Escuela de la Administración por Objetivos (A.P.O)

Su creador es el asesor de empresa PETER DRUCKER quién ha ejercido mucha influencia en el desarrollo de la gerencia moderna. Señala que la Administración por Objetivos es un método mediante el cual los gerentes, los subgerentes y todos los jefes de una organización determinan qué objetivos desean alcanzar, cada uno en su campo y en un determinado tiempo, es decir, deben fijarse metas que sirvan como guía para sus acciones.

Las teorías del señor Drucker han dado origen a investigaciones y estudios de otros autores que forman lo que se llama LA ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS.

Esta escuela también se conoce con  otros nombres:

1. Administración por resultados.
2. Administración por proyectos.
3. Administración por participación.
4. Administración por motivación.

ÁREAS CRÍTICAS DE UNA EMPRESA PARA LA FIJACIÓN DE OBJETIVOS

En toda empresa existen áreas criticas o claves que merecen atención frecuente de los CEOS. Tales áreas son: Políticas de la empresa, área gerencial, área financiera, área del talento humano, área de desarrollo tecnológico, área de producción, área de publicidad, área de ventas, área de relaciones internas.

La aplicación de este método -LA APO– requiere de procesos de evaluación del funcionamiento de todas las áreas en la empresa. Dicha evaluación conduce a un diagnóstico que permite identificar problemas  y por ende, suministra las bases para otros análisis y estudios necesarios en la formulación del plan de objetivos.

A continuación presento un ejemplo imaginario del Plan de Objetivos formulado por una empresa. Tanto el nombre de la empresa “MANUFACTURAS EL GORDO”, como las situaciones y los aspectos planteados son supuestos.

Manufacturas el Gordo es una mediana empresa que fabrica galletas. El dueño tiene el cargo de Gerente General. Existen además los cargos de:

• Sub- gerente Financieros.
• Sub- gerente de Producción.
• Sub- gerente de Ventas.
• Jefe de Personal.
• Jefe de Relaciones Públicas.
• Jefe de publicidad.

En noviembre de 2006, todos los directivos arriba señalados adelantaron un programa de evaluación con base en los resultados obtenidos por la empresa.

Los análisis realizados, llevaron a comprobar la existencia de algunos aspectos críticos en las áreas empresariales y por tanto,  se concluyó que el resultado alcanzado en el año anterior no era satisfactorio. Resolvieron entonces abocar la situación estudiándola, cada uno por parte, hasta encontrar la solución más viable y adecuada a cada aspecto crítico. Acordaron – en conjunto –  formular el plan de objetivos para el año 2007, en vigencia, tal como aparece en el siguiente cuadro.

ÁREA	ASPECTO CRÍTICO	OBJETIVO A ALCANZAR	RESPONSABLE
POLÍTICAS	Se detectó que no se habían determinado objetivos claros, al comienzo del período.	Realizar un estudio de contexto que permita a la gerencia la formulación de políticas claras.	Gerente General.
FINANCIERA	Las inversiones  realizadas no fueron satisfactorias.	Lograr un incremento del 3% en la utilidad sobre inversiones.	Sub-Gerente financiero.
VENTAS	Hubo bajas en el volumen de ventas.	Incremento no inferior al 30% del volumen anterior.	Sub-Gerente de Ventas.
TALENTO HUMANO	El personal actual de ventas carece de conocimientos para efectuar a cabalidad su trabajo.	Desarrollar programas intensivos de capacitación para 20 vendedores.	Jefe de Personal.
RELACIONES EXTERNAS	Se han recibido peticiones de mayor participación de la empresa en la solución de necesidades de la comunidad.	Destinar la suma de $3.000.000.oo para programa de apoyo a las Instituciones de Desarrollo Social.	Jefe de Relaciones Públicas.
PUBLICIDAD	Se considera que la baja en el volumen, obedece en parte, a la falta de publicidad.	Invertir hasta la suma de $2.500.000.oo en publicidad y por televisión.	Jefe de Publicidad.

PROCESO PARA LA FORMULACIÓN DEL PLAN

Los pasos que usualmente se siguen en un proceso de formulación de objetivos, puede describirse así:

1. Fijación de Objetivos.

Con base en los objetivos generales establecidos por la alta gerencia, comienza el proceso de fijación de metas de las unidades dela Organización.

