¿Sientes que no te alcanza el tiempo para dedicarle a tu negocio? ¿A pesar de que dedicas mucho tiempo a tu negocio, realmente no estás logrando ni avanzando mucho? ¿Estás empezando a “resentir” tu negocio porque tu familia empieza a reclamarte, no tienes nunca tiempo libre y al fin y al cabo tampoco estás logrando lo que querías?
5 Claves que utilizo en mi propio negocio para organizarme y no tener que trabajar 10 horas por día
¡Bienvenido a un nuevo artículo de mi serie! Mi nombre es Gabriela Turiano y soy especialista en Marketing & Negocios Profesionales. Y este artículo es muy especial porque lo que voy a contarte es mi propia experiencia, lo que aprendí de mis errores y lo que hoy hago para que mi día a día sea productivo y esté siempre muy organizado.
Antes de comenzar, me gustaría asegurarme de que sabes en qué etapa de tu negocio estás, porque claro, diferentes fases requieren diferentes decisiones y también una inversión distinta de recursos (incluyendo a la estrella de nuestros días: el tiempo). Así que date una vuelta por este artículo ¿Cómo tomar decisiones correctas según el ciclo de vida de tu negocio? y luego regresa aquí para conocer las 5 claves que utilizo en mi propio negocio para organizarme y ser más productiva.
Clave #1 – Define tus estrategias y objetivos de manera semestral
Uno de los secretos para poder hacer que tu negocio sea exitoso es enfocarte. Al principio también me costaba seguir esta clave porque todo es excitante y el entusiasmo por hacer cosas distintas es adictivo. Pero si no te enfocas, no haces nada bien. Necesitas darle tiempo a cada estrategia y sobre todo necesitas tiempo para planificarla, organizarla y llevarla a cabo. Sin para ello tener que tener días larguísimos y listas de pendientes eternos.
¿Y por qué mejor no definir objetivos y estrategias en forma anual? Justamente porque las cosas van cambiando durante el año, porque uno como empresario va evolucionando y le van gustando otras cosas y es bueno tener el espacio para tomar nuevas decisiones y cambiar (un poco) de rumbo, sin por ello tirar todo por la borda. Así que aquí el consejo es simple: usa la regla del 3 x 3: elige máximo 3 objetivos concretos (del estilo “conseguir 5 nuevos clientes este semestre”, “promocionarme en 3 nuevos lugares este semestre” e “incrementar mi comunidad de seguidores en un X número”) y luego elige 3 estrategias para lograr cada uno de ellos. Te darás cuenta que tienes una hermosa combinación de 9 estrategias para llevar adelante durante el semestre, lo cual no es un número para nada despreciable. Finalmente te enfocas en ese 3 x 3.
Clave #2 – Planifica y calendariza todo lo que deba suceder en las horas productivas de tu día
Cuando ya tienes tu 3×3 armado de la clave anterior, es fácil calendarizar y organizar todas tus tareas a lo largo del semestre. También es fácil mantener una agenda cuando tienes compromisos con clientes. El problema no surge ahí sino en la vida misma que sucede mientras uno hace planes y agendas.
Y te llama una amiga para almorzar, y tu hijo se enferma y hay que llevarlo al pediatra, o tienes que sacar hora con el odontólogo para hacerte un chequeo, o descubres que hay un evento de networking que no te quieres perder. La vida misma.
Mi receta para esto es tener una agenda bien detallada donde calendarizo TODO lo que debe suceder en horas productivas de mis días. Salidas con amigas, un almuerzo con un colega, si voy a hacer deporte en medio de la jornada, si voy a ir a una reunión o evento, o si tengo que renovar el carnet de conducir. Cuando el compromiso surge, abro mi agenda y lo sumo. Si luego tengo que mover ciertas tareas del día porque no llegará a hacerlas, al menos tengo cómo hacerlo y sé cuál es el próximo día donde no tengo compromisos para poder estar más libre.
Clave #3 – Define días para atender clientes, días de concentración y días para pendientes
Yo realmente no sé si copié esta estrategia de alguien o simplemente se me ocurrió cuando comencé mi negocio, pero no ha habido algo más efectivo y productivo en mi negocio que esta organización. Y se lo recomiendo a todos mis clientes porque de verdad ha sido un antes y un después en mi vida (ni hablar de mi negocio).
Elige ciertos días (y franjas horarias) que tendrás disponibles para citas con clientes y reuniones con prospectos. Y agenda todos tus compromisos con ellos en esos días. Y nada más.Algunos días tengo 3 ó 4 clientes un mismo día, otras semanas está más repartido pero siempre son los días fijos que he elegido para ello. ¿Por qué? Porque no hay nada peor que estar corriendo con una tarea para llegar a una cita con un cliente, o estar haciendo una tarea que requiere concentración y cortar porque tienes que hacer otra cosa. Los días de clientes, son días de clientes como prioridad. Si hay tiempo para más, bienvenido sea. Pero no me propongo tareas desafiantes esos días.
