Importancia del plan de negocio y cómo crearlo en 9 pasos

¿Alguna vez has tenido una idea de negocio que no salió como esperabas? En ocasiones surge una idea y empiezas inmediatamente a ejecutarla, al cabo de un tiempo tu proyecto tiene problemas.

Algunos problemas pueden ser financieros, legales, ventas, marketing, jurídicos o de operaciones que te podrán llevar a un posible fracaso debido a la no planeación.

Por lo anterior, abordaremos qué es un plan de negocio, cuál es su importancia y cómo crearlo en 9 pasos.

¿Qué es un plan de negocio?

Un plan de negocio es un instrumento que permite definir la estructura de diferentes áreas de una empresa, pero también te ayuda a definir los objetivos y estrategias, documentar esta información y tenerla a tu alcance para hacer seguimiento de lo planeado.

En caso de que requieras inversión, puedes presentar este documento a capitales de riesgo o bancos, así ellos podrán evaluar con datos si tu negocio es viable y si es escalable a largo plazo.

Una herramienta complementaria que te ayudará en la fase inicial de tu plan de negocio es el Business Model Generation Canvas que veremos a continuación.

¿Qué es el Business Model Generation Canvas y cómo se complementa con el plan de negocio?

La herramienta Business Model Generation Canvas o Lienzo para Generar Modelos de Negocios es un elemento visual que te ayudará a implementar una metodología compuesta de nueve elementos en un modelo de negocio nuevo o en uno existente y puede ser un complemento en la creación de tu plan de negocios, ya que es una poderosa herramienta de gestión estratégica para identificar los elementos clave de tu empresa.

Elementos del Business Model Generation Canvas

• Segmentos de mercado: Identifica el grupo de personas a quién estará dirigido tu negocio, ese perfil de clientes potenciales, recuerda que a no todas las personas está dirigido tu producto o servicio, por lo tanto la segmentación es importante.
• Propuesta de valor: Define tu idea de negocio, los elementos diferenciadores que hacen que sea único y tu ventaja competitiva a ese segmento de personas que escogiste previamente.
• Canales: ¿Cómo llegará tu producto a tus clientes finales? Debes responder a esta pregunta para identificar cómo será la distribución de tu producto. Los canales pueden ser directos: página web, redes sociales, tiendas, o canales indirectos: ventas al por mayor, tiendas de terceros, páginas web de terceros.
• Relación con el cliente: ¿Cómo te relacionas con tus clientes potenciales? ¿Recibirán un trato personalizado? O ¿Será un servicio automatizado? Debes responder a estas preguntas ya que el trato a los clientes es un factor importante para tener una venta exitosa.
• Fuentes de ingresos: ¿Cómo generar ingresos con este modelo de negocio? Determina igualmente el precio qué están dispuestos a pagar tus clientes y el precio de tu competencia.
• Recursos clave: En este punto definirás los recursos físicos, humanos y financieros para hacer realidad tu proyecto.
• Actividades clave: Las actividades clave son todos los procesos para el lanzamiento de tu negocio. Debes tener en cuenta la producción de tu producto y reconocer los posibles problemas que se presenten relacionados a la fabricación, distribución y venta.
• Socios clave: Para que un negocio funcione es necesario contar con equipo de socios que estén alineados a los objetivos y estrategia, también cada uno debería contar con perfiles diferentes, así podrán desempeñar funciones de manera efectiva.
• Estructura de costo: Describe todos los costos que tendrás relacionado a la creación de tu negocio y cómo optimizar el dinero que invertirás hasta llegar al punto de equilibrio.

Muchos emprendedores creen, erróneamente, que el Plan de Negocios está obsoleto y que basta con elaborar un Business Model Generation Canvas, pero ambas son herramientas complementarias útiles para diferentes etapas del proceso de desarrollo de un negocio. Mientas el Business Model Generation Canvas ayuda al emprendedor en la etapa de la búsqueda de un modelo de negocios rentable, repetible y escalable, el Plan de Negocios se encarga de guiarlo para expandir ese modelo de negocios que ha construido.

