El sector seguros es un negocio complejo que se basa en probabilidades y en reglas de grandes números. En este sentido, se trabaja con un gran volumen de información para adecuar el precio del producto, diseñarlo y adaptarlo a las necesidades de los clientes.
Desde hace años, estesector ha sido consciente de la importancia que tiene para su desarrollo contar con un gestor documental, que le permita desde la contratación de una póliza en Internet hasta las relaciones directas con proveedores y clientes. Prácticamente todas las acciones se han visto modificadas gracias a la incorporación de soluciones tecnológicas, que ya no suponen un valor añadido diferenciador para estas compañías, sino que se han convertido en su herramienta de trabajo básica. El elevado nivel de aplicación de las TIC ha permitido, entre otros aspectos, aumentar la calidad del servicio ofrecido tanto a particulares como a empresas.
Conscientes de la importancia que representaba para las organizaciones contar con un software integral de gestión documental, en un primer momento y tal como era de esperar fueron las grandes empresas de este sector las que se sumaron a la apuesta de situar a las nuevas tecnologías como condición imprescindible para el desarrollo de su negocio, seguidas por las de un medianas y, posteriormente, por las pequeñas. En suma, todas las compañías han centrado en estas plataformas de gestión documental su negocio.
De hecho, las direcciones de estas organizaciones han sido conscientes de que las inversiones en tecnología de gestión documental constituyen un beneficio al consolidarse como una herramienta clave para la gestión del negocio, ya que a través de ellas, se proporciona un mayor acercamiento a los clientes, agentes y proveedores y, de esta forma, se mejora también el servicio en global.
Movilidad segura, un desafío para los fabricantes de software de gestión documental
La Red se está convirtiendo en una pieza fundamental para la competitividad de cualquier empresa dentro del mercado y las empresas de seguros no son una excepción, sino todo lo contrario. Este sector es una de las actividades empresariales que mejor están resistiendo los problemas que son consecuencia de la crisis, puede que sea por aquello de “más vale prevenir que curar” y más aún en estas circunstancias coyunturales, y las sistemas de gestión documental han tenido un rol destacado en este campo, porque no sólo optimizan los procesos internos sino también facilitan al usuario final estar estar en contacto con la aseguradora las 24 horas del día y gestionar muchas actividades a través de Internet
En esta línea, las compañías de seguros saben que las nuevas tecnologías, aplicadas a las necesidades de cada empresa, suponen una realidad con dos vertientes: por un lado, unas herramientas de productividad como el software de gestión documental y por el otro una plataforma de servicios. De hecho, gracias a los sistemas informáticos desarrollados se han simplificando los trámites administrativos que antes tenían un gran componente presencial, lo que repercute en la movilidad de los trabajadores.
Pero al mismo tiempo, la tecnología también ha propiciado que la movilidad también sea una característica de los usuarios, ya que según el XI Informe sobre el Sector Asegurador On Line en España realizado por Capgemini en abril de 2011 las empresas de seguros son conscientes de que la tendencia a corto plazo de los usuarios de aparatos móviles es la de utilizar estos dispositivos para la contratación y/o consulta de los asuntos relacionados con la prestación de sus seguros. De hecho, el 61,90% de las compañías aseguradoras otorga importancia a la aparición de los smartphonesy tablets. Más alto es el porcentaje que estas organizaciones conceden a las redes sociales, que alcanza un 76,19%. Estas cifras ponen de manifiesto que Internet aún no tiene el potencial que podría llegar a tener porque aunque en muchas ocasiones se consultan los precios en la web, la contratación se continúa realizando en las oficinas o por teléfono.
Las cifras señalan que las TIC van a continuar siendo una herramienta en alza en este sector e indispensable para mantener un canal de comunicación que propicie una óptima gestión, mantenimiento y detección de posibles problemas, dudas o mejoras en los seguros contratados. Como comentamos anteriormente, una de las “familias” de herramientas que todas estas compañías de seguros llevan incorporando desde hace mucho tiempo, son las aplicaciones de gestión documental, sea para mejorar los procesos de gestión o de generación de documentos, y los proveedores de software documental o otras soluciones dirigidas las grandes aseguradoras procuren adaptarse a estas nuevas tendencias de movilidad.
Herramienta de uso interno
Pero si importante son las nuevas tecnologías de cara a la relación con el exterior, no lo son menos cuando se trata de realizar mejoras en el plano interno, ya que han permitido establecer cuadros de mando, una automatización, así como un mejor seguimiento de la estrategia, actividad y resultados de la empresa.
En este sentido, en el capítulo de fondos destinados a nuevas tecnologías, las compañías aseguradoras, como ya se ha mencionado, destinan grandes sumas de dinero al desarrollo y adquisición de soluciones que cubran sus necesidades. Estas necesidades son tan variadas, que incluso en un área de relativamente bien delimitado, como es la gestión documental, resulta difícil encontrar un solo proveedor, y menos una sola solución de gestión documental que cubra todas sus necesidades. Si antes la tendencia era buscar soluciones integradas, se ha visto que uno-para-todo no suele cumplir los diversos requerimientos de cada área. No es lo mismo necesitar una solución sólida de gestión y almacenamiento de documentos, una sistema de gestión de aprobaciones de documentos o un software sofisticado que permite la gestión y generación profesional de documentos tan complejos y variados como son las pólizas de seguros.
Por esta razón, hoy prima en muchas ocasiones encontrar la aplicación, que mejor cumpla estos requisitos y por tanto, las TIC no sólo requieren de inversiones para bienes materiales, sino que también hay que tener presente el importante presupuesto que se destina al adoctrinamiento de los trabajadores, para que luego hagan un uso adecuado del nuevo gestor documental.
Y es que la apuesta de la compañía por la tecnología no sólo se traduce en una mayor capacidad de inversión tecnológica, sino en cambios culturales para dar soporte y uso racional a la tecnología y en una continua actualización de los equipos humanos vinculados a esta función.
El constante avance de las TIC requiere un alto grado de actualización de conocimiento de los profesionales que utilizan esta tecnología. En el capítulo de formación, es evidente que los mejores gestores documentales son los que no requieren de un adiestramiento específico para su utilización, sino que los más óptimos para las empresas del sector de las aseguradoras son los más intuitivos y los denominados user friendly.
Como conclusión se podría destacar que las empresas fabricantes del software de tecnología y gestión documental deben adaptarse mediante los sistemas de gestión documental a las necesidades de las compañías del sector de los seguros, para que éstas últimas a su vez puedan ofrecer a sus clientes unas plataformas sencillas y fáciles de usar, lo que repercutirá en los beneficios económicos.