Introducción: ¿Por qué es importante la contabilidad en una empresa?
Para que una empresa consiga tener un buen financiamiento en sus cuentas y trayectoria financiera en general, debe tener controlados multitud de actividades y registros que garanticen su estabilidad y continuidad. Es, precisamente, a través de la contabilidad que destaca uno de los más importantes, la contabilidad de la empresa, uno de los más importantes y necesarios en cualquier modelo de negocio.
Cuando hablamos de contabilidad en una empresa nos referimos a las técnicas que se emplean para poder recoger todos los movimientos contables que esta lleva a cabo. Gracias a la revisión y estudio de los datos, es posible implementar modelos de control y llegar a la toma de decisiones en la empresa.
La contabilidad supone una importante fuente de información para la empresa y dentro de la infinidad de ventajas que aporta su aplicación en el mundo empresarial.
Gracias a ella, podemos conocer en cualquier momento cuántas son las cantidades exactas que debemos y cuáles son las que nos deben. Además, permite diferenciar los gastos que crean los propietarios sobre los que genera sus propios negocios, su estudio y aplicación nos alertan de los gastos generales y las inversiones realizadas, nos ayuda a conocer el coste de producción de un servicio o producto determinado permitiendo averiguar el precio por el que debería vender.
Tanto en la vida diaria como en los negocios, debemos tomar una gran variedad de decisiones. Muchas de estas decisiones se basan en experiencia, información económica o de algún otro tipo de información. Estas decisiones consisten en elegir la opción más conveniente entre dos o más. Mientras mejor sea la información utilizada para tomar la decisión, mayor será la probabilidad de éxitos, si la calidad de la información usada para tomar decisiones es mala muy probablemente la decisión tomada lo será.
En la contabilidad financiera se debe calcular la utilidad del ejercicio, por lo que es necesario hacer una valuación de los inventarios para calcular el costo de ventas, la contabilidad de costos es la herramienta utilizada en el cálculo y valuación de inventarios, aunque no sea especifica directamente en la regulación contable la obligación de llevar esta clase de contabilidad, se asume al existir la obligación de calcular el costo de ventas y valuar inventarios para la contabilidad financiera.
Como herramienta que sirve de base a la contabilidad administrativa, la contabilidad de costos no es regulada, pues la práctica de llevar contabilidad de costos no está sujeta a principios o normas, ni tampoco es obligada legalmente. Sin embargo, los elementos utilizados por herramientas de la contabilidad administrativa están basados en la contabilidad de costos.
La situación financiera del negocio se presenta en el balance general. Este estado financiero muestra los activos que posee el negocio a fecha determinada y la fuente de obtención de esos recursos y derechos. Una de las partidas incluidas en el capital contable dentro del capital ganado es la utilidad del ejercicio, el cual representa el aumento en los recursos del negocio generados por la operación del mismo en un periodo determinado. La manera de hacerlo es enfrentando o calculando la diferencia entre los beneficios económicos que obtuvo el negocio con los sacrificios económicos que se hicieron para generarlos.
La información financiera presentada en el estado de resultados es de poca utilidad si los elementos empleados para su elaboración no son de buena aproximación en la realidad del negocio. Información de costos equivocados y de cualquier índole puede hacer que el contenido de los estados financieros no cumpla con la características de la información haciéndola de poco valor para la toma de decisiones.
En una compañía comercial, donde la contabilidad financiera es aplicada, el costo de venta está representado por el costo de venta de los artículos vendidos, para tal efecto no se requiere un cálculo detallado, pues la información de costos se encuentra resumida en las facturas de compra de mercancía y/o en cuentas por pagar. Tratándose de la compañía manufacturera, el cálculo de los costos de venta no es tan ligero pues la información se tiene que resumir de distintas fuentes con mucho detalle. La contabilidad de costos se enfoca a preparar minuciosamente el costo de ventas que debe ser incluido en el estado de resultados de una compañía manufacturera.
