Se escucha la palabra reunión y aparecen las caras aburridas, los suspiros y las ganas de que empiece para que termine lo antes posible. Los profesionales suelen identificar las reuniones de trabajo con la pérdida de tiempo cuando deberían ser una oportunidad valiosa para concretar puntos de acción, interactuar con los compañeros y avanzar juntos.
Para que cumplan ese papel y no sean un fastidio tanto para el equipo de trabajo como para el organizador, en este artículo os queremos ayudar con sencillos consejos para el antes, el durante y el después:
Antes de la reunión
- Determina su necesidad. Todo en la vida tiene un coste y las reuniones de trabajo también sea de la clases que sea. Si calculáis el coste de las horas de trabajo de cada empleado por cada hora que está presente en el encuentro ahí lo tenéis. Si además hay que añadir desplazamientos o dietas, el coste es aún mayor. Por ello hay que valorar la necesidad real de ésta y si es posible sustituirla de algún otro modo como con una herramienta que conecta al equipo en red sin tener que ser presencialmente.
- Crea un planning de la reunión. Contar con una guía donde se indique la hora, lugar y los temas a tratar es imprescindible para el buen éxito de la reunión. De esta manera los asistentes podrán ir con los deberes hechos conociendo los objetivos a cumplir y que se espera de ellos. Este planning debe ser enviado a todos los participantes con tiempo de antelación obviamente.
Durante de la reunión
- Puntualidad. Llegar temprano para poder revisar el espacio físico y colocar todos los elementos que se necesitan. Empezar puntualmente es el primer elemento de control a establecer al igual que finalizar también en la hora prevista. Los minutos antes de que comience aconsejo que los dispositivos electrónicos sean olvidados. En una buena ocasión para la charla distendido con los compañeros y crear lazos de confianza que unan al equipo más allá de lo profesional.
- Un buen director. El coordinador es el responsable del avance y progresión de la reunión, que la reunión sea efectiva, dinámica y rápida dependerá en gran medida de él. Si es un buen expositor sabrá identificar cuándo los presentes necesitan relajarse con un descanso, concentrarse o cuando se sienten confundidos. Es recomendable que al principio se rompa el hielo con los puntos menos complejos para invitar poco a pocoa al equipo a entrar en materia cuando su energía vaya creciendo.
Además es también su tarea fomentar la participación equilibrada de todo los miembros ya que los presentes han sido seleccionados por su valor imprescindible en la reunión hecho que deben saber. No puede ser un monólogo o un discurso que con una comunicación interna se podría haber resuelto, ni una divagación eterna sin respuestas concretas que terminan aburriendo. - Seguir el desarrollo previsto en el planning. Procurar que se siga el curso y el enfoque previsto, dando a cada punto el tiempo preciso y evitando tratar temas no contemplados en el planning. De hecho es fundamental realizar una síntesis en cada etapa fijando la conclusión y avanzar al siguiente punto dando la sensación de que se cumplen las metas.
- Al finalizar. La última intervención debe ser para resumir las contribuciones positivas, opiniones, sugerencias y acuerdos adoptados. Además felicitar a los asistentes por su participación crea un sentimiento de grupo.
Después de la reunión
- Confeccionar un sumario. Las notas finales con las conclusiones y objetivos establecidos en la reunión se enviarán a todos los participantes durante los días siguientes. Este sumario debe contemplar las tareas que se hayan podido encomendar a los diferentes participantes, el tiempo que disponen para llevarlas a cabo, las conclusiones más importantes, los acuerdos adoptados y la convocatoria de la siguiente reunión si fuese necesaria para comprobar resultados.
- Evaluar la reunión. Un buen organizador siempre hará un ejercicio de evaluación de la reunión en profundidad para establecer acciones de mejora. ¿Se ajustó al planning?, ¿qué aspectos pueden ser mejorados?, ¿qué funcionó y qué no?.
Con un buen guía, unos objetivos claros y un espíritu de colaboración cualquier reunión puede convertirse en una herramienta ágil de crecimiento empresarial y no un aburrimiento donde el tiempo se pare. De hecho, todo es práctica por lo que hay que intentar que cada reunión sea mejor que la anterior y motivar a todos para obtener el mejor beneficio posible.
Acerca del Autor:
Este articulo fue escrito por Leyre Soto, redactora de TribeScale«Soy Licenciada en Derecho y Ciencias Políticas. Me encanta la comunicación, las RRSS y las personas valientes que emprenden nuevos caminos. Cine, música y humor como necesidades vitales.»