El directivo inicia el proceso de comunicación al decidir qué información transmitir a los demás. Es su responsabilidad de garantizar que la información a transmitir es correcta y objetiva.
En primer lugar, compone el mensaje en su mente. A continuación, debe organizar la secuencia más apropiada para que los receptores lo entiendan con facilidad y no puedan recibirlo distorsionado.
Por último, debe seleccionar el mejor método para transmitir el mensaje.
Una comunicación importante del directivo a sus colaboradores, puede ser transmitida por vía oral o por escrito.
El mejor medio para transmitir el mensaje, aunque depende de la situación en un momento dado, es a través de la comunicación por escrito.
El mensaje, su composición y el medio utilizado para su transmisión son críticos para el éxito en el proceso de comunicación.
Si el receptor de un mensaje verbal no presta la debida atención al mensaje o no lo transmite adecuadamente, la información seguramente podrá llegar a distorsionarse.
Los problemas de transmisión que puede sufrir el mensaje del directivo a sus colaboradores, se ilustra claramente en esta historia que se comentaba jocosamente hace bastantes años.
Un Coronel da instrucciones a su ayudante:
Mañana por la tarde, aproximadamente a las 20,00 horas el Cometa Halley será visible desde nuestro campamento, un evento que ocurre sólo una vez cada 75 años. Que los soldados vistan traje de faena y yo mismo les explicaré este fenómeno tan extraño para ellos. Si llueve, no seremos capaces de verlo y, en ese caso, que los soldados acudan al salón de actos y mostraremos películas.
El asistente del Coronel al comandante de la compañía:
Por orden del coronel, mañana a las 20,00 horas, el cometa Halley aparecerá. Si llueve, tienen los soldados que vestir traje de faena y acudir al salón de actos, donde este fenómeno poco común se producirá, algo que sólo ocurre una vez cada 75 años.
Comandante de la compañía al teniente:
Por orden del coronel, en traje de faena, a las 20,00 horas de la tarde de mañana, el Cometa Halley aparecerá en el salón de actos. Si llueve, el coronel dará otra orden, fenómeno que sólo ocurre una vez cada 75 años.
Teniente al sargento:
Mañana a las 20,00 horas, el coronel aparecerá en traje de faena en el salón de actos con el cometa Halley, fenómeno que solo ocurre cada 75 años. Si llueve, el coronel amonestará al cometa.
El sargento al pelotón:
Cuando llueva mañana a las 20,00 horas, el fenómeno de 75 años de edad, General Halley, acompañado por el coronel, conducirá su cometa a través del salón de actos, en traje de faena.
Esto pone de manifiesto la distorsión que puede ocurrir si un mensaje se transmite verbalmente y a través de varios niveles.
Las órdenes habrían sido más claras, si el coronel las hubiese publicado y hubieran podido leerse directamente – y sin servicios de interpretación – por todos aquellos que las debieran conocer.
La conclusión es clara.
Alberto Aguelo
http://www.empresadehoy.com