En muchas ocasiones haciendo consultoría he oído la expresión: “…hacer una matriz DAFO / FODA no sirve para nada, no me ha ayudado nada en mi negocio…”
Ante esta afirmación, he decidido analizar en diferentes empresas qué ha hecho el empresario cuándo elaboró su matriz DAFO/FODA… y, ¿sabes cuál es mi conclusión? Pues que existen una serie de errores comunes que comenten a la hora tanto de realizar como de ejecutar una matriz DAFO/FODA.
¿Quieres saber cuáles son esos errores?
Te los cuento con detalle en este post.
Razones=Errores por las cuales piensas que la realización de una matriz DAFO/FODA no funciona en tu negocio
Error 1: No tener en cuenta todos los procesos
Este es uno de los principales errores con los que me encuentro cuando analizo matrices DAFO/FODA.
Las empresas se dejan atrás muchos procesos y lo que es más grave aún, se dejan atrás procesos críticos en su negocio. Los procesos críticos son los que debes de tener más en cuenta a la hora de realizar un análisis de riesgos y oportunidades con una herramienta como es una matriz DAFO/FODA.
El problema raíz aquí es que, cuando se hace este análisis, no se cuenta con ninguna herramienta para asegurarse de que se están identificando todos los procesos de la organización. Estoy seguro de que en muchos procesos de tu organización existen pasos y actividades críticas para tu negocio.
Esos pasos que son importantes porque aportan información o mucho valor a la siguiente fase de tu ciclo productivo para conseguir entregar tu producto o servicio de forma ordenada y controlada al cliente.
Por ejemplo, una simple toma de datos por parte de un agente comercial en una imprenta ahorra muchos quebraderos de cabeza a la hora de saber exactamente qué tipo de trabajo requiere el cliente y el acabado con el que lo quiere (tamaño solicitado, barniz específico, troquel determinado, etc).
O un parte de trabajo en un servicio de mantenimiento preventivo para una empresa que hace instalaciones de climatización/frío y de esta forma saber qué elemento de la instalación se ha sometido a una actividad de mantenimiento ante futuras averías.
Estoy convencido de que si pudieses tener en cuenta todos los procesos de tu negocio y los visualizases paso a paso detectarías muchos pasos o momentos críticos que podrías identificar y tener en cuenta a la hora realizar un análisis DAFO/FODA y poder valorar posteriormente cual es el posible riesgo de que ese proceso/paso/momento falle en tu ciclo productivo.
Un diagrama de flujo es una herramienta muy valiosa para tener identificado y dibujados todos los proceso de un negocio desglosando los pasos que conlleva cada uno de los procesos.
Si aún no has dibujado tus proceso mediante un diagrama de flujo te recomiendo que lo hagas para que puedas analizar bien todos tus procesos.
Error 2: Inexistencia de un criterio para evaluar la importancia de los riesgos y oportunidades detectados
Estás delante de tu matriz DAFO y tienes identificado varios aspectos, algunos como riesgos y otros como oportunidades. Pero, ¿cuál es más crítico que otro? ¿Qué criterio utilizas para saber qué puede impactar de forma más positiva/negativa a tu negocio?
En la mayoría de los casos esto se hace mediante una apreciación a grandes rasgos de “cómo de malo” o “cómo de bueno” puede ser este aspecto si se materializa en tu negocio.
Pero no se trata de realizar una apreciación, sino de basarte en un método, un criterio más objetivo que sustente luego tu decisión para abordar o no tanto los riesgos como las oportunidades.
Un buen criterio podría ser:
- Para analizar los riesgos basarte en: Probabilidad / Consecuencia
- Para analizar las oportunidades basarte en: Viabilidad / Rentabilidad
Pero no te quedes ahí. Define qué es ALTA, MEDIA, BAJA para cada uno de los criterios.
