Por: Ernesto Vargas Santiago
Función de la administración:
La administración se conoce como el espacio donde tiene lugar un conjunto de acciones u operaciones comunes con independencia de las especificidades del objeto administrado. Al conjunto de operaciones y a la secuencia en que son realizadas, es lo que se denomina proceso administrativo.
El proceso administrativo se entiende como el conjunto de operaciones directivas básicas, comunes a cualquier organización o actividad que incluye la planificación, es decir, la determinación de objetivos y los medios y las tareas que son necesarias para lograrlos; la organización, que implica la adecuada combinación de los medios (humanos y materiales) y el tiempo para lograr la ejecución de las tareas planificadas; la regulación, dirección o mando, que está dada por la necesidad de dinamizar el sistema y; el control, o sea, la determinación del nivel de cumplimiento de lo planificado.
La administración se considera un proceso donde sus funciones administrativas están estrechamente vinculadas. Cuando se llega al punto de control, se evidencia la necesidad de planificar nuevas acciones que se organizan, regulan y controlan, de ahí que el proceso se denomine, ciclo administrativo o ciclo de dirección.
Las funciones administrativas que conforman el ciclo de dirección, son definidas por los clásicos de la administración desde épocas tempranas. Henry Fayol las identifica como: planear (visualizar el futuro y trazar el programa de acción), organizar (construir), dirigir (guiar y orientar al personal), coordinar (ligar, unir, armonizar todos los actos y todos los esfuerzos colectivos) y controlar (verificar que todo suceda de acuerdo con las reglas establecidas y las órdenes dadas).
Según el libro “Administración. Una perspectiva global”, criterio con el que se coincide, las funciones administrativas son: planificar, organizar, ejecutar y controlar. Las mismas son aplicables a actividades con objetivos definidos lo que implica la coordinación y dirección del uso de recursos para lograr el cumplimiento de dichos objetivos que se desean alcanzar y desarrollar.
El número y nombre de las funciones administrativas varían según los autores. Su importancia radica en que en ellas se comprenden los actos esencialmente administrativos y la manera de ordenarlos permite de modo fácil y práctico su aplicación. Las funciones referidas se distinguen en cualquiera esfera social, pues para administrar actividades se necesita planificar, organizar el cumplimiento de lo planificado, regular su marcha y controlar los resultados. Cada una de ellas tiene carácter específico y pueden existir de forma independiente pero, por su esencia, todas están estrechamente relacionadas y se compenetran unas con otras.
No han surgido nuevas ideas, técnicas o resultados de investigación que no se puedan ubicar fácilmente en las funciones de planificación, organización, mando y control.
El éxito que tiene cualquier actividad al alcanzar sus objetivos depende en gran medida de cómo se cumpla la secuencia del proceso administrativo. Las funciones administrativas son una estructura útil para organizar el conocimiento administrativo.
Henri Fayol fue uno de los primeros teóricos en definir las funciones de la administración en su libro “Administración Industrielle et Generale” de 1916. Henri Fayol identificó 5 funciones de la administración, las cuales son: planificación, organización, dirección, coordinación y control. Henri Fayol plantea en su teoría que estas funciones son universales, y que por lo tanto cada administrador debe ser capaz de aplicarlas en su trabajo diario.
Las Cinco Funciones de la Administración son:
Concretamente las funciones administrativas se distinguen como un proceso correcto de la administración.
Que busca aumentar la eficiencia de la empresa a través de la disposición de los departamentos de la empresa y de sus interrelaciones. De allí la importancia de la estructura y el funcionamiento de la misma. Enfoque de arriba hacia abajo, es decir del componente directivo hacia el componente ejecutor, es decir hacia los diferentes departamentos. La empresa y el proceso administrativo se encuentran divididos bajo la centralización de un jefe principal.
1. Planificación
Los administradores deben planificar sus actividades para condiciones futuras, deben desarrollar objetivos estratégicos y asegurar el logro de los objetivos. Por lo tanto, se deben evaluar futuras contingencias que afectan a la organización, y dar forma al panorama futuro ya sea operacional o estratégico de la empresa.
