Día a día, Antonio Silio, Omar “Guri” Martinez, Ana Galle, y muchos deportista reconocidos a nivel nacional que han nacido en nuestra ciudad realizan una intensa práctica, o lo que se denomina seguir un “Plan de Entrenamiento” para que su cuerpo rinda de acuerdo a las exigencias de cada una de las disciplinas que practican. Hoy, estimado emprendedor, lo invito a que se sume al éxito que ellos han logrado a través de una fórmula eficaz de administrar su tiempo. Como para ellos, para usted no será una tarea fácil, pero con entrenamiento observará semana a semana como mejora el uso del tiempo y cuantas cosas más puede logra.
La matriz de gestión del tiempo presentada por Stephen R. Covey en “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”
(…) La administración efectiva consiste en empezar por lo primero. Mientras que el liderazgo decide qué es «lo primero», la administración le va asignando el primer lugar día tras día, momento a momento. La administración es disciplina, puesta en práctica (…) (Fragmento del libro).
Fundamentalmente se habla sobre el hábito de la administración personal. Este hábito tiene que ver con las múltiples preguntas que surgen en el campo de la administración del tiempo y por extrapolación, de la vida. El verdadero desafío en sí, no es la administración del tiempo, sino la administración de uno mismo. Tomar el control del tiempo y de los acontecimientos en nuestras vidas, viendo como se relacionan con nuestras metas. Dos dimensiones: importancia y urgencia, crean las categorías de demanda sobre el tiempo.
(…) «Administración del tiempo» es en realidad una denominación poco feliz; el desafío no consiste en administrar el tiempo, sino en administrarnos a nosotros mismos. (…) (Fragmento del libro).
Vamos a definir estos términos. Importante significa que se vincula a su misión, sus roles, sus metas. Es eso lo importante. Ahora ¿qué es urgente? Urgente es aquello que le apremia. Que necesita atención inmediata. Tiene que tomar acción cuando “suene el teléfono”. El “teléfono que suena” puede que sea una perdida total de su tiempo. No tiene nada que ver con su misión, sus roles y sus metas, pero hay que contestarlo. Y al hacerlo, podemos fácilmente desviarnos y entrar en la administración de cosas equivocadas (aunque lo hagamos de manera correcta).
Esta técnica que estoy explicando nos ayuda a enfocar las prioridades. Nos ayuda a prestar atención a cómo pasar nuestro tiempo, a como actuar sobre las prioridades. Día tras días, momento a momento.
(…) Se centra en el establecimiento de metas, objetivos a largo, medio o corto plazo hacia los cuales se orientarán el tiempo y la energía, en armonía con los valores. (…) (Fragmento del libro).
El Dr. Covey ha formulado 4 dimensiones del tiempo, todas combinaciones de las 2 palabras que acabamos de definir: importancia y urgencia. Para ayudarnos a comprender veamos el siguiente esquema:
Esto es una matriz tiempo-administración y los cuatro segmentos se llaman cuadrantes:
- Cuadrante I: urgente e importante.
- Cuadrante II: no urgente, pero importante.
- Cuadrante III: urgente, pero no importante.
- Cuadrante IV: no urgente y no importante.
Refirámonos a dicho cuadrante:
El cuadrante I es importante y urgente. Generalmente lo que llamamos problemas, crisis, que requieren atención para poder seguir adelante. O una reunión importante que se avecina; eso sería el cuadrante I porque si no asiste a la reunión tendrá un problema serio.
(…) Las materias urgentes son por lo general muy visibles. Nos presionan; reclaman acción. A menudo complacen a otros. Por lo general las tenemos ante nuestras propias narices.
El cuadrante I agota y consume a muchas personas. Son administradores de crisis, personas orientadas hacia los problemas, productores que trabajan al borde de los plazos.
Algunas personas son literalmente acribilladas por los problemas todo el día y cada día. El único alivio que tienen consiste en huir hacia las actividades no importantes ni urgentes del cuadrante IV. De modo que en su matriz total, el 90 por ciento del tiempo está en el cuadrante I y la mayor parte del restante 10 por ciento en el cuadrante IV; a los cuadrantes II y III sólo les prestan una atención mínima. (…) (Fragmento del libro).
¿Qué es el cuadrante II? Importante pero no urgente. Esto significa algo ligado a nuestra misión, nuestros roles y metas, pero que no conlleva el sentido del “ahora”.
¿Qué es el cuadrante III? Urgente pero no importante. Es urgente, es próximo, delante de nosotros, el “teléfono que suena”, el correo sin contestar. Todas esas distracciones que sonimportantes para otras personas (quizás), pero que realmente no se relacionan con nuestra misión global o con la misión global de nuestra organización.
(…) Hay otras personas que dedican mucho tiempo al cuadrante III, «urgente, pero no importante», pensando que están en el cuadrante I. Continuamente reaccionan ante las cosas urgentes, suponiendo que también son importantes. Pero la realidad es que la urgencia de esas cuestiones se basa a menudo en las prioridades y expectativas de los otros. (…) (Fragmento del libro).
¿Qué es el cuadrante IV? Es la combinación de no urgente y no importante. Mucho tiempo perdido. Cosas agradables. Discusiones y consejos después de los acontecimientos. Muchísima televisión. Reuniones innecesarias o mal preparadas. Interrupciones que pueden consumir todo un día. Estar ocupado todo un día al final del cual, sentirse como que: ¡no he logrado nada hoy!
(…) Las personas que dedican su tiempo casi exclusivamente a los cuadrantes III y IV llevan vidas básicamente irresponsables. (…) (Fragmento del libro).
