La evolución del universo digital está considerada como uno de los principales motores del cambiante panorama en lo que respecta al almacenamiento de la información, ya que continúa expandiéndose a un ritmo asombroso. Como resultado, el storage empresarial está inmerso en una era de transformaciones debido a que la gestión de datos y documentos corporativos se está convirtiendo en una tarea elaborada y las organizaciones se hallan en un punto de inflexión ante el enorme desafío que supone gestionar sus documentos.
Las cifras hablan por sí solas, la consultora IDC estima que la cantidad de datos creados o replicados en 2011 fue de 1.8 zettabytes. Y la tendencia es al alza, porque además se espera que crezca el equivalente de almacenamiento a 57.500 millones de iPad de 32 GB o 200.000 millones de películas en alta definición.
La saturación de la información en las empresas es una de las grandes preocupaciones, ya que la capacidad tiene un límite frente a las cantidades ingentes de datos que se multiplican exponencialmente cada día. A esta proliferación continua, hay que añadir además la dificultad de gestionar tanto el almacenamiento como la recuperación de estos datos y documentos de una manera ordenada.
Ante este caos informativo, los departamentos de TI intentan instaurar el orden mientras los usuarios demandan el acceso instantáneo a los datos en el momento en que los necesitan. Aquí es donde se hace imprescindible la adquisición de un software de gestión documental especializado en el almacenamiento y recuperación de la información.
Las compañías deben despreocuparse por aspectos relacionados con la inseguridad o pérdida de sus datos, y concebir el almacemamiento de la información como una oportunidad para gestionar y optimizar mejor su información, lo que sin duda supone un valor añadido. Además, la mayoría de las empresas fabricantes de software de tecnología documental ofrece soluciones que son fácilmente compatibles y, por tanto, integrables con el resto de las aplicaciones actuales de su organización.
Pero, las compañías no sólo necesitan este gestor documental para controlar la infraestructura de sus sistemas informáticos o para rendir cuentas a sus usuarios, sino que cada vez más, los gobiernos están prestando una mayor atención a la regulación de información empresarial. Desde esta perspectiva, la inversión en las tecnologías adecuadas de almacenamiento y recuperación de datos puede suponer que se puedan eludir fuertes sanciones normativas.
Llegados a este punto, es necesario que las compañías hagan un balance en el que tengan en cuenta el volumen y la complejidad de los datos y documentos que son necesarios procesar, el tiempo invertido en esas actividades, así como los costes de personal y administrativos asociados a la gestión actual de esa información. Las cifras mostrarán que, a corto y medio plazo, la adquisición de una herramienta de gestión documental supondrá una inversión y no un gasto, que además optimizará el trabajo de los empleados.
Compatibilidad del software de gestión documental con las aplicaciones actuales
Las empresas que fabrican software de tecnología y gestión documental son conscientes del reto que supone para sus clientes la correcta gestión de los documentos. Por ese motivo, en el mercado existen competentes herramientas que se adecuan a las necesidades concretas. En la mayoría de los casos, los sistemas de gestión documental están compuestos por aplicaciones modulares que se adaptan a todo tipo de compañías y permiten optimizar la gestión de la información.
Entre las funcionalidades básicas de herramientas y software de gestión documental destacan: que el sistema de búsqueda es ágil; es posible restringir el uso sobre determinada información; permite realizar diferentes acciones sobre los documentos, como consultar, imprimir o enviar por email; y supone un ahorro significativo de espacio de almacenamiento, de tiempo a la hora de realizar búsquedas y de costes asociados a la impresión y distribución. Y entre las características avanzadas de sistemas de gestión documental se encuentran: la generación eficiente en tiempo real del documento solicitado; la distribución controlada de la información, que en todo momento está vigilada y registrada por la organización; y la captura para la digitalización masiva de documentos.
Dentro de este panorama, las estrategias de storage empresarial que proponen las empresas que fabrican software y tecnología de gestión documental se centran en el almacenamiento por niveles, para reducir los costes operativos y los asociados a la amortización de los activos, así como para mejorar el rendimiento de las aplicaciones. Esto se consigue estableciendo y asignando niveles en función del coste de la unidad y de su rendimiento. Este procedimiento consiste, en su versión simplificada, en asignar los datos que no revisten una vital importancia a las unidades que ofrecen mayor capacidad y generan menos costes.
Cloud storage – una opción con futuro para el almacenamiento de documentos y datos
Otra posibilidad que resuelve el problema del aumento desmesurado de la cantidad de datos y documentos, propiciado en gran parte por los dispositivos móviles, es optar por el almacenamiento en la nube, que además es una solución en expansión, ya que según la Consultora Gartner, entre las 10 tecnologías estratégicas para el periodo 2012-2015 se encuentra: el cloud computing.
Entre sus principales ventajas se encuentran que los usuarios sólo pagan por el almacenamiento que utilizan; es posible la escalabilidad casi en tiempo real; permite acceder a los documentos desde cualquier ubicación; y que no es necesario preocuparse por proteger y gestionar la información una vez almacenados en la nube. Otro beneficio para los administradores de TI es que necesitan dedicar menos tiempo a las tareas rutinarias relacionadas con la protección de datos y pueden ocuparse de proyectos de TI que generen más valor para sus compañías.
Fuentes citadas: Consultora IDC y Consultora Gartner
Julio A. Olivares
Presidente y fundador de DocPath
Vanguardia en software documental
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