En la actualidad, estamos en presencia de cambios constantes. Esta situación ha obligado a las organizaciones a emprender y considerar nuevas perspectivas y mejoras del desarrollo de sus procesos a todo nivel; existe una alta exigencia de mantener al personal motivado y contar con modelos gerenciales acordes a las necesidades, exigencias del entorno y así incrementar o consolidar sus recursos.
En este sentido, las organizaciones de todos los sectores han comenzado a competir con base en la calidad y no solo en el costo. Las compañías que dominen el mercado del futuro serán las que puedan ofrecer una alta calidad, un precio competitivo y servicio en el momento justo que el cliente lo desee.
Es por ello que los modelos gerenciales son piezas fundamentales en el desarrollo de las organizaciones hoy día y vale la pena su análisis y puesta en marcha.
La metodología Kaizen “mejora continua” se caracteriza por su implementación en pequeños pasos, con la participación de todo el talento humano de la organización. En esta investigación se busca el conocer de esta metodología y así entender sus beneficios.
El Kaizen es una palabra japonesa que significa cambiar para bien o cambiar para mejorar.
Desde que Masaaki Imai acuño el término de Kaizen a mediados de los años ochenta, este se ha visto como un elemento clave para la competitividad de las empresas japonesas.
Kaizen significa mejoramiento continuo en la vida personal, familiar, social y de trabajo. Aplicado al lugar trabajo, significa una mejora continua que involucra a todos gerentes y trabajadores por igual. Su filosofía hace hincapié en la necesidad de llevar a cabo continuas mejoras que permitan más altos niveles de satisfacción en los clientes o usuarios, tomando en cuenta también como objetivo el incrementarla productividad y rentabilidad de la organización, reduciendo los costos incurridos para la generación de cada unidad monetaria de ingreso producido por las ventas.
El Kaizen surgió en el Japón como resultado de sus imperiosas necesidades de superarse a sí misma de forma tal de poder alcanzar a las potencias industriales de occidente y así ganar el sustento para una gran población que vive en un país de escaso tamaño y recursos.
Imai Masaaki sostiene que esta tecnología gerencial es obligada en un ambiente de globalización, donde los clientes quieren la mejor calidad, al mejor costo posible y el menor tiempo de entrega.
La participación de los empleados y el trabajo en equipo son la clave para el mejoramiento continuo. Eso no significa que las empresas que practican el mejoramiento continuo no tengan interés en el avance tecnológico y la automatización de procesos, sino que en primer lugar tienden a fortalecer el trabajo y el crecimiento de los empleados.
El Kaizen más que un modelo gerencial, es una filosofía de vida que busca generar solidaridad organizacional hacia propósitos comunes, con métodos de trabajo efectivos y una nueva cultura de la participación y el compromiso, todo esto centrado en un profundo respeto por la dignidad humana.
El Kaizen se basa en los siguientes principios:
- Buenos procesos dan lugar a buenos resultados.
- Mirarse a sí mismo para comprender la situación actual.
- Hablar con datos, gestionar con hechos.
- Tomar medidas de contención y corregir las causas raíz de los problemas.
- Trabajar en equipo.
- Kaizen es cosa de todos.
Según Masaaki Imai, una de las características más notables del Kaizen es que los grandes resultados provienen de muchos pequeños cambios acumulados en el tiempo.
La esencia del Kaizen, a mi entender, es la simplicidad como medio de mejorar los estándares de los sistemas productivos y de gestión, teniendo presente la importancia de las personas en las organizaciones.
El Kaizen se basa en siete sistemas
1. Sistema de Producción Justo a Tiempo (JustInTime):
Para Imai Masaaki (2001) Justo a Tiempo significa: que el número exacto de las partes requeridas se lleva a cada etapa sucesiva de producción en el momento adecuado. Utilizando la herramienta Kanban, que significa letrero o etiqueta, se utiliza como herramienta de comunicación en este sistema. Desarrollado por TaiichiOhno en Toyota. Un Kamban, o letrero, se fija en partes específicas de la línea de producción que significa la entrega de una cantidad dada.
2. Gestión de Calidad Total:
Para Imai Masaaki (2001) en la metodología Kaizen se le llama Control Total de Calidad (CTC) o Control de calidad en toda la compañía (CCTC), es considerado como el más exacto para usarse al explicar el control de calidad japonés a todos los observadores.
