Durante la mayor parte de nuestras vidas formamos parte de organizaciones: una universidad, un equipo deportivo, una empresa; algunas más formales que otras. Sin embargo, todas las organizaciones (dos o más personas que trabajan juntas en forma estructurada para alcanzar un objetivo específico o un conjunto de objetivos) a las que pertenecemos tienen varios elementos comunes:
- Persiguen una meta o finalidad.
- Contarán con un programa o método para cumplir esa meta.
- Han de adquirir y asignar los recursos necesarios para lograr la meta.
- No son autosuficientes.
- Tendrán líderes que las ayuden a cumplir sus metas.
Las organizaciones en la actualidad dado el número de elementos e información que manipulan, y la gran interacción entre ellos se les considera como sistemas complejos. Un sistema complejo es un sistema compuesto de muchos elementos, los cuales interactúan entre sí. Mientras más elementos y/o más interacciones entre ellos haya, será más complejo. No podemos decir que un sistema es simplemente complejo o simple, ya que un sistema puede tener distintos grados de complejidad. Pero sí podemos decir que a cualquier sistema, mientras se le agreguen más elementos y/o más interacciones, se incrementará la complejidad del sistema.
Entre las caracterizas de los sistemas complejos se encuentran:
- El todo es más que la suma de las partes: esta es la llamada concepción holística. Como ya se ha dicho, la información contenida en el sistema en conjunto es superior a la suma de la información de cada parte analizada individualmente.
- Comportamiento difícilmente predecible: Debido a la enorme complejidad de estos sistemas la propiedad fundamental que los caracteriza es que poseen un comportamiento impredecible. Sólo somos capaces de prever su evolución futura hasta ciertos límites, siempre suponiendo un margen de error muy creciente con el tiempo. Para realizar predicciones más o menos precisas de un sistema complejo frecuentemente se han de usar métodos matemáticos.
- Emergencia de un sistema: este concepto es el que relaciona el todo con las partes. Se llama complejidad emergente cuando el comportamiento colectivo de un conjunto de elementos da como resultado de sus interacciones un sistema complejo. Por otro lado también existe la idea de simplicidad emergente.
- Son sistemas fuera del equilibrio: ello implica que tal sistema no puede automantenerse si no recibe un aporte constante de energía.
- Autoorganización: Todo sistema complejo emerge a partir de sus partes y fluctua hasta quedar fuertemente estabilizado en un atractor. Esto lo logra con la aparición de toda una serie de retroalimentaciones (o realimentaciones) positivas y negativas que atenúan cualquier modificación provocada por un accidente externo. Se puede afirmar que el sistema reacciona ante agresiones externas que pretendan modificar su estructura. Tal capacidad sólo es posible mantenerla sin ayuda externa mediante un aporte constante de energía.
- Las interrelaciones están regidas por ecuaciones no-lineales: estas no dan como resultado vectores ni pueden superponerse unas con otras. Normalmente todas ellas pueden expresarse como una superposición de muchas ecuaciones lineales. Pero ahí reside justamente el problema. Solo se pueden tratar de forma aproximada cosa que lleva a la imposibilidad de predicción antes citada. Por otra parte tales ecuaciones suelen tener una fuerte dependencia con las condiciones iniciales del sistema lo que hace aún más difícil, si cabe, evaluar su comportamiento.
- Es un sistema abierto y disipativo: energía y materia fluyen a través suyo. Pues justamente un sistema complejo, en gran medida se puede considerar como una máquina de generar orden para lo cual necesita del aporte energético constante que ya hemos comentado.
- Es un sistema adaptativo: como ya se ha dicho antes el sistema autoorganizado es capaz de reaccionar a estímulos externos respondiendo así ante cualquier situación que amenace su estabilidad como sistema. Experimenta así fluctuaciones. Esto tiene un límite, naturalmente. Se dice que el sistema se acomoda en un estado y que cuando es apartado de él tiende a hacer todos los esfuerzos posibles para regresar a la situación acomodada. Esto ocurre por ejemplo con el cuerpo humano que lucha constantemente para mantener una misma temperatura corporal, o las estrellas cuya estructura se acomoda para mantener siempre una luminosidad casi constante.
Este artículo se centra en las organizaciones de tipo formal, y específicamente en las empresas.
La empresa como desarrollo de Sistemas Complejos
Toda evolución de sistemas complejos, como sucede en una empresa, comparte una serie de características comunes:
- Autoorganización
- Creatividad
- Falta de linealidad
- Memoria
- Adaptabilidad
La organización como sistema adaptativo complejo se caracteriza no sólo por ser complejo sino también por su adaptación al entorno, un sistema adaptativo complejo aprende a la vez que se autoorganiza. Estos sistemas revisan y reordenan constantemente sus componentes como respuesta a los estímulos que reciben del entorno, se podría decir que se caracterizan por las continuas novedades que impiden que el sistema llegue al equilibrio. Como consecuencia de las interacciones de los agentes individuales que se producen en estos sistemas adaptativos complejos, emerge una estructura global que a su vez influirá en el comportamiento de los individuos.