Cada sub-gerente o jefe de unidad formula sus objetivos y los informa a sus su- ordinados. Los sub-ordinados a su turno siguen el mismo procedimiento para traducir las metas de sus superiores en acciones específicas y para formular sus propias metas en las áreas de sus responsabilidad. Las metas de cada sub-ordinado representan sólo una parte de las formuladas por la alta gerencia y son menores en alcance, más detalladas y generalmente cubren períodos más cortos. Las suma de las metas de los sub-ordinados  forman la totalidad  de los objetivos de la organización y exigen una jerarquización según el nivel,  la importancia y la prioridad que se les dé en el plan general.

2. Planteamiento Estratégico.

Una vez determinadas las metas, se requiere definir las estrategias y las tácticas,  precisar los recursos que se necesitan y establecer los métodos y las acciones que cada jefe debe desarrollar para alcanzar los objetivos. Así se establece el nexo entre meta y acción.

3. Autocontrol.

Implícita en el proceso está la noción de autocontrol, donde el individuo y no el superior, será el responsable de controlar su propio desempeño en las actividades requeridas para implementar el plan de acción. El autocontrol requiere una participación bastante significativa en la determinación de las metas y en el proceso de planteamiento, lo cual se manifiesta en un mejor entendimiento y en un interés más alto para la consecución de los objetivos. El sub- ordinado  debe recibir retroalimentación y la información necesaria para garantizar su proceso y tomar acciones correctivas por iniciativa propia.

4. Revisiones Periódicas.

Las revisiones sistemáticas  destinadas a asegurar el progreso y los resultados en términos de los objetivos establecidos son fundamentales para el éxito del proceso.. Por esta vía, las áreas críticas son identificadas y los obstáculos removidos. Las revisiones periódicas o sesiones de concejo, deben ser conducidas tan frecuentemente como sea posible durante el período en el cual la meta debe ser alcanzada. Las revisiones pueden ser realizadas por una persona en particular o por grupos comisionados para tal fin. Es función de la alta gerencia y de cada jefe convocar a estas reuniones para analizar la marcha del trabajo.

ETAPAS DEL PROCESO PARA LA FORMULACIÓN DE OBJETIVOS

ETAPA 1: Formulación de metas a largo plazo  y planes estratégicos.

Para lograrlas los planes están generalmente basados en la revisión y el análisis crítico del propósito fundamental de la organización y que obedece a preguntas como:

¿Por qué existe la organización?

¿Qué clase de organización es ésta?

¿Qué clase de organización se piensa a llegar a constituir?

ETAPA 2: Fijación de los objetivos específicos.

Para un período dado. En una empresa privada, los objetivos deben ser establecidos teniendo en cuenta la rentabilidad deseable, la productividad promedio esperada, las condiciones de mercado del producto etc.

ETAPA 3: Establecimiento de objetivos para cada departamento y cada unidad.

Por ejemplo: un objetivo para el departamento de producción y objetivos definidos por el mismo departamento en términos de cantidad de unidades para producir, de disminución de desperdicio, de niveles de inventario, y de otras metas que pueden ser medibles para evaluar su propia gestión.

ETAPA 4: Establecimiento de objetivos realistas.

Que constituyan un desafió para los miembros de la organización. Estos objetivos están generalmente dirigidos  a mejorar la gestión individual o de grupo en términos de resultados, en actividades claves de estrategias para la solución de problemas, y en acciones para el desarrollo individual.

ETAPA 5: Formulación de planes de acción.

Para alcanzar los objetivos establecidos. La planeación involucra al cálculo y la descripción de una serie de actividades o eventos que deben ocurrir para alcanzar los objetivos en forma eficiente y efectiva.

ETAPA 6: Adopción de acciones correctivas.

Cuando esto sea necesario para asegurar la consecución de los objetivos.

ETAPA 7: Revisión de la gestión administrativa.

En términos de metas y objetivos establecidos para medir y discutir el progreso, e identificar y resolver  problemas.

ETAPA 8: Evaluar la actuación del personal involucrado en el proceso administrativo y técnico.

Con mirar a adaptar las conductas individuales a la naturaleza de la gestión institucional y a desarrollar acciones para aumentar la motivación y la capacidad gerencial.

Escrito por Orlando Carvajal, docente Universidad Cundinamarca.