El concepto de comunicación ha variado a lo largo del tiempo y ha tenido diversos significados. La comunicación siempre existe aunque lo que se comunique sea la voluntad de no querer comunicarse. Siempre estamos transmitiendo información, la información se trasmite y es transmitida de forma continua. Es un proceso imparable, inacabable. Los elementos de comunicación actúan simultáneamente entre el emisor (el que envía la información) y el receptor (el que recibe la información).
La información que enviamos o recibimos hace variar las conductas, acciones, pensamientos y respuestas, suele ocurrir que el contenido de la información varía según va transmitiéndose. Al igual que cuando escuchamos a alguien nuestras preguntas varían según lo que se nos dice. La comunicación se rige por la casualidad circular va de emisor a receptor y viceversa, en ese movimiento se transforma la información. De esta manera, nadie es en realidad el orden, la causa o el final del proceso, todos están implicados y afectados por el acto de comunicarse.
Definimos comunicación como toda transmisión de información que provoca algún efecto en el receptor.
Comunicación verbal (hablada) y no verbal (no hablada).
Ya está claro que la comunicación existe en todas las relaciones que establecemos y nunca desaparece de nuestros actos y de los actos de los demás. Existen dos tipo de comunicación, esta diferenciación sirve para desestimar la idea de que sólo lo que se dice es comunicación (todo lo que se habla).
El lenguaje (habla) es un código que nos permite la posibilidad de entendimiento mutuo, de definir unos hechos y expresar nuestros sentimientos,… en este caso las palabras con sus significados son las que nos traen la información. Este tipo de comunicación es verbal, en ella la trasmisión de información se hace mediante palabras y sus significados (ya sea de manera escrita u oral).
Ejemplo de comunicación verbal: una novela, una carta, un e-mail,…
No obstante seguimos recibiendo información (mensajes) a través de vías que no se encuentran dentro de la comunicación verbal, como podrían ser las miradas, una sonrisa, un movimiento, un llanto, … es comunicación no verbal aunque la información sigue transmitiéndose sin que se usen palabras o escritura.
Estos dos tipos de comunicación no se excluyen, sino que usualmente van en conjunto, no se puede afirmar que un tipo de información sea mejor que otro, sino que son diferentes modalidades de transmisión.
Para no perderse en la comunicación.
A veces nos encontramos en situaciones donde la transmisión de información no es suficiente para poder entender lo que está ocurriendo, necesitamos un adecuado intercambio de información para desenvolvernos con acierto en nuestro entorno. En muchas ocasiones de angustia o confusión centramos toda nuestra atención, es en estos momentos en lo que definimos la situación según nuestros sentimientos, esta situación no nos permite ver lo que pasa fuera de nosotros mismos. Debido a esto la comunicación se vuelve unilateral, es decir definimos el estado de la situación según nuestros sentimientos y dejamos de tener en mente el resto de elementos que forman la situación. Además nuestros gestos, posturas corporales, miradas transmiten esa angustia lo que ayuda a que la situación sea más confusa, para evitar que la incertidumbre bloquee nuestras capacidad comunicativa proponemos una técnica que permite acceder a diferentes flujos de información que dan sentido a la situación.
La técnica recibe el nombre de “a vista de pájaro” significa que hay que observar, de esta forma atendemos toda la situación y la transmisión de información nos llega de todas partes, accediendo a la información necesaria para explicar lo que ocurre y actuar al respecto. Hay que ser capaces de ver la situación desde arriba y no sólo desde nuestras propias sensaciones.
Es muy importante ser capaces de ver la situación en su globalidad y atender a nuestro papel en esa situación, y sobre todo ser capaces de atender a su desarrollo. Los conceptos de empatía y feedback permiten alcanzar este objetivo. La empetía nos permite hacernos cargo de lo que implica un problema, aunque no significa que debamos estar de acuerdo con las opiniones y acciones del interlocutor, la empatía da espacio a los sentimientos de los demás y permite reconocer los sentimientos que nos rodean, nos permite comprender y entender, siempre manteniendo nuestro punto de vista, llamamos feedback (o retroalimentación) al hecho de comunicar (verbal o no) a nuestros interlocutores lo que percibimos sobre unos hechos. El feedback se da y se recibe. La retroalimentación tiene un efecto sobre la comprensión mutua, ambos interlocutores transmiten información, se abren las puertas para darse a conocer y conocer a los demás.
La comunicación es la clave del éxito.
Hasta el momento nos hemos centrado en procesos comunicativos entre personas, las relaciones interpersonales son las que ocupan más espacio dentro del ámbito organizacional.
En las empresas es común trabajar conjuntamente, estableciendo redes de conocidos. Es muy importante atender al hecho de que toda comunicación se da en un lugar, medio o contexto, las discusiones, pactos, charlas, … se dan en un lugar concreto, estos lugares también tienen un papel en el proceso de transmisión de información. Los espacios como las personas también transmiten información, los lugares cuentan qué sucede y cómo, esta información nos puede servir para muchas tareas, desde darnos elementos para entender una nueva situación hasta preparar el mínimo detalle para un encuentro importante.
Hasta ahora hemos visto el lugar y contexto en el que se produce la comunicación, pero también es importante que comentemos los objetos que se encuentran en el contexto. Los objetos también comunican sobre lugares y personas.
La capacidad de atender a la información que nos transmiten el contexto y los objetos es muy importante por dos razones:
1.- Proporcionan información sobre la situación y así podemos adecuar nuestro comportamiento a lo que creamos más acertado para ese contexto.
