Guía para la creación de empresas

INTRODUCCION

A todos en alguna oportunidad de la vida, se nos ha ocurrido una idea que, en nuestra imaginación, pudiera convertirse en un negocio. Luego, cuando vemos que otra persona, que tuvo la misma idea, la convierte en una empresa, sólo nos queda el consuelo de saber que estabamos sobre la pista correcta y que el proyecto era viable. A veces pensamos que si hubiéramos tenido las mismas oportunidades, también tendríamos un buen negocio.

Es posible que no hayamos tenido las mismas oportunidades, sin embargo lo más probable es que no se nos ocurriera acometer el proyecto porque creyéramos que no tenemos pasta de empresario y ésta es una de las primeras barreras que es necesario romper, no tiene nada que ver con las oportunidades, concierne a nosotros mismos.

Ser empresario es un oficio, un arte que es necesario aprender y perfeccionar para crear, poner en marcha, desarrollar y mantener un negocio exitoso. Quienes analizan el comportamiento de los empresarios exitosos, en él reconocen algunos rasgos comunes, relacionados con la capacidad de liderazgo, la persistencia y tenacidad, necesidad de logro, capacidad para medir los riesgos y otros.

Todos, en mayor o menor medida, tenemos condiciones de emprendedores, la mayoría de las veces en forma latente o no manifiesta. Cuando por alguna razón o motivación poderosa, estas cualidades afloran, solemos atribuir a la buena fortuna, el éxito obtenido. El éxito empresarial no depende de la suerte. Salvo las posibles excepciones, es resultado del trabajo sostenido y tenaz, de la capacidad para la organización y manejo de los recursos y de alguna manera de la habilidad para aprovechar las oportunidades.

Para crear una empresa no basta, desde luego, una buena idea, es necesario considerar una serie de aspectos de índole legal, administrativa, organizacional, factibilidad técnica y económica, así como de recursos físicos, humanos y financieros.

La guía para la Creación de Empresas no pretende agotar un tema tan amplio, pero si tiene el pretencioso objetivo de despertar el interés de aquellas personas que quieren llevar adelante un proyecto empresarial y requieren orientación para la creación y puesta en marcha del negocio.

Lo único que no encontraran en la guía son las ideas de negocios, porque esas las aportamos nosotros, los emprendedores, los labradores de ilusiones y de sueños.

«La creación de una empresa es el resultado de la convergencia de cuatro factores: la existencia de una necesidad social no satisfecha plenamente; la reflexión sobre la forma de satisfacerla y la posibilidad técnica de hacerlo, la disponibilidad de los recursos necesarios; y la iniciativa, el empuje, y la perseverancia de un emprendedor que detecta la necesidad, busca la forma de satisfacerla y utiliza los recursos disponibles para concretar y materializar la idea».

Esta frase condensa los temas alrededor de los cuales giran estas notas y que serán desarrollados con detalle en las páginas siguientes como son:

1. El emprendedor o promotor del negocio.
2. La idea de negocio.
3. El proyecto o plan de negocios.
4. La puesta en marcha de la empresa.

Los promotores suelen ser una o más personas emprendedoras que se asocian para llevar adelante una idea, unidos por lazos afectivos o familiares, afinidades o aficiones comunes, compañeros de trabajo, de estudio u otros intereses comunes.

Quien se inicia en el proceso de crear una empresa está sostenido por motivaciones que lo incitan a trabajar por su cuenta y a independizarse con la expectativa de mejorar sus ingresos, lograr destacarse o alcanzar su realización personal.

Un emprendedor deberá, desde el inicio, salvar diversos obstáculos en su empeño por alcanzar la meta propuesta, algunos de éstos, derivados del sistema educativo convencional que no forma para el trabajo independiente o para los negocios. Otros relacionados con la falta de destreza para administrar un proyecto, el temor al riesgo y en muchos casos a la falta de recursos.

Para salvar estas barreras, un  emprendedor debe tener cualidades personales que lo califiquen como una persona motivada por el deseo de logro, capaz de asumir riesgos calculados, de establecer metas y preparar planes, responsable, con la iniciativa, creatividad y liderazgo necesario para asumir retos. También será deseable y conveniente y en algunas oportunidades imprescindibles que tenga conocimiento, experiencia, habilidades y destrezas en el área del negocio.

