Cuando llegamos a cierto nivel de profesionalización seguidamente nos involucramos en tramites que requieren que comuniquemos un mensaje, ya sea una solicitud bancaria, una recomendación o inclusive para postularse en trabajos de buen perfil, donde las cartas de presentación son un factor importante de éxito.
Aunque esta herramienta no sea de uso cotidiano, para quienes se mueven en el mundo de los negocios o interactúan con empresas serias saben que es una habilidad que con frecuencia se requiere, ya que si logramos causar la suficiente empatía con el lector es posible persuadirlo y lograr transacciones beneficiosas. Por tanto, la respuesta rápida a esta pregunta es sin lugar a dudas un rotundo SI.
¿Qué son las cartas y en qué se pueden enfocar?
Dicho lo anterior, las cartas son recursos escritos tanto en papel como de manera digital, que buscan comunicar al receptor un mensaje concreto, de manera formal o semiformal, asegurándonos de que sea lo más clara posible, con la ventaja de que el mensaje puede ser leído y retransmitido de ser necesario sin que se modifique o altere su contenido.
Las cartas por lo general vienen acompañadas de cierto nivel de formalidad, lo que da al remitente un perfil serio y de confianza, sobre todo si hablamos de profesionales, recién egresados, empresarios o marcas comerciales.
Existen cientos de tipos de cartas, pero hoy abordaremos los consejos que necesitas para hacer de las tuyas unas muy convincentes y persuasivas.
¿Qué necesito para hacer una buena carta?
Lo primero que tienes que hacer es establecer los parámetros básicos: Tu receptor, el asunto que quieres transmitir y los términos de cierre. El receptor puede ser una entidad educativa, una empresa… Cualquier persona o grupo de personas a quien quieras hacer llegar tu mensaje.
En el asunto, asegúrate de ser específico y lo más claro posible. Antes de escribir, piensa muy bien cuál es la situación actual y qué es lo que puedes aportar con tu carta, asegúrate muy bien que tus intenciones no van a ser mal interpretadas escogiendo las palabras correctas.
Finalmente, ten en cuenta que es lo que quieres ofrecerle a tu lector y que esperas recibir a cambio. Esto aplica para todo, en una carta de disculpas, por ejemplo: <<Le ofrezco de corazón reciba mis más sinceras disculpas >> (lo que ofreces) << y esperamos poder seguir estableciendo lazos a futuro>> (a cambio).
Una vez tienes establecido esto, puedes ubicar un buen formato de carta en la red, que tenga un aspecto profesional, serio y flexible sobre el que puedas comenzar a trabajar.
Consejos para escribir una buena carta
Una vez que tienes todos los elementos necesario claros y listos para comenzar, toma en cuenta estos consejos al redactar tu carta, como todo un profesional:
- Un buen inicio. Nunca subestimes el poder de la cordialidad, siempre inicia saludando y dirigiéndote al remitente, de la forma más específica posible. En las cartas de postulación, por ejemplo, siempre es más efectivo dirigirse al encargado de recursos humanos (Sr/Sra) que a todo el departamento.
- La introducción ideal. Sin ser demasiado exagerados, se cordial desde el inicio, identifícate adecuadamente y expresa brevemente el asunto de la carta, para preparar al lector y este no desespere.
- Se preciso. Extenderse en la introducción disminuye el poder comunicativo de la carta, concentra tu atención en comunicar bien tu mensaje y se precisó en los detalles.
- Explica tu punto. El primer párrafo luego del saludo es el momento perfecto para explicar la situación y lo que motivó a escribir la carta, es cuando deber justificar tu postura o tu perspectiva, dependiendo de la carta, lo que deseas conseguir o puedes ofrecer.
- Comunica bien el mensaje. El siguiente bloque de texto debería ser con frecuencia el mejor momento para aportar soluciones, explicar lo que esperas del lector, lo que ambos podrían conseguir o las acciones que sugieres deberían pasar después de leída la carta.
- Salida triunfal. Aprovecha la despedida para mostrar nuevamente tu actitud cordial, una frase elocuente pero pertinente al momento o agradecer al lector su tiempo e invitarlo a responder o tomarte en cuenta. Las buenas despedidas son un gancho de persuasión.
Ten en cuenta esto y de seguro tendrás una grandiosa carta con perfil profesional en poco tiempo.
Errores que debes evitar al escribir una carta formal
Aunque las cartas parezcan tener una estructura perfectamente definida, por lo general las personas suelen cometer ciertos errores con mucha frecuencia y tú debes evitarlos a toda costa si quieres que te tomen en serio:
- Cuida los errores ortográficos. Un error de escritura (o muchos de ellos) pueden echar por tierra todo un trámite, ya sea legal, comercial o de negocios. No respetar las normas ortográficas puede invalidar por completo cualquier carta.
- Cartas extensas. La mayoría de los lectores, sobre todo en el ámbito profesional valoran mucho su tiempo y agradecen siempre la consistencia y precisión. Una carta que vaya al punto siempre tendrá prioridad que una carta de lectura extensa y pesada.
- Lenguaje inadecuado. Hay que ser balanceados en el lenguaje y tratar de ajustar las palabras al contexto de la carta. Abusar de los adornos y palabras complejas puede terminar siendo contra producente, del mismo modo, un lenguaje informal con palabras coloquiales tampoco es lo ideal.
- Ambigüedad. Otro error garrafal es tratar de darle vueltas al asunto y no comunicar claramente el mensaje. Se explicito con lo que quieres comunicar, que sin importar quien lo lea pueda llegar a la misma conclusión de lo que quieres.