La empresa como sistema adaptativo complejo contiene los siguientes estilos de gestión:
- Una gestión dirigida hacia una dirección general dejando de lado los detalles. La dirección fija unos objetivos deseables y delega la consecución de los mismos en cada área. De esta manera la dirección se libera de la rigidez del sistema para pasar a un sistema más creativo de búsqueda de objetivos.
- Estas empresas mantienen un conjunto muy simple de reglas que definen el marco de trabajo en que los trabajadores interaccionan libremente. De este modo la plantilla se siente más libre.
- Se crean espacios para la creatividad, relegando el control y generando confianza. Es difícil que la creatividad y la innovación aparezcan en una empresa que no sea autoorganizada. La autoorganización se deriva de redes informales de trabajo con la suficiente confianza en sus propias habilidades como para generar experiencias al margen de lo planificado. Esto sólo será posible si los directivos ceden parte del control ejercido y toleran los errores asociados al proceso de aprendizaje.
- Se fomenta la diversidad y la interacción. Los sistemas más robustos en la naturaleza son los más diversificados; y la diversidad proviene de la constante interacción de los elementos dentro del sistema ya existente para constituir entidades que no existían con anterioridad. Esto se puede trasladar a la empresa en proyectos de pequeña escala, en los que el coste del fracaso no es óbice para impulsar la iniciativa de innovación y aprendizaje.
Se apoya en la iniciativa, la implicación y la responsabilidad personal. Si los individuos de una organización aceptan la libertad concedida para desarrollar sus propios planes, con el fin de añadir un mayor valor a su actividad, pero sin implicarse y responsabilizarse de su propio trabajo el resultado será decepcionante.
La empresa como sistema; la teoría del Caos ,la Complejidad y la participación en su funcionamiento
La latente realidad de que toda empresa se relaciona con el entorno y de él tome entradas y a él devuelva salidas nos afirma la tesis de que constituyen un sistema abierto que no es capaz de vivir sin relación y retroalimentación entre todos sus elementos y el entorno.
Esto nos afirma que las organizaciones, dentro de ellas las empresas, no son sistemas en equilibrio pues están enfrentándose a cambios constantemente por lo que no están exenta de que la teoría del Caos les haga importantes aportes en su conducción, vista esta teoría como: “la ciencia del proceso, el intento del conocimiento de lo que va a suceder y no de lo que es o de lo que permanecerá, donde lo desconocido se interpreta desde un punto de vista global, dejando de considerarlo desde el punto de vista del orden, manera resumida de hablar sobre la dinámica no lineal de la mayoría de los sistemas naturales y sociales que encontramos en el mundo real”. Esta teoría ha tenido un gran impacto en la administración ya que se centra en sistemas dinámicos no lineales colaborando así en la determinación de si es posible o no predecir el futuro de tales sistemas a partir de datos actuales, también ha permitido un refuerzo en la comprensión del contexto de las organizaciones, posibilitando así una mejora en las condiciones bajo las cuales se realiza la toma de decisiones estratégica. Les ha reafirmado con enfoque novedoso y centrado, la aceleración de la dinámica del contexto, conceptos que ya han sido tratados en la teoría de la Administración y en la teoría de Sistema y propone asumir que el entorno cambia tan rápido (nuevas amenazas y oportunidades) que la dirección no puede esperar a tener demasiada seguridad de lo que está pasando para formular una estrategia, así mismo plantea elementos para revisar la estrategia que debe emplearse en el estudio de los sistemas complejos y reafirma que lo que importa no es el ambiente en sí, sino la aptitud de la organización para tratar con él: predecirlo, comprenderlo, tratar con su diversidad y responder a él con rapidez. Postula la necesidad de abandonar la interpretación del caos desde el punto de vista del orden para dar paso a una interpretación global. Discute la idea de que la habilidad para aprender más rápido que los competidores será la única fuente de ventaja competitiva sustentable en el tiempo y reconoce la importancia de tener apertura hacia lo inesperado para evitar el efecto ya establecido por Druker (…lo inesperado generalmente no se recibe, no se lo ve, ni se lo oye, y por el contrario se lo ignoran o bien se lo interpreta).
Por otro lado hay que hablar de la teoría de la Complejidad esta vista como “la teoría que estudia los fenómenos complejos más comunes: la turbulencia, el desequilibrio y el carácter imprevisible, la autoorganización, la adaptación, el aprendizaje y los rendimientos crecientes. Esta teoría ofrece interesantes aportaciones en el campo del aprendizaje, el trabajo en equipo, el trabajo en sociedad, el servicio de entrega, las consideraciones sobre calidad, la gestión de los cambios y su aplicación y estrategias. No obstante, no trata tanto de nuevos modelos para una nueva gestión sino de reflejar los límites de la visión actual para ofrecer una nueva perspectiva apoyada en las relaciones y las pautas como principios de la organización”. Tiene un vínculo muy fuerte con las organizaciones/empresas ya que las mismas son sistemas adaptativos complejos que se caracterizan no sólo por ser complejos sino por su adaptación al entorno, un sistema adaptativo complejo aprende a la vez que se autoorganiza. Estos sistemas revisan y reordenan constantemente sus componentes como respuesta a los estímulos que recibe del entorno, se puede decir que se caracterizan por las continuas novedades que impiden que el sistema llegue al equilibrio.
