Son innumerables las ocasiones en las que convendría tener a mano una buena Lista de Verificación como la que estamos presentando. La lista por sí misma, no es un curso acelerado sobre las cosas que conviene tener en cuenta para conducir una Empresa. Pero ésta en particular, configura una muy adecuada que sugerimos imprimir y tener en el escritorio de trabajo.
- 1. Eliminar la burocracia y los trámites.
Ej. Habilitar a los empleados para tomar decisiones que tradicionalmente han requerido la aprobación de niveles superiores
- Eliminar duplicidad de esfuerzos.
Ej. Establecer bases de datos compartidas, tanto como sea posible, de acuerdo a los requerimientos de cada unidad funcional, a fin de que desarrollen y mantengan su propia independencia
- Eliminar formas innecesarias, reportes, etc.
Ej. Sujetar cada reporte a la simple pregunta: ¿Quién utiliza este reporte, y que proporciona que otras fuentes no puedan proporcionar?
- Eliminar procesos de «cuellos de botella»
Ej. Establecer rutas alternativas de procesos, para manejar excepciones que requieran un monto desproporcionado de tiempo para administrarse, y de esta manera integrar el proceso
- Minimizar las tareas de «valor no agregado» y fortaleces las de «valor agregado para el negocio»
Ej. Examinar las bases de las políticas de la compañía que ocupan una carga extra en los procesos de negocios
- Actualizar conocimientos y facultades laborales.
Ej. Asegurar que los empleados tengan las facultades necesarias para resolver problemas y la capacidad de relaciones humanas para funcionar con menos supervisión, tomen decisiones críticas, y manejen una amplia gama de tareas
- Simplificar el trabajo y el nivel de requisitos necesarios.
Ej. Desafiar la premisa que los especialistas son necesarios para desarrollar ciertas tareas, para enfocarse a: (1) lo que realmente requiere el proceso, y (2) impulsar el conocimiento que repercuta en la motivación de los trabajadores e incremente su involucramiento
- Formar asociaciones con un selecto número de proveedores preferidos.
Ej. Establecer relaciones de largo plazo, mutuamente beneficiosas con ciertos proveedores e impulsar el aseguramiento de una calidad consistente
- Formar alianzas estratégicas con otras organizaciones cuando los servicios complementarios que puedan intercambiarse tengan efectos sinérgicos.
Ej. Examinar los ciclos de negocios de la compañía y considerar contratar con proveedores externos, para algunos servicios que son subutilizados una vez que el ciclo pasa de una parte a otra
- Dar a los trabajadores responsabilidades de principio a fin del trabajo asignado.
Ej. Dar a los trabajadores autoridad para tomar decisiones, resolver problemas, e interactuar directamente con clientes y proveedores
- Utilizar la automatización o mecanización.
Ej. Considerar la utilización de sistemas automatizados para rutinas, para apoyar la estructura del proceso y disminuir la dependencia de formas y otros documentos o papeles
- Utilizar métodos y procedimientos estandarizados.
Ej. Establecer estándares para contender con problemas y capacitar a los trabajadores en relación a éstos
- Considerar la oportunidad de tomar decisiones versus comprar decisiones.
Ej. Examinar áreas de la compañía verticalmente integradas. Considere comprar, más que hacer, cualquier producto o servicio que no beneficie en forma única aspectos de su organización
- Formar equipos de trabajo autodirigidos que estén representados por una cruza de habilidades y estilos de pensamiento.
Ej. Evaluar estilos de resolver problemas con equipos interfuncionales que apoyen cada proceso, para asegurar que los diferentes puntos de vista estén bien representados cuando se trate de resolver problemas o tomar decisiones
- Adoptar la orientación hacia los procesos para hacer negocios en cualquier parte de la organización.
Ej. Definir las bondades de cada proceso de negocio y designar un dueño del proceso que lo asuma responsablemente de principio a fin.
Jorge Rucci – Consultora Kayros – Febrero 2009
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