Todo producto nace como consecuencia de una idea, la cual se convierte en el proyecto que se cuantifica en relación con las actividades necesarias para realizarlo y los recursos requeridos, ya sea de manera estructurada o de manera empírica. En ocasiones, es necesario hacer un estudio de costos para comprobar si el producto o la idea es económicamente favorable para el negocio y susceptible de venderse en el mercado.
Es de vital importancia la contabilidad, es una herramienta importante para la toma de decisiones, los diferentes comportamientos de los costos son los que hacen que aquellas sean lo más útiles posibles, por tal motivo se analizan las clasificaciones de los costos, el costo de manufactura que incluye latería prima directa y costos indirectos de fábrica, dentro de los costos de manufactura hay dos sub-clasificaciones de costos; costos primos y costos de conversión. Se entiende por costos primos la suma de los costos de mano de obra directa y de materia prima directa, que son los costos identificables con el producto. Los de conversión son costos que transforman la materia prima en productos terminados y se componen de mano de obra directa y costos indirectos.
Los costos de manufactura son los que se incluyen dentro del costo de los inventarios y como consecuencia son los que van a gastos dentro del costo de ventas.
El capital se asocia con la idea de dinero y así suele escucharse con frecuencia que determinada persona es capitalista porque dispone de una cantidad importante de efectivo, en el aspecto económico que uno de los factores de la producción y está representado por el conjunto de bienes que sirven para producir una riqueza, respecto al dinero producto de ventas, es probable que una parte se deposite en el banco, tanto para su mayor seguridad como aprovechar de esta clase de instituciones ciertos servicios, como son los de crédito, cobranza, y la otra la guarde en la caja de su negocio, para cubrir gastos menores e imprevistos. También es necesario que ejerza un control sobre las ventas a cargo de sus clientes, pues el cobro oportuno de estos créditos le permitirá a su vez, liquidar puntualmente a sus proveedores y en esta forma, conservar un buen crédito y aumentar por tanto el volumen de sus operaciones con ellos.
Se comprenderá por la enumeración de las operaciones anteriores, la necesidad de llevar un registro de la misma en una forma ordenada y sistemática, que le permita al gerente saber cuánto ha vendido, cuanto ha comprado, que cantidad le deben sus clientes y cuanto él debe a sus proveedores, que cantidad tiene depositada en los bancos y cuanto tiene guardado en caja, cuáles han sido sus gastos y porque conceptos y finalmente como ha ganado o perdido como resultado de todas las operaciones efectuadas durante el año.
Además de lo anterior, se requiere periódicamente haga lo que podríamos llamar una pausa en sus operaciones, para revisar cual es la situación económica de su negocio, con fin de juzgar sobre buenas bases, si esta situación con respecto a la inicial ha mejorado o empeorado.
Para llevar un registro de las operaciones efectuadas, deberá observar ciertas reglas y procedimientos, los cuales constituyen a los principios o fundamentos de la contabilidad, y para conocer la situación económica del negocio en un momento dado, así como las ganancias o pérdidas que se hubiese realizado, se formulan los llamados estados financieros, que se denominan balance general y estado de pérdidas y ganancias.
Instalado ya el gerente en su negocio, encontrará que tiene que cubrir ciertos gastos, algunos de ellos temporalmente fijos, como son los sueldos de sus empleados, la renta del local, ciertas contribuciones; y otras variables, como pueden ser los impuestos sobre las ventas o utilidades, los servicios de luz y teléfono, los gastos de papelería y artículos de escritorio. Estos gastos lógicamente tratarán de recuperarlos por medio de las ventas que efectué de sus mercancías, para lo cual deberá de recargar al precio del costo de las mismas, un cierto porcentaje que le cubra dichos gastos, y además un margen de utilidad adecuado, a la inversión que hubiere efectuado el negocio.
