La comunicación efectiva es esencial para las operaciones de las empresas, pues permite crear mejores procesos y por lo tanto brindar un mejor servicio al cliente. Afortunadamente, hoy en día la tecnología ha creado numerosas herramientas que los negocios pueden aprovechar para satisfacer necesidades de la operación.
Muchas de estas herramientas pueden utilizarse sin ningún costo pero existen otras en las que vale la pena invertir. A continuación, te decimos cuáles son:
1. Dominio de correo electrónico
Así como es buena práctica separar las finanzas personales de las de tu negocio, lo ideal es que apliques esta práctica en las comunicación de tu empresa. Esta es una herramienta en la que te conviene invertir por que que no solo servirá para que tu equipo se comunique internamente, también la usarás para contactar a proveedores y clientes.
¿A qué nos referimos cuando hablamos de invertir? Sacar una cuenta de correo electrónico es gratis pero tu dirección aparecerá con un «@gmail.com» un «@hotmail.com» o un «@outlook.com». Así que lo recomendable es ocupar las versiones de paga para que los mensajes que envíes tengan el nombre de tu negocio, es decir el dominio de correo electrónico.
De esta forma toda la comunicación que emane de esta herramienta quedará respaldada en archivos digitales que le pertenezcan a tu empresa y por supuesto te ayudará a proyectar una imagen profesional y de confianza ante tus clientes o proveedores.
2. Aplicaciones de mensajería instantánea
Una de las mejores herramientas de comunicación son aquellas que ofrecen espacios colaborativos digitales a través de mensajes en grupo y privados; pues son una forma efectiva para que gerentes y empleados se comuniquen ágilmente para dar seguimiento a proyectos o resolver dudas urgentes o realizar una actividad en equipo.
Para este tipo de usos, lo ideal es que elijas una herramienta en la que los empleados no tengan que usar su información personal es decir que puedan acceder a este tipo de aplicaciones a través de su correo o número telefónico institucional.
Por otra parte, la mensajería instantánea también puede ocuparse para brindar atención al cliente. Para ello lo mejor es que el número que se escoja para dar servicio se de alta como cuenta de negocio. De esta manera podrás agregar más información sobre tus productos o servicios en la ficha de contacto.
3. Redes Sociales
Plataformas como Facebook, Instagram, Twitter o Linkedin son clave para promover tu negocio y así crear una conexión especial con tus clientes. La primer ventaja que le brindan a tu empresa es que te permite habilitar una experiencia móvil de compra; después de todo la penetración de smartphones es altísima y la mayoría de estos usuarios utiliza estos equipos para conectarse a redes sociales.
También, estas plataformas cuentan con herramientas que permiten llegar a un mayor número de personas, sin tener que invertir tanto dinero en publicidad digital. Ahora bien, puedes decidir no utilizar estos recursos, sin embargo el proceso para conseguir más seguidores será un poco más tardado. Sólo toma en cuenta que deberás dedicar tiempo a publicar contenido, de manera constante, que informe o inspire.
Otro de los beneficios de tener redes sociales de tu negocio es que puedes conocer la opinión de tus clientes a través de comentarios, reseñas, mensajes directos o incluso interacciones que tienen con tus publicaciones.
Por último, con la planeación adecuada, puedes aprovechar estos perfiles para ocuparlos como un canal de ventas, sin la necesidad de contar con un sitio de comercio electrónico utilizando ligas de pago para hacer el cobro a distancia.
4. Servicios de conferencia web
Una de las principales herramientas para promover la colaboración entre equipos de trabajo son los servicios de videoconferencia, pues facilita el intercambio de ideas y promueve interacciones de convivencia para integrar a todos los miembros de un equipo.
También puede ser un medio útil para el personal de ventas pues muchos servicios de videoconferencia permiten compartir la pantalla de un presentador, de tal manera que los ejecutivos pueden contactar a distintos clientes para hacer un pitch o demostración de los servicios o productos de tu negocio.
5. Intranet
Se trata de una plataforma digital a la que pueden acceder tus colaboradores. Es recomendable utilizar este tipo de herramientas con equipos de 50 personas o más; pues sirven para comunicar información relevante a todos los empleados como (Objetivos, buenas prácticas, anuncios corporativos, etc).
De esta manera una intranet permite favorece la creación de una cultura organización, así como asegurar que la información confidencial y sensible sólo sea vista por un determinado grupo de personas. Por eso una intranet es una gran herramienta de comunicación para las empresas que gestionan muchos equipos y proyectos.
En conclusión, la comunicación efectiva es esencial, en particular para las empresas con equipos que trabajan en varios lugares. También es un requisito crucial para proporcionar una mejor atención al cliente, lo cual es vital para habilitar el crecimiento de tu negocio.
Por ello, no importa si tu empresa sea grande o pequeña, lo ideal es aprovechar las herramientas de comunicación mencionadas anteriormente.