Desde el año de 1990, cuando se presentó el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), ha recorrido un largo camino. Ahora incluso se puede realizar desde un smartphone (OCR Móvil) o en tiempo real (RTR), así como reconocer texto escrito a mano en letras de imprenta (ICR). La tecnología ha penetrado en casi todos ámbitos de la vida en todas las partes del mundo. Se utiliza para crear bibliotecas electrónicas nacionales y llevar a cabo las elecciones o las investigaciones a gran escala. Se integra en impresoras multifuncionales para la prevención de la fuga de datos y se emplea para el procesamiento de solicitudes de préstamos hipotecarios.
En pocas palabras, el OCR convierte archivos PDF de imágenes y papeles escaneados en documentos editables. Suena bastante simple, pero en realidad la tecnología es muy multilateral. Si lo pensamos bien, los documentos son una de pocas cosas que todas las empresas tienen en común. Todos tienen que lidiar con el papel y gastan mucho tiempo de su trabajo rellenando formularios, buscando información en archivos, etc.
Aquí es donde entra en juego el OCR. Hace automáticamente el mismo trabajo que el cerebro de una persona hace leyendo, y hay 2 modos de realizarlo. El primero es el reconocimiento de plantillas – es decir, la comparación de imágenes con una base de símbolos que contiene todas las letras de un idioma en fuentes más comunes. Si el programa encuentra una coincidencia, se reconoce el símbolo. El segundo – y mucho más complicado – es la extracción de rasgos. En este caso el programa detecta los rasgos individuales que forman letras (líneas, ángulos, curvas, etc.). La mayoría del software moderno utiliza este método.
Hay una variedad de beneficios de los que una empresa puede disfrutar cuando delega el procesamiento de documentos a un software de OCR, y aquí están algunos de ellos.
Movimiento más rápido
En tales esferas como la logística o el transporte, el tiempo es a menudo un asunto de importancia crítica. El papeleo puede resultar en que se pase de la fecha límite, y por lo tanto interrumpir todo el proyecto. Por eso muchas empresas cuentan con OCR para acortar así llamada «última milla» de la entrega de mercancías. Esta última etapa a menudo se considera la menos eficiente, pero su costo puede llegar al 28% del total.
Las tecnologías de OCR móvil permiten que la persona encargada capture y presente un recibo de entrega o una factura de embarque firmada utilizando su smartphone mientras está en ruta. De este modo tanto el remitente como el destinatario reciben una copia de documentos más rápido, y se inicia el proceso de facturación.
Mejor Servicio
El mercado de seguros es notorio por una competición alta, y en la búsqueda de la fidelidad de clientes las empresas piensan en modos de gestionar la información de manera más eficiente y aumentar la velocidad del servicio.
Una solución de OCR puede automatizar el procesamiento de volúmenes grandes de documentos diversos (tales como contratos o formularios de solicitud). Los clasifica, extrae información valiosa y la exporta a unas aplicaciones empresariales o archivos. Como todos los documentos se hacen buscables, la información está disponible en cualquier momento lo que acelera drásticamente la respuesta a las peticiones de clientes.
Adiós a errores humanos
Otra cosa que se puede hacer con un software de OCR es aumentar la eficiencia de cuentas por pagar. En la mayoría de los casos, las facturas vienen en el formato impreso, y la introducción a mano de los datos de facturas y su comparación con otros documentos para aprobación del contenido consume mucho tiempo. Por otra parte, la optimización del procesamiento de facturas ayuda a pagar las facturas con precisión evitando errores humanos. También hace crecer el negocio sin aumentar al personal y ayuda a mantener relaciones buenas con proveedores o clientes.
Información para todos
Las empresas legales son otro tipo de negocios que tiene que lidiar constantemente con un montón de documentos (inclusive contratos, alegatos, formularios de solicitud, etc.).
El OCR puede hacer su vida mucho más fácil, ya que permite a los abogados citar o editar la información de documentos escaneados o imágenes, así como compartirla con sus compañeros de trabajo. También puede ayudar a prepararse para un juicio y buscar la información en un archivo de forma rápida y eficiente. Esto a su vez ayuda a reducir horas no facturables, ahorrar tiempo y costos.
Otras organizaciones que podrían beneficiarse de la digitalización de archivos y hacer su información fácil de buscar son, por ejemplo, las instituciones de salud que utilizan la historia clínica electrónica, o centros educativos que procesan resultados de pruebas, informes, expedientes o cartas de referencia.
Guarde el espacio de su oficina
Un beneficio menor pero agradable es que después de automatizar el flujo de documentos no hay que almacenar pilas de papeles que ocupan mucho espacio en la oficina. Ni siquiera hay que guardar tarjetas de visita en papel si descarga una aplicación o software de escritorio de OCR que extraiga la información de las tarjetas escaneadas y la envíe directamente a su lista de contactos o base de datos.
Claro que hay numerosos otros escenarios de la aplicación de OCR no mencionados encima. Las tecnologías nuevas están en evolución constante para satisfacer las necesidades de sus usuarios, y el software de OCR puede ser exitosamente ajustado para digitalizar el flujo de documentos en cualquier negocio, sea una PME o una empresa grande. Resolviendo una amplia gama de tareas desde la reducción de los costes hasta el aumento de la competitividad y mejoramiento del servicio, el OCR es una herramienta útil para impulsar el negocio.
Acerca del Autor: Este articulo fue escrito por María Ilicheva, Gerente Regional responsable por América Latina en ABBYY.