2.- Proporcionan información sobre las personas, las cosas que hacen, cómo, qué utilizan, cómo lo utilizan.
Estas dos razones toman más importancia cuando se trata de un lugar nuevo (desconocido) o poco familiar. Atendiendo a la información que trasmite el contexto podemos situarnos más fácilmente en el ambiente y la circulación de información será suficiente para no sentirnos desorientados. Hay que prestar mucha atención a los feedbacks que vayamos percibiendo sobre las conductas que realizamos, es importante atender a las reacciones que nuestras conductas y acciones provocan en los de más y hay que atender el contexto y a sus objetos, también ellos generan información. Toda esa información nos permitirá ganar más maniobrabilidad para realizar nuestros objetivos.
¿Qué es una organización?
Hoy en día gran parte de las relaciones que establecemos en la vida se realizan en un sinfín de organizaciones. Podemos decir que nacemos y morimos en algunas de ellas, nacemos en el hospital, luego vamos a la escuela al instituto, luego nos empleamos en alguna organización etc etc … Las organizaciones forman un conjunto organizado que corresponde a un grupo de personas constituido conscientemente con el propósito de alcanzar unos objetivos determinados. Este conjunto también incluye el espacio donde se realizan las actividades para el logro de los objetivos e instrumentos (materiales) técnicas que utilicen para su realización. Hay que acceder que las organizaciones no terminan dentro de sus límites físicos (oficinas, el edificio), las organizaciones son sistemas abiertos, tienen interrelaciones con otras personas, grupos, empresas y organizaciones. Hay que tener en cuenta los recorridos de sus miembros, los pactos con otros grupos, las negociaciones, en definitiva los contactos que van teniendo con su entorno van delimitando sus fronteras, por lo tanto una organización es un conjunto estructurado de interrelaciones y componentes del que obtendremos unas características que no podríamos encontrar observando por separado los elementos que la componen.
Elementos que nos permiten entender la organización.
Para poder comprender las organizaciones, sin confundirnos por todo el entramado de relaciones que se dan en ellas, es importante centrarse en el conocimiento de su estructura interna y en los papeles que desarrollan los individuos en ella. Cada organización tiene su propia identidad y su propio juego de relaciones, por lo tanto la estructura interna variará a veces más o menos según las prácticas y actividades que se realicen en ella.
La estructura interna está formada por:
- 1.- El elemento técnico.
Es todo aquello que formaliza, estructura y ordena los comportamientos de los miembros de la organización, así como los recursos que son necesarios para la posible realización de las tareas, todo ello dirigido a la obtención de los objetivos que se tengan, este elemento conlleva: una definición de los objetivos, distribución de los puestos de trabajo de cada miembro y sus roles profesionales, división del trabajo y asignación de las tareas de cada puesto, técnicas, métodos e instrumentos que se utilizan, lenguaje técnico para el manejo adecuado de los instrumentos, sistemas de producción, almacenamiento e intercambio de información y las pautas para las relaciones interinstitucionales.
- 2.- El elemento cultural.
Este elemento se compone de los valores, creencias, normas y experiencias que tienen las personas y grupos dentro de la organización, en las normas de la organización es donde podemos ver las expresiones de los valores y las creencias, así como la definición de comportamientos que se consideran adecuados para cada situación, todo ello influye en el comportamiento individual y grupal de los miembros.
- 3.- El elemento relacional.
Éste se refiere al conjunto de canales comunicativos que se establecen en la organización, cuando un miembro se comunica con otro se está estableciendo un canal, estos canales fundamentas las relaciones interpersonales y su coordinación comunicativa dentro de la organización, las relaciones no sólo se rigen por los canales formales (aquellos establecidos bajo las normas de la comunicación interna) también por los informales (encuentros, charlas).
- 4.- El elemento socio-técnico.
Como efecto conjunto de los dos elementos anteriores (técnico + relacional) encontramos el socio-técnico, dentro de la organización existe una jerarquía que deriva de las normas y objetivos (aunque ni las normas ni los objetivos están al margen de las tareas que se realizan por los miembros de la organización), éstos marcan unos patrones relacionales. La estructura y las normas implicarán unas relaciones verticales (interacción en donde un individuo organiza, da pautas y tareas a otros con diferente nivel), sin embargo en las organizaciones también se dan relaciones horizontales (donde los interlocutores serán definidos bajo el mismo nivel).
La relación de estos 4 elementos nos permite entender la estructura interna de una organización, la organización es como un ser vivo que se desarrolla, aprende y cambia. Muchos de los procesos o elementos que la conforman son dinámicos. Existe una experimentación de relaciones sociales y de desarrollo, la experimentación y el aprendizaje nos conducen a los cambios. Así es como se produce la historia de la organización, mediante estos procesos dinámicos que ven generando cambios dentro de su entorno. En algunas ocasiones estos cambios se dan en un nivel estructural, cambiando dinámicas generales de la organización, en otras ocasiones los cambios sólo afectan localmente a algunas partes de la organización sin que se produzcan cambios de tipo global.
Y no hay que olvidar los comportamientos de los miembros de la organización, estos comportamientos se influyen mutuamente, las conductas de unos afectan a las de otros y así se teje una red de influencias mutuas que van configurando la organización. El diseño ambiental de los espacios de trabajo y el tiempo disponible para la realización de tareas (ya sean individuales o grupales) también condicionará las reacciones.
