La facturación electrónica en Colombia implica un importante cambio que experimentarán las empresas grandes y pequeñas en su forma de operar frente a sus clientes, sus proveedores y —sobretodo—frente a la autoridad tributaria (en el caso de la facturación electrónica en Colombia, frente a la DIAN).
Para entender lo que se avecina, es importante primero definir a qué hacemos referencia. Para muchos la palabra “facturación electrónica” hace referencia a facturar a través de un programa de software (por ejemplo, generar una factura a través de un computador y enviarla al cliente electrónicamente a través de un e-mail). Para propósitos de este artículo, al usar el término “facturación electrónica” nos referimos explícitamente a una nueva modalidad —acompañada por una estricta legislación—que exige a las empresas en Colombia el adoptar un procedimiento que permite a la DIAN tener la información de lo que cada empresa está facturando, en tiempo quasi-real.
Efectivamente, a partir del 1ero de enero de 2019 (si se cumplen todos los cronogramas hoy establecidos), millones de empresas grandes y pequeñas en Colombia estarán enviando a la DIAN diariamente, electrónicamente, una copia de cada una de las facturas que generen, las cuales la DIAN usará para cursar con los impuestos pagados y reportados por los diferentes contribuyentes naturales y jurídicos.
El propósito de esta legislación es claro: uno de los mecanismos más comunes de evasión de impuestos es la sub-facturación. La DIAN ha conocido esto desde tiempo atrás. Sin embargo, antes no existía un mecanismo para controlar esta situación de manera práctica. Hoy por hoy, con la penetración del Internet a lo largo y ancho del país, lo mismo que la posibilidad de “arrendar” poder de cómputo en la nube de manera económica y el advenimiento de los análisis de Big Data, ya se hace posible para el fisco monitorear y estudiar los cientos de miles de transacciones por segundo que generan todos los negocios del país de manera económica y práctica. Cabe anotar que este no es un “experimento loco de la DIAN”… De hecho, Colombia es una de las grandes economías en Latinoamérica que más ha tardado en implementar este mecanismo de control fiscal. Chile, Argentina, México y Brazil llevan años operando bajo mecanismos de facturación electrónica con mucho éxito.
El hecho es que la facturación electrónica en Colombia es una realidad: a octubre de 2017 ya la DIAN ha concretado pruebas piloto con más de 100 empresas, está terminando de poner a punto sus sistemas internos, ha certificado varias decenas de proveedores tecnológicos (más de 30 a Julio de 2017) para que presten el servicio de facturación electrónica a clientes de todos los tamaños en el país, y se sostiene en que el mecanismo será obligatorio a partir de enero 1 del 2019.
¿Cómo se implementará entonces la facturación electrónica en el mundo real? ¿Cuáles son mis opciones como empresario? Existen varios caminos para “llegar a Roma”, unos más automáticos que otras, otros más sencillos y livianos de implementar, pero que implican más re-trabajos. A continuación, mencionaremos tres de los escenarios que, desde nuestra perspectiva, serán los más comunes:
- Facturación electrónica “manual”: Este escenario es el más sencillo de todos y será probablemente el más utilizado por las empresas unipersonales y micro-PYME de bajo volumen de facturación. En esta esta modalidad, una empresa generará sus facturas a mano o tal vez en un software básico y rudimentario (por ejemplo en Excel). Luego, la empresa copiará los datos de la factura en una aplicación web que permitirá informarle a la DIAN el monto facturado en cada factura. Acorde a la legislación, la empresa tendrá 48 horas desde el momento de emitir una factura a un cliente para ingresar la información en dicho sistema que se comunica con la DIAN. Se habla de que la DIAN proveerá un sistema básico gratuito en la nube para operar bajo esta modalidad.
