INTRODUCCIÓN
«Gran parte de los problemas de efectividad y sufrimiento que se enfrenta en el mundo actual (de las organizaciones y en la vida personal) está relacionado con incompetencias que se presenta en la forma de conversar y relacionarnos con otros… Muchas personas sufren por su incapacidad de ser escuchados, por su dificultad para reclamar o su dificultad para reconocer el trabajo de otros.»
La comunicación eficaz es fundamental para cualquier organización y puede ayudar de muchas maneras. De hecho, la comunicación juega un papel en el desarrollo de productos, relaciones con los clientes, gestión de los empleados – prácticamente todas las facetas de un negocio de operaciones. Los empleados son una audiencia clave, ya que a menudo sirven como conducto para otros públicos. Si los empleados están informados y comprometidos, las comunicaciones con otros grupos son propensos a ser fuerte también.
La comunicación efectiva construye relaciones fuertes. La confianza y la lealtad son factores clave en cualquier relación y ambos son impulsadas por la comunicación que se centra en la satisfacción de las necesidades individuales, la transmisión de información importante y proporcionar retroalimentación – positiva y constructiva. Las relaciones fuertes con el público externo también construyen una fuerte comunicación sólida sobre los productos, servicios y cultura de la empresa y los valores.
La comunicación eficaz de la organización dará lugar a un fuerte trabajo en equipo y la capacidad de los empleados en todos los niveles de la organización para trabajar juntos para lograr objetivos de la empresa. Además, la comunicación eficaz de la organización proporcionará a los empleados el conocimiento, la estructura y el ambiente de trabajo positivo que necesitan para sentirse cómodo con el tráfico de conflictos y la solución de los problemas con eficacia.
COMUNICACIÓN EFECTIVA EN LAS EMPRESAS
¿Qué es la comunicación organizacional?
Definición de organización.
«Una unidad social de las personas, de forma sistemática y estructurada logró satisfacer una necesidad o para perseguir objetivos colectivos sobre una base continua. Todas las organizaciones tienen una estructura de gestión que determina las relaciones entre las funciones y posiciones, y se subdivide y funciones de los delegados, responsabilidades y autoridad para llevar a cabo tareas definidas. Las organizaciones son sistemas abiertos en cuanto a que afectan y son afectados por el ambiente más allá de sus límites.
La comunicación es simplemente el acto de transferir información de un lugar a otro. Aunque se trata de una simple definición, cuando pensamos en cómo podemos comunicar el sujeto se vuelve mucho más compleja. Hay varias categorías de comunicación y más de uno puede ocurrir en cualquier momento.
La comunicación organizacional es un subcampo de la disciplina más amplia de los estudios de comunicación. La comunicación organizacional, como un campo, es la consideración, análisis y crítica del papel de la comunicación en contextos organizacionales. Su función principal es informar, persuadir y promover la buena voluntad. El flujo de comunicación puede ser formal o informal. La comunicación fluye a través de canales formales son a la baja, horizontal y hacia arriba, mientras que la comunicación a través de canales informales generalmente se denomina como la vid.
IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓN
La comunicación efectiva es importante para los gerentes en las organizaciones con el fin de realizar las funciones básicas de gestión, es decir, la planificación, organización, dirección y control.
La comunicación ayuda a los administradores a realizar sus trabajos y responsabilidades. La comunicación sirve como base para la planificación. Toda la información esencial debe ser comunicada a los gerentes que en giro deberán comunicar los planes a fin de ponerlas en práctica. Organizador también requiere una comunicación efectiva con los demás acerca de su tarea de trabajo. Del mismo modo los líderes como administradores deben comunicarse eficazmente con sus subordinados a fin de lograr los objetivos del equipo.
Los gerentes dedican gran parte de su tiempo en la comunicación. Por lo general, pasan gran tiempo en el cara a cara o comunicación telefónica con sus superiores, subordinados, colegas, clientes o proveedores. Los gerentes también utilizan la comunicación escrita en forma de cartas, informes o notas donde la comunicación oral no es factible.
Por lo tanto, se dice que «la comunicación eficaz es un componente básico de las organizaciones de éxito». En otras palabras, la comunicación actúa como la sangre de la organización.
