Hoy en día un cada vez más alto número de empresarios prefieren utilizar el recurso de la oficina virtual para relacionarse con sus empleados y equipos de trabajo. En tanto que se trata de una oficina virtual que no ocupa un sitio o un espacio físico determinado, no es un lugar a donde lleguen diariamente los empleados. Así que, las herramientas de las que se vale una oficina virtual son predominantemente online y muchas de ellas no representan ningún costo o bien, tienen un costo mínimo para la comunicación interna.
Algunas de las mayores ventajas que poseen las oficinas virtuales frente a las oficinas en renta son: La disminución de costos al no necesitar de un espacio físico por el que deba pagarse una renta mensual. Esto permite ahorrar significativas sumas de dinero a las empresas o negocios. Otra ventaja se refiere al confort que representa para el empleado la posibilidad de trabajar desde cualquier sitio, incluso desde su casa. Por este lado, no sólo el dueño del negocio puede ahorrar costos, sino también los empleados que no deben gastar en traslados. Además, los horarios de las oficinas virtuales suelen ser más flexibles que aquellos de las oficinas tradicionales, pues aunque en muchas oficinas convencionales existen facilidades al respecto, nunca podrán equiparase con las que promete el poder realizar el trabajo desde casa.
Por otra parte, las desventajas que las oficinas virtuales presentan frente a las oficinas en renta también son importantes. Algunas de éstas son la comunicación que, aunque en la actualidad se ha visto enormemente favorecida por la tecnología, excluye la posibilidad de comunicarse de persona a persona o bien, el trato directo que en ocasiones resulta más práctico, ágil y favorecedor para tratar cuestiones laborales. A esto debe añadírsele la completa dependencia de internet que tienen las oficinas virtuales, pues sin esta herramienta es imposible laborar. Además, no cuentan con los espacios que las oficinas convencionales sí tienen para realizar juntas y reuniones, o planear citas con clientes; el no contar con estos espacios, resta cierta imagen a las empresas frente a quienes desean contratar sus servicios.
No obstante estas desventajas, existen formas de contrarrestar y hasta eliminar las desventajas por ello es importante rodearse de todas las herramientas necesarias como boletines, folletos, cartas y tarjetas virtuales, entre otras, para asegurar el contacto directo tanto con los empleados como con los clientes. También es muy importante mantener un perfil altamente profesional para brindar la credibilidad e inspirar la confianza necesaria.