Podemos definir un sistema de Información Gerencial como un conjunto de programas y personas, que se manejan, apropiadamente y en forma coordinada. Esto es sencillo de organizar porque la gran la mayoría de las organizaciones tiene actualmente al menos una computadora.
La administración de datos se utiliza por lo general para operar las funciones contables requeridas por una empresa incluyendo Facturación, Control de Inventarios, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Planillas, Activos Fijos, y Mayor General.
Para que un ERP sea verdaderamente útil, debe automatizar completamente la administración de datos de una empresa, además de los procesos contables.
Debe ser capaz de emitir órdenes de compra, organizar las órdenes de procesos de inventarios, administrar y controlar las cuentas por cobrar, y las cuentas por pagar. Debe ser capaz, además, de automatizar las planillas, registros y depreciación de activos fijos, llevar control presupuestario, y emitir Balance de Comprobación, Estados de Resultados y el Balance General.
Como la mayoría de los datos de las empresas se generan por medio de órdenes de compra, emisión de facturas, cheques y en general documentación llamada contable, de esta se pueden obtener gran cantidad de información y obtener reportes de resultados de las ventas, proyecciones de las mismas, ya sea por vendedor, sector o clientes. Incontable información proveniente de los datos contables pueden servir para las decisiones de mercadeo y ventas de las empresas.
Los diferentes módulos de un software contable eficiente permiten obtener numerosos reportes, dando a los Gerentes la información necesaria para la toma de decisiones. Algunas características que se considera en todos los programas contables eficientes son:
Facturación: Debe permitir la automatización del proceso de ventas, emitiendo las facturas. Los precios, impuestos y otros cargos especiales deben calcularse automáticamente.
Control de Inventarios: A partir de la emisión de la Factura, los Inventarios deben poder actualizarse automáticamente.
Cuentas por Cobrar: A partir de la emisión de Facturas, en caso de ser de créditos, el Sistema debe ser capaz de automatizar el manejo de los auxiliares de Cuentas a Cobrar. El Sistema debe emitir Estados de Cuentas a Clientes, Estados de Antigüedad de Saldos por cliente y totales.
Cuentas por Pagar: Organizar y automatizar el proceso de Cuentas por Pagar es función de todo Sistema Contable Mecanizado. Debe estar preparado de tal manera que agilice el programa de pagos, permitiendo aprovecharse de descuentos por pronto pago.
Planillas: Un módulo de Planillas debe calcular automáticamente las deducciones de Seguro Social, Impuesto de Renta, Deducciones de Préstamos, etc. Debe además llevar registros completos de los empleados, con fecha de ingresos, estado civil, cargas, y otros datos, requeridos por la Legislación.
Activos Fijos: Este módulo debe hacer los cálculos periódicos de depreciación de todos los Activos Fijos: Maquinaria y Equipos, Terrenos, Edificios, Mobiliario y Equipo. Una vez ingresados los Activos, fecha de compra y su valor inicial, el sistema debe estar preparado para automatizar los cálculos de depreciación utilizando alguno de los métodos aceptados contablemente.
Mayor General: Esta es la parte central de todo Sistema Contable. Debe automatizar el proceso contable, desde el ingreso de transacciones individuales, hasta la producción instantánea de los Estados Financieros: Balance General, Balance de Comprobación y Estados de Resultados.
De allí la importancia de contar programas contables eficientes en toda empresa