La administración debe visualizar el futuro y trazar las acciones a seguir, se debe planificar todas las actividades basadas en condiciones futuras, se establecen los objetivos estratégicos y se asegura el logro de los mismos. Un buen plan de acción debe ser preciso y basarse en la unidad, continuidad y además tener cierta flexibilidad. Se usa para proporcionar una dirección general entre sus tareas está la de proporcionar a los administradores herramientas de seguimiento y evaluación de resultados, a la vez detectar áreas de posibles oportunidades de mejora.
La planeación es importante, ya que en sus objetivos se resume el rumbo a seguir y las metas a alcanzar además, se resume el crecimiento económico y general de la empresa.
Una de las maneras de trazar la planificación es: definir claramente un problema, estudiar las experiencias pasadas y para prever el futuro, determinar diferentes formas para actuar, seleccionar la mejor, asignar los recursos, prepararse para posibles situaciones adversas.
2. Organización
Los administradores deben organizar la fuerza de trabajo de una manera y estructura eficiente para que de esta manera se puedan alinear las actividades de la organización. Los administradores también deben capacitar y contratar a las personas adecuadas para el trabajo, y siempre asegurar una mano de obra suficientemente calificada y educada.
La administración debe crear el entorno organizacional material y social de la empresa. Debe proporcionar las cosas útiles para el adecuado funcionamiento empresarial, movilizando los recursos materiales y humanos para llevar el plan a la acción.
Una manera de plantear esta función administrativa es organizar la fuerza de trabajo de manera eficiente para que se puedan alinear las actividades de todos los departamentos de la organización, una opción para incrementar el rendimiento es contratar personas capacitadas para el trabajo e incrementar el adiestramiento de las mismas a través de cursos y estudios especializados, así asegurar una mano de obra calificada y eficiente.
3. Dirección
Los administradores deben supervisar a sus subordinados en su trabajo diario, e inspirarlos a alcanzar las metas de la empresa. Así mismo, es responsabilidad de los administradores comunicar los objetivos y las políticas de la empresa a sus subordinados. El supervisor de los subordinados siempre debe estar alineado con las políticas de la empresa, y cada administrador debe tratar a sus subordinados bajo los estándares de la compañía.
La administración debe guiar y orientar al personal. Es su responsabilidad comunicar las políticas y los objetivos de la empresa a sus subordinados. El supervisor y cada administrador deben tratar a sus subordinados bajo determinados estándares de respeto, liderazgo y motivación.
Una manera de ejecutar la dirección es supervisar a los trabajadores en su trabajo diario e inspirarlos a lograr las metas departamentales, se deben establecer orientaciones de acuerdo a las necesidades de cada trabajador y cada departamento a fin de que las tareas resulten eficientemente realizadas. Para los nuevos empleados pautar una orientación formal dando indicaciones y enseñando de manera general lo que necesitan para desempeñar el cargo.
4. Coordinación
Los administradores deben armonizar los procedimientos y las actividades realizadas por la empresa, lo que significa que todas las actividades de cada unidad organizativa se deben complementar y enriquecer el trabajo de otro.
La administración debe unificar y armonizar todos los esfuerzos y las actividades con el fin de que vayan dirigidas al logro común de los objetivos generales de la empresa y se traduzcan en la rentabilidad y eficiencia de la misma.
Una manera de ejecutar esta función es lograr que todas y cada una de las actividades de los diferentes departamentos, se complementen y enriquezcan el trabajo de los otros. Logrando de esta manera enlazar el trabajo particular en busca de logros generales en pro y beneficio de la empresa.
5. Control
Los administradores deben controlar que las actividades de la compañía están en línea con las políticas y objetivos de la empresa en general. Es también responsabilidad del administrador observar y reportar las desviaciones de los planes y objetivos, y coordinar las tareas para corregir posibles desviaciones.
La administración debe revisar y verificar que todo se haga de acuerdo con los planteamientos y las reglas establecidas y según las órdenes y directrices impartidas. Una manera de llevar a cabo el control es revisar y controlar que las actividades ejecutadas estén alineadas con las políticas y objetivos de la organización, revisar los resultados y reportar cualquier desviación que ocurra, distorsione los planes y aleje al departamento del cumplimiento de los objetivos.