Cómo crear tu plan de negocio en 9 pasos

Todo plan de negocio tiene una estructura que abarca cada aspecto importante de la idea que quieres hacer realidad.

Para crear tu plan de negocio debes hacer una profunda investigación sobre el sector, el mercado, tus clientes, el proceso de producción, cuánto dinero necesitas, cuánto dinero usarás hasta generar ganancias y qué personas necesitas para lograr este plan de negocio.

1. Resumen ejecutivo

El resumen ejecutivo es una breve descripción de tu propuesta de valor, tu idea de negocio, tu plan financiero haciendo énfasis en  su viabilidad financiera y tu plan de marketing.

y debe ser redactado una vez hayas terminado el plan de negocio. Este documento está dirigido principalmente para las entidades a las que solicitarás inversión y no debe superar las cinco páginas.

Elementos de un resumen ejecutivo

• Introducción: En la introducción debes especificar que se encontrará en el documento, explicar brevemente la idea de negocio y los elementos del resumen ejecutivo.
• Idea de negocio: En esta sección debes informar la información principal de tu negocio, y la descripción del producto o servicio.
• Propuesta de valor: La propuesta de valor describe lo que hace que tu negocio sea único y qué lo diferencia de los demás negocios.
• Plan de marketing: Este es uno de los puntos más importantes, ya que describirás el análisis competitivo, tu mercado objetivo y buyer persona, las 4 Ps del marketing, recursos y presupuesto.
• Plan financiero: En el plan financiero debes mencionar el plan de inversión, balance, flujo de caja, punto de equilibrio.

2. Plan de talento humano

Una idea de negocio se puede llevar a cabo en su totalidad gracias a un equipo de trabajo calificado, por lo tanto hacemos énfasis en crear un equipo de trabajo  además de contar con socios que cuenten con diferentes habilidades para que se complementen.

Pasos para la creación de un plan de talento humano

• Estructura de la empresa: La estructura de la empresa se representa mediante un organigrama, o un mapa conceptual. Define las áreas funcionales de tu empresa, establece los cargos desde el cargo directivo hasta el cargo operativo.
   
  Debes tener en cuenta que hay cinco tipos de estructura para las empresas:
  • Estructura funcional: En este tipo de estructura se enfoca en la especialización con el fin que los trabajadores desarrollen su potencial con sus habilidades. Cumple con las necesidades de los niveles jerárquicos.
  • Estructura jerárquica: Es una de las estructuras más usadas, ya que la empresa se divide en diferentes grupos liderados por cargos directivos.
  • Estructura lineal o staff: Los cargos directivos en este tipo de estructura son asesorados por consultores expertos que brindan experticia en temas específicos, su estructura es jerárquica y los directores cuentan con empleados a cargo.
  • Estructura matricial: cuenta con dos estructuras jerárquicas: vertical y horizontal. En la estructura vertical cada grupo se dedica a una función específica; en la estructura horizontal trabajadores de diferentes grupos se integran para trabajar en proyectos específicos.
  • Estructura por división: Su estructura se basa en organizar sus colaboradores según un producto o servicio, mercado o área geográfica.
• Redacción de currículum: crea un currículum vitae por cada perfil incluyendo funciones, salario, estudios y  experiencia laboral. Esto te brindará una guía para los perfiles que quieres buscar para tu proyecto.
• Descripción de los socios fundadores: redacta el perfil tuyo y de tus socios incluyendo la experiencia, estudios, conocimientos, habilidades y qué papel desempeñarán para que el negocio tenga éxito.

3. Idea de negocio

La idea de negocio es el producto o servicio que ofrecerás a tus futuros usuarios; también describe tu empresa; la misión y la visión. Estos elementos te ayudarán a reconocer lo que quieres y para dónde vas.

4. Propuesta de valor

Acá describirás qué hace que tu negocio se diferencie de los demás, y la ventaja competitiva, este ejercicio te ayudará a investigar a profundidad las necesidades de tus usuarios y el mercado, describe detalladamente los siguientes aspectos:

• Perfil del cliente.
• Dolores del cliente.
• La solución al dolor del cliente.
• Descripción del producto o servicio.
• Los beneficios para los usuarios.

