Cuando se habla de Cuadro de Mando Integral, generalmente se dice que se utiliza en grandes empresas o corporaciones. De hecho es donde resulta más conveniente utilizarlo pues es donde más número de áreas, funciones y personal podemos imaginar que existan.
Sin embargo hoy quiero compartir sólo la experiencia de implementar esta poderosa herramienta en PYMES que quizás no tienen el tamaño recomendado para su conveniencia.
En varios casos me ha resultado útil realizar el proceso de diagnóstico de empresas que requieren soluciones concretas y estructuradas. En el 80% de los casos la solución ha sido el Cuadro de Mando Integral. La experiencia me ha demostrado que esta herramienta es aplicable en los casos más simples.
Como guía práctica, les dejo a continuación un listado de los pasos a seguir para su rápida formulación:
- Instrumentos de Análisis Estratégicos: A través de la utilización básica de la matriz FODA, Análisis de Información contable básica, análisis del ciclo de vida, Matriz BCG, Matriz DPM y su versión ampliada, así como el semáforo estratégico, se podrá obtener una primera visión de lo que acontece actualmente en la empresa.
- Determinación del Plan estratégico actual de la empresa: ¿Qué es hoy la empresa? ¿Qué hace y a qué se dedica? ¿Qué proyecta ser en el futuro? ¿Cómo lo logra? No es otra cosa que descubrir la Misión, Visión y Valores.
- Definir el Plan Estratégico Corregido: En varios casos, se termina por redefinir el plan estratégico de la empresa, no porque haga falta un nuevo plan, si no porque el anterior carecía de profundidad y visión estratégica. En este paso generalmente terminamos por aclararle a los directivos o dueños de la empresa lo que quizás sea su principal inconveniente: su verdadera estrategia a seguir, según los fundamentos.
- El Armado del Cuadro de Mando: Lo primero es determinar los factores claves de análisis. En estos casos resulta fácil pues se identifican un grupo de 5 a 6 variables por perspectiva.
- Los Indicadores del Cuadro de Mando: Las 5 o 6 variables identificadas se convierten en este punto en indicadores. Concretamente hay que buscar ratios o indicadores per se que puedan ser fácilmente medibles a lo largo de los meses. Casos típicos son el volumen de ventas, el impacto de la publicidad en las ventas, variación en la productividad de los empleados u horas de capacitación de los empleados.
- Visualización y Control del Cuadro de Mando: Literalmente es eso: visualizarlo. De ser posible, una vez finalizado, graficarlo para que esté presente en la oficina de los responsables (directores, gerentes y jefes). Y darlo a conocer a todos los empleados. Ningún Cuadro de Mando funcionará si no se da a conocer hasta el último empleado y se le explica su influencia en este sistema de gestión. Y por último, utilizarlo como tal. Una verdadera herramienta de Gestión. Los indicadores no son números aislados que nos muestran una sola situación de la empresa. Son el catalizador, el disparador de nuevas estrategias, nuevos objetivos y nuevos avances en la gestión diaria del negocio.
Para algunos esta herramienta puede ser algo obsoleta y reemplazada por nuevas formas de gestión. Sin embargo la utilización del Cuadro de Mando ha demostrado en mi experiencia que hasta los más simples negocios son capaces de utilizarla.
No hace falta tener una gran corporación para aplicarla. Sólo hace falta voluntad, compromiso y necesidad de tener un sistema de gestión más ordenado.
Para mayor información, los invito a conocer mi pequeño y reciente espacio (en crecimiento) en Facebook: http://www.facebook.com/MantisCG
Lic. Carlos Federico Arroyo
Emprendedor y Empresario Joven