Para iniciar la discusión hay que diferenciar entre ideas puras y simples y las ideas de negocio, considerando a éstas últimas como aquellas que se relacionan con una expectativa de explotación comercial. Estas ideas se convierten en una oportunidad de negocio cuando hay una posibilidad real y contrastable de crear una empresa.

2.1 ¿Cómo surgen las ideas de negocios?

Digamos que las fuentes de las ideas de negocios son muy variadas y cualquier clasificación corre el riesgo de dejar muchas por fuera, por tanto las que a continuación se presentan son a título de ejemplo, sin pretender ser exhaustivos.

• Las capacidades personales: formación profesional, conocimientos y experiencia adquirida en el trabajo o la profesión, habilidades y destrezas, pasatiempos, inventos personales. Un emprendedor puede generar una idea de negocio, en aquello que conoce bien, que sabe hacer bien y que otra persona puede necesitar.
• Los cambios del entorno: el aumento de la población, las modas y los gustos, el cambio en el poder adquisitivo, el aumento de la inseguridad, el aumento de las mujeres que trabajan, el desempleo y otros.
• Necesidades: necesidades no satisfechas o mal satisfechas, nuevas necesidades derivadas de otras existentes.
• Productos: nuevos usos de productos existentes, nuevas aplicaciones de cosas existentes, las mejoras y cambios a productos existentes.
• Los cambios económicos: cambios en la estructura de la industria, la privatización, cambios en la estructura del mercado, apertura económica, apertura a las importaciones, apertura petrolera.

2.2 La  evaluación de la idea de negocio

Toda idea de negocios necesita ser evaluada, para determinar sus posibilidades de convertirse en un proyecto empresarial exitoso, para determinar que el producto tiene mercado, que el proyecto sea técnica y económicamente factible y que el negocio es rentable.

• Para que un bien o servicio tenga mercado se requiere que cubra o atienda una necesidad, que los usuarios estén bien identificados y que se tenga acceso a ellos.
• Para que un proyecto sea técnica y económicamente factible se requiere que existan y estén disponibles los recursos humanos, físicos, tecnológicos y financieros necesarios para la puesta en marcha de la empresa.
• Un negocio será rentable cuando pueda garantizar una ganancia adecuada al esfuerzo realizado, al riesgo asumido y a los recursos invertidos.

El plan de negocio o plan de la empresa es el instrumento mediante el cual se concreta, describen, organizan, planifican, cuantifican y evalúan todos los aspectos fundamentales relativos a la creación de la empresa, proporcionándole al emprendedor o emprendedores los necesarios elementos de juicio para decidir sobre la puesta en marcha de la empresa.

El plan de negocio tiene como objetivo formalizar una propuesta de acción para la futura empresa que: facilite la obtención de financiamiento, de seguridad al promotor y apoye la instrumentación de la idea.

El proceso de elaboración del plan de negocios se debe realizar por etapas, debe ser dinámico, con realimentación, las cuales pueden variar dependiendo del tipo y de la complejidad del negocio, de la experiencia del empresario, de la disponibilidad de recursos, del tiempo dedicado al estudio y preparación de los documentos, así como de los niveles de detalle y precisión requeridos para cada parte.

3.1 El resumen.

Todo plan de negocios se inicia con una breve descripción que destaca los aspectos más resaltantes del documento.

3.2 Antecedentes.

Describe los promotores. Da una visión general del negocio: orígenes, objetivos y metas, el producto o servicio, el sector, la industria y el mercado.

3.3 El producto o servicio:

Denominación comercial. Descripción del bien o servicio sus usos o aplicaciones. Necesidades que cubre. Características que lo distinguen de los demás. Ventajas comparativas. Expectativas de evolución o cambio.

3.4 El mercado

• La oferta y la demanda: Area geográfica, tamaño, tipo y número de posibles clientes/ usuarios, niveles de compra. Porción del mercado que se prevé cubrir. Factores que pueden afectar el mercado. Tendencias.
• La competencia: Fortalezas y debilidades de la competencia, capacidad de producción, tamaño e importancia de cada uno de los competidores: capacidad financiera, marca líder, imagen de la competencia.

