Establece mejor tus prioridades y mejora tu efectividad
Constantemente vemos una gran cantidad de libros, artículos y consejos sobre cómo debemos gestionar el tiempo, vivimos con la idea de que deberíamos hacer más de lo que hacemos y trabajar más duro cada vez, sin embargo tal vez la solución esté en otra parte.
¿Dónde está el problema?
La mayoría de nosotros nos sentimos constantemente abrumados por las enormes listas de tareas que nunca nos da tiempo de completar y por la sensación de que no nos alcanza la vida para nada. Leemos decenas de artículos o libros sobre cómo gestionar mejor el tempo y al final nos perdemos en un sin fin de instrucciones que lo único que consiguen es estresarnos más.
El tiempo no se puede gestionar, debemos de entenderlo de una vez por todas, lo que podemos administrar o gestionar son las actividades que hacemos en ese tiempo y la forma en la que organizamos nuestro trabajo. En la mayoría de los casos, el problema reside en que no sabemos establecer qué es lo realmente importante y qué no lo es por lo que tratamos de hacerlo todo y, lamentablemente, la mayoría de nosotros comenzamos a restringir los momentos de descanso, las aficiones, la familia, el sueño y todo aquello que nos hace felices.
Evidentemente esto no sirve de nada y una vez que nos sentimos totalmente frustrados y desesperados es cuando comenzamos a considerar la posibilidad de reducir el trabajo innecesario. Aquí es cuando nos damos cuenta de que ni siquiera tenemos claro qué exactamente estamos haciendo y qué de ello es o no nececsario. Es una sensación muy desagradable, pero la buena noticia es que es el punto en el que por fin podemos cambiar de dirección y tomar un camino que nos lleve a los resultados que deseamos.
¿Eres eficiente o solo activo?
Si constantemente tienes exceso de trabajo y los resultados no te brindan los beneficios correspondientes, es posible que seas muy trabajador pero desesperadamente ineficaz. Con frecuencia los empleados se sienten obligados a aparentar que son muy activos pero en realidad no está haciendo «nada», sin embargo esto no es solo un hábito de los empleados, muy a menudo nos «engañamos» a nosotros mismos pasando largas horas «trabajando» en el ordenador pero sin tener claro lo que estamos haciendo o el beneficio que nos está brindando. ¡Basta! No lo hagas más, a partir de hoy olvídate de los detallitos inútiles y concéntrate en hacer solo aquello que realmente es importante para ti.
La ley de Pareto
«El 20% del esfuerzo genera el 80% de los resultados»
La ley de Pareto establece de manera empírica que por regla general las cosas se dividen en una proporción de 80/20, por ejemplo: el 20% de los pedidos crea el 80% de las ganancias y el 80% del trabajo importante se consigue con el 20% del tiempo invertido. Sin embargo también el 20% de los clientes consume el 80% del tiempo de trabajo o el 20% de los problemas aumenta en 80% los costos.
Aprende a aplicar esta ley a tu vida y a trabajo diarios y sácale ventaja de manera que consigas que el 20% de tu trabajo produzca el 80% de los resultados – Refuerza ese 20% y el resto delégalo a tus empleados a servicios de outsourcing o deséchalo sin piedad.
Escribe todos los problemas que enfrentas, el trabajo, las consecuencias y los requerimientos que tengas y trata de encontrar una conexión entre ellos. Muy probablemente te sorprenderá darte cuenta todo el tiempo que consumes en estar resolviendo pequeños problemas y tareas absolutamente innecesarias. Deshazte de todos esos «problemitas» y enfócate en el 20% que vale la pena.
Claridad y prioridades
En la mayoría de los casos nuestro problema no es la falta de tiempo ni el tener demasiado trabajo, el problema es que no sabemos determinar correctamente nuestras prioridades y no tenemos claridad en lo que hacemos o cuál es la causa de nuestros problemas.
Si pones en práctica la ley de Pareto para cada actividad que hagas te sorprenderá con qué frecuencia te ayudará a reducir el trabajo innecesario. Si creas el hábito de llevar un registro de tus actividades y analizar tu situación con regularidad, tendrás mayor claridad para determinar qué actividades conforman el 20% y qué puedes desechar o cambiar.
Cuando liberes algunas horas, no intentes «rellenarlas» con más trabajo, mejor establece solo 2 ó 3 tareas importantes cada día y resérvate un espacio para relajarte y hacer lo que te gusta; así tendrás una motivación para terminar el trabajo lo antes posible y después disfrutar de las cosas que te interesan o son importantes para ti. Si ocupas tu tiempo libre con más trabajo, lo que lograrás será estresarte, agotarte e inevitablemente reducir tu eficiencia y tu productividad.
Concéntrate en mantener la claridad en lo que haces y en establecer correctamente tus prioridades, si lo haces con disciplina y constancia, te aseguro que será el camino que te llevará a mejorar tu eficiencia y a ser más feliz.