¿Quién soy yo en la organización?
En muchas ocasiones las novedades o cambios nos crean confusión o generan conflictos, dentro de las organizaciones nos encontramos situados en todo el entramado de relaciones que lo configuran.
Formamos parte y producimos la cultura, creencias y valores que dan identidad a la organización, somos lo que hacemos: dentro del entramado organizacional nuestras prácticas, tareas, obligaciones marcan nuestra identidad. Es importante no verse a uno mismo como una simple pieza de todo del engranaje, una pieza sustituible o un recambio, que se tengan tareas asignadas y unos patrones a seguir para su realización no significa que no aportemos nada más al entorno interno. Nuestra identidad no se agota en la vida organizacional, tenemos más espacios en la vida cotidiana, espacios que también dan forma a nuestras prácticas diarias, los espacios alternativos, el ocio, la familia o los viajes nos permiten ver la organización desde fuera. Este “fuera” tiene 2 ventajas:
1.- La 1ª relativiza lo que sucede en el espacio interior, el mundo no se agota con el trabajo, la transmisión de información no sólo proviene de 1 espacio (el trabajo) sino que su circulación abarcará más espacios.
2.- La visión desde el exterior nos facilitará la redefinición de las prácticas que se dan en el interior de la organización, es importante observar lo que hacemos dentro de la organización desde las perspectivas que nos proporcionan otros puntos de vista.
Estas 2 razones serán muy útiles tanto para nosotros como para el trabajo, por ejemplo en los momentos en que se dan cambios en la organización, nos será más fácil adaptarnos porque nuestra identidad no sólo se define por esas prácticas que ahora cambian.
La dimensión humana está muy presente en el trabajo, es muy importante no olvidar qué somos y trabajamos con personas y no con autómatas. Al mantener abierta la circulación de información tendremos la posibilidad de introducir nuevas prácticas que nos permitirán la mejora de las relaciones que se dan en el trabajo o con la comunidad de compañeros.
Yo soy ante todo una persona en la organización, un individuo que se comunica y que puede sacar provecho de ese hecho, dentro y fuera de la organización. La comunicación nos permite aprender continuamente, adaptarnos a ciertos cambios y no temer la novedad.
La comunicación en fundamental dentro de la organización.
La información es muy importante en las organizaciones, una organización sin información estaría ciega, se vería expuesta a la incertidumbre y correría grandes riesgos. Así como la información es indispensable para las personas también lo es para las organizaciones. De ello depende la identidad y el funcionamiento de la organización: define sus objetivos, los componentes de la estructura interna, las actividades que se realizan en ella, cómo son, proporcionan herramientas para detectar problemas que van apareciendo en las actividades, da a conocer normas, permite la adaptación al cambios, hacer evaluaciones, …
Dentro de las organizaciones encontramos muchos canales (formales e informales) por donde transcurre la información (canales de comunicación), cada día se producen múltiples intercambios de información, por lo tanto las capacidades de retención y almacenamiento de la información y su posterior uso son muy importantes, da la información almacenada dependerán muchas prácticas para el buen funcionamiento de la organización, pero es igual de importante la canalización de la información. La organización necesita de los intercambios de información con el exterior para vivir, necesita que la información pase a través de ella para conocerse a sí misma, qué rol desempeña dentro de la sociedad, qué aporta en donde se encuentra (barrio, ciudad), en definitiva qué efectos tiene sobre su entorno y qué efectos recibe del entorno. Toda organización está formada por pequeños canales de comunicación (amistades, departamentos, noviazgos, equipos de trabajo) por todos esos canales fluye la información en el interior de la organización. Esa red de canales interna es dinámica y compleja, hay canales por donde sólo circula aquella información referente a los elementos técnicos de la organización (vinculada a la distribución de tareas o puestos de trabajo), estos canales forman las redes formales, las informales son por las que circula la información personal y asuntos no oficiales, estas dos redes son interdependientes, coexisten y se entremezclan, su armonía contribuirá al logro de los objetivos de la organización y sus componentes.
- – Red formal: circula información oficial, referente a cuestiones técnicas y organizativas.
- – Red informal: circula todo tipo de información.
Es muy importante que las comunicaciones que se establecen en la organización tengan un carácter bidireccional, estos evita que se produzcan malos entendidos. La intervención de todos los participantes en una comunicación permite la aclaración y entendimiento de lo que se comunica. En la comunicación unidireccional suelen aparecer dudas, incertezas y miedos a la mala comprensión de que se desea transmitir, en la bidireccional esa comunicación se ajusta poco a poco en el proceso de intercambio mutuo de información, genera confianza puesto que todos los participantes pueden ajustar sus interpretaciones del feedback que reciben de los demás.
¿Cómo lograr que los componentes colaboren?