Para Imai Masaaki (2001) al hablar de “calidad” se tiende a pensar primero en término de la calidad del producto. En el CTC la primera preocupación y la de más importancia es con respecto a la calidad de las personas. En control de calidad trata sobre la calidad de las personas. Instalar calidad en la gente ha sido siempre fundamental para el CTC. Una compañía capaz de crear calidad en su personal ya está a medio camino de producir artículos de calidad.
Construir la calidad en las personas significa ayudarlas a llegar a ser conscientes de Kaizen, preparándolos a identificar los problemas que se le puedan presentar. Se le debe entrenar en el uso de herramientas para la resolución de los problemas a fin de que puedan tratar aquellos que hayan identificado. Una vez resuelto el problema, los resultados deben estandarizarse para evitar recurrencias. “El control de calidad empieza con el entrenamiento y termina en entrenamiento”.
3. Círculos de Control de Calidad:
Los círculos de Control de Calidad en la metodología Kaizen se basan en el trabajo de grupo tales como grupos de JK (Jishu Kanri) y otras actividades de grupos pequeños, que usan varias herramientas estadísticas para resolver los problemas.
El método permanente también requiere todo el ciclo de PHRA y exige que los miembros del equipo no solo identifiquen las áreas del problema, sino que también identifiquen las causas, las analicen y ensayen nuevas medidas preventivas y establezcan nuevos estándares y/o procedimientos. En esa forma, PHRA se entiende como un proceso mediante el cual se fija nuevos estándares solo para ser refutados, revisados y reemplazados por estándares más nuevos, mejores y que los beneficios de estos duren. Las actividades de los círculos del CC y de otros grupos están confinadas a los problemas que se originan en las organizaciones, ya que todos dominan el arte de resolver problemas inmediatos.
4. Mantenimiento Productivo Total:
Para Imai Masaaki (2001) el MPT está dirigido a las mejoras en el equipo. En esta forma, el MPT está más orientado al Hardware y el CTC está orientado al Software. Según lo define Japan Institute of Plant Maintenance, “El MPT tiene la mira de maximizar la efectividad del equipo con un sistema total de mantenimiento preventivo que cubra toda la vida del equipo. Involucrando a cada uno en todos los departamentos y en todos los niveles, motiva al personal para el mantenimiento de la planta a través de grupos pequeños y actividades voluntarias”.
El entrenamiento es una parte importante del MPT, así como lo es del CTC y el entrenamiento en el MPT está conducido con el énfasis sobre tales conceptos básicos como la forma en que trabajan las máquinas y la forma de darles mantenimiento.
De la misma manera en que el CTC tiene el Premio Deming y el Premio del control de Calidad de Japón para las compañías que introducen con éxito el CTC, el Japan Institute of Plant Maintenance otorga el Premio Distinguido de Mantenimiento de la Planta (MP)y otros premios a las compañías que han introducido con éxito el MPT.
Una vez que los trabajadores adquieren el hábito del mantenimiento y limpieza de su lugar de trabajo, han adquirido disciplina. A medida que el taller está más limpio, nítido y seguro, los trabajadores desarrollan un gran respeto por su equipo. Los trabajadores se enorgullecen de su entorno de trabajo nítido y limpio. La moral es más elevada y tienen lazos más estrechos con su equipo con el que trabajan.
5. Sistemas de Sugerencias:
Tomar en cuenta las ideas de los trabajadores, aprovechando su experiencia y conocimientos, contribuyendo de esta manera aumentar su motivación.
Este sistema funciona como una parte integral del kaizen orientado a los individuos y hace énfasis en los beneficios de elevar el estado de ánimo mediante la participación positiva de todos.
En este sentido Arias, expresa que los sistemas de sugerencias constituyen otro medio de hacer fluir todo el potencial de la empresa. Se trata de incitar a las personas a la aportación de ideas, que puedan suponer mejoras en aspectos como la calidad, la productividad, la seguridad o el bienestar en el entorno de trabajo.
Exigen una rigurosa labor de estudio, análisis y respuesta por parte de mandos y directivos. A cambio puede generar un elevado grado de motivación y planteamientos altamente competitivos para la empresa. Para la efectividad de este sistema de sugerencias es conveniente instruir a los supervisores (ya que éstos son el nivel representativo de la dirección y estos están más familiarizados con los procedimientos y el trabajo de sus subordinados) acerca de los procedimientos que se habrán de seguir para asesorar a los trabajadores con el fin de que ellos puedan presentar sus sugerencias.