Yo, cuando hago consultoría, lo defino así:
Con los Riesgos:
Con las Oportunidades:
Ten en cuenta que esto es un criterio que yo he establecido cuando analizo riesgos y oportunidades con mis clientes. Tú establece el criterio que creas más objetivo y conveniente para tu negocio.
Error 3: No definir claramente cuál es el riesgo
Aunque parezca increíble, en muchas ocasiones se identifican aspectos dentro una matriz DAFO/FODA pero no queda claro cuál es el riesgo exactamente o no se explica el cómo impacta negativamente en la organización.
Mira este ejemplo:
Está claro que la falta de formación/capacitación tiene siempre una connotación negativa pero, ¿cómo impacta en la organización?, ¿cómo de perjudicial están siendo esta falta de formación en la organización?
Mira ahora si especificas la descripción o el motivo por el cual es un riesgo ese aspecto:
¿Ahora sí queda claro verdad? En este ejemplo concreto se identifica que estás perdiendo negocio.
Por lo tanto yo te recomiendo que todos los aspectos que has identificado en la matriz DAFO/FODA los pases a un formato (que puede ser una hoja de cálculo) en el cual despliegues un análisis más detallado por cada uno de los aspectos identificados.
En este despliegue de análisis puedes incluir:
- El aspecto que has identificado en el DAFO/FODA
- La descripción del riesgo u oportunidad (motivo por el cual es un riesgo/oportunidad)
- El resultado de la evaluación del riesgo/oportunidad
- La clasificación del riesgo/oportunidad
- La decisión que has tomado (Abordar / No Abordar)
Si haces esto y además analizas el riesgo/oportunidad como te comenté anteriormente estoy seguro que tu decisión está mucho más fundamentada, pensada y analizada que simplemente realizar una apreciación de las consecuencias de materializarse el riesgo/oportunidad.
Error 4: No definir claramente cuál es el objetivo a conseguir una vez analizado el riesgo/oportunidad.
Esto es algo que también he visto en algunas empresas en sus análisis DAFO/FODA. A los responsables que han realizado este trabajo siempre les pregunto: ¿bueno y ahora qué han decidido?, ¿Qué van a hacer con estos riesgos/oportunidades detectadas? Y muchas veces la respuesta es “…bueno pues, reducirlos, ¿no?”
Me lo están preguntando a mí cuando es algo que tienen que decidir ellos. No tienen definido ni un plan de acción ni un objetivo a conseguir.
El trabajar sin objetivos es como el barco que navega sin rumbo y a la deriva, no se sabe dónde acabará.
Y es una pena porque si has hecho una buena identificación de tus posibles riesgos/oportunidades y los has valorado, es muy fácil establecer un objetivo para abordar ese riesgo/oportunidad.
Evidentemente después de decidir que se ha de abordar un riesgo el objetivo será reducirlo, minimizarlo y si fuese posible eliminarlo. Pero cuidado porque también puedes decidir no abordarlo y en este caso debes asumir ese riesgo porque sabes que no tienes manera de reducirlo, minimizarlo o eliminarlo.
Paralelamente después de decidir que se ha de abordar una oportunidad el objetivo será maximizarlo. También puedes decidir no abordarlo porque has analizado que no es suficientemente rentable y/o viable.
En cualquier caso, lo que te quiero transmitir con este error que detecto mucho, es que siempre que vayas a abordar algo, has de poner un objetivo, una meta o un valor de referencia a alcanzar. Llámalo como tú quieras pero establece un punto al cual quieras llegar cuando estés abordando un riesgo o una oportunidad.
Si añades una columna más a la herramienta que te estoy presentando para analizar riesgos y oportunidades tendrías lo siguiente:
Ten en cuenta que todos los objetivos que propongas en tu organización deben estar claramente definidos.
