En un artículo anterior analizábamos los puntos a favor y en contra para la creación de un departamento especializado en atención al cliente, un Call Center, en este caso vamos a ofrecer desde una visión generalizada para todas las empresas, una serie de recomendaciones útiles y necesarias para sacarle todo el rendimiento posible a este departamento y conseguir que la opinión de nuestros clientes mejore considerablemente.
Está comprobado que el servicio de atención al cliente, independientemente de su tamaño, no figura como una de las secciones de la empresa que más aceptación y grado de satisfacción genera en el cliente, esto es debido a una serie de descuidos y errores muy generalizados en todas las empresas. A continuación pasamos a ofrecerte los remedios y acciones más eficaces para poder ofrecer un servicio de calidad:
Rapidez: Procura que las consultas o reclamaciones realizadas mediante correo electrónico no permanezcan mucho tiempo en tu bandeja de entrada, los usuarios agradecen mucho una pronta respuesta. Esto fortalecerá tu imagen corporativa en cuanto a profesionalidad y efectividad del servicio.
Formalidad: Recuerda que el cliente siempre tiene la razón, por lo que si hemos cometido algún error y cualquiera de ellos desea explicaciones, tendremos que ofrecer nuestra mejor imagen ayudando y explicando de forma sencilla y educada todos los motivos, razones y soluciones posibles para que el cliente cambie su estado y pensamiento hacia nuestros servicios.
Sé concreto: No hay nada que le guste más a un cliente que requiere de nuestra atención que una respuesta completamente clara y sencilla, no intentes confundir ni ahorrar costes. Tu plantilla debe de hablar el mismo idioma que los clientes y lo más importante, selecciona cuidadosamente a qué empleados vas a situar al frente de esta tarea, deben de poseer una buena cualificación si lo que buscamos es ofrecer el mejor servicio.
Pide opinión: Al igual que el cliente nos llamará para solventar todas sus dudas acerca de nuestra empresa, prepara un cuestionario rápido y sencillo para que lo puedan realizar en unos instantes, de esta forma podrás conocer la aceptación que poseen tus productos y servicios junto a cualquier elemento de tu empresa. El cliente, agradecido por ser tenido en cuenta, posee la clave para que mejoremos todos y cada uno de nuestros servicios.
Además de estos factores a cuidar, mantén un horario continuo de atención al cliente, que ellos conozcan exactamente cuándo pueden contactar contigo para solucionar sus problemas y no tengan que realizar intentos en vano.
Además, es muy importante convertir la relación que tenemos con el cliente en un vínculo temporal que le una y quede siempre satisfecho, esta tarea únicamente es responsabilidad nuestra y de nuestros trabajadores, por lo que tendremos que emplearnos a fondo y ofrecer un servicio efectivo y de calidad.