Dentro de esas redes que conforman la organización, es muy importante el establecimiento de una buena relación en el entorno humano. Nuestro trabajo, estado emocional, las motivaciones, los logros dependen de cómo se den estas relaciones humanas. El éxito no sólo recae en el esfuerzo, tiempo e intensidad que dediquemos individualmente. Los trabajos dentro de la organización son colectivos, las tareas individuales toman sentido en relación con las tareas de los demás, la suma de las diferentes actividades es como se consigue el logro de los objetivos, no sólo dependen de elementos técnicos y oficiales, sino también en lo referente a motivación, felicidad y comodidad, éstas últimas también dependen de la relación con los compañeros. El éxito y el bienestar de una organización y de sus miembros reside en las relaciones interdependientes que se dan en ella. Nos centramos en la consecución de una buena relación con los compañeros de trabajo, esto facilitará el desempeño del trabajo, lo agilizará y fomentará la convivencia. Antes de aplicar cualquier técnica de comunicación es imprescindible que valoremos las siguientes estrategias que nos ayudarán a su correcta aplicación:
Estrategia 1: todas las relaciones se dan en algún lugar o ambiente, es de suma importancia atender a la totalidad del contexto físico y humano en el que nos vamos a comunicar, el significado y las intenciones se transmiten por más medios que las palabras, hay que encontrar el momento y lugar adecuados para establecer las comunicaciones, hay que mantenerse consciente del entorno global, actuado acorde con los factores nos aseguramos de tener un mayor entendimiento en nuestras acciones.
Estrategia 2: los canales comunicativos son muy importantes en las relaciones, hay que estudiar cuáles son los canales disponibles y más adecuados, no toda la información es transmitida por los mismos canales. La selección de los canales depende de los objetivos que tengamos así ganamos agilidad, entendimiento y contacto y perdemos lentitud, confusiones y distancia.
Estrategia 3: cuando se desee establecer un canal comunicativo con alguien hay que tener en cuenta la posición que ocupa, el sentido de la comunicación variará según las posiciones que ocupen los interlocutores, trate de disimular las distancias para potenciar el contacto mutuo. Las distancias geográficas, culturales, de estructura jerárquica, de códigos, psicológica pueden debilitar la comprensión o distorsionar la información transmitida.
Estrategia 4: mantenga siempre que pueda comunicaciones bidireccionales, dé a sus interlocutores la posibilidad de volver a contactar. Abra la oportunidad de hacer preguntas, de pedir información adicional o de proponer algún cambio. El ajuste y la confianza mutua mejorarán tanto la realización de tareas como la convivencia, recuerde que la comunicación es algo colectivo y no sólo depende del mismo.
Técnicas de comunicación para crear colaboradores.
La conducta comunica cosas. Establecer un buen canal de comunicación es necesario, pero no es suficiente para asegurar una relación de colaboración. Las conductas deben corroborar la transmisión de información, no contradiga la información que da su conducta, piense que la información más eficaz no es la que se dice sino la que se hace. Si su conducta contradice su información los interlocutores subestimarán sus mensajes.
Las relaciones de colaboración se basan en un intercambio mutuo, fruto de este intercambio que permite el conocimiento de los miembros implicados en la relación aparece la confianza. No deje de reconocer el esfuerzo que realizan los demás, es de utilidad recompensar y motivar las provisiones de información mediante su conducta, de un feedback positivo a los esfuerzos de sus compañeros. Para la buena comunicación y entendimiento es necesario atender con la misma intensidad a la transmisión de información, no sólo hay que procurar ser entendidos, de igual importancia es entender lo que se comunica. Cuando esté hablando no deje de escuchar a los interlocutores.
El reconocimiento de todos los puntos de vista presentes en la comunicación genera una vinculación entre los participantes, hay que trabajar los comportamientos de escucha con comprensión. Por medio de las conductas de escucha llegamos a percatarnos de lo que nuestro interlocutor nos comunica, y permitiremos la posibilidad de devolver feedbacks, tales feedbakcs tienen un efecto tranquilizador que surge del trato con personas que se muestran capaces de entender una situación personal u organizacional. Seguramente es posible que también nos escuchen con más atención, otro efecto es la comodidad. Ante las conductas de escucha con compresión la gente se siente aceptada como persona, esto ayudará a estimular la continuidad de los contactos, a la obtención de soluciones ante problemas inesperados y a mejorar el clima social. Generando así una red de feedbacks comportamentales que mantendrá la conexión y entendimiento entre compañeros. La empatía también tiene un papel importante en la capacitación de conductos de escucha con entendimiento. La empatía nos permite atender a los sentimientos que se transmiten en las relaciones.
Las conductas empáticas son aquellas que incluyen los sentimientos de los demás en su ejecución. En ella se dan patrones o ideas para la realización de alguna tarea teniendo en cuenta las diferentes posturas de los afectados. El respeto hacia los demás y hacia uno mismo toma una gran importancia en la comunicación.
Las conductas asertivas son aquellas que nos permiten expresar claramente nuestros deseos y sentimientos a otras personas manteniéndose respetuoso con sus puntos de vista.
Una buena comunicación permite la alimentación y el mantenimiento de las relaciones de colaboración.
No cierre las puertas a sus posibles colaboradores, en muchas ocasiones a priori desestimamos escuchar a ciertas personas de nuestro entorno, eso tiene como efecto la posible restricción de los canales de comunicación, aumenta el riesgo de que no accedamos a la información de utilidad y limita la circulación de la información en nuestra red de colaboradores. Todas las personas son potencialmente una fuente de la que aprender. Las relaciones de colaboración tienen un alto nivel de aprendizaje mutuo. Mediante los procesos de aprendizaje la red de colaboradores se va conociendo a sí misma. El aprendizaje dinamiza la red, le permite la adaptación al cambio antes situaciones de conflicto y confusión.
La estabilización de las dinámicas de aprendizaje y comunicación de las redes de colaboración son uno de los principales objetivos para su mantenimiento, la estabilidad depende de los obstáculos que van apareciendo y de la variación de las distancias en el flujo de información.
