«Formación, Capacitación y Desarrollo» Aprendizaje Organizacional

«Formación, Capacitación y Desarrollo» Aprendizaje Organizacional

Elaborado por: Rocío Pérez Santiago

Conceptos Generales

Un error muy común en algunas empresas es considerar a la capacitación como un “mal necesario” ya que en ocasiones la legislación laboral impone la obligación de impartir un número de horas-hombre anual de capacitación y esta se realiza sin ninguna planeación, por lo que frecuentemente las organizaciones no perciben los beneficios de la misma. Esta posición, por demás equivocada, origina pérdidas de recursos y tiempo, la capacitación debe fundamentarse en un proceso racional que integre todos los esfuerzos de la administración de capital humano.

La capacitación reviste tal importancia que Ishikawa, padres de la calidad total en Japón, decía que: “calidad empieza con educación y termina con educación” o sea que este debe ser un procesos continuo. Por otra parte, al   ser el factor humano el activo ms valioso de la organización y de  la administración del conocimiento  la clave del éxito en las empresas del siglo XXI, resulta que la mejor manera para  acrecentar  estos factores es a través del proceso de capacitación siempre y cuando esta  sea planeada e implantada con base en las necesidades reales de la organización y en las competencias estratégicas.

La educación es el proceso de modificación de la conducta.

El aprendizaje organizacional es de vital importancia ya que a través de este los empleados se preparan para  desempeñar sus actividades eficientemente y desarrollan   habilidades y actitudes para lograr mayor productividad.

Fig. 1 Capacitación y aprendizaje organizacional

La capacitación se refiere a la educación  que se imparte en la organización con la finalidad de  desarrollar habilidades, destrezas y competencias en el trabajo.

La finalidad de la capacitación es:

• Promover la eficiencia, productividad y calidad de elemento humano en la organización.
• Incrementar el capital intelectual de la empresa.
• Preparar y desarrollar los recursos humanos para el desempeño de los puestos y el logro de los objetivos.
• Formar y desarrollar cuadros administrativos y directivos para futuras oportunidades.
• Lograr la excelencia organizacional.

Tipos  de Capacitación

Existen diversas modalidades y formas de capacitación.

1. De acuerdo con el objetivo puede ser:

• Capacitación en el puesto o capacitación técnica.

Se refiere a la  preparación  en conocimientos especializados para desempeñar el puesto.

• Desarrollo personal.

Se enfoca a desarrollar aptitudes, habilidades y cualidades en el personal, por ejemplo capacitación en valores, manejo de estrés, etcétera.

Se refiere a la obtención de conocimientos o grados académicos.

1. En relación con el nivel jerárquico al que va dirigida:

• La habilidad o destreza en el trabajo preponderantemente operativo, su carácter es eminentemente práctico.
• Es el proceso mediante el cual se capacita al empleado para desarrollar el puesto, normalmente es a nivel administrativo.
• Capacitación y desarrollo. La capacitación y el desarrollo son programas que ayudan al personal a que se prepare integralmente. Estos programas se dirigen a mandos medios.

1. de acuerdo con el ámbito en el que se realice:

• La capacitación puede ser externa o interna. La capacitación interna es aquella que se proporciona por personal de la empresa. La capacitación externa se realiza en centros o instituciones especializados o a través de consultores o despachos de capacitación externa.

1. De acuerdo con la metodología. Puede ser personalizada, a distancia, vía internet, vía conferencias, en simuladores, entre otras.

Etapas  del proceso de capacitación

• Detección de necesidades
• Diseño del programa
• Implantación
• Evaluación y retroalimentación

Detección  de necesidades

Es uno de los aspectos básicos, ya que solo a través de esta es posible determinar las necesidades reales de capacitación. La detección o diagnostico debe fundamentarse  en el análisis y estudio de os siguientes elementos:

• Plan estratégico de la organización
• Plan de recursos humanos
• Mapa de competencias
• Planes de carrera
• Evaluación del desempeño
• Estándares e indicadores
• Encuestas a entrevistadores ,supervisores y gerentes

Con los resultados de esta información se diseña un mapa de formación o programa de capacitación anual que incluye los objetivos, capacidades, habilidades y competencias que habrán de desarrollarse en cada área de la organización.

• El propósito de la detección o diagnóstico de necesidades  es determinar las áreas que requieren capacitación  y a que temas debe dirigirse de acuerdo con el plan de recursos humanos  y el plan estratégico corporativo.

