Por: Carolina Hernández Pablo
En este documento se mencionan una serie de métricas, de indicadores empresariales, a través de los cuales es posible medir el nivel de productividad que tiene cada empresa.
Cada uno de estos indicadores trabaja con un procedimiento distinto y, desde los diferentes ángulos que abordan, permiten a la empresa tener la claridad sobre diferentes aspectos relacionados directamente con la productividad y el desempeño, tanto de sus empleados a nivel individual, como de los equipos de trabajo.
Asimismo, sus beneficios pasan por ayudar a la empresa a tener la inteligencia que proporciona mayor eficacia en la toma de decisiones. Estas métricas aportan una visibilidad imprescindible para conocer si los comportamientos individuales de la plantilla, o de los equipos de trabajo que la componen están alineados con los objetivos estratégicos de la organización, en términos de actividad y productividad.
Además, también es posible determinar, a nivel de gestión de proyecto, si cada uno de los que se encuentran activos en la empresa se alinean con la estrategia y si son rentables o no, en otras palabras.
La empresa que mida estos indicadores conocerá con la antelación necesaria para poder actuar y corregir, si fuera necesario, la dedicación personal de cada empleado, su nivel de atención en una tarea, su grado de productividad diaria en relación con el tiempo de actividad y, por supuesto, si la persona cumple con su horario laboral. Lo mismo a nivel de equipos y de proyectos.
Pero lo que sobre todo aportan estas métricas es la posibilidad de investigar cuáles son realmente los procesos de trabajo internos dentro de la organización, para poder revisarlos si hubiese que introducir cambios y, si fuera el caso, poder medir los resultados una vez implementados.
En resumen, las métricas que se proponen aportan la claridad sobre una serie de indicadores fundamentales para darse cuenta del nivel de productividad de una empresa a distintos niveles, y a partir de esos datos extraer conclusiones que permitan implementar cambios de mejora continua.
Aportan también inteligencia a la toma de decisiones. Tras el análisis de estas métricas es posible llevar a cabo una mejor y más efectiva gestión de personas y equipos en todos los aspectos relacionados con cargas de trabajo, que podrán repartirse de forma distinta, o que llevarán a redimensionar un departamento, introduciendo cambios que podrían incluso afectar a otros departamentos.
Por último, otro de los beneficios de estas métricas es que a la luz de sus datos es posible saber si un proyecto es rentable o no, desde el punto de vista inversión de tiempo, permitiendo a la empresa valorar si realmente los tiempos presupuestados se ajustan con los tiempos de trabajo efectivos y si, en definitiva, el cliente resulta rentable o no para la organización.
ACTIVIDAD
La actividad es un indicador empresarial que representa en términos generales el tiempo diario que transcurre desde el momento en que la persona empieza a trabajar hasta el momento en que finaliza su trabajo. En definitiva, por actividad se entienden todas las horas que una persona está trabajando, lo que no tiene por qué coincidir con el horario laboral.
En realidad no es un indicador, sino simplemente un parámetro que la empresa establece en cada caso y que tiene la cualidad de permanecer siempre invariable, por lo que puede servir para comparar los resultados que reflejan los indicadores que se mide.
La diferencia de tiempo entre horario laboral y actividad son las pausas que hace la persona, es decir, el tiempo que pasa a encontrarse físicamente dentro de la empresa, no se está dedicando a actividades productivas para la misma.
Con objeto de profundizar en estos conceptos y comprender mejor el grado de claridad que estas métricas permiten adquirir sobre la productividad de empleados, equipos de trabajo y proyectos, se introducen tres indicadores que servirán de guía:
- Actividad individual.
- Actividad por equipos.
- Actividad por proyectos.
CONCEPTO DE ACTIVIDAD INDIVIDUAL
La actividad individual es un indicador empresarial que refleja la suma de horas que una persona permanece en el puesto de trabajo, desde que llega por la mañana a la empresa hasta que sale al final de su jornada laboral. El resultado de la suma de horas de actividad individual puede ser distinto al horario laboral, como ya se ha comentado, debido al hecho de que la actividad refleja el tiempo real que se está trabajando que no suele coincidir al 100% con el tiempo de permanencia en la empresa.
Beneficios que conlleva hacer el seguimiento de este indicador
El beneficio que este indicador aporta a una empresa que lo está midiendo, es la posibilidad de saber si las personas cumplen con las horas de actividad que se espera que estén trabajando o si no lo hacen, y en este segundo caso, en qué medida difieren ambos valores. Una vez que la organización ha definido las horas en las que el empleado tiene que estar en la empresa y trabajando, este indicador funcionaría como una cámara que graba las horas que se trabajan efectivamente.