Hacer un seguimiento de la información que se transmite, esto servirá para saber si han sido comprendidos, le permitirá observar los efectos de su comunicación sobre los de más y sobre todo, que influencia tiene sobre el rendimiento y las tareas a realizar. Para comprobar los efectos se pueden hacer preguntas que animen a sus compañeros a expresar sus opiniones y críticas.
Las conductas de contacto o acercamiento son aquellas que nos proporcionan la abertura de un canal de comunicación por donde transmitir y recibir información. La aproximación al otro, las preguntas o invitaciones a recibir ayuda con de gran utilidad porque rompen las barreras comunicativas, muchas veces las relaciones que establecemos dentro de la red de colaboradores nos llevan a situaciones de cambio, de resolución de problemas o de confusión, una buena forma de transmitir información para el mantenimiento y realización de tareas en la red de colaboradores es hacerlo comunicando globalmente. La comunicación global es aquella en la que se transmite la descripción de la situación o contexto, los sentimientos en esa situación y los efectos o consecuencias que de esa situación se reconocen, las ventajas de la comunicación global son:
- Deja la comunicación a un contexto o situación.
- No generaliza lo explicado para las demás situaciones, por lo tanto deja claro cuáles son los límites del contexto comunicado.
- Dentro de esos límites, explica cuál es nuestra situación, lo que nos ocurre en ella como elemento particular.
- No generaliza nuestras particularidades a todos los elementos que la componen.
- Deja espacio a los demás elementos para expresarse.
- Además explica también cómo afecta esa situación a los elementos que participan en ella, cómo nos afecta a nosotros, a los demás y al propio contexto.
En muchas ocasiones cuando nos comunicamos sólo tenemos en cuenta 1 ó 2 de estos elementos.
1.- Si sólo describimos la situación o el contexto abrimos las dudas sobre cuál es nuestra posición sobre éste. Suscitamos una neutralidad que deje a nuestros interlocutores sin información sobre el sentido de la comunicación, la duda crece al no dejar claro el “qué” de la comunicación, también nos deja sin opción de introducir nuestros sentimientos, nos deja sin papel que jugar. Si sólo explicamos nuestros sentimientos la definición de la situación queda reducida a ellos y no hay más transmisión.
2.- La comunicación será impositiva porque deja a los demás sin opción a sentirse diferentes a nosotros y los interlocutores no tendrán ningún tipo de información sobre el origen de los sentimientos, no habrá forma de poder entender de dónde salen esos sentimientos y daremos lugar a la confusión.
3.- Si sólo explicamos las consecuencias definiremos la situación sólo y a partir de algunos componentes que se derivan de ella, y deja a los interlocutores sin hilo argumental para llegar a entender las conclusiones que explicamos. Si explicamos el contexto y sus consecuencias o efectos dejaremos de tener en cuenta a las personas que tienen un papel en él, cerramos las puertas a la intervención de personas para implicarse en la explicación del contexto y para la realización de posibles cambios.
4.- Si nuestra comunicación sólo explica sentimientos y las consecuencias que se dan en el contexto o situación podemos dejar totalmente perdidos a los interlocutores, no entenderán de donde sale la información que trasmitimos.
5.- Por último, si explicamos el contexto y nuestros sentimientos solamente transmitiremos información sobre lo que nos ocurre en ese espacio, generalizando lo que ocurre, no daremos información sobre la evolución o los cambios que se dan, con lo que la transmisión inmovilizará la situación.
La comunicación permite que las decisiones se encadenen.
Las relaciones que se establecen en una organización son muy variables.
Dentro del contexto organizativo las relaciones tienen un componente fundamental, se enfocan hacia la realización de tareas hacia la consecución de los objetivos que se establecen dentro del contexto de la organización.
El elemento sociotécnico de las organizaciones establece estructuras y redes de normas para el logro de los objetivos, estas estructuras de naturaleza jerárquica, imprimen estatus y responsabilidades de trabajo diferentes, éstas se distribuirán según las diferentes posiciones de la propia estructura. Así se establecen un conjunto de funciones que toman forma mediante las tareas que se realizan desde los diferentes puestos de trabajo.
Este elemento diseña las funciones según unos grados de responsabilidad y autoridad, sin embargo las diferentes funciones se encuentran conectadas, de que esta conexión se realice acertadamente dependerá la consecución o no de los objetivos generales, todas las conexiones están ligadas con el mismo hilo, si éste se rompe los objetivos no se conseguirán.
La buena comunicación hace el grosor del hilo, la comunicación permite que las diferentes funciones de la organización se enlacen mejorando la eficacia en los resultados y mejorando las relaciones humanas.
Los diferentes elementos de la organización sabrán como enlazarse mutuamente aún y cuando se den cambios, sin embargo las relaciones que se den bajo el componente funcional estarán condicionadas por la autoridad y responsabilidades que los interlocutores tengan dentro del entorno interno, este coordinamiento influye en el sentido de que las comunicaciones que se establecen, así la comunicación debe tener en cuenta las posiciones de la lína jerárquica que ocupen los interlocutores. Encontramos relaciones donde los interlocutores comparten responsabilidades y autoridades, y relaciones en las que existen diferencias entre interlocutores.
Las relaciones horizontales son aquellas en las que los interlocutores comparten las mismas posiciones en este caso la comunicación no se verá condicionada por una diferencia jerárquica, la comunicación debe ser lo suficientemente abierta para poder cumplir las funciones conjuntamente.