3.5 La comercialización

• Precio y política de precios: Determinación de los precios, descuentos, venta al mayor, distribución, detal.
• Distribución: Canales de distribución. Almacenamiento, despacho y transporte.
• Promoción: Recursos, mecanismos y medios de promoción.
• Estrategia de ventas: Organización, personal, costos, forma de pago, descuentos, acuerdos con distribuidores y representantes, etc.

3.6 El estudio técnico

Incluye el proceso de producción, así como los aspectos de la organización de la empresa para el logro eficiente de sus objetivos: los cuales son: la generación de bienes y/o servicios, en la cantidad, calidad, los costos y los plazos que satisfagan las necesidades, exigencias y expectativas del cliente o usuario final.

• Tamaño y localización: Define el «cuanto» y «donde» producir.
• El proceso productivo: Es la descripción del proceso tecnológico para transformar los insumos en productos. En el caso de servicios se describen las etapas y operaciones o actividades necesarias para la prestación del servicio. Control de calidad.
• Equipamiento: Necesidades de mobiliario, maquinaria y equipos para desarrollar la actividad productiva.
• Plan de producción: Describe el plan de producción durante los tres o cinco primeros años del proyecto, en función de la capacidad de producción.
• Materias primas y suministros: Detalla las necesidades de materia prima y de insumos y materiales: indicar volúmenes, calidades, proveedores, precios, estacionalidad de la producción.
• Subcontratación: Indicar las partes del proceso productivo que se pueden o deban subcontratar y sus costos.
• Servicios requeridos: agua, electricidad, teléfono, gas, recolección de desperdicios. Cantidad y costos.
• Instalaciones: Los requerimientos de espacio físico para la producción, administración, almacenamiento, mantenimiento, etc. (m2, tamaño, tipo de construcción). Distribución de las instalaciones.

3.7 Organización y recursos humanos:

• Estructura organizativa: El organigrama de la empresa y la estructura de cargos.
• Personal: Personal necesario, funciones y responsabilidades, selección, contratación, remuneraciones.
• Asesoría externa: Requerimiento de asesoría y asistencia técnica externa.

3.8 Análisis financiero

Con la información del mercado, del producto o servicio, consumidores, competencia, mercadeo, proceso de producción y el esquema de organización es posible definir las principales variables financieras del plan de negocio:

• Inversión: La totalidad de los recursos requeridos para el inicio de las actividades de la empresa, así como aquellos, que permitan renovar activos ya depreciados, aumentar la producción o actualizar o mejorar la tecnología.
• Cronograma de inversiones: Programación de las inversiones previstas según el plan de inversiones.
• Financiamiento: Fuentes de financiamiento de la inversión: el origen y las condiciones del financiamiento.
• Ingresos y egresos: Presupuesto de ingresos y egresos del negocio para el período de análisis.
• Estado de resultados: Es el resumen general de la operación del negocio que sirve de base para cualquier evaluación que se haga sobre el proyecto, toda la información que contiene se deriva de los estudios previos de mercado, técnico, de inversión y de financiamiento.
• Balance general: Incluye los activos o pertenencias materiales, los pasivos que representan cualquier tipo de obligación o deuda y el capital o activos propiedad de los accionistas.
• Flujo de caja: Permite medir o evaluar la liquidez del negocio y su capacidad para atender los compromisos financieros en función de la generación de efectivo.

El plan de negocio nos dará los indicadores necesarios para decidir la puesta en marcha de la empresa, esto implica nuevas decisiones y la realización de un conjunto de trámites burocráticos, de los cuales describiremos los mas comunes.

4.1. Requerimientos mínimos para el arranque de la empresa:

Aún cuando en nuestro país y en muchos otros de América Latina abunda lo que se denomina la economía informal, es decir empresas no formalmente constituidas, que no pagan tributos ni cumplen con las disposiciones legales que norman el comercio y la industria, no es conveniente ni recomendable iniciar una actividad empresarial sin el cumplimiento de los extremos legales mínimos necesarios, porque tales empresas son estructuralmente débiles, no pueden ser proveedores formales de otras empresas, son inestables y vulnerables.

