizar los espacios, el tiempo y el trabajo.

• El espacio: Distribuir un área física de tal manera que cada cosa tenga su lugar preciso.
• El tiempo: Programar cada actividad o tarea, que permita evacuar cada una de ellas con la oportunidad requerida por la administración.
• El trabajo: El orden y la prioridad al que sea sometido un listado de tareas que se piensan desarrollar o ejecutar cotidianamente, le permiten a la administración la eficiencia y efectividad necesaria para cumplir con los objetivos propuestos.

Subsistemas de la organización

Se refieren al conjunto de metas objetivos y misión que persigue la organización para satisfacer las demandas que le impone al medio ambiente externo en la cual a continuación se exponen los siguientes subsistemas.

Subsistema técnico.

Se refiere a los conocimientos nesearario para el desarrollo de tareas, incluyen las técnicas, instalaciones y equipo en la cual se usen para la mayor transformación de insumos en productos en las habilidades y conocimientos requeridos para sobre salir en las técnicas antes establecidas.

Subsistema estructural.

Se refiere a la forma como se organizan y estructura la atarea y esta relacionado con la autoridad y comunicación. En donde se toma en cuenta las puestos jerárquicos y procedimiento.

Las integraciones de una organización se dividen en dos categorías:

Operativo: Laboran de forma directa en un puesto o actividad y no tienen responsabilidad de supervisar el trabajo de otro, en la cual el operativo su principal función es realizar las actividades dentro de una organización para asi poder conseguir recursos económicos dentro de la misma.

Administradores: Dirigen las actividades de otros. También pueden tener algunas responsabilidades operativas, además de supervisar el trabajo de otros empleados en el departamento. En la administración es de suma importancia ya que de ello una empresa tiene la forma de como definir la diversas estrategias o técnicas para tener un buen manejo de la organización.

La administración por tipo de organización

El tipo de organización actualmente es de suma importancia en donde un administrado pone en práctica sus mejores conocimientos y existen pasos comunes en las funciones que desempeña. Todos toman decisiones, estables objetivos, crean estructuras de organización factibles, contrata y motivan a sus empleados aseguran la legitimidad de la existencia de la organización y desarrollan sistemas políticos de acuerdo a los tipos de organización que existen.

Los elementos de una buena planeación para tener en cuenta son:

1. Un Buen diagnóstico. Debe ser exacto y acertado para que nos muestre la realidad de las cosas, sin falsas expectativas y en un escenario real, ajustado a las actividades planificadas. Debe marcar el entorno interno y externo, de tal manera que se muestren en forma completa los alcances reales de la empresa.
2. Objetivos Bien Definidos. Estos tienen que ser bien definidos y alcanzables en el tiempo estipulado en la fase de planeación. Por su duración, en el logro de resultados pueden ser a largo y corto plazo. Uno de las grandes virtudes del principio administrativo, es la decisión de la dirección en establecer objetivos: claros, concretos, factibles, medibles y posibles de alcanzar en el tiempo estipulado por ella, para esto es necesario hacer un seguimiento oportuno y preciso del desarrollo de cada una de las actividades que se realizan y que se llevan a cabo en conjunto con el plan.
3. Selección de estrategias. La dirección escogerá la forma y manera de lograr los objetivos propuestos en el plan, previo análisis de cada situación en particular, por lo tanto, elegirá la más acertada toma de decisión para la empresa y así poder alcanzar sus objetivos.

   La mejor estrategia debe abarcar todas las áreas de la empresa y debe sincronizar las actividades entre producción, finanzas, mercadeo y personal. También el plan tendrá flexibilidad que le permita ajustarse de acuerdo a los cambios o circunstancias que puedan presentarse.

4. Criterios de evaluación: La calidad como finalidad esencial del proceso administrativo, conlleva a la medición permanente en su desarrollo y los tiempos precisos que se esperan lograr en cada paso de lo estipulado en el plan.

 Bibliografía

• Bateman, Thomas S. y Snell, Scott A. (2009). Administración. Liderazgo y colaboración en un mundo competitivo, 8ª ed., México: McGraw-HILL. 276 pp.
• Fernández, Esteban (2010). Administración de empresas: un enfoque Interdisciplinar, Madrid: Paraninfo, 215, pp.
• Chiavenato, Idalberto (1999). Introducción a la teoría general de la administración, Colombia 5ª ed. McGraw-Hill, 686 pp.
• Claude S. George (1992). Historia de pensamiento administrativo, México, Prentice Hall, 217 pp.
• Galván Escobedo, José (1990). Tratado de administración general, México, 2ª ed. ecafsa, 296 pp.