La buena planificación es esencial en estos tiempos. Ordenar las actividades ayuda a la dinámica personal y al trabajo en equipo.
Si bien en la actualidad existen infinidades de herramientas que buscan aumentar la productividad de una empresa o de un trabajador independiente, los planificadores diarios aparecen como una de las mejores opciones.
Son herramientas que se utilizan de forma sencilla y sirven para organizar tu jornada con antelación. Estos planificadores te pueden ayudar a jerarquizar el trabajo y optimizar tu tiempo libre. Veamos entonces las cinco mejores opciones que hay en el mercado.
¿Por qué utilizar un planificador diario?
Antes de ver las herramientas pensemos un minuto en la importancia de tener esta planificación. Es importante que cuando planifiques el día puedas definir tus metas y tengas una visión clara de lo que quieres y puedes lograr. El calendario de septiembre, por ejemplo, es el título que debe englobar todo lo que vayamos a proyectar y programar ese mes. Y así sucesivamente con el resto del año.
Las ventajas que entrega poder armar la plantilla del organizador diario son muchas:
- Sirve como lista de tareas pendientes.
- Ayuda a no olvidar todas las fechas importantes.
- Ordena horarios de reuniones o videollamadas laborales para que no se superpongan.
- Establece límites para evaluar tu disponibilidad y si puedes incluir más proyectos en tu agenda.
Pero los beneficios de este tipo de organización no se agotan ahí ya que puede ser utilizado para reflejar los éxitos y fracasos diarios y trabajar en tus objetivos. Aún más, está científicamente comprobado que cuando escribes las cosas, las recuerdas mejor.
En resúmen, podemos apuntar otros tipos de beneficios de contar con un planificador diario que ayudarán no solo a la vida laboral sino también a la personal:
- Formar buenos hábitos de organización.
- Crear estructuras de trabajo individual o colectivo.
- Evitar la procrastinación.
- Aumentar la productividad.
- Reducir el estrés.
- Ahorrar tiempo y mejorar la concentración.
Las herramientas más usadas para una planificación diaria
Existen numerosas herramientas que ayudan a armar un planificador diario y que tenga éxito. Lo primero que puedes hacer es, cuando te llegan las ideas, anotarlas en notas adhesivas; esto te va a ayudar a no olvidarte y a poder ponerlas en práctica. También puedes usar el clustering de notas adhesivas para categorizar ideas y permitir que los colaboradores voten con la herramienta de votación.
La utilización de las plantillas para el armado y planificación es sin dudas la opción más utilizada por las empresas. Hoy existen en el mercado una gran variedad de estas plantillas que ya vienen predeterminadas, son muy sencillas de utilizar y hasta algunas aparecen con la opción de personalizarlas para cada caso puntual.
Estas plantillas se pueden ajustar perfectamente al proceso de planificación tanto individual como empresarial. En ese sentido podemos encontrar dos grupos: Plantillas de reunión para configurar el plan estratégico y Plantillas para investigación y análisis.
Las plantillas que tienes que tener en cuenta
Si lo que buscamos es mejorar la comunicación entonces, como ya vimos, las plantillas son la mejor herramienta para conseguirlo. Con ellas podremos agrupar mucha información que luego será compartida con el resto de las personas con las que decidamos interactuar. Y si bien en el mercado existen decenas de planillas para nuestro planificador diario, podremos hacer un repaso por las cuatro mejores opciones.
1. Plantilla de mapa conceptual (Ideal para educación o mejorar un producto)
Los mapas conceptuales son ideales para hacer simple un concepto complicado. Es una herramienta de muy fácil aplicación que se compone de recuadros o círculos que se entrecruzan con flechas tipo etiquetas para conectarlos con las ideas o la información relacionada en una estructura jerárquica decreciente.
2. Plantilla de planificador mensual (Ideal para planificación estratégica)
Este tipo de calendarios son muy útiles para poder cumplir los objetivos. En los últimos tiempos, las videollamadas y reuniones son una constante en la vida cotidiana de los equipos de trabajo y, para optimizar tiempos y no dar pasos en falso, esta herramienta es muy útil para el planificador diario y la organización mensual. Si bien se puede usar de manera individual, es una plantilla ideal para las grandes empresas que afrontan importantes proyectos.
3. Plantilla de matriz de prioridades de acción
Es la mejor herramienta para ordenar las ideas más importantes o que mejor se adapten al objetivo deseado. Se utiliza como matriz para elegir prioridades de acción, el orden de las tareas y para ahorrar tiempo y dinero sin hacer trabajo innecesario. La matriz de prioridades de acción es importante para poder calificar tareas según su impacto y el esfuerzo necesario para cumplirlas.
4. Plantilla de plan de trabajo
El plan de trabajo no es otra cosa más que una hoja de ruta para un proyecto deseado. En ese sentido esta herramienta es muy útil para articular los pasos que se deben seguir para llegar a ese final. Teniendo el camino organizado, es mucho más probable el éxito. Si bien puede haber distintos planes de trabajo, todos contienen cuatro componentes principales: objetivos, estrategia, tácticas y entregas.
Las opciones para armar el planificador diario son muchas. Hay alternativas para cada una de las necesidades. Lo que queda claro después de este repaso es que se volvieron una herramienta indispensable para cualquier actividad. Ya sea a nivel empresario como para cualquier persona que encare una tarea.