Estamos a un par de meses de cumplir un año de la publicación de la norma ISO 9001: 2015. Atrás han quedado los periodos de evaluación de los cambios y la incertidumbre generados por estos. Ya a esta altura las organizaciones que están interesadas en contar con la certificación de Sistemas de Gestión de Calidad con mayor aceptación a nivel mundial deben de ir elaborando sus planes de acción para implementar los cambios que la nueva versión de la norma ha traído con ella.
R&D Consulting, como consultores de Sistemas de Gestión sugiere considerar los siguientes elementos a la hora de elaborar su plan de acción en su organización:
- Capacitaciones para el personal: La ISO ha realizado numerosas aclaraciones en los requisitos de la norma que dejan de manifiesto que hoy, más que nunca, las personas son clave para el desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad. Más allá de que la conciencia que todos los colaboradores (y personal externo) deben tener sobre la política de la calidad y sus objetivos, la clave es asegurarse que las personas sepan que es el Sistema de Gestión de Calidad y cuál es su razón de ser. Todos los colaboradores de la organización deberían ser incluidos en cursos de sensibilización; sin olvidar las capacitaciones de interpretación y auditorías internas de la norma para aquellos que tengan una mayor incidencia sobre las tareas de la certificación. No hay forma de saber cómo estoy contribuyendo a la eficacia del sistema de gestión de la calidad, sino sé en qué consiste el sistema.
- Contexto de la Organización y Partes Interesadas: Olvidemos los sistemas de gestión de calidad empaquetados. La norma nos pide que consideremos las cuestiones internas y externas del SGC, al igual que las partes interesadas y los requisitos que estas pueden tener para el sistema. Ya no podemos considerar únicamente a los clientes y proveedores, sino que debemos pensar en los grupos adicionales como las entidades gubernamentales, asociaciones, sindicatos y socios que pueden tener una influencia importante sobre el SGC. Esta es la base de la planificación del SGC y como tal, será el primero de los inputs que tenemos que considerar a la hora de alinear los procesos de nuestra organización.
- Objetivos alineados con la dirección de la empresa: No debe existir una diferencia entre los objetivos estratégicos de la organización y los objetivos de calidad. Los planes para el logro de los objetivos de calidad deben de estar alineados con el plan de negocio de la empresa, de modo que no quede espacio para el típico error de considerar que el SGC de una empresa y sus operaciones son dos cosas diferentes.
- Prepare de forma clara las justificaciones para las “exclusiones”: Es difícil encontrar en la norma aquellos requisitos que sabíamos formaban parte automática de las exclusiones del sistema de gestión. Con la versión 2015 de la norma ahora hablamos del concepto de aplicabilidad. Los requisitos han sido narrados de forma que puedan ser aplicables para cualquier organización y es muy dificultoso encontrar un requisito que no “aplique” a algún SGC. Esto agrega mayor importancia a la definición correcta del alcance del sistema, en vistas de que este sea efectivo.
- No deje que los Gerentes se escondan: Ya no será suficiente que el Gerente General firme los cheques y participe de la revisión por la dirección para demostrar que existe un líder del SGC. La versión 2015 de la norma pide una participación de los líderes más activa y responsable. El punto 5.1.1 incluye diez instancias en las que la Alta Dirección debe demostrar liderazgo y compromiso con respecto al sistema de gestión de la calidad. Los Gerentes no se podrán escapar de las auditoras al SGC, aunque tengan que ser contactados por medio de Skype o similares.
- Identifique los riesgos y no sea tan negativo, también identifique las oportunidades: Este cambio responde a dos causas. Primero está el poco éxito de la ISO a la hora de vender las acciones preventivas como parte del SGC, y en segundo lugar, al auge mundial por incluir la gestión de riesgo en las organizaciones. Si bien la ISO no nos pide que implementemos una gestión de riesgo formal como parte del SGC, si nos pide que identifiquemos los riesgos que pueden afectar el éxito del sistema y planifiquemos como vamos a hacer frente a estos. Las acciones que sean determinadas para esto, deben ser evaluadas. Al atender los riesgos las organizaciones pueden encontrar oportunidades, como nuevos mercados, nuevas tecnologías y sociedades con beneficio para la empresa que no hubieran sido considerados previamente.
- Escoge tus procedimientos y registros: La ISO presenta una gran ventaja para las organizaciones con la introducción del concepto de “Información Documentada” (hipervínculo al artículo de información documentada). La versión 2015 de la norma no solicita ningún procedimiento documentado, con lo que le da libertad a las organizaciones de determinar cuáles son las actividades que verdaderamente deben ser plasmadas en “blanco y negro”. Muchos ahorros de tiempo y dinero en impresiones se pueden generar de esta iniciativa, sobre todo cuando agregamos que el tedioso manual de calidad ha dejado de ser un requisito y ahora es una opción que las organizaciones pueden escoger mantener, si lo consideran de valor. La clave es determinar que documentos son necesarios para el éxito de los proceso y prescindir del uso de los demás. Esto si es un verdadero paso hacia la consigna de que ISO 9001 propone la implementación de un “sistema de gestión documentado” y no un “sistema de documentos”.
Al repasar estos elementos vemos que la nueva norma plantea ventajas en cuanto a la estructura que podemos dar a los procesos y los nuevos requisitos en sí, van más orientados a la generación de información adicional para la planificación del sistema y la toma de decisiones, que a la adición de herramientas sin sentido. El mapeo de los procesos debe ser más especifico y se pueden generar varios beneficios de herramientas como el diagrama de tortuga, SIPOC y flujogramas.
Para aquellas empresas que cuentan con la certificación ISO 9001:2008, definitivamente ha llegado la hora de trabajar en la transición de su SGC. Los certificados de estas organizaciones tienen vigencia hasta septiembre del 2018, por lo que les aconsejamos que no se desesperen y aprovechen la oportunidad de alejarse de los restricciones de los sistemas genéricos aceptando el reto de diseñar un SGC que verdaderamente considere las particularidades de las empresas, sea funcional para la organización e invite a la participación de los colaboradores.
Y ustedes, ¿Qué cambio creen que generará mayor valor a los nuevos Sistemas de Gestión de Calidad?