A lo largo de los años he vivido diferentes experiencias en múltiples empresas, cada una con sus propias características. Mi paso por grandes empresas de logística me ha permitido entender el negocio centrado siempre en la prestación de su servicio y en la calidad de su resultado. Una prestación de servicios debe ser eficiente y si no lo es… pues bien, la hacemos eficiente…
Para lograr la eficiencia en un proceso, debemos evaluar sus logros, medir el progreso, además de detectar sus fallas y desviaciones. Nuestras principales herramientas son los indicadores claves de desempeño, estos nos permiten conocer en profundidad el funcionamiento de nuestra operación, de esta manera podemos tomar decisiones asertivas y esenciales, encausando así los procesos logísticos hacia nuestros objetivos propuestos.
Un líder Logístico no basa su resultado en corazonadas o intuiciones, muy por el contrario trabaja con datos duros, específicos, obtenidos de mediciones periódicas”
Los KPI, del inglés Key Performance Indicators, son mediciones del nivel de desempeño de un proceso, nos dan la posibilidad de tener una visión objetiva de nuestro servicio. Sirven de guía para obtener instantáneas de su realidad, son una herramienta extremadamente útil, si se hace una buena selección de datos y además se tiene la capacidad de hacer una correcta interpretación de sus resultados.
“Los KPI están estrechamente relacionados con la estrategia de una organización, son un importante medio de comunicación, involucra directamente a todos sus colaboradores facilitando el cumplimiento de metas y objetivos”
Objetivos de los KPI
- Aumentar los niveles de calidad. Nos permiten analizar procesos en detalles para hacer un replanteamiento continuo de objetivos.
- Aumentar la competitividad de la empresa. Nos entregan información esencial para mejorar la calidad de una prestación.
- Minimizar errores. Nos ayudan a detectar fallas y desviaciones para corregir irregularidades en un proceso.
- Controlar costos de una operación. Nos entrega información esencial permitiendo mantener un correcto control de costos.
- Incrementar la productividad. Esta información nos permite obtener procesos limpios, eficaces y mayormente productivos.
- Mejorar el rendimiento. Nos permiten evaluar rendimientos individuales y de áreas, los que en su conjunto terminan siendo aporte para el resultado global de una organización.
Características de los KPI
- Realistas: que sea posible efectuar las mediciones en condiciones de coherencia de tiempo, recursos y presupuesto.
- Específicos: debemos tener claro qué queremos medir y no mezclar conceptos al azar. Centrarse en los focos críticos, no en temas triviales.
- Relevantes: que aporten datos significativos y útiles.
- Cuantificables: deben poder ser expresados en números o porcentajes. Sin parámetros subjetivos.
- Periódicos: deben mantener una frecuencia periódica en el tiempo para que se logre el cumplimiento de objetivos en los plazos establecidos.
- Atribuibles: cada KPI debe tener uno o varios responsables tanto en su medición como en su resultado.
- Sujetos a formatos específicos: deben tener las características adecuadas para responder a las necesidades básicas de cobertura.
- Consistentes: Deben entregar datos objetivos, reales, libres de errores de medición. Asegúrese de que los datos sean válidos.
- Alcanzables: nuestros indicadores están ahí para lograr objetivos, estas metas deben ser realistas, coherentes y alcanzables.
- A tiempo: Su presentación debe ser oportuna, de esta información depende la toma de acciones que permitan reorientar procesos hacia mejores resultados.
Para tener en cuenta:
En una organización cuando se coloca a alguien al frente de los KPI, se deben tener en cuenta las siguientes preguntas:
¿La persona tiene las competencias en cuanto a conocimiento y experiencia se refiere?, debe estar capacitado para levantar información y controlar de manera correcta.
¿La persona está facultada para hacer los cambios necesarios con el fin de impulsar mejoras en la Operación a través de los KPI? Este es un factor a menudo olvidado en el éxito de la estrategia operativa. Resulta fácil medir lo que se tiene… sin embargo, no podemos olvidar que los datos deberán ser OBJETIVOS, COHERENTES y CONTROLABLES.
Por último, por favor asegúrese de capacitar a sus empleados para trabajar en entorno a los KPI, asegúrese de que los informes sean bajados a la mayor cantidad de colaboradores posibles. Trabaje un plan de acción que permita traspasar al personal el conocimiento básico necesario, para que estos hagan una buena interpretación de sus resultados. Una lectura apropiada permitirá corregir y tomar acciones individuales, las que en su conjunto terminan siendo aporte para el resultado global de su organización.
Acerca del Autor: Este articulo fue escrito por Geral Cifuentes C.
Jefe Centro Distribucion
Chilexpress S.A