5. Plan de marketing

Este proceso es uno de los más importantes, ya que harás un análisis profundo del mercado, tu competencia, los objetivos,  el plan de acción, tu cliente potencial, cómo promocionar tu producto  y el presupuesto que necesitarás para llevar a cabo este plan.

Pasos para la creación de un plan de marketing:

• Diagnóstico: Este primer paso te permitirá identificar la situación actual de tu empresa; identifica todos los factores externos e internos.
   
  Dentro de los factores externos encontrarás la situación económica, social, política y legal. En los factores internos se incluyen los recursos económicos, ubicación geográfica, reglamentos, talento humano y cultura organizacional.
   
  Por lo anterior, se recomienda crear un marco de análisis DOFA (Debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas) para resumir la información.
• Análisis del entorno: En este aspecto se debe realizar un análisis del microambiente y el macroambiente.
   
  Los aspectos que debes investigar del macroambiente son: Económico, Ambiental, Tecnológico, Demográfico, Sociocultural y Político-legal.
   
  Los aspectos del microambiente están relacionados a la división operacional de la empresa; estos son: Proveedores, Consumidores, Competidores e Intermediarios.
• Análisis competitivo: Investigar a tus competidores es fundamental para descubrir diferentes aspectos del mercado además de las necesidades de tus clientes, obtendrás ideas y generar estrategias que permitirán generar un factor diferenciador y ventajas competitivas.
   
  Analiza sus productos o servicios, el precio, su estrategia para captar clientes, su proceso de ventas y su estrategia de marketing digital.
• Descripción de buyer persona: Ahora es tiempo de definir tu público objetivo, debes tener en cuenta que no todas las personas son aptas para adquirir tu producto o servicio, por lo tanto debes establecer tu buyer persona mediante los siguientes pasos:
  
  • Dividir a las personas en grupos que cuenten con características similares, escoge estos grupos segmentados y así definirás a tu público objetivo.
  • Una vez definido el público objetivo ahora te enfocarás en establecer el buyer persona. El buyer persona es un perfil más específico, es el perfil de tu cliente ideal, por lo tanto, es importante definir las preocupaciones, deseos, expectativas.
  • Otro punto importante es identificar el proceso de compra del buyer persona, desde la identificación de la necesidad, qué investiga sobre ese tema hasta la decisión de compra y su experiencia.
• Estrategias de marketing: Al tener claro los puntos anteriores ya podrás proceder a la creación de las estrategia de marketing, para esto usarás el método de las 4 P del marketing:
  
  • Producto: Describirás las características de tu producto, las necesidades que satisface y el valor agregado.
  • Precio: Para establecer el precio es necesario realizar un estudio sobre cuánto están dispuestos a pagar tus clientes por ese producto, investigar los precios de tu competencia e identificar el beneficio monetario que obtendrás definiendo ese precio.
  • Punto de venta: Acá identificarás cómo será distribuido tu producto y cómo llegará al cliente. Para la distribución de tu producto debes tener en cuenta diferentes factores como el almacenamiento, transporte, precio de envío y tiempos.
  • Promoción: La promoción son todas las estrategias que usarás para promover tu negocio, existen los medios tradicionales y los medios digitales, de acuerdo a tu buyer persona debes establecer las estrategias correctas para llegar al máximo del perfil de comprador.
• Establecer objetivos: Para establecer los objetivos te recomendamos usar el método SMART, un acrónimo en inglés que define las características de los objetivos:
  
  • Specific: Específicos.
  • Measurable: Medibles
  • Achievable: Alcanzables
  • Realistic: Realistas
  • Time-bound: Duración limitada

6. Plan financiero

El plan financiero te ayudará a determinar la situación financiera actual, establecer los objetivos financieros a corto, mediano y largo plazo y realizar la planificación de recursos para determinar si el modelo de negocio es viable.

Pasos para la creación de un plan financiero:

• Balance general: Esta herramienta te permitirá ver la situación económica actual de la empresa mostrando los activos, pasivos y el patrimonio.
• Plan de inversión o financiación: El plan de inversión te ayudará a determinar el capital inicial de inversión para empezar a trabajar en tu negocio y sostenerlo antes de empezar a generar ingresos.
   