Cuando te digo definir claramente un objetivo es definirlo para que se pueda:
- Entender (describirlo de forma específica y no ambigua)
- Cuantificar (describirlo de tal forma que se pueda contar y medir)
- Acotar en el tiempo (establecer una fecha límite de fin para alcanzar el objetivo)
- Alcanzar (debe ser un objetivo realista, puede ser ambicioso pero debe ser alcanzable)
Seguro que has leído en infinidad de ocasiones los objetivos SMART… No quiero entrar en ese asunto ahora porque hay muchísimos artículos en internet acerca de ello.
Lo que sí quiero que veas son objetivos bien y mal planteados:
- Objetivo mal planteado: Aumentar la satisfacción de los clientes.
- Objetivo bien planteado: Aumentar la satisfacción de los clientes en un 5% a finales del año 2020 con respecto al año 2019 medido a través de las encuestas de satisfacción.
- Objetivo mal planteado: Aumentar nuestra cuota de mercado en un 7%.
- Objetivo bien planteado: Aumentar nuestra cuota de mercado a finales del año 2020 en un 7% con respecto al año 2019.
- Objetivo mal planteado: Alcanzar una productividad del 100% en nuestro taller a finales del año 2020 (esto no es realista).
- Objetivo bien planteado: Alcanzar una productividad del 80% en nuestro taller a finales del año 2020.
¿Ves la diferencia?
Error 5: No tener un plan de acción para minimizar / disminuir el riesgo
He visto matrices DAFO/FODA muy trabajadas pero sin un plan de acción detrás que sustente las decisiones que se van a tomar para minimizar riesgos o potenciar las oportunidades.
Este es el siguiente paso lógico tras definir bien un objetivo. Además deben ir de la mano, el uno no puede existir sin el otro.
Si estableces un objetivo a conseguir pero no defines que vas a hacer (plan de acción) para conseguirlo estoy seguro que no alcanzarás lo que te habrás propuesto.
Si estableces un plan de acción pero no está alineado con el objetivo a conseguir, pondrás conseguir algunas cosas pero no el objetivo que te habías marcado.
Un día leyendo en Internet encontré una frase que decía algo parecido a esto “… un objetivo sin un plan no es un objetivo sino un deseo” (que me perdone el autor porque no recuerdo dónde lo vi ni quién lo escribió).
El caso es que comparto 100% esa afirmación así que define bien tu objetivo y luego piensa qué tareas/acciones debes realizar para conseguir ese objetivo que te has marcado.
Para hacer esto puedes incluir una columna más a la herramienta que te estoy presentando, con lo cual quedaría algo así:
Error 6: Poner a trabajar a las personas equivocadas o en las tareas equivocadas
Personas equivocadas
Muchas veces las tareas asociadas al plan de acción no se llevan a cabo porque no se ha seleccionado a la persona más adecuada para hacerlo dentro de la organización.
Y cuando digo la persona más adecuada me refiero a que debes de tener en cuenta el perfil de la persona que tienes en mente para desarrollar esa tarea. Analizar que conocimientos, habilidades, experiencia y también la carga de trabajo que tiene esa persona son aspectos importantes a la hora de elegir a una u otra persona para desarrollar una tarea.
Por ejemplo, si hablamos de las competencias y habilidades, no a todas las personas se les va a dar igual de bien el realizar un tipo determinado de tareas. Si parte de las tareas que componen tu plan de acción requieren de cierto carácter comercial para hablar, por ejemplo, con el cliente y proponerle cosas nuevas tendrás que buscar el trabajador que mejor cumpla ese perfil entre todos los que puedas tener disponibles.
Si no tienes a nadie con esas características pregúntate: ¿Tengo a alguien dentro de mi empresa que pueda ofrecer formación/capacitación interna a otro miembro del equipo para adquirir las competencias necesarias y realizar esta tarea?
Si la respuesta sigue siendo negativa y la tarea es importante para la consecución del objetivo quizás tendrás que acudir a una empresa externa para que imparta formación/capacitación a ese empleado.
No olvides por tanto escoger a las personas más adecuadas para realizar cada tarea.