Las relaciones verticales o jerárquicas son aquellas en las uno de los componentes de la relación ocupa un estatus diferente al resto, en estas relaciones uno de los interlocutores, el de estatus más alto tiene la posibilidad de intervención comunicativa, según lo que marca la estructura jerárquica del otro interlocutor, éste tendrá menos autoridad y responsabilidad y el otro supervisa y decide la realización de tareas y consecución de objetivos, una posición de autoridad.
La mezcla de relaciones horizontales y verticales, puede generar conflictos, dudas de responsabilidad, autoritarismo, comunicaciones unidireccionales, roturas de acuerdos, mala distribución de tareas y centralización de responsabilidades.
Es muy importante delegar y ser delegado.
El encadenamiento de tareas sufre bloqueos, la acumulación de tareas para una misma función o la supervisión de tareas por algún miembro de autoridad superior puede hacer que la cadena de decisiones se sature. O la supervisión ralentiza las tareas que necesitan una autoridad para ser finalizadas y puestas en marcha. Estas dos situaciones explican una centralización de responsabilidades, las responsabilidades no se sitúan en los miembros que las realizan sino en un superior-supervisor, todas las decisiones finales deberán pasar por su criterio, esto facilita la rotura del ritmo de trabajo de las personas que realizan las tareas bajo la supervisión, es por ello que uno de los objetivos de las organizaciones modernas es la descentralización de responsabilidades.
La delegación y el ser delegado permitirán a la organización y a sus miembros una distribución de responsabilidades que se adecuará tanto a la naturaleza de las tareas como a la de los miembros que forman la organización.
La delegación es un proceso de gestión y aprendizaje por medio del cual se da participación a otro miembro de estatus inferior en tareas de responsabilidad y autoridad relacionadas con nuestro estatus. Delegar implica también delegar la responsabilidad de tomar decisiones con todos sus inconvenientes, ventajas y oportunidades.
Ser delegado también es un proceso de aprendizaje y gestión por medio del cual tomamos unas responsabilidades y autoridades que nos permiten la realización de tareas hasta ese momento reservadas para otros estatus.
Cuando delegamos disponemos de más tiempo al habernos liberado de aquellas tareas que delegamos, así podemos dedicar más tiempo a otras tareas y aumentar su calidad.
Cuando nos delegan una tarea ganamos más grados de libertad para su realización, no debemos estar pendientes de la supervisión a cada paso, podemos conjugar nuestra forma de trabajo con los objetivos que queremos conseguir, pudiendo atender a todos los matices sin necesidad de estar dando explicaciones a cada decisión que tomemos.
La necesidad de que por un lado funcione ese juego de responsabilidades efectivamente delegado y por otro lado las responsabilidades efectivamente asumidas, sin el cual se desequilibra el sistema, exigirá una buena comunicación y entendimiento.
Los criterios porque se dé una buena comunicación y así poder encadenar decisiones de forma fluida y eficaz mediante procesos de delegación son los siguientes:
1.- Busque señales que indiquen necesidad de delegación, en situaciones en donde se encuentre abrumado por la cantidad de tareas a realizar, cuando no puede cumplir con los calendarios planificados, cuando el tiempo no le permite indagar en profundidad en determinados asuntos .. estas situaciones tienen que movilizarnos a hacer una trasferencia de información, responsabilidades y autoridad hacia alguno de sus compañeros, ya sea para delegar y ganar flexibilidad o para pedir esa delegación y dar flexibilidad.
2.- Haga una selección de las tareas que pueden ser objeto de delegación y una lista de las personas que podrían realizarlos, tenga en cuenta:
- seleccione tareas que pueden ser realizadas en su totalidad, evitas las delegaciones fraccionadas, así dará la autonomía suficiente al delegado para realizar esa tarea.
- asegúrese de trasmitir toda la información necesaria, motivos y ventajas de las tareas.
- evitar la delegación por sistema de aquellas tareas con altos costes de realización para el resto del equipo es importante la precepción de que usted no elude sus responsabilidades mediante la delegación, ciertas cosas no conviene delegarlas.
3.- Tenga en cuenta la naturaleza de las tareas, no todas son iguales, considere ventajas y desventajas, discrimine entre:
- tareas críticas: su realización ha de terminarse en una fecha concreta.
- tareas no críticas: la tarea tiene un gran margen de flexibilidad en cuanto al espacio temporal.
Valore la importancia y la pertinencia de las tareas así como su viabilidad, teniendo en cuenta lo que ocurriría si esas tareas no se realizasen.
4.- Dependiendo de la naturaleza de las tareas la asignación de delegados puede ser un proceso muy formalizado o por el contrario muy puntual.
5.- Formule criterios basados en indicaciones objetivas, estos criterios servirán como orientación para la selección.
6.- Valore la calificación de las personas, consulte sus experiencias, infórmese de cómo trabaja y observe directamente, una buena red de colaboradores hace que la delegación sea mucho más fácil y eficaz.
7.- Póngase en lugar del otro, anticipe si hay interés o ventajas para la persona en quien piensa delegar y si las tareas tiene atracción con sus sentimientos y gustos.
8.- Plantee cada delegación como un caso individual, cada persona tendrá unos puntos de vista distintos sobre las tareas, cada uno supondrás más ventajas o desventajas, diferencias que ha de tener en cuenta.