Después también tengo mis días de concentración. A veces es un día o medio día. Ese puede ir variando pero allí sí desconecto todo dispositivo que pueda distraerme (televisión, radio, internet, celular, chat, skype, redes sociales, lo que se te ocurra) y sólo hago lo que tengo que hacer con concentración, por ejemplo escribir mis artículos o mi libro (exactamente como estoy haciendo ahora que ya llevo 3 ó 4 artículos escritos en un rango de 3 ó 4 horas). Nada más productivo que concentrarte para hacer tareas que requieren amplia concentración. ¿No tienes 4 horas seguidas para hacer absolutamente nada? No importa, no tienen que ser 4. Pueden ser 2 y si no tienes espacio en tu oficina o en tu casa para estar concentrada sin que nadie te interrumpa, toma tu laptop y vete al bar de la esquina. Todo es cuestión de hábito y de proponértelo.
Finalmente tengo mis días para pendientes. Allí apilo (porque algunas semanas es lo que termina pasando) todo lo que “tengo que hacer” que normalmente no es del negocio. Pagar cuentas, ir al médico, hacerme chequeos, renovar mi licencia de conducir, averiguar precios de algo que tengo que comprar, etc. Esos días muchas veces no paro frente a mi laptop en todo el día, ando de un lado para el otro y apenas si veo correos en el celular. Pero es un día muy productivo para todo el resto de lo que tengo que hacer, y realmente me ayuda a que los otros 4 días pueda concentrarme en el resto de las tareas de mi negocio.
¿No funciona este esquema para ti? No importa, búscate uno que sí te funcione, prueba distintas cosas, pero haz algo. Si sólo te quedas en el “no tengo tiempo para hacer las cosas” y no buscas una solución, amigo o amiga mía, seguirás estando en el mismo lugar.
Clave #4 – Recuerda, tú eres tu propio jefe
Cuando empecé con mi negocio y tenía tanto como cero clientes, aún allí tenía algo bien en claro: no volvería a trabajar 14 horas todos los días bajo ningún concepto. Allí internalicé estos dos conceptos clave:
“Yo soy mi propio jefe, lo único que necesito para ser flexible en mi negocio es la decisión de hacerlo.”
“Yo soy el motor de mi negocio, si estoy mal, cansada, sin energía, mi negocio no funciona y mis clientes huirán de mí – ¡quién quiere estar junto a una persona agotada y con energía negativa!
Si necesito tomarme medio día para no hacer nada, lo hago. Si necesito despertarme 2 horas más tarde, también lo hago. Si tengo que ser flexible, lo hago en mis días de “no clientes”. Por supuesto que jamás voy a faltar a un compromiso o dejar algo critico porque necesito relajarme, soy responsable y estoy comprometida con mi negocio, pero sé separar lo que realmente es inamovible (como una cita con un cliente) de lo que podría hacer en otro momento.
¿No funciona esto para ti? ¿Tu familia te reclama y no puedes tomarte ni dos horas para ti mismo? Vuélvelo a leer y respóndete con honestidad… ¿De verdad no puedes tomarte ni dos horas para estar mejor? Si esto no funciona para ti, búscate algo que funcione. Recuerda, especialmente cuando sientes que tu familia te reclama (porque en tu negocio es difícil que alguien te reclame si estás trabajando independiente) que lo más importante no es la cantidad sino la calidad. A veces es mejor abrir el juego con la familia y decirles que necesitas un momento para ti, y volver renovado y con nueva energía que te permitirá no sólo dedicarte mejor a tu negocio sino también a tu familia.
Clave #5 – Si puedes delegar, hazlo
Al principio de tu negocio es muy difícil que puedas hacerlo pero en algún punto puedes plantearte cuánto tiempo te llevan ciertas tareas y qué pasaría si las delegaras. ¿Preocupado por los costos que te llevará delegar? Si utilizas el tiempo que has ganado por no tener que continuar con esas tareas, en conseguir nuevos clientes, finalmente se terminará pagando solo. No tienes por qué contratar empleados en tu negocio si no es tu idea, prueba con una asistente virtual. Para mí fue un antes y un después para delegar muchas tareas operativas directamente relacionadas con la promoción de mi negocio (es decir que dejar de hacerlas, también representarían un problema).
¿Qué te ha parecido mi receta personal para organizar mi negocio y no trabajar 10 horas al día? ¿Qué otras técnicas o estrategias funcionan para ti y puedes organizarte bien? ¿Qué cosas no están funcionando para ti? Cuéntame tu experiencia en los comentarios que tienes más abajo!