Los dispositivos electrónicos, como por ejemplo los smartphones y las tablets, han pasado a ser de menor tamaño pero con más características avanzadas. Ésto, junto con el crecimiento y desarrollo de las tecnologías, permite un gran número de posibilidades para la conectividad, lo que ha llevado la movilidad de las empresas más allá de lo que éramos capaces de imaginar en un principio. Estos avances tecnológicos, combinados con el uso de los crecientes servicios en la nube, han hecho que, recientemente, la oficina tradicional tenga la posibilidad de moverse a cualquier lugar. Ésto ha repercutido de manera importante en las empresas de manera que han incrementado su productividad al poder disponer de empleados en cualquier sitio, a cualquier hora.
Hasta ahora, la movilidad se consideraba como un elemento diferencial pero, con el paso del tiempo, está cerca de convertirse en un requisito indispensable para las empresas; es decir, en una tendencia que será necesario seguir para no quedarse atrás en el mercado. El uso de programas clave de negocio con smartphones y tablets permite inmediatez y rapidez en el trabajo, a la misma vez que reduce el tiempo y facilita las tareas a realizar, lo que finalmente resulta en un mejor uso de los activos de una empresa.
Las grandes empresas saben de este potencial y no han dudado en dar pasos estratégicos para su desarrollo hacia la movilidad. La última prueba de ello ha sido la decisión de HP de no seguir apostando por el negocio de los ordenadores, lo que da la razón a todos los que ya habían predicho un hecho bien conocido como que el PC ha muerto, ya que fue creado décadas atrás. Ésta es, actualmente, la empresa líder en el mundo en fabricación de ordenadores y ahora se está alejando de este área para prestar más atención a los programas de negocio; en el momento en el que la venta de ordenadores está cayendo, en contraposición a la de tablets, que está aumentando. Por lo tanto, el camino hacia la movilidad sigue siendo un imperativo para cualquier empresa que necesite un punto de apoyo en un mercado rápido y en continuo movimiento.
Algunas opciones para el software móvil de gestión documental
Dentro del área de la gestión documental, las posibilidades para este tipo de software han ido en aumento desde el momento en el que se garantizó su acceso desde dispositivos portátiles. La idea de gestión documental móvil está de moda; una práctica que está jugando un papel importante en el panorama tecnológico actual. Las ventajas conciernen a casi cualquier negocio, como a todo tipo de clientes y, muy en particular, a los empleados móviles, comerciales y empleados de logística y distribución, para quienes la idea de movilidad adquiere un verdadero significado.
La movilidad puede abarcar varias dimensiones cuando se utiliza con software de gestión documental. Con soluciones de este tipo, se puede, por ejemplo, controlar al instante documentos conectados con órdenes de envío desde aparatos móviles. Un elemento de gran ayuda dentro del sector de la logística, ya que se puede ahorrar tiempo y automatizar procesos, que antiguamente necesitaban de una labor más manual. Un ejemplo sería un paquete que no sólo incluye un código de barras normal, sino también un código QR para que, en el momento del envío de dicho paquete, se capture con un dispositivo móvil que, a su vez, se conectará directamente a una página Web, desde donde el empleado podrá activar el siguiente paso del proceso.
El sector de la distribución no es el único que aprecia las ventajas que ofrece la gestión móvil de documentos. Actualmente, en la mayoría de las áreas de negocio, el uso de un smartphone puede servir para recuperar y almacenar documentos electrónicos en casi cualquier formato, incluso en formatos que no habían sido creados especialmente para la red móvil. Entre otras opciones, se encuentra la modificación y reenvío de documentos, como por ejemplo un formulario o factura, a través de un teléfono móvil y su visualización desde cualquier lugar.
Sin embargo, las opciones que están a simple vista son tan sólo una pequeña parte de lo que se puede llegar a hacer al utilizar un software de gestión documental implementado en dispositivos móviles. Junto con las posibilidades de consulta, se hace también factible la impresión móvil, que no requiere de la instalación de un software, y permite la impresión de documentos en cualquier impresora, desde cualquier sitio. Se pueden encontrar distintos productos y servicios tecnológicos que apuntan a esta dirección: desde impresoras portátiles de inyección de tinta y de impresión de etiquetas, que permiten la impresión en el lugar de trabajo; hasta servicios que posibilitan el envío documentos por correo electrónico a una impresora o servidor, dentro de un servicio en nube, para su impresión en otro momento.
Un futuro esperanzador espera a las empresas que implementen un gestor móvil de documentos
A medida que pasa el tiempo, la unión entre el software de gestión documental y la tecnología móvil posibilita opciones tales como la creación de documentos con un teléfono móvil, cámara u OCR para ser enviados en un formato editable; o como también, la digitalización de documentos impresos para enviarlos, a través de un gestor central de documentos, al resto de empleados de una empresa que tienen relación con dicho documento. Si, además de todo ésto, se incluyen las ventajas que proporciona la firma electrónica, las propiedades del documento aumentan, llegando a ser capaz de, entre otras opciones, autorizar compras y transacciones desde un teléfono móvil, y firmar formularios y documentos electrónicos con total validez legal.
Sin duda, poco a poco, el futuro se basará en aplicaciones móviles y, por lo tanto, los software, que aún hoy en día sólo están disponibles para ordenadores personales, se implementarán en todas las plataformas. Posiblemente, todo esto implique un desembolso económico adicional para poder adaptar las infraestructuras o adquirir aparatos que faciliten una efectiva implementación de cada una de las opciones anteriores. Aunque, desde que la información es una fuente fundamental para las empresas, este desembolso en movilidad, que permite el acceso a la información desde cualquier lugar, no debe ser visto como un gasto, sino como una buena inversión.
Avanzando hacia el software de gestión documental
Recientemente, han aumentado las publicaciones de las empresas en las que se muestra su gran determinación por las tecnologías que mejoran su capacidad de gestión documental. En base a esta filosofía, el mundo de los negocios entiende la movilidad como un paso más en esta dirección, mediante el objetivo obvio de ayudar a las empresas a aumentar su productividad y sacar lo mejor de sus activos.
Las nuevas tecnologías de gestión documental como Ipanema Technology permiten a los clientes, que dispongan de un terminal móvil, hacer uso de todas las opciones que proporciona un software de gestión documental, tales como la generación, acceso y modificación de documentos desde un smartphone o tablet; lo que en realidad es uno de los objetivos actuales de las empresas. Este fin es claro: disponer de soluciones basadas en la movilidad para todos los software de gestión documental y facilitar dichas soluciones adaptadas a las necesidades que surgen en el día a día de una empresa.
Una vez más, son las empresas que ofrecen servicios tecnológicos para la gestión de documentos quienes ayudarán al resto de compañías a mejorar sus funciones empresariales. Y todo esto gracias a las opciones avanzadas de la gestión documental que se siguen desarrollando para dispositivos móviles.
André Klein
Consultor de Marketing en Internet
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