La importancia de la comunicación en una organización puede resumirse en:
Comunicación promueve la motivación informando y aclarando los empleados acerca de la tarea a realizar, la forma en que se debe realizar la tarea, y cómo mejorar su rendimiento.
La comunicación es una fuente de información para los miembros de la organización para el proceso de toma de decisiones ya que ayuda a identificar y evaluar curso alternativo de las acciones.
La comunicación también juega un papel crucial en la alteración de las actitudes de los individuos, es decir, una persona bien informada tendrá una mejor actitud de un individuo menos informado. Las revistas, diarios de organización, reuniones y otras fuentes de información ayudan a la comunicación oral y escrita para moldear las actitudes de los empleados.
La comunicación también ayuda en la vida social. En la vida de hoy la única presencia de otro individuo fomenta la comunicación. También se dice que uno no puede sobrevivir sin la comunicación.
Como se señaló anteriormente, la comunicación también ayuda a controlar el proceso. Ayuda a controlar el comportamiento del miembro de la organización de diversas maneras. Hay varios niveles de jerarquía y ciertos principios y directrices que deben seguir los empleados de una organización. Deben cumplir con las políticas de la organización, desempeñar su función trabajo de manera eficiente y comunicar cualquier problema de trabajo y de queja a sus superiores. Por lo tanto, la comunicación ayuda en la función de gestión de control.
Un sistema de comunicación efectivo y eficiente requiere un dominio de gestión en la entrega y recepción de mensajes. Un gerente debe descubrir diversas barreras a la comunicación, analizar las razones de su ocurrencia y tomar medidas preventivas para evitar los obstáculos. Por lo tanto, la responsabilidad principal de un gerente es desarrollar y mantener un sistema de comunicación eficaz en la organización.
BARRERAS EN LA COMUNICACIÓN ASERTIVA
Hay muchas razones por las cuales la comunicación interpersonal puede fallar. El mensaje (lo que se dice) no se puede recibir exactamente de la forma en que el remitente pretende. Es por lo tanto, importante que el comunicador busque la retroalimentación para comprobar que su mensaje se entienda claramente.
Las habilidades de escucha activa, claridad y la reflexión pueden ayudar pero el hábil comunicador también debe ser consciente de las barreras a la comunicación efectiva y la manera de evitarlas o superarlas.
Hay muchas barreras para la comunicación y éstas pueden ocurrir en cualquier etapa del proceso de la comunicación. Las barreras pueden dar lugar a que el mensaje se distorsione y que, por tanto, el riesgo de perder el tiempo y / o dinero al causar confusión y malos entendidos. La comunicación efectiva implica la superación de estas barreras y transmitir un mensaje claro y conciso.
Las barreras del idioma
Lenguaje y la capacidad lingüística puede actuar como una barrera para la comunicación.
Sin embargo, incluso cuando se comunica en el mismo idioma, la terminología utilizada en un mensaje puede actuar como una barrera si no se entiende completamente por el receptor. Por ejemplo, un mensaje que incluye una gran cantidad de palabras especializadas y abreviaturas no serán entendidas por un receptor que no está familiarizado con la terminología utilizada.
Coloquialismos y expresiones regionales pueden ser mal interpretados o incluso consideradas ofensivas.
Las barreras psicológicas
El estado psicológico de los comunicadores influirá en la forma en que se envía el mensaje, recibido y percibido.
Por ejemplo, si alguien se hace hincapié en que puede estar preocupada por los problemas personales y no como receptivos al mensaje como si no se destacaran.
El manejo del estrés es una habilidad personal importante que afecta a las relaciones interpersonales.
La ira es otro ejemplo de una barrera psicológica para la comunicación, cuando se enoja es fácil decir cosas que lamentar más adelante y también para malinterpretar lo que otros dicen.
Las barreras fisiológicas
Barreras fisiológicas pueden resultar de estado físico del receptor. Por ejemplo, un receptor con audición reducida no puede escuchar en mayor totalidad de una conversación hablada especialmente si hay ruido de fondo significativo.
Las barreras físicas. Un ejemplo de una barrera física para la comunicación es la distancia geográfica entre el emisor y el receptor (s).