El gerente debe aprovechar todos los medios lícitos para realizar el mayor volumen de ventas, pues él sabe que vendiendo mayor cantidad de mercancías ganará más. Por lo cual, una parte de sus ventas las realizara al contado riguroso, y en otros casos dará facilidades a sus clientes otorgándoles ciertos plazos para la liquidación de sus mercancías, garantizándole por el importe de estas ventas mediante la firma de documentos comerciales por parte de sus clientes. Es natural que, debido a las ventas efectuadas, su existencia de mercancías ira disminuyendo y por tanto, es necesario, si quiere seguir vendiendo, que adquiera otras en cantidad tal, que le permitan continuar desarrollando sus ventas en el volumen que necesite para cubrir la demanda de sus artículos.
Para tal efecto, comprar a sus proveedores las mercancías que necesite, pagando algunas al contado riguroso, otros anticipadamente al vencimiento de los plazos que le hubieren dado.
Llevar registros contables es un pilar clave de cualquier empresa exitosa, pues dan seguimiento de las finanzas del negocio y su continua rentabilidad y con base a estos datos se toman decisiones estratégicas. La importancia de la contabilidad radica en que, sin ella no sabrás cuánto dinero entra y sale de la empresa ni podrás planear para el crecimiento futuro, las estrategias contables hacen posible modificar el estado financiero de tu negocio y permite elaborar los reportes de estados de resultados para las proyecciones financieras que guían el camino a seguir.
Son los profesionistas los encargados en identificar, medir y comunicar la información económica que servirá para la toma de decisiones, esto se suele hacer a través de las cuentas por pagar, las cuentas por cobrar y otras transacciones financieras de la empresa, y en la actualidad se usan software de contabilidad para agilizar estas operaciones.
Los que llevan los libros de contabilidad se enfocan en detalles, mientras que los contadores analizan el panorama financiero general de la empresa y elaboran los reportes financieros para diseñar las estrategias contables, la cual comprende las proyecciones y las declaraciones de impuestos.
Una parte de la actividad contable se centra en la presentación de la información financiera de la compañía en las formas necesarias para que personas externas a la empresa las puedan entender. Con la finalidad de que haya uniformidad en estos estados financieros, los contadores siguen determinados lineamientos para la presentación de la información.
Los registros contables proporcionan al equipo de gestión interna de una empresa la información que necesita para mantener al negocio financieramente saludable, pues parte de esa información se origina en las transacciones registradas mientras otra parte consiste de las estimaciones de proyecciones basadas en varias suposiciones.
Para elaborar las proyecciones de la empresa, los contadores se basan en diversas fórmulas, los ratios contables ayudan a describir condiciones y tendencias que son difíciles de hallar mediante la inspección de los componentes individuales que conforman el ratio.
El gerente de finanzas debe aprovechar toda la información de los registros contables para tomar decisiones, así como de factores económicos externos, como el mercado cambiario. Llevar registros precisos eleva la productividad, proporciona las herramientas electrónicas que faciliten el llevar los registros de entradas y gastos y así liberas tiempo y evitas costosos errores humanos, programar declaraciones de utilidades y pérdidas para ayudar a tomar decisiones oportunas.
Los registros contables son importantes para las empresas porque dan seguimiento al flujo de capital, sin el cual sería imposible realizar las actividades productivas.
Sin el registro contable de las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar, nunca sabrías si tu negocio está obteniendo utilidades y si es realmente rentable. La contabilidad es la mejor herramienta para diagnosticar la situación de la empresa para poner atención a sus reportes y atender observaciones puede ser la diferencia entre seguir en el mercado o declararse en quiebra.
Por otra parte, se debe llevar un registro puntual de facturación de los clientes que contenga información útil, no solo sobre el monto de una venta, sino sobre las condiciones de su transacción.
