A primera vista, podría parecer que todo software de contabilidad es más o menos lo mismo, ofreciendo cuentas por cobrar, libro mayor de cuentas por pagar, facturación y una variedad de otros componentes estándar. Sin embargo, más allá de estos atributos principales se encuentran docenas de otras características, que cubren una amplia gama de funciones y servicios. Algunas de estas características pueden considerarse indispensables. Muchas otras, sin embargo, son de utilidad marginal o nada más que trucos de marketing.
1. Presentación de informes y análisis de datos: La información es el poder, en el actual entorno de negocios desafiante. Es por eso que cualquier programa de contabilidad a evaluar debe tener información robusta y capacidades de análisis. Además de ayudar a los usuarios a obtener una perspectiva de importantes actividades financieras, las funciones de reportar datos y análisis ayudan a las empresas cumplir con las regulaciones gubernamentales y la industria. La Ley Sarbanes-Oxley, Basilea II Acuerdo y otras normas regulatorias estrictas están ejerciendo una presión creciente sobre las empresas y directores financieros para asegurar la precisión y la puntualidad de la información financiera publicada.
2. Gráficos: La contabilidad es una actividad centrada en números. Sin embargo, los gráficos y otros formatos ilustrativos, es una poderosa herramienta que puede ser utilizada para presentar las tendencias y otros conceptos de una manera que los números por sí solos no pueden transmitir.
3. Automatización: Para muchas empresas, el apoyo a las operaciones contables simples y tareas básicas de gestión financiera no es suficiente. Muchas compañías requieren la automatización total de los gastos de los empleados, nóminas y hojas de tiempo, la empresa y presupuestos de los departamentos, las solicitudes de compra y otras actividades financieras complejas.
4. Actualizaciones automáticas: Uso de fuera de la fecha de software de contabilidad es como comer los alimentos que ha pasado su fecha de caducidad – una propuesta arriesgada que podría resultar en náuseas. Las leyes de impuestos, regulaciones y prácticas financieras cambian con el tiempo, por lo que es imprescindible la utilización de software que se actualice rápidamente, de forma transparente para el usuario.
5. Personalización: Lo más probable es que ningún software de contabilidad corresponda exactamente con las necesidades de su negocio. Es por eso que usted quiere buscar un producto que permite la fácil personalización de las declaraciones, formularios, informes, pantallas, sistemas de ayuda y otras facetas del programa.
6. Conectividad a Internet: Con todo el mundo en movimiento a Internet, es lógico que el software de contabilidad debería seguir a la multitud. Es por eso que usted querrá asegurarse de que cualquier software de contabilidad se tiene en cuenta tiene la capacidad de enviar y recibir documentos digitales y manejar las transferencias electrónicas de fondos.
7. Interoperabilidad: Los datos introducidos en el software de contabilidad pueden ser productivos utilizándolos en aplicaciones del negocio diferentes al de recursos humanos, ventas, transporte y otros sectores empresariales clave. Por el contrario, es posible que desee que su programa de contabilidad pueda llegar a la información desde otros productos de software. Es por eso que usted quiere comprobar la capacidad de un programa de contabilidad para interpretar con otros programas antes de decidir si comprarlo.
8. Escalabilidad: Con mucho trabajo, y tal vez un poco de suerte, su negocio será más grande y más próspero en los próximos años. ¿Su software de contabilidad será capaz de mantener el ritmo? Busque un producto que se adapte, o que se puede actualizar fácilmente para dar cabida a un número cada vez mayor de usuarios y una creciente cantidad de datos y transacciones financieras. Pida a los proveedores acerca de los límites de sus programas en estas áreas.
9. Capacidad de expansión: Su negocio puede crecer en el ámbito de aplicación así como el tamaño. El proveedor del programa de contabilidad debe ofrecer módulos adicionales que permiten a los clientes una bofetada capacidades adicionales a su producto o una ruta de migración a un completo ERP medio ambiente.
10. Seguridad: Su negocio depende de su software de contabilidad para su propia existencia. Si los datos se pierde o es manipulado que pueden perder tiempo, dinero, secretos comerciales (como las ventas o los datos de lucro) y, si el daño es lo suficientemente grave, su empresa.
Cualquier vendedor debe ser capaz de ofrecerle un software contable ideal a sus necesidades, incorporando características de erp seguros, así como la forma en que el producto puede encajar con su empresa y con todas las garantías