- Facturación electrónica a través de una plataforma especializada: Este escenario describe lo que ocurre cuando una empresa contrata a un “Proveedor de Tecnología” privado para operar su facturación electrónica en Colombia. Acorde a lo que ha ocurrido en otros países de la región, los Proveedores de Tecnología ofrecerán una plataforma en la nube especializada a la que el empresario puede conectar el software de gestión empresarial (o ERP) con el que genera sus facturas en el día a día. Esto implica, por supuesto, un procedimiento de integración entre la plataforma ERP de cada empresa y la plataforma especializada de facturación electrónica elegida (lo cual tiene un costo). Una vez la integración entre las plataformas se encuentra operativa, cada vez que el empresario genera una factura en su ERP o software contable, ésta es absorbida por la plataforma de facturación electrónica, la cual procede a imprimirle un CUFE (código único de facturación electrónica) al documento, y además la enruta tanto al cliente receptor de la factura (a través del mail preestablecido del cliente) como a la DIAN.
Nótese que este procedimiento es muchísimo más automático, puesto que no implica ningún tipo de re-digitación de la factura, como si lo hacía el procedimiento anterior. Sin embargo, el procedimiento tiene un costo, puesto que —al menos hasta el momento—las ofertas de proveedores de tecnología de facturación electrónica en el mercado Colombiano tienen, además del costo de la implantación e integración inicial (que se paga una sola vez) un costo de operación, el cual normalmente se paga por cada factura generada por la empresa en la plataforma (existiendo planes que ofrecen precios por factura según el volumen de facturación). - Facturación electrónica directamente controlada por el sistema de gestión empresarial o ERP del cliente: Este último mecanismo es tal vez el más eficiente de los tres. Para operar bajo este mecanismo, el cliente debe contar con un software de gestión empresarial, software contable, o software ERP, que se encuentre directamente habilitado para generar y recibir facturas electrónicas. Para que esto suceda, el proveedor de tecnología que construye y / o opera el software de gestión ERP debe estar directamente habilitado por la DIAN como “Proveedor de Tecnlogía de Facturación Electrónica”.
De esta manera, al operar su software administrativo en el día a día, la plataforma única logra convertir cada factura generada en una factura electrónica, sin intermediarios o sin necesidad de apelar a otras plataformas especializadas. Un procedimiento donde solo existe un único software que gestiona la totalidad del proceso posee muchas ventajas. Por ejemplo, las facturas electrónicas que se generan pueden consultarse directamente en el ERP de la empresa, sin necesidad de ir a otros sistemas separados. De manera similar, el ERP del cliente típicamente puede no solo emitir, si no también recibir las facturas electrónicas generadas por terceros, permitiendo pagarlas, cruzarlas, y en general generar operaciones de cartera o de financiación sin necesidad de ejecutar complejos interfaces. Por supuesto, para poder operar bajo este último mecanismo, es muy importante que cada negocio se asegure que el software de gestión que adquiere se encuentra habilitado por el proveedor y por la DIAN para operar la factura electrónica en Colombia.
Como todo lo nuevo, el procedimiento para implementar la facturación electrónica en Colombia tiene su trabajo. Sin embargo, la factura electrónica trae también muchos beneficios a las empresas, entre los cuales se encuentran una disminución en el uso del papel, una mayor agilidad en los cruces de cuentas, y la posibilidad de utilizar la factura como un título valor para realizar operaciones de financiación de capital de trabajo del tipo “factoring” o “confirming” de manera mucho más rápida y económica.
En todo caso, el paso a facturar electrónicamente en Colombia se hará inevitable a partir del 2019, por lo que le recomendamos que no se deje esperar, pues corre el riesgo de quedar “enlodado” en un cuello de botella que se presentará cuando falten pocas semanas para garantizar el cumplimiento de la norma y todos los proveedores se encuentren a full capacidad. ¡Comience mejor a explorar el mecanismo desde ya, adoptándolo de manera concienzuda y sin afán!
Sobre el autor: Alejandro Vásquez es el director de mercadeo de Loggro, un software de facturación electrónica en Colombia, que a su vez opera funcionaes de software contable y software de inventarios en la.