La teoría de las cinco funciones de la administración de Henri Fayol es una visión muy normativa y funcional en la administración, y puede que esta teoría no refleje completamente las complejidades administrativas que enfrentan los gerentes en su trabajo diario. Como tal, las cinco funciones de Henry Fayol se centran muy poco en las relaciones informales entre directivos y subordinados, y no consideran el cómo desarrollar y mantener una fuerza de trabajo motivada.
Las 5 funciones administrativas expuestas por Henri Fayol, por lo tanto, no representan completamente la complejidad que enfrentan los administradores, y el enfoque normativo puede ser demasiado rígido para ilustrar qué funciones que los gerentes necesitan para llevar a cabo sus funciones en las empresas y las organizaciones modernas. Por otro lado, las 5 funciones administrativas presentadas por Henri Fayol dan un resumen estructurado de las tareas necesarias que deben llevar a cabo todos los administradores y ofrece una visión inicial en su trabajo diario.
La planificación como función administrativa:
Un común denominador de todos los individuos es que establecen metas identificables, realistas pero retadoras y luego formulan tareas para alcanzarlas. Si no se busca un propósito o resultado final, no hay justificación para la planificación administrativa. El filósofo romano Séneca expresó en su tiempo: “Si un hombre no sabe a qué puerto se dirige ningún viento le es favorable”. Etimológicamente, la palabra planificación indica fijar planos para orientar la acción. Por eso, se entiende como la función administrativa dirigida a establecer objetivos, precisar tareas, definir el curso de las acciones en un tiempo determinado y asignar recursos (humanos, materiales y financieros)
La función de planificación desde el punto de vista de diferentes pioneros de la administración es entendida de forma similar. Para George Terry “la planificación implica seleccionar información y hacer suposiciones respecto al futuro para formular las actividades necesarias y alcanzar los objetivos”.
Construye el modelo futuro de funcionamiento del objeto de dirección.
- Orienta el trabajo actual de la manera más apropiada para la conducción del trabajo futuro.
- Integra todos los subsistemas y grupos de tareas hacia el cumplimiento de los objetivos.
- Sirve de base para la medición y evaluación de los resultados alcanzados.
- Reduce al máximo los riesgos.
- Maximiza el aprovechamiento de recursos y tiempo.
- Busca racionalidad en la toma de decisiones al establecer esquemas para el futuro.
- Sirve como medio orientador del proceso decisorio para disminuir la incertidumbre inherente a cualquier toma de decisiones.
- Es una actividad continua, un reajuste permanente entre medios, actividades y fines.
- Es una técnica de asignación de recursos. Tiene por fin la definición, dimensionamiento y asignación de los recursos humanos y no humanos.
- Permite condiciones de evaluación para establecer una nueva planificación.
- Se encuentra ligada a las funciones de organización, mando y control sobre las que influye y de las que recibe influencia en todo momento.
Lo anterior, evidencia que la planificación es uno de los medios de los que se dispone para obtener buenos resultados. La función anterior propone realizaciones concretas, audaces pero posibles dentro de los marcos establecidos. En esencia, se refiere a la facultad de prever y de visualizar hacia delante, establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se ejecuta la actividad y enfatizar en la creatividad para encontrar medios nuevos y mejores para desempeñarla.
La organización como función administrativa.
El ser humano es consciente de que el cumplimiento de los objetivos sólo es posible a través del ordenamiento y coordinación racional de los recursos con que cuenta. Las personas que trabajan en grupos, para alcanzar alguna meta, necesitan tener papeles que desempeñar. El concepto de “papel” implica que lo que hacen las personas tiene propósitos y objetivos bien definidos y cuentan con la autoridad, las herramientas y la información necesaria para cumplir con la tarea.
La función de organización pasa por un gran número de referentes y alcanza un nivel de conceptualización a inicios del siglo XX con los trabajos de Taylor y Fayol, que marcan la aplicación de la función en las organizaciones.
Al seguir los criterios anteriores y a los fines de la investigación, la autora considera que la función de organización se refiere al acto de organizar, integrar y estructurar los recursos involucrados; establecer relaciones entre ellos y asignar las atribuciones de cada uno. La organización es la parte de la administración que implica establecer una estructura intencional de los papeles que desempeñan las personas y se dirige a ordenar y armonizar los recursos humanos, materiales y financieros que se disponen para el cumplimiento de los objetivos propuestos. Como función básica del siglo administrativo surge con la propia integración del ser humano a los colectivos sociales, con el fin de alcanzar determinados objetivos.