9.- Anticipe los efectos que pueda tener la delegación en el contexto de trabajo, en cómo afectará a las demás tareas y a sus miembros.
Para que las relaciones de delegación permitan el encadenamiento de las tareas y su buena realización deben establecerse canales comunicativos entre los dos miembros de la relación, entre quien delega y quien es delegado, por los canales debe transmitirse aquella información que indique cuales son las tareas de las que se responsabiliza, las dinámicas de las tareas, los niveles de responsabilidad y cuándo y cómo serán medidos los resultados.
La comunicación debe ir enfocada hacia el desarrollo de autonomía mutua, ambos deben ser capaces de poder ejercer sus funciones con independencia. No deben suplantarse las responsabilidades de tomar decisiones, deben permitirse errores, métodos y estilos particulares.
La comunicación debe ser bidireccional, escuchando sin prejuicios o prevaloraciones, dejar libertad para preguntar , comentar dudas y problemáticas, son muy importantes los feedbakcs y su continuidad.
No se deben ignorar los sentimientos que se transmiten dentro de la relación, la capacidad empática nos ayudará tanto a conocer como a orientar los sentimientos para poder continuar desarrollando nuestras funciones.
¿Cómo tomar una decisión?
La toma de una decisión es una organización parte del supuesto de que hay algo que debe decidirse y solucionarse y siempre implica un acto de comunicación. Tomar una decisión plantea un cambio para el contexto o situación a la que se refiere. En el contexto organizacional la mayoría de decisiones se toman colectivamente ya que las personas enmarcan una misma situación de diferentes formas.
La comunicación permitirá el conocimiento de las posturas presentes así como la negociación para la toma de una decisión. Si no hay canales de comunicación los miembros afectados por la toma de decisiones no entenderán la necesidad de cambio y las propuestas que surgen. Con lo que la toma de decisiones producirá más problemas que soluciones.
Será necesario que se tome en consideración cómo definimos y observamos las situaciones, qué sentido de estamos dando y cómo cuestionamos cada situación, todo ello es necesario ya que según la formación del problema y se planteará un tipo u otro solución.
El funcionamiento de las organizaciones depende también de la capacidad de solucionar problemas, de la capacidad de decisión y de la calidad de las decisiones tomada.
La toma de decisiones se presenta como una tarea difícil, la dificultad de la toma de decisiones recae sobre todo en las siguientes cuestiones:
1.- La toma de decisiones exige la elección entre varias opciones, por lo tanto lleva consigo la posibilidad de error. La presión que ejerce la posibilidad de error hace que algunas decisiones se perciben más difíciles.
2.- La toma de decisiones se encuentra muy unida a los principios de autoridad dentro del contexto organizacional. Las decisiones tomadas afectan a las personas, equipos de trabajo o grupos e incluso a la estructura interna, los efectos de las decisiones afectarán al colectivo de la organización.
3.- Las consecuencias de la toma de decisiones sobre esas personas o grupos pueden afectar a su funcionamiento generando conflictos, pero al mismo tiempo la no adopción de decisiones puede originar problemas y conflictos que se perpetuarán pudiendo llevarnos a una situación aún más conflictiva.
La mayoría de las decisiones que se tomen en una gran organización son colectivas e implican una negociación entre personas, las decisiones se enfocarán hacia el logro de unos objetivos, soluciones o fines.
Ciertamente, no todas las decisiones son iguales a veces hay situaciones en donde debemos tomar una decisión a nivel particular, en este caso nos será de mucha ayuda nuestra red de colaboradores, podemos comentar las decisiones a tomar y ver los feedbacks de nuestros colaboradores, en ese punto es muy importante la gestión de la información sobre cómo pueden ser sus posibles reacciones ante la toma de decisiones.
A veces también puede ocurrir que tengamos que escoger entre tomar una decisión de manera individual o colectivamente, hay que considerar:
| Ventajas | Desventajas |
| La amplitud de la información es mayor. La diversidad de la información. Aceptación de decisiones. Implicación del personal en las decisiones. La legitimidad. | Posible lentitud del proceso de decisión. Posible conformismo por parte del personal. Posible desvío de la temática a decidir. Posible ambigüedad de las responsabilidades. |
La propia estructura de la organización establece sistemas de toma de decisiones, reuniones, informes, juntas directivas y comisiones. Las normas de la organización así como sus dinámicas formales ya contemplan unos espacios y canales para toma de decisiones, como punto de partida debemos exponer nuestros argumentos, datos o propuestas, sin embargo no todas las decisiones se adecuan a los puntos formales de la organización.
En estos casos debemos generar reuniones, ya sea de urgencia o por una temática concreta. En muchos casos el carácter de tales decisiones implica que generemos nuevas dinámicas para tomarlas de forma adecuada. Siempre que nos encontremos antes una futura toma de decisiones debe prepararse una reunión (ordinaria o extraordinaria), la eficacia de las decisiones dependerá mucho del trabajo previo: ¿qué opiniones hay? ¿Cómo están planteadas? ¿Cuáles son las consecuencias de cada opción? ¿Cuáles las ventajas? ¿Quiénes son los implicados? ¿Cuál es el riesgo de las opciones?
La respuesta a las preguntas que vayamos realizando nos permitirá percatarnos de los obstáculos, de los puntos de vista presentes, de la aparición de nuevas variables, de posibles caminos sin salida o de los puntos que no se tienen en cuenta. Sus decisiones se apoyarán en la información y en el trabajo realizado para afrontarlas.
