El briefing es un elemento clave que no es usado frecuentemente en las áreas funcionales de las empresas, desde el departamento de marketing hasta el de finanzas.
Es un elemento que es básico para la planeación, desarrollo e implementación de cualquier acción de importancia en la empresa, ya que contando con él se tendrán mayores probabilidades de éxito. Pero, primero que nada, hace falta familiarizarse con el concepto, el cual veremos a continuación.
¿Qué es un briefing?
Un briefing no es más que un documento escrito, el cual, de acuerdo a la misma palabra (brief significa breve), deberá ser lo más conciso y claro posible, buscando que no sea muy extenso. Se podría decir que se trata de un resumen con información clave sobre una empresa, proyecto, producto, acción, servicio, etc.
Cuáles son los tipos de briefing más utilizados
Al hablar de un brief o briefing encontraremos distintos tipos que habremos de tomar en cuenta, ya que cada uno tiene características propias.
Publicitario
Al trabajar con una agencia publicitaria este brief será utilizado prácticamente a diario en la. Este tipo de brief buscará trasladar en el menor número de páginas los principales puntos de la campaña publicitaria a implementar o que ya ha sido lanzada (objetivos, alcance, presupuesto, etc).
Creativo
El enfoque en este caso será dirigido al diseñador o creativo. El documento tendrá que recoger los aspectos más importantes del proyecto o acción a implementar a nivel gráfico y de diseño, como los colores a utilizar, tipografía o efectos que se vayan a integrar.
De marketing
Este brief se dedicará a poner sobre la mesa un resumen con los principales detalles de la acción de marketing que se quiere implementar, que podría enfocarse en el lanzamiento de un nuevo producto, la creación de nuevas estrategias de comercialización o incluso el cambio en la logística que de mercado actual.
Este documento es particularmente útil como guía de partida, tanto para el equipo de marketing como para la dirección general (es importante recordar que no se trata de solo vender o promover productos, sino de tomar también decisiones integrales en cuanto a la comercialización y venta de lo que la empresa ofrece).
De negocio
Aquí se buscará resumir los detalles principales de las acciones de negocio a implementar, desde la apertura de nuevas sucursales, la expansión a nuevos mercados o el cambio de personal en la empresa. Debido a que se habla del negocio en general, este documento suele resultar más extenso, ya que se revisan cuestiones más amplias que pueden ir desde la motivación empresarial dentro del negocio hasta cuestiones como el bienestar de los empleados, dependiendo de la acción que se quiera llevar a cabo.
Para entender un poco más de cómo se redacta un briefing, enlistamos a continuación los puntos clave que debe de contener:
Puntos clave de un briefing
Antecedentes
Estos nos sirven para conocer más de la situación en la que la nueva idea o acción a implementar nace, si se debe a consecuencia de una situación específica o si se trata de la evolución de una estrategia o proyecto ya establecido.
Objetivos
Lo mejor será definir dos o tres objetivos como máximo por acción. Una buena idea es la de utilizar el método S.M.A.R.T.(Específico,Medible,Alcanzable,Realista,Tiempo) para fijar objetivos de manera inteligente.
Previsiones
Un briefing debe contener previsiones detalladas para los objetivos relacionados a cuestiones cuantitativas, como los son los ingresos, gastos, etc, y deberán planificarse en el tiempo para hacerlas medibles y más sencillas de evaluar.
Acciones
Se debe realizar una descripción detallada de las acciones a implementar. Desde describir el apartado operacional, los detalles, hasta el momento en que se llevará a cabo todo.
Presupuesto
Buscar distintos proveedores y compararlos permitirá elegir el más competitivo en precio y calidad.
Timing
Integrar todas las acciones en una línea del tiempo determinada ayudará a garantizar el éxito.
Seguimiento
Fundamental para este documento es establecer factores clave que apoyen a realizar el seguimiento de las metas fijadas.
El briefing, una herramienta importante para tomar mejores decisiones
Un documento que debería ser básico a la hora de tomar una nueva ruta o realizar cambios, que pueden ir desde cuestiones superficiales como el cambio de mobiliario, hasta las raíces de la empresa, como un cambio de sede, y que por lo mismo es importante evitar restarle importancia a la hora de tomar decisiones.