Por lo que es importante el utilizar un software de contabilidad electrónica que agilice el proceso de pagos y cobranza, la elaboración de declaraciones de impuestos, ya sea en el monto de una venta o del pago de una nómina, al apartarlos desde el primer momento se evitará encontrarse con una suma acumulada al final de cada periodo fiscal y no se incurrirá en penalizaciones por no hacer los pagos a tiempo.
La contabilidad debe ser capaz de asumir e interpretar el devenir contable del proyecto, de manera que permita la toma de decisiones en función de datos contrarrestados, en muchas ocasiones no se presta la atención debida.
Es de vital importancia hacer seguimiento de todos los registros de las empresas: permitirá administrar correctamente el efectivo, inventario, cobros y pagos, costos y gastos e ingresos. Además si los ingresos no se registran con precisión debido a la falta de registros fiables, los problemas económicos se multiplican.
Los software de contabilidad son muy útiles en esta época, aunque se debe tener en cuenta que, aunque resultan instrumentos fiables, obviamente el nivel de control que puede aportar un profesional de la contabilidad siempre será superior, incluso a la hora de registrar e interpretar los datos en estas herramientas.
La contabilidad es un proceso consistente y no se termina después de un cierto periodo de tiempo. No se debe hacer durante un mes y después omitirse en el mes siguiente. Siempre tenga en cuenta que la contabilidad se debe hacer de manera continua para el éxito de la empresa. Es primordial revisar los estados financieros cada vez que sea necesario con el fin de ser capaz de hacer algunos ajustes cruciales para el beneficio de la empresa.
Tener los registros contables al día siempre es importante cuando se crea una empresa, por tal razón la contratación de profesionales capacitados es sin duda una buena elección, es cierto, sobre todo para las empresas familiares, que tal vez no se pueda realizar un planteamiento con estas características, es decir, el no contar con un profesional con conocimientos contables y financieros, pero los servicios externos pueden cumplir perfectamente estas funciones abaratando costos.
El análisis de razones evalúa el rendimiento de la empresa mediante métodos de cálculo e interpretación de razones financieras. La información básica para el análisis de razones se obtiene el estado de resultados y del balance general de la empresa, es importante para la gerencia, accionistas y acreedores para la toma de decisiones.
Toda la información que se encuentra en los estados financieros básicos es muy importante para todas las partes interesadas en la toma de decisiones, ya que permite tener medidas relativas de la eficiencia operativa de la empresa, las razones financieras consisten en el cálculo e interpretación para analizar y observar el rendimiento, liquidez, solvencia, apalancamiento y uso de activos de la empresa.
El análisis de estados financieros es un componente indispensable de la mayor parte de las decisiones, sobre préstamo, inversión y otras cuestiones próximas, al facilitar la toma de decisiones a los inversionistas o terceros que estén interesados en la situación económica y financiera de la empresa. Sobre todo cuando se desea analizar una inversión que depende de las circunstancias y del momento del mercado.
Los licenciados en administración en ocasiones consideran poco tiempo el análisis financiero, en ocasiones por considerarlo un trabajo que debe ser realizado por el contador de la empresa, sin embargo, no es el contador quien debe tomar las decisiones, el solo proporciona información numérica y es función del gerente financiero la toma de decisiones para la maximización de los recursos de la empresa.
Para que se pueda llevar a cabo el análisis de estados financieros se debe estar familiarizado con los elementos de los estados financieros como son los activos, pasivos, capital, ingresos y egresos, y aunque no deban ser manejados con la profundidad de un contador, el administrador debe saber qué es lo que representa cada cuenta en los estados financieros para la toma de decisiones en la empresa.
La contabilidad es una parte fundamental de la buena administración de un negocio y sus esfuerzos para construir una empresa fuerte. Su importancia no radica solamente en la función que desempeña en el cumplimiento del pago de los impuestos, pues además es una forma de llevar un registro de las finanzas de la empresa, permitiéndole al gerente o a sus socios medir objetivamente el desempeño de su negocio y dándoles la información necesaria para la toma de decisiones en el presente y para hacer planeaciones en el futuro.