El propósito de la organización es ayudar a crear un ambiente propicio para la actividad humana. Aunque la organización defina las tareas a realizar, los papeles asignados se tienen que diseñar a la luz de las capacidades y motivaciones de las personas disponibles. La misma se refiere a la forma en que las actividades se dividen, organizan y coordinan, de modo que para alcanzar la realización exitosa de cualquier actividad no puede obviarse su tratamiento.
Función administrativa de mando.
La función de mando surge desde que se conforman las primeras colectividades humanas para alcanzar metas que no se pueden lograr individualmente. En sus primeros momentos es una actividad de cierta manera empírica y espontánea donde prevalece la experiencia de las personas más viejas y mejor preparadas.
El mando como función administrativa se considera un punto central e importante de la administración, pero quizás en el que existe mayor número de discrepancias, pues en la doctrina el mando es conocido además por los vocablos: dirección y ejecución.
Con independencia de la diversidad de criterios existentes, y a los fines de la presente investigación, se consideran los términos mando, dirección y ejecución sinónimos. Las terminologías utilizadas se refieren a la función administrativa que influye sobre las personas para obtener metas y realizar las actividades planificadas. Se dirige a los aspectos interpersonales de la administración, donde juega un papel primordial la orientación, integración de recursos, supervisión, comunicación, creación, aporte, imaginación, iniciativa, criterio discrecional para tomar decisiones, liderazgo y motivación.
El factor tiempo es fundamental en la actividad. Se manda tratando de convencer a los demás de que trabajen para lograr lo deseado y surge de los pasos de la planificación y la organización. El mando es el elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de lo planeado y se aplican los conocimientos en la toma de decisiones. A diferencia de las demás funciones del proceso administrativo que tratan más bien con relaciones de cómo son las cosas, el mando trata directamente con el capital humano.
La comunicación.
Los antecedentes de la comunicación como uno de los elementos determinantes de la función de mando se remiten a la etapa de Sócrates y Platón donde lo característico eran las relaciones interpersonales. Los padres de la comunicación,
La comunicación es una manifestación del sistema de relaciones materiales y espirituales de los hombres en su actividad vital. Es un proceso de interacción e influencia mutua y resulta complejo al relacionarse con el comportamiento individual o colectivo. En las concepciones pedagógicas actuales es frecuente la afirmación de que educación y comunicación son procesos inseparables y que influye entre otros aspectos sobre la motivación.
Motivación.
La palabra motivación deriva del latín motivus, que significa “causa del movimiento”, se encuentra relacionado con voluntad e interés y es, en síntesis, lo que hace que un individuo actúe y se comporte de determinada manera.
La motivación es un tema genérico que se aplica a una amplia serie de impulsos, deseos, necesidades, anhelos y fuerzas similares. Alegar que un individuo está motivado es afirmar que realiza cosas con las que espera satisfacer sus aspiraciones e inducir a los subordinados a actuar de determinada manera.
A los efectos de la investigación se considera que la motivación es un estado interno donde influyen factores externos que activan, dirigen y mantienen la conducta al influir en el actuar de las personas. La misma engloba tanto los impulsos conscientes como los inconscientes, es anterior al resultado y representa el esfuerzo para satisfacer un deseo o meta. Ninguna actividad puede triunfar sin el compromiso y esfuerzo de las personas encargadas de su ejecución donde resulta trascendental la motivación del sujeto, la cual surge de la acción recíproca entre el individuo y los factores del entorno, y varía de una persona a otra.
Función administrativa de control.
La función administrativa de control, como el resto de las funciones, se aplica a todas las actividades que poseen objetivos determinados. La misma implica detectar las posibles desviaciones entre el resultado obtenido y el deseado a fin de poder adoptar acciones correctivas que permiten alcanzar las metas deseadas. El control ofrece constante información de la situación real del objetivo para asegurar el estado previsto.
La función de control significa comprobar, actuar sobre las desviaciones, verificar las normas y estándares y restringir su comportamiento. El control comienza en el momento que se definen los objetivos deseados, sobre los cuales se pueden comprobar con posterioridad el desempeño real resultando importante que se comuniquen a los involucrados los objetivos en cuya consecución se encuentran involucrados.
