Si estás preparando la autoliquidación trimestral o mensual del IVA de tu empresa, seguramente tendrás un montón de facturas simplificadas, antiguamente llamados tiques, que querrás utilizar para desgravar el IVA correspondiente. Pero cuidado, las facturas simplificadas no son válidas ante la Hacienda pública española para este fin. ¿Qué hacer entonces?
En primer lugar, hay que diferenciar los dos tipos de facturas que nos podemos encontrar:
- Factura simplificada
- Factura completa
La factura simplificada, que sustituye el concepto de tique, es un documento menos específico que la factura completa, ya que omite ciertos datos. Puedes consultar el reglamento de la Agencia Tributaria española para saber qué datos deben aparecer en cada tipo de factura.
Se emite solamente en determinadas circunstancias, como por ejemplo, en operaciones que tengan un valor de menos de 400 euros, como factura rectificativa, o en operaciones en las que tradicionalmente se permitía la sustitución de tickets por facturas, siempre y cuando no se excedan los 3.000 euros (venta al por menor, autopistas y peajes, servicios de hostelería y restauración, transporte de personas y sus equipajes, ventas o servicios a domicilio del consumidor, etc.).
Una de las principales diferencias de las facturas simplificadas respecto a las completas es que no se identifica al comprador (no aparece el nombre o razón social, el NIF ni la dirección), ni se desglosa el IVA. Estos datos son necesarios para que una factura sea válida ante Hacienda si queremos desgravar el IVA correspondiente. Por lo tanto, aunque se trate de un documento perfectamente legal y válido, no nos servirá para este propósito.
Cómo desgravar el IVA de las facturas simplificadas
Entonces, si no sirven para este propósito, ¿significa que la empresa nunca podrá deducirse ese IVA de las facturas simplificadas, con la correspondiente pérdida económica que eso supone? Existe una solución: gestionar una factura recapitulativa.
Cuando un profesional o una empresa detecta tiques que le sería interesante desgravar, puede pedir al establecimiento emisor que le realice una factura recapitulativa que agrupe todos los tiques correspondientes, y que sustituya esos tiques, o facturas simplificada, según consta en los artículos 6 y 7 del Real Decreto 1619/2012 aprobado por el gobierno español.
Para realizar esta gestión, en primer lugar hay que agrupar los tiques seleccionados para escanearlos o fotocopiarlos. Procederemos a enviarlos al proveedor por email o por correo ordinario, o bien desplazarnos a su establecimiento para entregárselos y pedirle así que nos realice la factura recapitulativa sustitutiva. Finalmente, conseguimos nuestra factura con todos los datos necesarios, que podremos utilizar para la autoliquidación del IVA.
Este proceso puede resultar lento y costoso, por lo que antes de ponerse a ello, habrá que estudiar la relación trabajo / ahorro posible. Seguramente nos daremos cuenta que no es rentable para tiques de bajo importe, o los que tengan un tipo de IVA reducido. También nos podemos encontrar con problemas como tiques perdidos, que se hayan borrado o que no se lean bien por estar en mal estado. Un enfoque alternativo a este proceso para que resulte más fácil y rápido, y por lo tanto el ahorro sea mayor, es automatizar este proceso al máximo.
Por un lado, una forma de simplificar el proceso es la digitalización de los tiques. Existen plataformas que digitalizan automáticamente los tiques al hacerles una foto con el smartphone. Si tenemos copias digitales de las facturas simplificadas, entonces seleccionarlas, agruparlas, y enviarlas al proveedor en cuestión será un proceso mucho más automatizado y ágil. Si además estas imágenes digitales están homologadas por la Agencia Tributaria, tendremos unas garantías y una seguridad legal que nos podrá evitar posibles problemas con los proveedores.
Por otro lado, es interesante negociar con los proveedores recurrentes la realización de estas facturas recapitulativas. Si sabemos por ejemplo, que solemos alojarnos en la misma cadena de hoteles durante los viajes de empresa, o que solemos utilizar la misma compañía de autobuses para los desplazamientos, podemos acordar con éstos los términos de la realización de las facturas a principios del ejercicio, y así ahorrarnos una parte de la gestión posterior.
Si quieres saber más sobre este tema, puedes consultar esta guía práctica para la deducción del IVA de los gastos de empresa.
Acerca del Autor: Este articulo fue escrito por Myriam Zannatta
Departamento de Marketing
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