La comunicación es generalmente más fácil a través de distancias más cortas a medida que más canales de comunicación están disponibles y se requiere menos tecnología. Aunque la tecnología moderna a menudo sirve para reducir el impacto de las barreras físicas, las ventajas y desventajas de cada canal de comunicación se deben entender de modo que un canal apropiado se puede utilizar para superar las barreras físicas.
Las barreras sistemáticas
Los obstáculos sistemáticos a la comunicación pueden existir en las estructuras y organizaciones donde existen sistemas de información ineficiente o inadecuada y canales de comunicación, o donde hay una falta de comprensión de los roles y responsabilidades para la comunicación.
Las barreras de actitud
Las barreras de actitud son comportamientos o percepciones que impiden a las personas comunicarse de manera efectiva.
Las barreras de actitud en la comunicación pueden ser el resultado de conflictos de personalidad, mal manejo, resistencia al cambio o una falta de motivación. Los receptores de mensajes eficaces deben tratar de superar sus propias barreras de actitud para facilitar la comunicación efectiva.
Desarrollo de la comunicación verbal y no verbal
La comunicación verbal u oral efectiva depende de una serie de factores y no puede ser totalmente aislada de otras importantes habilidades interpersonales, tales como la comunicación no verbal, la capacidad de escucha y aclaraciones.
La claridad de expresión, mantener la calma y centrado, ser educado y siguiendo algunas reglas básicas de la etiqueta será todo ayudar al proceso de la comunicación verbal.
ESCUCHA ACTIVA
La escucha activa es una habilidad importante y, sin embargo, como comunicadores, las personas tienden a gastar mucha más energía teniendo en cuenta lo que van a decir en lugar de escuchar lo que la otra persona está tratando de decir.
Los siguientes puntos son esenciales para la escucha efectiva y activa:
- Organizar un ambiente cómodo propicio para el propósito de la comunicación, por ejemplo, una habitación caliente y la luz con el ruido de fondo mínimo.
- Esté preparado para escuchar.
- Mantener la mente abierta y concentrarse en la dirección principal del mensaje del orador.
- Evitar distracciones, si es posible.
- Retrasar el juicio hasta que haya escuchado todo.
- Sea objetivo.
- No sea tratando de pensar en su siguiente pregunta, mientras que la otra persona está dando información.
- No detenerse en uno o dos puntos a expensas de los demás.
- El altavoz no debe ser estereotipada. Trate de no dejar los prejuicios asociados con, por ejemplo, género, etnia, clase social, apariencia o vestimenta interferir con lo que se dice.
Comunicación no verbal
La comunicación interpersonal es mucho más que el significado explícito de las palabras, la información o el mensaje transmitido. También incluye mensajes implícitos, ya sea intencional o no, que se expresan a través de comportamientos no verbales.
Comunicaciones no verbales incluyen expresiones faciales, el tono y tono de la voz, los gestos que se muestran a través del lenguaje corporal (kinésica) y la distancia física entre los comunicadores. Estas señales no verbales pueden dar pistas e información adicional y significado más allá de la comunicación oral.
Los mensajes no verbales permiten a las personas:
- Reforzar o modificar lo que se dice en las palabras. Por ejemplo, las personas asienten con la cabeza enérgicamente al decir «Sí» para enfatizar que están de acuerdo con la otra persona, sino un encogimiento de hombros y una expresión triste al decir «Estoy bien, gracias,» puede dar a entender que las cosas no son muy buenas para ella”
- Transmitir información acerca de su estado emocional.
- Definir o reforzar la relación entre las personas.
- Proporcionar información a la otra persona.
- Regular el flujo de la comunicación, por ejemplo, mediante la señalización a otros que hayan terminado de hablar o desea decir algo.
CONCLUSIÓN
La comunicación puede romper como resultado de muchas barreras de comunicación que pueden ser atribuidos al emisor o receptor. Por lo tanto, la comunicación eficaz requiere estar familiarizado con las barreras. Elegir los canales apropiados para la comunicación también es importante, porque elegir el medio equivocado socava el mensaje. Cuando se produce la comunicación en el contexto intercultural, es necesario tener precaución adicional, dado que las diferentes culturas tienen diferentes normas relativas a la comunicación no verbal, y diferentes palabras serán interpretados de manera diferente en diferentes culturas.
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