Una comunicación efectiva y asertiva siempre ha sido esencial para el buen desempeño de los equipos y la eficiencia de la organización porque previene conflictos y fomenta equipos de alta productividad. Por eso, la importancia de saber ¿Cómo comunicar en la era Covid?
Saber comunicar los objetivos de nuestra organización, las tareas a realizar, los valores a transmitir y generar confianza en nuestros clientes, persuadiéndolos de que nuestros productos o nuestros servicios son los más adecuados para sus necesidades es todo un arte que exige determinadas habilidades que se pueden entrenar y, por lo tanto, aprender.
Comunicar en la era Covid, no es sólo transmitir un mensaje, sino persuadir, convencer, inspirar, motivar y, para ello, es indispensable despertar emociones en nuestro interlocutor, creando engagement.
Los desafíos para la comunicación en la Era Covid
La crisis sanitaria provocada por la pandemia y las necesarias medidas adoptadas para prevenir su propagación y el colapso sanitario como el uso de mascarillas, el distanciamiento social y el teletrabajo ha supuesto grandes cambios en nuestra manera de relacionarnos, de trabajar y de hacer negocios. Y por lo que a la comunicación respecta, también se plantean grandes desafíos a los que tenemos que dar respuesta desde la flexibilidad y la innovación.
Con la intención de dar respuesta a muchas dudas que me plantean los empresarios y directivos a la hora de liderar sus equipos y de establecer las comunicaciones con sus clientes, les quiero transmitir una serie de pautas para que la comunicación siga siendo de calidad en la era covid:
- Tenemos a nuestra disposición infinidad de canales de comunicación: llamada telefónica, mensajes de whatsApp, chats, correos electrónicos, distintas aplicaciones que nos permiten hacer videollamadas y que cuentan con distintas funcionalidades como compartir pantalla, hacer uso de una pizarra, enviar mensajes,…y todas ellas las podemos utilizar en función del momento y de nuestras necesidades.
- El uso generalizado de la digitalización a la hora de comunicar no lo tenemos que ver como un obstáculo o una barrera sino como una oportunidad que nos abre una ventana de posibilidades ya que podemos comunicarnos con cualquier persona del mundo, aumentando nuestras posibilidades de negocios. En Europa son muchas las empresas que ven en las videoconferencias y en el teletrabajo una manera de ser más productivos reduciendo costes como desplazamientos en avión, hoteles, dietas, alquiler de oficinas y todos los gastos que conllevan. Hay muchas que optan por el coworking alquilando las salas por horas para aquellas reuniones que sí necesitan ser presenciales.
- Una vez superada la pandemia, muchas empresas europeas apuestan por un modelo híbrido que combine la presencia en la oficina con el teletrabajo para abaratar costes, ser más eficientes, ganar en flexibilidad y facilitar la conciliación entre la vida profesional y la familiar. Cada vez las empresas apuestan por el bienestar del trabajador porque los estudios demuestran que si los trabajadores se sienten cuidados y valorados son más leales y están más comprometidos con la empresa, aumentando su eficiencia y productividad.
- Las comunicaciones virtuales a través de videoconferencias nos permiten ser más eficientes porque las reuniones tendrán que ser más estructuradas con un comunicado enviado vía email al equipo con los temas a tratar. Asimismo, el líder tendrá que ser un buen moderador que gestione el turno de palabra, brindando un espacio de escucha a cada trabajador y haciendo un buen cierre de la reunión con los acuerdos tomados para evitar malentendidos.
- En todo tipo de comunicación es importante, pero en las videoconferencias tenemos que aprender a potenciar todo el lenguaje no verbal, el hecho de que tengamos una pantalla que nos separe, nos obliga a prestar más atención en nuestro tono e inflexión de voz, en la gesticulación, en mantener el contacto visual, en nuestra actitud, en la gestión de los silencios,… aspectos que nos ayudarán tanto a motivar como a generar confianza.
- Relacionado con la actitud, uno de los aspectos que trabajo mucho tanto con el líder como con el equipo es que el hecho de que estemos trabajando en casa no implica que todo vale. No puedo hacer una videoconferencia con la camisa y en pantalón del pijama “porque no lo ve nadie”, Esa videoconferencia está sustituyendo a una reunión presencial y, por tanto, tengo que comportarme y tener la misma actitud que si estuviera en la oficina.
- La comunicación virtual y el teletrabajo nos permiten adaptar nuestros horarios laborales a nuestros biorritmos personales. Hay personas que son más productivas a primera hora de la mañana y otras por la noche. El presentismo ya no forma parte de esta nueva realidad, el líder tiene que dejar de controlar y confiar en su equipo. Lo importante no es en qué franja horaria el trabajador está frente a su ordenador sino que los objetivos marcados se consigan.
- La digitalización no debe confundirse con la conexión a todas horas. Como personas, todos necesitamos descansar y desconectar del trabajo, compartir con la familia y amigos, tener tiempo para nosotros mismos. Eso nos ayuda a sentirnos mejor con nosotros mismos y mejora nuestra concentración y eficiencia. Por tanto, los horarios de oficina tienen que respetarse.
- Como equipo y como empresa podemos acordar unos determinados códigos de comunicación que pasen a formar parte de nuestra cultura organizacional y que sustituyan a aquellos gestos a los que estamos acostumbrados como el típico apretón de manos para cerrar un trato.
Está claro que en estos momentos de máxima incertidumbre, hay más preguntas que respuestas, pero es el momento de poner en práctica todos nuestros recursos, de capacitarnos en las softskills, de potenciar nuestras habilidades comunicativas, de aprender a gestionar la incertidumbre y la resistencia al cambio. Y, sobre todo, de desarrollar un pensamiento optimista que sepa mirar a medio y largo plazo y a valorar todo el aprendizaje que sacaremos de esta experiencia en la era Covid.
Begoña Serra
Coach Transaccional