Como algunos de ustedes ya sabrán, trabajo en la consultoría de negocios electrónicos, así como en el diseño y desarrollo de sistemas de información en Guatemala desde hace casi doce años, además de otros doce en soporte técnico e investigación, siempre en el ámbito de la informática.
Cuando un cliente me llama consultando sobre el precio de alguno de nuestros programas de gestión, muchas quisiera que de primas a primera me dispare con una oferta inmediata, intento explicarle que antes de ofrecerle determinada solución, primero necesito indagar sobre cuales son sus principales objetivos. La mayoría sin embargo, insiste en obtener el precio antes de darme cualquier información adicional, mucho de esto gracias a la duda y desconfianza, que muchos mal llamados programadores han sembrado en nuestro ámbito de negocios, haciendo cuesta arriba la labor de quienes nos esforzamos por desarrollar productos y servicios de calidad para este mercado tan interesante y prometedor.
No esta de más mencionar, que muchos de nuestros clientes, son lo que llamaríamos de segunda o tercera agua, con una o más experiencias negativas en lo que a sistemas de información se refiere, de allí que muchos de ellos se animan a intentarlo de nuevo, solo gracias a recomendaciones directas de algunos familiares o amigos de confianza, no obstante, esto no desvanece sus temores a vivir otra decepción.
Objetivos Claros:
Al momento de pensar en contratar una solución para la gestión de su negocio, muchos empresarios no tienen del todo claros sus objetivos, ellos saben que tienen una necesidad, pero al no ser especialistas en el tema, difícilmente pueden poner en perspectiva que tipo de solución es la que realmente resolvería sus necesidades.
Antes de proseguir, tengamos en cuenta que en éste artículo nos referimos a un Punto de Venta, como aquel programa cuyo objetivo es capturar, almacenar y procesar la información que nos permite realizar una venta (captar la información, indicar a que cliente, que productos se involucraron, a que precio fueron vendidos, en que cantidades, como es la forma de pago, quien recibe el dinero, si el pago fue en efectivo, tarjeta, cheque, etc., quien realiza la venta, en que fecha y hora del día se realizó, etc.), llevar un control de inventarios (registrar ingresos y salidas de mercadería) y proporcionarnos información estadística, como por ejemplo ventas por cliente, por producto, organizar los reportes por documento, fecha o períodos, cuando se trate de productos, poder visualizar la información por grupos, clasificación, marcas, tallas, etc.
Muchos clientes confunden un Programa para Punto de Venta (también conocido como POS por sus siglas en ingles Point of Sale) con un sistema de Gestión más amplio, pretendiendo que el punto de venta administre cuentas por cobrar, opere la contabilidad, gestione las planillas, las cuentas de bancos, etc., ese es otro nivel de sistema, con prestaciones y niveles de inversión muy diferentes, por lo que esos aspectos con todos sus detalles los cubriremos en otro artículo enfocado a ese tipo de sistemas de información.
En este mercado encontrará toda una gama de ofertas y posibilidades, muchos competirán por proveerle de una solución, todos convencidos de contar con la mejor y más adecuada a su negocio, así que es necesario que sea muy perspicaz y objetivo al momento de realizar su evaluación, recuerde que la decisión es totalmente suya y que nada ni nadie puede impedir que usted analice cada uno de los puntos que aquí le recomendamos, así que a tomar papel y lápiz y elaborar previamente la lista de aspectos que considera más relevantes para su negocio y la lista de preguntas que hará a su oferente.
Algunas sugerencias:
La pregunta obligada es: Que espera usted de un programa para Puntos de Venta?, ante lo cual existirán infinidad de respuestas, pero tratando de resumir las más comunes podríamos mencionar las siguientes.
- Que la instalación y puesta en marcha sea sencilla y rápida, mejor aún si podemos realizarla por nuestra cuenta (no queremos que dure meses o años)check-list
- Si necesito apoyo personalizado para la instalación, debería existir la posibilidad de contratarlo de manera opcional.
- Que personal con conocimientos básicos en tecnología pueda comprender y operar fácilmente el programa
- Que funcione en computadoras convencionales, para que no sea necesaria una inversión en equipo especializado.
- Que no sea necesario operar la misma información varias veces.
- Que el sistema cuente con un sistema de seguridad para garantizar que no todos puedan acceder o modificar cualquier información.
- Que los reportes se puedan visualizar en pantalla, sin necesidad de enviarlos a impresora si así se desea.
- Que los reportes puedan ser enviados desde el sistema por medio de correo electrónico sin necesidad de imprimirlos, que permita exportarlos en formatos estándarizados, tales como Excel, PDF, texto etc.
- Que el sistema este 100% libre de fallos y que de presentarse, estén cubiertos por la garantía.
- Que el producto sea original y me provean un medio para instalarlo de nuevo en caso sea necesario
- Que no sea necesario esperar y depender del programador cada vez que se presente un problema
- Que no se requiera de mantenimiento permanente para lograr que el sistema siga operando
- Que para recibir soporte técnico, no sea necesario esperar horas o días sin poder operar el sistema.
- Que hacer copias de respaldo sea una tarea sencilla.
- Contar con la garantía de que mi información no caerá en manos indebidas y que obtendré un trato profesional y confidencial para mi negocio.
- Estabilidad del proveedor, necesito pensar que la empresa que me proveerá el programa no desaparecerá el día de mañana.
Resumiendo:
- Hágase la pregunta, Qué espero del programa?
- Escriba una lista de sus respuestas
- Haga su lista de los aspectos más relevantes que esperaría encontrar
- Investigue cual es la oferta en su localidad, es preferible un producto desarrollado para su entorno (país, especialidad, etc.)
- Evalúe el costo total de compra, pero no base su decisión solo en el precio
- Verifique que el software que le están ofreciendo es 100% original
- Investigue si el proveedor del software, es el mismo desarrollador del programa, que respaldo le ofrece y si tiene la capacidad de proveerle soporte de manera eficiente.
- Investigue los planes, condiciones y costos del soporte técnico, capacitación, etc.
En un proyecto de esta naturaleza la inversión, por lo menos en nuestro país (Guatemala) oscila entre los $400 a los $1,000.00 para un punto de venta con licenciamiento para una instalación, aunque existen alternativas donde se puede rentar el software por unos $50.00 mensuales, lo cual es muy conveniente y más accesible para la mayoría de pequeños empresarios.
Invertir en un sistema que le brinde el apoyo tecnológico necesario para administrar su negocio y contar lo la valiosa información que soportará sus decisiones, seguramente traerá beneficios significativos para su empresa.
Alternativas sin duda habrán muchas, pero no invierta a ciegas, no se arriesgue a sufrir una mala experiencia, no ponga su negocio en manos inexpertas, puede que obtenga un mejor precio de compra, pero tarde o temprano lamentará los resultados, es preferible tomarse un poco de tiempo para evaluar detenidamente las alternativas y buscar aquella que le brinde confianza, que a su parecer sea fácil de usar y no solo porque lo dice el vendedor, que evidentemente le ayude a lograr una mayor eficiencia en su negocio, que pueda adquirirlo a un precio razonable y sobre todo, que usted perciba la confianza de que puede contar con su proveedor cuando así lo necesite, confíe en sus instintos y disfrute los resultados, usted y su negocio lo merecen.
Que lo disfrute, nos vemos a la próxima.
Walter Estupinian
west @ cnxgeo.com
Sobre el autor: Consultor independiente, especialista en Social Media Marketing, negocios en Internet y desarrollo de sistemas de información para CONNEXION www.cnxgeo.com. Director de www.Guatepymes.com, la comunidad de negocios más innovadora de Guatemala