Usar empresas de custodia de documentos es beneficioso para tu oficina ya que consigues más espacio de trabajo y sabes que están a buen recaudo.
La pura verdad es que todas las empresas generan una gran cantidad de documentos en papel. Ya sean facturas, registros o balances que normalmente se guardan en activadores en pasillos o dentro de las oficinas donde trabajan los empleados ocupando una gran parte del espacio. También es verdad que las empresas empiezan a reducir el numero de documentos en papel gracias a los avances tecnológicos. Aunque en las empresas con más antigüedad es bastante normal encontrar una enorme cantidad de documentos almacenados.
Los documentos que se guardan pueden tener más o menos importancia para la empresa pero si es importante no perderlos ya que la ley dicta que necesitas guardar cualquier tipo de documentos oficiales hasta un mínimo de diez años por lo que obliga a las empresas conservarlos.
Estos documentos ocupan un espacio que podrá aprovecharse en beneficio de la oficina. Para conseguirlo lo ideal es contratar un servicio de custodia de documentos y archivos de una empresa. Esto te permitirá continuar conservando tus documentos pero de forma más cómoda mientras ganas el espacio que necesitas. Actualmente en España existe muchas empresas que ofrecen este servicio que se encargan de almacenar documentos tanto para administraciones publicas como para las empresas privadas.
Guardar y custodiar documentos de empresas.
En primer lugar para proceder a la guarda y custodia de documentos es hacer un estudio minucioso sobre los papeles a guardar. Una buena manera es clasificándolos por años con la ayuda de tus colaboradores. Un trabajo en equipo es más eficiente que trabajando de uno solo. Una vez que los documentos están clasificados por años sabrás cual tienes que guardar y cuales ya no necesitas.
En segundo lugar hay que encontrar la empresa ideal. Una que se adapta a tus necesidades en lo referente a guardar y custodiar los documentos de tu empresa. Es bueno saber de antemano que tipo de contenedores de almacenamiento utiliza. Ya que la guarda y custodia de documentos empresariales no se realiza de misma manera que guardar objetos en un trastero o guardamuebles.
En tercer lugar la empresa que custodia tus documentos debe disponer de una base de datos que te permita acceder a la información de cada contenedor guardado. Esto a la larga te ahorrara dinero y tiempo. Por ejemplo: si clasificas los documentos por años una vez concluido el tiempo que necesitas guardar los documentos pides el retiro del contenedor. Dejando guardado los demás facilitando la tarea de no inspeccionar otra vez cada contenedor.
Un buen servicio de custodia de documentos.
Hay empresas y empresas que ofrecen servicios de custodia de documentos. Una empresa que ofrece un buen servicio de custodia de documentos es aquella que guardando con ella ahorras dinero y tiempo. En los antiguos centros de almacenamiento de documentos tenias que llevar tu mismo los papeles. Si necesitabas alguno tenias que volver, esto con una buena empresa no pasa.
Hoy en día hay empresas que ofrece el servicio de custodia de documentos online. Traen contenedores y tu simplemente empiezas a guardarlos, cuando están llenos puedes que los retire y almacene. Cuando necesitas un contenedor simplemente pides su devolución y podrás tener tus documentos en 24 horas en tu oficina.
A través de sus sistemas informáticos adaptados especialmente a la gestión documental, se puede acceder a cualquier documento de la forma más rápida, cómoda y sobretodo segura. Estas empresas también ofrecen un sistema de seguridad impecable. Garantizan la conservación de los documentos de empresa.