Más que llevar libros y registros de ingresos y egresos, un contador utiliza esta información para elaborar y analizar reportes y estados financieros, y así monitorear al estado financiero de la empresa y proveerla de la información necesaria para la toma de decisiones. Por muy pequeño que un negocio sea debe conocer cuánto gana, cual es la utilidad o en su efecto las pérdidas que tienen sus actividades, cuáles son las deudas que tiene y cuáles son sus acreedores, en que gasta y/o se invierte el dinero, otra información de gran importancia que es accesible y comprensible por la labor de un contador.
La información que se presenta en la contabilidad es tan útil para llevar el control de los ingresos y los egresos, como para hacer planes en el futuro y tomar decisiones inteligentes y acertadas con datos del pasado. El objetivo de la contabilidad es proporcionar información real y exacta, por lo que si no se lleva una buena contabilidad esta será imprecisa, lo cual llevará a la toma de decisiones equivocadas que podrán causar problemas a la empresa. La contabilidad genera beneficios internos en el negocio, pudiendo ser además un gran aliado a la hora de solicitar un préstamo o financiamiento externo.
El integrar información financiera puede aportar valor a las empresas al eliminar las dificultades que estas tenían para comunicar su proceso en el desarrollo y protección de su situación, mediante la emisión de información financiera tradicional.
La contabilidad es una herramienta importante para el negocio, un buen sistema contable ayuda a reducir los costos operacionales y un mercado más eficaz. Muchos empresarios no reconocen estas ventajas y no le dan importancia que merece a su sistema contable. La contabilidad registra las transacciones financieras y se las informa en los reportes financieros, al analizar la información puede ver y tomar una acción acerca de aquellos costos y gastos excesivos.
Un buen sistema de registro es una obligación legal y puede reducir contribuciones. La falta de un buen sistema contable puede llevar al negocio al fracaso. Los registros contables son la base de la contabilidad en esta se registra todas la actividad financiera de la empresa, la actividad financiera se registra mediante asientos contables en los libros de la contabilidad. Las empresas son creadas para generar ingresos es importante para el éxito de la empresa tener un procedimiento para registrar los ingresos producidos, sin este procedimiento la contabilidad no puede funcionar.
La mayoría de los ingresos de las empresas es el resultado de las ventas, la venta puede ser de un producto o de un servicio, la venta es reconocida como una transacción comercial la cual debe ser autenticada por la factura comercial. La factura comercial puede tomar diferentes formatos, puede ser una factura, un recibo de caja registradora. Si la venta es al contado por lo general se emite un recibo, si la venta es a crédito se emite un documento que constituye una promesa de pago y requiere la firma o aprobación del cliente.
En caso de las ventas a crédito el procedimiento requiere el registro adicional para administrar las cuentas por cobrar, en el caso de las bodegas y tiendas donde el volumen de venta limita el uso de facturas la caja registradora produce un resumen de ventas y cobros de día.
CONCLUSIÓN
Toda organización que realiza una actividad permanente u ocasional, para su funcionamiento requiere controlar las operaciones que efectúa los cambios ocurridos en sus activos, sus obligaciones y su patrimonio, a fin de que se pueda informar e interpretar los resultados de la gestión administrativa y financiera.
La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones. Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener información de carácter general.
La contabilidad se encarga de:
- Analizar y valorar los resultados económicos
- Agrupar y comparar resultados
- Planificar y sintetizar los procedimientos a seguir
- Controlar el cumplimiento de lo programado
El manejo de los registros contables constituye una fase o procedimiento de la contabilidad. El mantenimiento de los registros conforma un proceso muy importante, tal vez que el desarrollo eficiente de las otras actividades dependen de alto grado de la exactitud e integridad de los registros de la contabilidad.
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Acerca de la autora: Este artículo fue escrito por Alma Delia Paz Hernández.