En el devenir del mundo organizacional, muchas han sido las técnicas y herramientas que los gerentes han intentado implantar en las organizaciones con la finalidad única de alcanzar los objetivos organizacionales.
Inmerso entre estos principales elementos que han permitido configurar el pensamiento organizacional, la planificación estratégica, como campo inscrito en la disciplina administrativa, cuenta con destacadas contribuciones fundamentalmente durante las últimas cinco décadas. Por lo tanto, cualquier metodología empleada para lograrla, servirá de base para que la organización tenga éxito, siempre y cuando se mantenga el verdadero espíritu en este sentido.
De esta manera, la metodología Hoshin – Kanri, difundida a través de las empresas japonesas a partir de los años 60, representa una de las principales herramientas para gestionar la planificación estratégica de una organización, la cual le permite crear una organización capaz de mantener un alto rendimiento y producir resultados, mediante el establecimiento de planes de gestión a corto, mediano y largo plazo, así como la priorización de actividades y recursos; involucrando a todos los miembros de la organización, de manera tal que todos puedan aportar su visión de cómo hacer las cosas (know-how) con el respectivo seguimiento y control.
Esta metodología se enfoca en una Administración por políticas, que inmersa en un proceso participativo, establecer, implementar y posteriormente auto controlar los objetivos fundamentales de la organización originados desde la alta gerencia. Cuando una organización adopta la metodología Hoshin – Kanri, lo que está buscando es integrar sistemáticamente las actividades del talento humano, es decir, alinear al grupo, de manera de construir respuestas rápidas ante los cambios y con ello se alcance con mayor facilidad, las metas propuestas.
La dificultad de implantación, no solo de esta metodología, sino de cualquier herramienta que implique un cambio, se basa precisamente en la resistencia al mismo, al encontrarse con fuerzas que se enfrentan en diferentes direcciones, emergiendo en este contexto el reto de orientarlas y enfocarlas en un mismo objetivo.
No obstante lo anterior, una vez que ha sido asumida, esta representa una fuerza transformadora al orientar la conducción de la planificación estratégica, en tanto que es común encontrar organizaciones donde su talento humano no tiene la menor idea de su misión, visión, valores, objetivos, indicadores, entre otros.
De esta manera, la metodología Hoshin – Kanri puede ser implantada por fases, de la siguiente manera:
- Fase I: el qué: Establecer objetivos y delimitación de responsabilidades, bien sea de parte de la alta gerencia o mediante la participación general del Talento humano de la organización.
- Fase II: el cómo, o la ejecución: cada responsable designa su grupo de trabajo, cada grupo determina sus estrategias y planes de acción a seguir y finalmente estas estrategias y planes se estructuran, jerarquizan y priorizan.
- Fase III: Las estrategias y planes se analizan por el nivel jerárquico inferior, se analizan acciones operativas en tormenta de ideas y se seleccionan las más idóneas, repitiendo por cada nivel hasta llegar al último y se han indicado los planes operativos. En esta etapa es importante la revisión y verificación a fin de comprobar que los planes operativos seleccionados corresponden íntegramente a la planificación estratégica originalmente definida, en tanto que es probable la presencia de desviaciones, ante lo cual han de imponerse las respectivas acciones correctivas.
De acuerdo con Zeus Management (2015), los principales objetivos de la metodología Hoshin – Kanri son:
- Integrar a todo el personal de una organización hacia los objetivos clave utilizando medios indirectos en vez de presión directa, creando un sentimiento de necesidad y convencimiento.
- Integrar todas las tareas, ya sean rutinarias o de mejora, en función de los objetivos clave de la empresa coordinando todos los esfuerzos y recursos.
- Realinear eficazmente los objetivos y actividades en función de los cambios de entorno.
La metodología es, en esencia, muy sencilla, la cual se tornará compleja en mayor o menor medida acorde con los intereses de la alta gerencia, así como la capacidad de reacción al cambio tanto de parte del talento humano como de la misma organización, lo cual requiere de un enfoque sistémico combinando múltiples elementos, tales como las tecnologías, el liderazgo en sí mismo, el modelo organizacional y la capacidad de cambio.
ELEMENTOS DEL HOSHIN KANRI
La metodología Hoshin Kanri se asienta sobre bases fundamentales, las cuáles son, acorde con Zeus Management (2015), las siguientes:
- Enfoque basado en el Ciclo Deming PHVA. (planear, hacer, verificar y actuar)
- Orientado a sistemas que deben ser mejorados para el logro de los objetivos estratégicos.
- Participación de todos los niveles y departamentos para el desarrollo y despliegue de los objetivos anuales y medios para conseguirlo.
- Basado fundamentalmente en hechos.
- Formulación de objetivos, planes y metas en cascada en toda la organización basada en modelos de mejora continua.
- Concentrarse en unos pocos objetivos críticos.
- Incorporar los indicadores financieros relacionándolos directamente con los resultados de los indicadores de procesos.
- Valorar y reflejar la contribución de las personas al cumplimiento de objetivos individuales y colectivos.
- La elaboración de objetivos debe basarse en el conocimiento del negocio y complementarse con herramientas de control de calidad y benchmarking.
- Establecer un sistema de indicadores que permita valorar tanto el nivel de consecución de objetivos y medios como la efectividad de los mismos.
- Implantar un método de revisión del sistema que permita la implementación de acciones correctivas, evaluación continua.
- Será responsabilidad del Ejecutivo de más alto nivel de la empresa revisar, una vez al año, de manera total el proceso y sus resultados con la intención de generar una matriz FODA, herramienta que servirá para la planeación estratégica posterior.
- El Hoshin Kanri se basa en un sistema de información basado en un conjunto de documentos y herramientas. El objetivo es implementar la efectividad del plan y mejorar sus resultados.
De los elementos componentes de la metodología indicados, se desprende la mayor ventaja, la cual es la dirección única que asume la organización con sus miembros, en función del alcance de los objetivos organizacionales, con innovación y creatividad, lo cual genera un contexto emergente distinto a aquellas organizaciones donde la rutina es la norma.
El implantar Hoshin – Kanri en la organización permite crear la planificación estratégica (si es que esta no se ha creado), difundirla (si ya se creó) y seguirla de forma implacable para alcanzar el éxito, no entendido este como simplemente alcanzar las metas, sino como mantenerse competitivos en un ambiente dinámico donde el desorden y caos que genera la globalización tiende a desequilibrar hasta aquellas empresas con mayores fortalezas.
La metodología logra que todas las partes de la organización trabajen de manera conjunta en pro de un fin común, consiguiendo la alineación de todos los elementos de la organización: talento humano, alta gerencia, clientes internos y externos, entre otros. También, permite la asignación y delimitación de responsabilidades, por lo que resultará poco probable la falta de detección de las debilidades y poder atacarlas de inmediato, implantando las acciones correctivas y preventivas a las que hubiere lugar.
En definitiva, el gerente a la hora de evaluar los modelos gerenciales, deberá analizar los pros y los contras y, por supuesto, si es viable aplicarlo en su organización este modelo les permitirá a las organizaciones orientarse hacia objetivos, incrementando la comunicación, participación e interacción de todos los niveles operativos. Para ello, se deberá desarrollar los objetivos clave, para que el liderazgo se enfoque en ellos y logre alinear a todos los recursos de la organización.
Autor: Lcdo. Michael Aular – Micdan Consulting
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