6. Despliegue de Políticas:
Contribuyen todos los niveles y procesos de la organización en las actividades de planificación, evaluación y control.
Se refiere al proceso de introducir las políticas para Kaizen en toda la compañía, desde el nivel más alto hasta el más bajo, en el Japón el término política describe las metas u orientaciones anuales a mediano y largo alcance. En el mismo se da una consulta vertical preliminar entre las gerencias a todos los niveles, la información va de un lado a otro hasta que los detalles han sido elaborados.
Una vez que están establecidas las nuevas metas anuales de la alta dirección se despliegan a todos los niveles, indicando el nivel de prioridad y planes de acción (nivel estratégico, táctico y operacional), para ello se debe haber logrado un perfecto entendimiento del papel y responsabilidad de cada talento humano en la organización
La gerencia debe establecer objetivos claros para guiar a todo el talento humano que hace vida en la organización y asegurarse de suministrar el liderazgo para todas las actividades con el fin de lograr los objetivos.
7. Sistema de Costos:
Tiene como objetivo reducir de manera sistemática los costos, con el análisis de las pérdidas, niveles de fallas de los procesos, actividades, productos y servicios.
En las organizaciones se dan dos tipos de actividades: las que agregan valor y las que no lo agregan. Los clientes o contribuyentes no pagan por actividades que no agregan valor, pero lamentablemente ello tiene lugar. Entonces, y es que hay que identificarlas actividades que agregan y cuáles no, para poder dejar las que son necesarias y desechar las innecesarias.
Ima Masaaki (1998) dice: “Muda significa desperdicio”; sin embargo, las implicaciones de la palabra incluyen cualquier cosa o cualquier actividad qué no agregue valor”.
Este modelo gerencial trae grandes beneficios para las organizaciones comprometidas en el proceso, al respecto Barrón, 2005 nos dice que; los grandes beneficios que la estrategia de sistema kaizen ofrece a la organización son:
- Disminución de la generación de residuos.
- Aumento de los niveles de satisfacción.
- Mayor grado de compromiso.
- Mejores tasas de retención del talento.
- Incremento de la competitividad.
- Impulso a los niveles de satisfacción de los consumidores.
- Optimización de la resolución de problemas.
- Fortalecimiento de los equipos.
- Cambio integral de la cultura del negocio.
- Reducción de costos de operación hasta en 40%.
- Reducción de mermas y desperdicios hasta en 80%.
- Incremento sustancial del flujo de efectivo.
Le esencia de las prácticas administrativas “exclusivamente japonesas” ya sean para mejorar la productividad, actividades para el control total de la calidad, círculos de control de calidad entre otros más se puede resumir, en una palabra, y esa es KAIZEN, teniendo siempre en cuenta la base de cuanto más simple y sencillo, MEJOR.
Con la competencia que existe en el mercado, las empresas buscan ser las mejores y se encuentran en busca de técnicas exitosas para lograr sus objetivos, entre los cuales se encuentran ser más competitivo, mejorar la calidad, la reducción de costos, mejora de tiempos, reingeniería de procesos, mejor servicio, mayores ventas.
Se puede lograr un gran resultado si se aplica este sistema correctamente, y lo primero que se debe realizar es la concientización a todo nivel de la organización, hay que separar lo necesario de aquello que no lo es, se busca eliminar la muda o desperdicio y errores, después de identificarlo vienen las acciones preventivas o correctivas según sea el caso y así poder analizar cual parte es la que no esté agregando valor alguno, eliminándola y haciendo una reingeniería del mismo, crear conciencia de los desperdicios que podemos disminuir, siendo proactivos, adecuando las instalaciones para que el empleado pueda realizar sus actividades necesarias, capacitando y actualizando al personal según su área, para poder lograr tener auto disciplina, auto eficiencia, buena armonía, integración del personal, simplicidad y mejora de procesos, adaptación de la cultura kaizen, reducción de costos, satisfacción del cliente.
El mejoramiento continuo se logra a través de todas las acciones diarias, por pequeñas que estas sean, que permiten que los procesos y las organizaciones sean más competitivas en la satisfacción del cliente donde todo el personal está involucrado en dicho fin, los modelos gerenciales constituyen una fuente de conocimiento que sin duda alguna el gerente debe tener en cuenta a la hora de querer ejercer su cargo efectivamente.
Autor: Lcdo. Michael Aular – Micdan Consulting
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