Existe una forma muy sencilla de explicar, en un lenguaje llano y sencillo, la perentoria necesidad de instalar una red informática en nuestra empresa. No todas las personas responsables del funcionamiento de una empresa conocen en profundidad los entresijos técnicos de la informática, pero sin duda conocen la forma de trabajo más efectiva a aplicar a su personal.
Imaginemos por tanto una situación teórica de una empresa; piense en lo siguiente: suponga como en mi caso, que dirige usted una empresa de traducción de, por ejemplo, veinte empleados. Usted se comunica con ellos uno a uno, sin que los demás se enteren, explicándoles lo que desea que hagan, pero jamás se reúne con dos o más de ellos, ni en el caso de que trabajen en el mismo departamento. Ninguno de sus empleados está al tanto de lo que hace su vecino, nadie sabe colaborar con otros miembros de su sección, ni, por supuesto, sabe qué parte del trabajo está haciendo otro. No hablan entre ellos, no cambian impresiones, y además en ningún caso comparten los recursos; ni siquiera la grapadora. Es más, cuando varios de ellos se dedican a la misma tarea, repiten incansablemente el mismo trabajo, no avanzan, ni se reparten las labores.
Imagino que la situación anterior le resulta del todo idiota. Acierta, porque, desde luego, lo es. Pues le aseguramos que esta situación es habitual en un gran número de empresas. No en lo que respecta a sus trabajadores, ciertamente, pero sí en lo que se refiere a su equipación informática.
Existen empresas con un parque de ordenadores de, digamos, 10 puestos. Estos ordenadores no se comunican entre ellos, no comparten recursos, y, si se quiere imprimir, o se adquieren 10 impresoras, o nos veremos obligados a hacer circular a los usuarios copiando sus documentos en un disquete (si cabe) interrumpiendo el trabajo del compañero “afortunado” que tiene impresora, y multiplicando por N veces el tiempo perdido para imprimir un documento.
Ahora bien; ¿Qué podemos hacer para remediar este estado de cosas? La solución existe: es fácil de implementar y no demasiado cara. Hablamos de instalar una red informática.
¿QUÉ BENEFICIOS REALES PUEDE APORTARNOS ESTA SOLUCIÓN?
Compartir de forma eficiente los recursos: si disponemos de una red, podemos conseguir que, mediante un solo clic de ratón, cualquier usuario imprima en cualquiera de las impresoras que tengamos. Así de fácil. Así de rápido.
Además, podemos compartir documentos internos, memorándums, e incluso instalar un sistema de gestión de faxes para que éstos aparezcan directamente en la pantalla del ordenador que corresponda, minimizando costes de impresión y de tiempo.
Por supuesto, si lo que deseamos es minimizar realmente el coste mensual de consumibles y papel de impresora, podemos acostumbrar a nuestros empleados a que usen de forma intensiva el correo electrónico. De este modo, miles y miles de folios impresos se convertirán en meras páginas electrónicas que aparecerán instantáneamente en la pantalla del usuario deseado. Conseguiremos, por todo ello, una mayor productividad, a la vez que reducimos costes y procuramos que los empleados colaboren de forma más estrecha, en un menor tiempo.
Todo esto nos indica algo muy claro: en el momento en el que tengamos dos o más ordenadores, nos va a resultar muy útil establecer una red. La comodidad de consultar un documento en cualquiera de los ordenadores, pasar datos de uno a otro, compartir impresoras, escáner y todo tipo de periféricos nos proporcionará un beneficio en un plazo muy corto y por un desembolso realmente pequeño.
Si después de haber leído todo lo anterior ha decidido (correctamente) implementar una red en su empresa, debe saber qué opciones tiene, cómo debe de hacerse y qué errores no debería cometer.
Acometer la instalación de una red es una labor que debe dejarse siempre en manos de profesionales. Muchas personas con ciertos conocimientos informáticos se deciden por el “hágalo usted mismo”… y deben recurrir a técnicos profesionales para solventar cualquier problema que se produzca. Tanto daría, en este caso, hablar de todas esas personas que recurren al “amigo” de turno, que tiene nociones de informática y que nos asegura que nos lo hace “en un rato”. Tengamos cuidado con estas cosas. Cualquier servicio técnico puede contarle numerosas intervenciones causadas por este tipo de hechos.
El profesional que usted elija le informará adecuadamente de los costes de la instalación, le sugerirá la opción más adecuada a su necesidad y llevará a cabo la instalación hasta el final.
Básicamente, establecer una red se compone de 3 fases: extender el cableado desde sus ordenadores a un punto central, instalar tarjetas de red en los equipos y, por fin, interconectarlos todos mediante un dispositivo electrónico denominado “switch”. Por supuesto, una 4 fase posterior, pero inherente a la operación, es la de configuración de sus ordenadores para que, efectivamente, interactúen convenientemente y siempre según sus deseos.
Recapitulemos: usted es consciente de que, en el mundo moderno, hay que saber aprovechar las oportunidades de renovación. No deje pasar la que, posiblemente, sea la más importante de ellas. Consulte con técnicos especializados, estudie los costes de implantación y no dude más; notará los resultados desde el primer día.