La teoría del caos y los sistemas autoorganizados nos dan las pautas para entender mejor el comportamiento complejo y la emergencia de nuevas estructuras organizativas como consecuencia de un equilibrio inestable y de un caos progresivo. En un contexto como éste, los principios de la evolución biológica pueden suponer una guía interesante para saber que debe hacer una organización para sobrevivir y prosperar, nos ayuda a entender que los sistemas sociales (entre los que se encuentran las empresas) recrean sus límites y su identidad constantemente y actúan con el objetivo de resistirse al cambio. Desde los principios de la evolución biológica se pueden estudiar particularmente dos temas fundamentales en la empresa actual: el cambio y la comunicación.
Como consecuencia directa de toda esta complejidad, el diseño de las organizaciones está pasando de las estructuras verticales a las colaborativas. Se buscan estructuras basadas en redes que persiguen el equilibrio entre control y aprendizaje, entre jerarquía y red. Todo ello orientado al diseño de una organización flexible e inteligente.
Por tanto la teoría del Caos y la de los sistemas autoorganizados dan las pautas para entender mejor el comportamiento complejo y la emergencia de nuevas estructuras organizativas, entre ellas las empresas, como consecuencia de un equilibrio inestable y de caos progresivo.
Paralelamente a estas teorías, es imprescindible hablar de la participación en las organizaciones ya que es la que permite que toda teoría, política principio, idea etc. llegue a vivir y desarrollarse en una organización.
La participación es importante porque es donde se puede lograr de forma sistemática el involucramiento de las personas que conforman la organización. Quiénes participan, reconocen su propia capacidad e influencia en el éxito de una organización. Cuando se elabora el flujograma de los procesos donde intervienen, su rol se ve reflejado, lo cual hace aumentar su orgullo por las actividades que realizan. Quienes participan, pueden darse cuenta cómo afecta su desempeño y los productos que suministran, a otras personas y a otros procesos, incluyendo los clientes externos de la organización. Esto fortalece los vínculos entre proveedores y clientes, e incrementa la comprensión de sus necesidades y expectativas en el logro de sus objetivos. Quiénes participan, adquieren una comprensión mutua, incrementando la comunicación y la cooperación en el ambiente de trabajo, lo cual facilita la conformación e integración de los equipos. A medida que crece el número de participantes, éstos se sienten estimulados por el respaldo que se logra: renace la responsabilidad individual, se fomentan los esfuerzos de mejora y la adhesión a las normas y estándares que se establezcan, así como el compromiso para reducir la variabilidad de los procesos. Al lograr la participación activa, se facilita el establecimiento de objetivos realistas y coherentes. Éstos deben reflejar el compromiso y la aceptación de todos los miembros, y también expresar las necesidades y los objetivos individuales de los involucrados.
No queda duda de que la participación es un elemento clave para que cualquier organización pueda hacer efectiva su misión, visión y objetivos estratégicos, en fin: Vivir entre la teoría del Caos y la Complejidad
Consideraciones Finales
Considero que existen muchos síntomas que prueban que las organizaciones tienen que cambiar, pero las viejas organizaciones antes de cambiar necesitan explicarse a sí mismas, por lo que dilatan el momento de cambio, cuando no lo apagan, usando un lenguaje diferente bajo los principios organizativos del pasado, cuando en realidad lo que existe, es una clara falta de habilidad para trabajar en situaciones complejas, de la que sólo nos salva el conocimiento de las personas. En realidad lo que está pasando es que las organizaciones del pasado disparan la flecha, luego ponen la diana. O lo que es lo mismo, explican en términos de management convencional las cosas que han sucedido de otra manera. Pero a pesar de todo siguen pensando que controlan las situaciones.
Pero si las organizaciones no cambian su lógica convencional lo que sucede es que se estresan y producen daño a las personas.
La metáfora evolutiva sugiere que evolucionar hacia formas organizativas avanzadas, es primero aprender a adaptarse, para llegar a aprender a aprender y en un estado más evolucionado llegar a co-evolucionar con el entorno, creando una sensación de fluidez donde la organización no es nada parecido a una estructura física, sino un sistema de relaciones dinámico.
«El verdadero viaje de descubrimientos no consiste en buscar nuevas tierras, sino en ver con nuevos ojos»
Marcel Proust (Novelista Francés 1871-1922)
Bibliografía
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- Calves ,Hernández, Silvio.Conferencia “La participación y la toa de decisiones en la gestión”
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- González, Alonso C.”Entendiendo el caos”.2006
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Sitios de Internet:
- http://divulgamat.ehu.es/weborriak/TestuakOnLine/05-06/PG-05-06- Alonso.pdf
consultado: 15 de octubre de 2010