Inteligencia que aporta en la toma de decisiones
La inteligencia que le da a las empresas que tienen métrica sobre este indicador sería:
- Como inteligencia de negocio, este indicador permitiría tomar decisiones relativas al personal, al conocer qué trabajadores están trabajando y quiénes no.
- También ayudaría a la empresa a la hora de tomar medidas para corregir excesos de carga sobre aquéllos trabajadores que trabajan más de lo esperado, excediendo su actividad del horario laboral, puesto que este dato también quedaría de manifiesto.
ACTIVIDAD POR EQUIPOS
Es un indicador empresarial que pone de manifiesto el tiempo, medido en horas, que los equipos de trabajo están activos y trabajando efectivamente dentro del horario laboral fijado por la empresa.
Beneficios que conlleva hacer el seguimiento de este indicador
Los principales beneficios para una empresa que tiene métrica sobre este indicador serían:
- Saber cuándo un grupo no tiene tanto trabajo como espera la empresa.
- Saber cuándo un grupo está, por el contrario, sobrecargado.
- Saber si la actividad media del equipo de trabajo (la que se refleja en la segunda columna) está alineada con lo que espera la empresa.
- Saber si la actividad individual que se muestra en la tercera columna del gráfico se alinea con la esperada o establecida por la empresa.
Inteligencia que este indicador aporta a la empresa
La inteligencia empresarial que aporta la luz de los datos reflejados por este indicador pasaría por la toma de decisiones, que podría:
- Llevarse a cabo a tiempo y antes de que la desviación sea mayor a nivel de equipo de trabajo.
- Llevarse a cabo a tiempo y antes de que la desviación sea mayor a nivel individual.
- Ser más precisa gracias a una mejor comprensión de las causas de dicha desviación.
- Obtener mejores resultados gracias a la implantación de las medidas adecuadas.
- Poder controlar si las medidas implantadas funcionan como se esperaba.
ACTIVIDAD POR PROYECTO
El indicador empresarial “actividad por proyecto” muestra el tiempo invertido en cada proyecto para un rango de fechas. Los resultados pueden verse a nivel individual o a nivel de grupo. Este indicador permite ver el número exacto de horas que se han dedicado a cada proyecto en concreto, tanto individualmente como por equipos.
Beneficios que conlleva hacer el seguimiento de este indicador
Son muchos los beneficios para una organización de tener métrica sobre este indicador:
- Conocer en qué proyecto se invierte más tiempo.
- Saber si realmente se emplea más tiempo en el proyecto activo más importante.
- Comprobar si está alineada la estrategia con la ejecución.
- Contabilizar de forma exacta las horas invertidas en un proyecto. Un dato especialmente útil para todas aquellas empresas, como despachos de abogados, agencias de diseño, ingenierías o estudios de marketing; que facturan por proyecto.
- Comparar el tiempo real empleado en el proyecto con el tiempo presupuestado inicialmente.
- Controlar los tiempos empleados en el proyecto, para poder gestionar adecuadamente a los equipos.
Inteligencia que aporta en la toma de decisiones
Por todo ello, puede concluirse que la inteligencia que da a la empresa tener este indicador consistiría en:
- Darse cuenta de la existencia de desviaciones entre lo previsto y lo real.
- Indagar el porqué de esas desviaciones.
- Poner las herramientas y medios necesarios para poder corregirlas de forma efectiva.
En resumen, este indicador permite conocer por qué no se cumplen las previsiones y saber si los presupuestos son los adecuados. A nivel individual, permite tener datos del tiempo que invierten los empleados del mismo equipo de trabajo, permite saber por qué uno trabaja más que el otro.
Todo esto ayuda a detectar problemas de gestión individual del trabajo o directamente averiguar quién es más competente que otro, con la antelación suficiente para poder destinar al que no es competente a otro proyecto o ayudarle proporcionándole las herramientas que le harán más sencillo su desempeño o mediante un coaching, si el problema de fondo es la motivación.
Sin estas métricas la empresa no puede anticiparse a los problemas, pierde tiempo de reacción, y empieza a poner medidas cuando ya ha pasado el problema, sin antelación, o, lo que es lo mismo, sin margen de tiempo para corregir desviaciones.
USO DE APLICACIONES
Este indicador empresarial muestra no sólo un listado exhaustivo de todas las aplicaciones que se usan dentro de una organización, sino que también refleja el tiempo que se ha dedicado a cada de ellas en particular.
Beneficios que conlleva hacer el seguimiento de este indicador
Los mayores beneficios que la empresa obtiene de este indicador son los siguientes:
- Aporta visibilidad sobre todas las aplicaciones productivas que se están utilizando en la empresa, relacionadas con el tiempo empleado en cada una de ellas.
- Permite obtener una información muy precisa acerca de cuáles son las aplicaciones más utilizadas y la proporción en que aplica