Diseño del programa de capacitación

Se elabora un programa de capacitación anual que incluye:

• Objetivos de capacitación. se debe especificar en términos medibles y cuantificables el desempeño que se espera obtener de cada área de acuerdo con la capacitación.
• Resumen del diagnóstico  de necesidades y el mapa de competencias relacionado con cada área específica de la organización.
• El programa los objetivos estratégicos y política de educación.
• Los cursos, objetivos, duración, contenidos y metodologías para cada área.
• La programación, por fechas para la implantación de cursos.
• Los instructores que se requieran, ya sea internos o externos, así como la metodología que se va a utilizar.
• El presupuesto de capacitación.
• El costo –beneficio. La relación entre la inversión en capacitación y los beneficios esperados en el programa.
• La autorización de cada área involucrada, así como de la alta dirección.
• La logística, recursos y necesidades para impartir los cursos.

Un error común, en gran parte de las empresas es considerar a la capacitación como un “mal necesario” ya   que en algunos países la legislación laboral obliga a las organizaciones   a impartir un mínimo anual de horas de entrenamiento .sin embargo, esta debe  ser considerada como una de las mejores inversiones de la organización ya que a través de la capacitación se incrementa el capital intelectual.

Implantación

Una vez que el programa ha sido aprobado y el presupuesto asignado, será necesario ´programar cuidadosamente cada uno de los cursos: esto incluye logística, manuales, aulas, instructores, convocatorias para los asistentes, instrumentos de evaluación así como una organización y control minucioso para que todos los objetivos se cumplan conforme a lo planeado y, sobre todo, para validar que los empleados adquieran los conocimientos y competencia requeridas por la organización.

Evaluación y Retroalimentación

Se compara el desempeño de los empleados antes y después de la capacitación, y se evalúa la eficiencia del programa.

Es necesario realizar estas evaluaciones periódicamente y determinar avances y logros así como detectar posibles fallas.

Aprendizaje Organizacional

En la era  de la información, el proceso de capacitación se torna cada vez más importante ya que forma parte de la administración del conocimiento y de la administración de capital intelectual. el aprendizaje organizacional a va más allá de  la capacitación tradicional y se sustenta en el establecimiento de estructuras y  procesos para compartir el conocimiento entre todos los miembros de la empresa, siendo su objetivo la mejora continua.

• El aprendizaje organizacional implica una serie de mecanismos para obtener, difundir y crear conocimientos y competencias que generan valor para la empresa.

El aprendizaje organizacional requiere la definición de las competencias estratégicas y la identificación de todas aquellas prácticas que generan valor para la empresa , con la finalidad de alinear las competencias al proceso de aprendizaje y de transferir el conocimiento de manera continua  en todas las áreas de la organización además de la tradicionales técnicas de capacitación existen otras formas de aprendizaje organizacional: cursos y seminarios, observación , socialización ,desarrollo del trabajo, entrevistas , reportes, juntas, grupos de enfoque ,equipos virtuales, correo electrónico, intranet o internet ,foros de conversación , videoconferencias , reuniones con ejecutivos, enlaces, entre otros.

Algunos elementos del aprendizaje organizacional son:

• Procesos .asegurar que el aprendizaje organizacional está alineado con las competencias estratégicas y los procesos que otorgan valor al negocio, conocidas como prácticas de valor.
• Cultura organizacional. superar las barreras para compartir el conocimiento y promover  la innovación de tal manera, que el aprendizaje sea parte del quehacer cotidiano de la organización.
• Tecnología .desarrollar actividades para compartir el conocimiento con herramientas tecnológicas.

La  gestión por competencias y la capacitación

Una de las funciones primordiales en la gestión por competencias es  la capacitación. El plan de recursos humanos como el programa de capacitación deben realizarse a partir de las competencias estratégicas, las competencias requeridas y el diagnostico de las competencias actuales de los empleados, lo que supone una mayor acuciosidad y eficiencia en el desarrollo de la capacitación. Es muy importante aprovechar la inversión en capacitación y formar instructores dentro de la empresa que sirvan como reproductores de los cursos que se tomen a nivel externo y a los que no todos los empleados tiene acceso debido a restricciones presupuestales, de esta manera el desarrollo de competencias sería un proceso más ágil.

Figura.2 Administración  del conocimiento y competencias

Fuentes  Bibliográficas

Münch  Galindo,  Lourdes y García Martínez, José  G., Fundamentos de administración  5ta edición, Editorial trillas, México 1990.

Mendoza Núñez Alejandro, La capacitación practica en las organizaciones métodos y técnicas, Editorial  trillas, México 1985.

Castanyer  Figueroa, Francés, Capacitación permanente en la empresa,  Edición original

Editorial Alfa Omega Mar combo, MARCOMBO S.A.,  Barcelona España. Isbn; 84-267-06-93-2, México D.F.