La función que se comenta garantiza que las actividades reales se ajusten a las actividades planeadas, por lo que se dice que el control parte del punto donde termina la planificación. No obstante, el control es un concepto más general, pues posibilita el seguimiento de la eficacia de la planificación, organización y mando, permite tomar medidas correctivas cuando se necesitan y aunque representa la cuarta etapa del proceso administrativo.
La definición de control que se alude con anterioridad indica lo que se pretende lograr con el control, no lo que realmente es el control.
Para fijar niveles de desempeño con objetivos de planeación, para diseñar los sistemas de retroalimentación de la información, comparar lo esperado con lo obtenido, adoptar cambios si existen desviaciones y tomar las medidas tendientes a garantizar que todos los recursos se utilicen en la forma más eficaz y eficiente posible en la obtención de los objetivos.
Aunque la planificación tiene que preceder al control, lo planificado no se logra por sí solo. Por lo general, las actividades de control se relacionan con la medición del logro y la recogida de información acerca del comportamiento actual de los objetivos. Resulta de especial trascendencia que la información sea precisa, exacta y refleje el comportamiento real de forma fidedigna, para que una vez detectadas las desviaciones se tomen las decisiones al respecto con la equivocación.
Tradicionalmente se clasifican cuatro tipos básicos de control, a saber: controles anteriores a la acción, controles directivos, controles de selección o de sí/no y controles después de la acción, los que se explican brevemente a continuación:
- Controles anteriores a la acción: se conocen con el nombre de pre-controles y garantizan que antes de comenzar la actividad se haga un balance de los recursos humanos, materiales y financieros que se necesitan para ejecutar la misma. Su función es evitar que se presenten problemas y no arreglarlos una vez ocurridos.
- Controles directivos: son conocidos como controles de avance o cibernéticos y tienen por objeto descubrir las desviaciones respecto a alguna meta y permitir que se realicen correcciones antes de terminar las actividades. Los controles directivos proporcionan resultados si se obtiene información precisa y oportuna sobre los cambios del ambiente o el avance hacia la meta deseada.
- Controles de selección o de sí/no: representan un proceso de reconocimiento para aprobar aspectos concretos o satisfacer condiciones específicas antes de proseguir con las actividades.
- Controles posteriores a la acción: como su nombre lo indica el control posterior mide los resultados de una acción que concluye y permite establecer las causas de cualquier desviación que se aleja del objetivo. Sus resultados se aplican a actividades futuras similares.
Los controles antes referidos no constituyen alternativas, es decir, ninguno es una opción que excluye a los otros, más bien, unos complementan a otros. En la medida que se obtiene información exacta sobre la marcha de la actividad y más pronto se detectan las desviaciones, más rápido se pueden corregir.
El control es necesario ya que a través de él se vigila el avance y se corrigen los errores, se coadyuva al seguimiento de los cambios del entorno y las repercusiones que pueden producir en el avance de cualquier actividad, produce ciclos más rápidos, y facilita la delegación, el trabajo en equipo y la calidad de la actividad.
Del análisis teórico realizado en el presente capítulo, se observa como el fenómeno administrativo, sus funciones y principios se aplican a actividades de cualquier índole. Lo anterior es posible toda vez que se cuente con objetivos concretos definidos y con recursos materiales, financieros y humanos para alcanzarlos. Además, se necesitan las condiciones objetivas para ejecutar las tareas propuestas y los mecanismos de control efectivo para detectar las desviaciones que ocurran entre lo planificado y lo realizado y adoptar las medidas necesarias para cumplir las metas propuestas. Sin embargo, durante años, varios y diversos términos se utilizan para referirse a la actividad de administración considerada sinónimo del vocablo gestión.
Fuentes bibliográficas:
- Koontz, Harold y Weihrich, Heinz. Administración, una perspectiva Global. Decimosegunda edición, 2004
- Koontz, Harold y Weihrich, Heinz. Elementos de la Administración. Quinta edición, 1995.
- Chiavenato, Idalberto. Introducción a la teoría general de la administración. Séptima edición, 1997.