  En este plan debes tener en cuenta los activos como equipo de oficina, maquinaria y bienes inmuebles; también puedes agregar los activos intangibles como patentes, marcas registradas, derechos de autor y reconocimiento de marca.
• Estado de resultados: El estado de resultados te permite analizar la rentabilidad del negocio, ya que tendrás que indicar los ingresos y gastos, y si se podrá pagar fácilmente a proveedores. Esta información también es útil para analizar si hubo una ganancia.
• Flujo de caja: Muestra la entrada y salida de dinero, identificar la liquidez de tu negocio y medir la capacidad para pagar deudas.
• Punto de equilibrio: Es el momento en el que el negocio empieza a ser rentable los ingresos que tengas permitirán pagar los gastos y ya no dependerá de las herramientas de financiación. Por lo tanto debes establecer un tiempo límite y cumplir con esa meta.

7. Plan de operaciones

Este plan te permitirá identificar todo lo relacionado al proceso de fabricación y gestión de inventario, este es un paso fundamental ya que te permitirá reconocer los posibles errores, crear planes de contingencia, automatizar tareas y gestionar óptimamente los recursos.

Pasos para crear un plan de operaciones

• Productos o servicios: En este paso abordarás la información técnica del producto, incluyendo diseños industriales, y patentes.
• Procesos: Detalla cada uno de los pasos desde la creación del producto hasta su lanzamiento; puedes ayudarte de un generador de diagramas de flujo que ayudará a visualizar esta información más fácil.
• Producción: Los aspectos importantes a desarrollar en este paso son la capacidad de producción, tiempo y almacenamiento y calidad.
• Abastecimiento: El último paso en la cadena de producción es asegurar un plan de abastecimiento que asegure que no se detenga la producción, debes tener en cuenta las materias primas, tipo de almacenaje, etiquetas y empaques.

8. Plan jurídico-legal

El plan jurídico-legal juega un papel importante ya que la constitución de una empresa es vital para que puedas desarrollar libremente la actividad, además quedará registrado en un documento los estatutos que son fundamentales para que los socios sean conscientes de su porcentaje de participación y funciones.

Pasos para la elaboración del plan jurídico-legal

• Selección de forma jurídica: Define la actividad, socios,capital inicial, y forma jurídica de la empresa (sociedad limitada, sociedad anónima, sociedad colectiva, sociedad por acciones simplificada).
• Régimen fiscal: Solicita la asesoría de un contador público para determinar cuál será el régimen fiscal de tu empresa ya que determinará si tendrás obligaciones tributarias.
• Contratos: Todo acuerdo que implique un intercambio de bienes o servicios requiere un documento que soporte la relación comercial o laboral. Define qué tipo de contratos usarás con tus colaboradores, asesores, proveedores e intermediarios.
• Permisos y licencias: Investiga si requieres de permisos o licencias para poder operar tu negocio en la ciudad y país que te encuentres.

9. Presentación del plan de negocio

El pitch es la presentación de tu plan de negocio a inversionistas o entidades de financiamiento, debes tener en cuenta que tendrás poco tiempo para presentar tu negocio, por lo tanto, es vital que llames la atención tan pronto empieces.

Un tip a tener en cuenta es usar la técnica de storytelling al hacer tu pitch, ya que las historias ayudan a conectar con las personas, conectar la información del pasado, presente y futuro y se entenderá fácil la información.

Adicionalmente, prepara en tu presentación los siguientes datos:

• Objetivo.
• Valuación o valoración del proyecto.
• Proyección financiera a 5 años.
• Dar a conocer a los inversionistas el valor total de inversión que estás requiriendo.
• Informar sobre los socios y su compromiso con el proyecto.

Para que tu presentación sea llamativa, puedes agregar herramientas visuales que te ayudarán a comunicar ideas por ejemplo nubes de palabras, que plasman palabras claves.

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Acerca de la autora: Este artículo fue escrito por Carol Varon, Content Marketer en Venngage.