(…) ¿Qué puede hacer usted, que no esté haciendo ahora y que, si lo hiciera regularmente, representaría una tremenda diferencia positiva en su vida personal? ¿Qué produciría resultados similares en su vida profesional o en su empresa? (…) (Fragmento del libro).
Ahora pensemos en una actividad de nuestras vidas que si la llevamos a cabo maravillosamente bien y consistentemente, tenemos la absoluta certeza de que producirá resultados extraordinarios. El tipo de resultados que deseamos. Pensemos en una actividad de nuestra vida personal, luego una actividad del trabajo, de la vida pública… Quizás alguien diga: “si yo pasara más tiempo conversando individualmente con las personas clave en el trabajo y con mis seres queridos en casa; estoy convencido de que dicha actitud influiría mucho sobre el tipo de resultados que deseo”… bueno, ¿en qué cuadrante está esto? Solo puede estar en un cuadrante, en el II.
Fíjese en la pregunta: Una actividad que usted sabe que si la realiza estupendamente bien y consistentemente, tendrá resultados maravillosos. Es importante y también no es urgente, sino la estaría haciendo. Está en el cuadrante II.
Al continuar con “los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”, veremos que todos están en el cuadrante II, importante pero no urgente. Y en los negocios, el Dr. Covey ha constatado que el cuadrante II es la clave de la administración.
El gran filósofo italiano en el campo de la eficiencia, Pareto, formuló la regla del 80-20: el 80% de los resultados resultan del 20% de las actividades, estas son todas actividades del cuadrante II, todas.
¿Qué le sucede al cuadrante I si se descuidan las actividades del cuadrante II? ¿Si se descuida la prevención, que sucede con los problemas? Van a aumentar y aumentar hasta que casi no habrán otros cuadrantes. Posiblemente consuma nuestra vida. A esto se llama, como comentaba antes, administración por crisis. Y la administración por crisis nos agota y se hace enorme. ¿Qué pasara del cuadrante I si nos ocupamos del cuadrante II? Se hará más y más pequeño. Nos quedará un poco. Cosas que no habíamos anticipado para nada. Será manejable, será viable y sentiremos que dedicamos más tiempo a la prevención y a la búsqueda de oportunidades.
Ahora, ¿de dónde vamos a sacar el tiempo y la atención para el cuadrante II? Tiene que venir de los cuadrantes III y IV.
El cuadrante IV es totalmente inútil. ¿Puedes nombrar una sola cosa de valor en el cuadrante IV? ¡El tiempo libre! ¿Es importante el tiempo libre? Si, por eso está en el cuadrante II. No hay nada de valor en el cuadrante IV. El cuadrante III, básicamente tampoco tiene valor, salvo para otras personas.
De modo que el tiempo para el cuadrante II viene de los cuadrantes III y IV. ¡Sigamos haciéndolo, robándole un poco a los cuadrantes III y IV! ¡Aprendamos a decir –no-, agradablemente, sonrientemente, alegremente, pero digamos –no-! Porque al decir no al cuadrante III y IV, estamos diciendo –sí- al cuadrante II. Y cuando decimos –sí- al cuadrante II el cuadrante I se hace cada vez menor. Entonces estaremos trabajando sobre las cosas que más importan. No sobre las que importan menos. Lo que importa más nunca debe estar a la merced de lo que importa menos.
(…) Es casi imposible decir «No» a la popularidad del cuadrante III, o al placer de huir al cuadrante IV cuando no se tiene un «Sí» más grande ardiendo adentro. Sólo cuando nuestra autoconciencia nos permite examinar nuestro programa —y tenemos imaginación y conciencia moral para crear un programa nuevo y singular centrado en principios al que se le puede decir «Sí»—, sólo entonces tendremos una fuerza de voluntad independiente que nos permita decirle «No», con una sonrisa auténtica, a lo que carece de importancia. (…) (Fragmento del libro).
Sin embargo, el problema es que se requieren ciertas capacidades para concentrarse en el cuadrante II. ¿Cuál es la capacidad fundamental? Tenemos que ser PROACTIVOS. ¿Por qué? El cuadrante I nos afecta a nosotros, el cuadrante I actúa sobre nosotros; ¡pero hay que actuar sobre el cuadrante II! Planificación y organización: cuadrante II. Preparación personal: cuadrante II. Ejercicio: cuadrante II. Lectura, profunda y extensa, educación continua: cuadrante II… ¡El cuadrante II es la clave!
(…) Las cuestiones importantes que no son urgentes requieren más iniciativa, más proactividad. Tenemos que actuar para no dejar pasar la oportunidad, para hacer que las cosas ocurran. (…) (Fragmento del libro).
El aprender como centrarnos en las actividades del cuadrante II es reorganizar nuestra vida entorno a nuestras metas y luego tener la disciplina de vivir la vida de acuerdo.
¿Cómo conseguimos definir el contenido del cuadrante II? Debemos:
1º- Identificar nuestros roles.
2º- Seleccionar varias metas para cada uno de ellos, que queramos realizar durante una semana.
3º- Dibujar nuestro cuadrante tiempo administración.
4º- Rellenar, según la programación temporal: una vez decidido los roles y metas adjudiquemos el tiempo que creamos necesario para su realización (se puede trasladar cada meta a un o varios días específicos a la semana o establecer una franja horaria diaria, etc.).
Recuerda robar tiempo de los cuadrante III y IV para dárselo al cuadrante II – la clave del éxito en la administración-. El cuadrante I, a su vez, se irá haciendo cada vez más pequeño.
De “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva” de Stephen R. Covey
Fuente: Escuela Para Ricos