4.2. Forma jurídica de la empresa

La selección de la forma jurídica determinará como la empresa funcionará desde el punto de vista legal y se hará de acuerdo al tipo de actividad que se quiere desarrollar, a las expectativas de crecimiento y al número de promotores o de personas que participarán en la misma.

Las formas más usuales son:

• La firma personal

Creada por una sola persona, sin socios, sin capital social: Sólo requiere la presentación ante el Registro Mercantil, de un documento donde se participa la decisión de crear la empresa, para su debido registro, indicando la razón social de  misma.

Este tipo de empresas es conveniente para las profesiones liberales en actividades que no requieren mayor inversión, en actividad artesanal, el comercio al menudeo y otros. Los gastos de constitución son bajos, la contabilidad y administración es mas sencilla y paga impuestos como persona natural. Tiene el inconveniente que los actos de la empresa, como gira bajo la sola responsabilidad del propietario, comprometen también el patrimonio familiar.

• Sociedad de responsabilidad limitada:

Se puede constituir con un mínimo de dos socios, con un capital no menor de 20.000 bolívares. La responsabilidad de los socios está limitada a los aportes hechos a la sociedad, como cuotas de participación. Este tipo de sociedades es adecuado para empresas pequeñas, cuyo capital social no sobrepase los dos millones de bolívares, donde los emprendedores serán los mismos que dirigirán y administrarán la empresa.

Se requiere un acta de constitución y unos estatutos, los cuales deben presentarse por ante el Registro Mercantil para su protocolización. En estos documentos se identifica la empresa, su objeto, los socios, el capital aportado, la forma de administración, la representación y otros aspectos exigidos por el Código de Comercio.

• Sociedad Anónima:

Es la sociedad ideal para inversionistas, donde los aportes de capital se hacen mediante la suscripción de acciones. La responsabilidad de los socios se limita a los aportes en acciones: se requieren por lo menos dos socios para constituir la sociedad y no hay límites en la inversión, la cual debe estar pagado cuando menos en un 20% del capital suscrito. Este tipo de sociedad es la mas común porque no tiene restricciones en cuanto a los montos de capital y las acciones son fácilmente  transferibles, sin otras limitaciones que las establecidas en los estatutos.

• Otras formas de asociaciones menos comunes:

La asociación civil: Se utiliza cuando la actividad se dirige a la realización de un fin económico común, como por ejemplo la asociación de profesionales de libre ejercicio. No requiere un capital mínimo, se constituyen fácilmente y no persigue fines de lucro, por lo que no reparte dividendos. Otras sociedades son: las de nombre colectivo, las sociedades en comandita y las cooperativas, estas últimas se rigen por una ley especial, su constitución tiene cierta complejidad y son importantes para agrupar y fortalecer la actividad económica de artesanos y pequeños productores de bienes y servicios.

4.3. Fuentes de Financiamiento

Las fuentes de financiamiento de una empresa son de diversa índole y tienen origen en: los recursos y ahorros propios, los aportes de familiares y amigos, inversionistas privados, la banca comercial e instituciones públicas y privadas dedicadas a la asistencia y fomento de la artesanía, la pequeña y mediana empresa.

4.4. Otras obligaciones legales. Toda empresa, además de su registro, requiere, desde su arranque cumplir con una serie de obligaciones establecidas por leyes, ordenanza municipales y demás disposiciones legales, de las cuales mencionamos:

• Publicación del registro de la empresa.
• Sellado y foliado de los libros de la empresa.
• La patente de industria y comercio, el cual es el permiso que otorga la Alcaldía para que una empresa pueda ejercer su actividad comercial.
• Registro de Información Fiscal.
• Inscripción en el Seguro Social Obligatorio SSO.
• Inscripción en el Instituto Nacional de Cooperación Educativa INCE.
• Inscripción en los Registro de proveedores de los organismos públicos a  los cuales quieran ofrecer sus productos o servicios.
• Registro de la propiedad industrial cuando se quiere proteger una invención, un modelo, lema, nombre o denominación comercial de la empresa.
• Trámites específicos que deben realizarse para determinados tipos de empresas tales como la producción de alimentos, venta de comida, fabricación de productos farmacéuticos,  explotación de minerales, etc.

Elaborado por:

Fundación parque tecnológico de Barquisimeto
Programa de creación de empresas