Es importante saber que para que las empresas funcionen eficazmente, es necesario que la información fluya rápidamente, al igual que también se necesita definir el tipo de información que necesita el gerente, según la situación que se esté desarrollando. En ese sentido, existe la comunicación administrativa, definiéndose como el proceso en doble sentido donde se intercambia información entre los departamentos que conforman una institución.
Algunos objetivos de la comunicación administrativa son:
- Desarrollar metas a largo plazo
- Lograr que el colaborador sepa y entienda lo que se le está informando.
- Que el colaborador ejecute su trabajo eficazmente
- Que haya cooperación entre los colaboradores de la empresa para cumplir con sus deberes.
La comunicación administrativa se puede clasificar en:
- Comunicación interna: Es aquel que se genera entre los miembros de una misma institución o empresa. Por ejemplo: un comité ejecutivo, una orden de trabajo.
- Comunicación externa: Se origina entre uno o varios miembros de una empresa y personas que no pertenecen a la misma. Por ejemplo: una carta de solicitud al proveedor, entrevista con el cliente, una carta de solicitud al gobierno.
Según sea la situación en que se encuentre la empresa, se pueden presentar diversas formas de comunicación administrativa, estas pueden ser:
- Comunicación de persona a persona
- Comunicación de persona a grupo de personas
- Comunicación de grupo a grupo
En ese sentido, los medios utilizados para lograr una comunicación administrativa eficaz se pueden dividir en tres grupos:
- Comunicación escrita: Entre las que más se utilizan son la carta, las circulares, los memorandos, los boletines, los manuales, los periódicos, las revistas de información de la empresa, los tableros. En todos los casos, la comunicación escrita tiene más dificultades que la oral, porque un autor de una comunicación como esta no sabe hasta qué grado le están entendiendo y no puede apoyarse con gestos y ademanes.
- Comunicación oral: Se pueden subdividir en dos clases: La comunicación cara a cara, que supone la presencia simultánea de dos o más personas en un lugar convenido, como las charlas, reuniones, entrevistas; y la comunicación apoyada con un aparato mecánico o eléctrico, como el teléfono, los magnavoces y las grabaciones.
- Comunicación por señales: Pueden ser audibles (hechos con silbatos o campanas), visibles (hechas con imágenes) y las audiovisuales (como las películas o circuito cerrado de televisión, donde se pueden proyectar palabras o imágenes).
La comunicación administrativa es importante para que cualquier operación que realicen varias personas dentro de una organización tenga éxito, siempre y cuando haya un buen entendimiento y la información que fluya entre los diferentes departamentos sea confiable.