La mayoría de las empresas realizan de forma habitual procesos de conciliación bancaria. Pero ¿se realiza de forma adecuada? ¿Se puede hacer más eficiente? En el siguiente artículo te explicamos los pasos para realizar una conciliación de gastos y las claves para conseguir mejores resultados con este proceso.
La conciliación bancaria es un proceso que consiste en comparar los apuntes contables que una empresa tiene contabilizados en los libros de los extractos de sus cuentas corrientes y los ajustes que la propia entidad bancaria realiza sobre la misma cuenta. Se trata de un proceso no obligatorio, pero sí muy aconsejable para cualquier empresa. Su objetivo no es hacer coincidir los saldos de bancos que tiene registrados la empresa con los extractos de esas cuentas, sino identificar con claridad qué es lo que ha generado la diferencia.
Hablamos de un proceso muy recomendable para todas las compañías porque es bastante habitual que el saldo de las cuentas bancarias y el de los estados de cuentas de los bancos no coincidan con los libros de empresa. Con este procedimiento conseguimos llevar una contabilidad clara, fiable y transparente.
Pasos a seguir:
- Recopilación de la documentación necesaria. En primer lugar necesitamos que el banco nos proporcione un extracto del mes o del período que queremos conciliar, así como el libro de contabilidad de ese mismo periodo. También necesitamos el documento de la conciliación anterior, para poder examinar los saldos anteriores y los ajustes pendientes.
- Comprobación entre los apuntes contables y la información bancaria. El segundo paso es hacer la conciliación. Si se realiza de forma manual, empezaremos comprobando el saldo inicial y el final, y si vemos que hay alguna diferencia, revisaremos y verificaremos los movimientos. Aun así, actualmente existen herramientas que digitalizan y automatizan este procedimiento, de forma que se realiza de forma mucho más rápida y sin errores.
- Generación del informe. El tercer paso es hacer constar toda la información del proceso en un informe o documento de conciliación, que se archivará para un seguimiento correcto mes a mes. Tanto si hacemos el proceso de forma manual o automatizada, es aconsejable llevar un registro de las conciliaciones, ya que es posible que una diferencia en los saldos se solucione al cabo de uno o varios meses de haberse producido.
- Realización de los ajustes necesarios. Este último paso no forma parte de la conciliación bancaria exactamente, ya que el objetivo es identificar las diferencias de los valores registrados, pero forma parte de la lógica del proceso. Una vez detectados los descuadres, se realizan los ajustes necesarios: se hacen los apuntes contables que no constaban en el libro de contabilidad de la empresa, se rectifican errores en importes o conceptos, o se eliminan los apuntes duplicados.
Consejos para un proceso de conciliación bancaria más eficiente
- Ten a mano toda la información y documentación necesaria. Para poder detectar la información que nos falta, la errónea o la mal ubicada, cuánta más información tengamos, mejor.
- Ten en cuenta la caja. Es muy importante no olvidar la caja. También forma parte de la tesorería de la empresa, por lo que si no la tenemos en cuenta pueden surgir errores en la conciliación.
- Concilia por tramos. Es aconsejable empezar el proceso comprobando el saldo final del mes anterior, y si es necesario incluso de más tiempo atrás. Esta práctica nos servirá por si hemos contabilizado un movimiento en una fecha anterior al cuadro de saldos. De esta manera, si encontramos un error no hará falta revisar punto por punto, sino por intervalos.
- Analiza los descuadres. Es común que los errores contables se produzcan por errores comunes o pequeños descuidos como por ejemplo: duplicar un apunte, no contabilizar un movimiento o equivocarse en el orden de una cifra. Antes de perder tiempo revisando punto por punto, puedes probar de identificar el origen del descuadre pensando en errores de este tipo y comprobar si lo podemos relacionar con errores de este tipo. De esta forma nos ahorraremos tiempo.
- Si te encuentras con un caso sin justificación, consulta con tu entidad bancaria. No es habitual, pero también puede ocurrir que los bancos cometan algún error. Nos pueden cobrar o ingresar un importe que no nos corresponda, o que se equivoquen de cuenta si tenemos varias cuentas en la misma entidad. Si te encuentras con un caso sin justificación o tienes alguna duda, consulta con tu entidad bancaria.
- Utiliza las partidas conciliatorias como último recurso. Poner el descuadre en una partida aparte para que nos coincidan las dos partes es una solución fácil, pero no la más efectiva, ya que el descuadre sigue estando allí. Si se acumulan descuadres en exceso, la contabilidad de la empresa estará cada vez más alejada de su realidad, y será más difícil poner orden.
- Automatiza el proceso. Como sabes, en el día a día en el que nos movemos, cualquier gestión manual requiere más tiempo y tiene más posibilidades de error. Lo mismo pasa con el proceso de conciliación bancaria. Existen herramientas que automatizan y digitalizan el proceso o parte de él para que la tarea se más productiva y esté más controlada.
Si tienes más preguntas acerca de este proceso, la plataforma líder en gestión de gastos de viajes de empresa, Captio, ha elaborado la guía gratuita titulada “Conciliación bancaria paso paso” donde explica todo sobre esta tarea: qué es, quién la realiza, cuándo y por qué se debe hacer, los errores frecuentes que te puedes encontrar y ejemplos prácticos y plantillas, entre otras cuestiones.