Tareas equivocadas
Otro error que he visto es empezar por tareas complejas que tienen un impacto muy bajo sobre la consecución del objetivo. Esto conlleva a un esfuerzo muy grande para ejecutarlas, pero obtener beneficios muy pequeños lo que puede desmotivarte a ti y a tu equipo.
Por lo tanto, lo que debes hacer es, de todas las tareas que has definido en el plan de acción priorizar. Para saber qué tareas debes hacer primero, yo me haría estas tres preguntas:
- ¿Existen tareas que para desarrollarse dependan de la consecución de otras primero?
- ¿Existen tareas que una vez ejecutadas su ratio de rentabilidad (beneficio/inversión) es mayor que otras?
- ¿Existen tareas que tengan un mayor impacto que otras para alcanzar el objetivo propuesto?
Con la respuesta a estas preguntas ya tendrías tu orden de prioridades a la hora de empezar a ejecutar las tareas.
Error 7: No medir el resultado de forma periódica
Este error se comete mucho cuando estás convencidísimo de que todo lo que estás haciendo es lo correcto y crees que sólo hace falta pararte a medir lo que estás haciendo al final o casi al final del periodo que te has marcado para conseguir el objetivo.
Imagínate que estás preparando una cena en tu casa y tienes de invitados a unos buenos amigos que hace tiempo que no ves. Decides preparar un pollo al horno (tu objetivo) y comienzas a realizar los preparativos con los ingredientes que lleva el pollo. Llega la hora de hornearlo y lo metes dentro del horno.
En ese momento, ¿qué haces?, ¿te vas y dejas desatendido el pollo hasta la hora que has calculado que está hecho? ¿o lo vas vigilando cada cierto tiempo para asegurarte de que no se está quemando?
Pues lo mismo debes hacer con tus objetivos.
Aparte de acotarlos en el tiempo, debes analizar periódicamente si estás alcanzando los resultados que te has propuesto.
Recuerda que una parte del error 4 era no definir claramente el objetivo y eso hacía alusión a que debías de describir el objetivo de forma cuantificable. Como sé que ya no vas a cometer el error 4 y ya tienes tu objetivo de manera que se pueda cuantificar, podrás medirlo a lo largo del tiempo.
Quizás lo que te estás preguntando ahora es, ¿pero cada cuánto tiempo debo de medir el resultado del objetivo que quiero conseguir? La respuesta que yo te daría sería esta: el suficiente para que tengas tiempo de reacción si ves que no estás alcanzado el resultado esperado.
Dependerá del objetivo que te hayas propuesto y cómo de complicada sean las tareas que estás llevando a cabo. Lo más exigente sería hacer una medición mensual. Pero también podrías medir el resultado cada dos o tres meses.
Para hacer esto puedes incluir una columna más a la herramienta que te estoy presentando, con lo cual quedaría algo así:
Si haces esto y mides periódicamente lo que estás haciendo tendrás tiempo para reaccionar y rectificar en lo que te estás equivocando dentro de tu plan de acción.
Bueno pues hasta aquí lo que quería contarte acerca de los 7 errores más comunes por las cuales piensas que la realización de una matriz DAFO/FODA no funciona en tu negocio.
Espero haberte aportado información valiosa para que no cometas estos errores en tu negocio y la próxima matriz DAFO/FODA sea todo un éxito en tu negocio.
Si tienes alguna duda, te espero en los comentarios.
Datos del Autor:
Soy Iván Torres Licenciado en Administración y Dirección de Empresas, colegiado nº1498 por el colegio de economistas de Las Palmas de Gran Canaria, IRCA Certified ISO 9001 Lead Auditor con nº ENR-00555531.
Apasionado por la gestión empresarial y la gestión de negocios. Director de IVE Consultores.
Autor del libro: «Como Implantar ISO 9001:2015 Paso a Paso»
Mail: ivan.torres@iveconsultores.com
Linkedin: Iván Torres Vega