Antes de empezar a decidir tenga claro lo que se pretende, consiga la suficiente información para saber la finalidad o los objetivos que se llevan a tomar una decisión, tenga en cuenta de dónde parte y hacia dónde quiere ir antes de decidir.
Evalúe los riesgos y las posibilidades de los caminos que pueda tomar la decisión, debe saber a lo que se puede exponer tanto usted como los demás.
Procure que sea posible la transmisión de la información que usted tiene, prepare y organice la información de la que dispone. En muchos casos la posibilidad de entregar esa información en documentos le será de gran ayuda, para dar informaciones adicionales o aclarar puntos de vista, o argumentar su postura. Las tomas de decisiones nunca debén ser argumentales utilizando o haciendo gala de la posición jerárquica que se ocupa dentro de la organización.
Favorezca una participación democrática y equitativa de todos los miembros, de esta forma logrará que la información útil no quede restringida y que los criterios de decisión se fundamenten en una función u objetivos y no en estatus. Cuando se utiliza el estatus como argumento de una decisión se genera un clima de insatisfacción y se limitan los canales de comunicación.
Dentro de una misma negociación para la toma de decisiones debe fijarse en cómo circula la información. Analice el estado de la misma en el proceso de decisión. Resolver las siguientes preguntas le ayudará: ¿cómo se dan los ritmos de explicación y escucha? ¿Qué información está disponible? ¿Dónde y cuándo se dan los bloqueos y entre quiénes se dan?
Todos estos detalles nos dan información sobre cómo se está produciendo la decisión. Quienes participan, interrumpen, sobre todo cuáles son sus posiciones en relación al problema o las opciones de decisión, todo ello tendrá mucho que ver con la decisión que se toma. El conocimiento de la dinámica comunicativa y las posiciones que se establecen adecúan más la decisión a los objetivos.
Técnicas para la toma de decisiones.
La información es la materia prima para la planificación y la toma de decisiones, antes decisiones importantes y complejas quien debe tomar una decisión reúne una gran cantidad de información sensible antes de hacer la elección final, sin embargo quien toma decisiones tiene una capacidad limitada de recoger, identificar y utilizar la información, así mismo sucede con el tiempo, normalmente las decisiones llevan consigo un límite temporal.
Por todo ello, es deseable que en el trabajo en equipo y ante la toma de decisiones circule la información necesaria.
Es una buena estrategia que los responsables de una decisión obtengan explícitamente la información que cada miembro del equipo tiene que aportar. Aplique esta tabla con su grupo para recoger opiniones:
- recogida de ideas para mejorar la eficacia de una decisión.
- explorar los problemas que se ven en la situación actual.
- dar a conocer las preocupaciones de cada miembro a cerca de los efectos que puede tener una decisión sobre la situación actual.
- suscitar alternativas a las decisiones planteadas.
- exponer criterios con los cuales evaluar una decisión.
- plantear planes alternativos a los posibles efectos.
Para disminuir los factores que influyen negativamente sobre la eficacia de la toma de decisiones siga los siguientes pasos:
1.- Cada participante del grupo produce su información y su significado.
Los miembros de los grupos deberán escribir sus ideas en un breve período de tiempo sin comunicarse con los demás, luego darán a conocer lo escrito.
2.- Puesta en común de la información.
Los miembros deberán presentar sus ideas, cada uno irá exponiendo por turnos, las diferentes ideas deberán ser escritas para que queden a la vista de todos.
3.- Discusión de la ideas.
Los miembros deben aclarar y argumentar sus ideas, que expliquen su sentido y significado, habrá que clasificar las ideas para ver su viabilidad, ventajas, efectos y validez.
4.- Concretar la decisión.
Los participantes de la decisión deberán anotar por orden sus preferencias las 5 propuestas o ideas que les hayan parecido más importantes y entablar negociación para decidir cuál es la opción que se tomará, aunque en algunos casos el tiempo no permite llegar a puntos de acuerdo, en este caso se puede asignar una puntación a cada idea seleccionada, a mayor prioridad de el orden asignado a las ideas de mayor puntuación. El resultado podrá ser la preferencia del grupo.
5.- Período de autorreflexión y crítica.
Deben valorarse las ideas escogidas así como la decisión que se derivará de ellas. Volver a plantear las ideas como si no se hubieran decidido por los participantes, sino como si vinieran dadas. Buscar los puntos débiles, los inconvenientes o las suposiciones que lo subyacen. Después de este paso volver a retroceder al punto cuarto, si a decisión propuesta no pasa el filtro de la crítica.
La comunicación no debe descuidarse: elaboración de documentos.
En las organizaciones la comunicación escrita es abundante, el movimiento de documentos dentro de la organización es muy elevado, éstos circulan por la organización formando canales comunicativos que conectan y relacionan a sus miembros (facturas, informes, comunicados, actas). Los documentos transportan, registran y transmiten la información sorteando grandes distancias. Delegamos la transmisión de información a los documentos mucho hábiles y rápidos que nosotros para recorrer esas distancias.
En los documentos la información queda registrada (lo escrito permanece visible e inmutable), esto hace posible el almacenamiento más allá de la memoria. Su modo de transmisión es unidireccional, la comunicación escrita sólo tiene un sentido o dirección: hacia el receptor.
Las características específicas de la comunicación escrita harán que tengamos que plantearnos y atender a nuevos elementos y actividades para su eficaz ejecución, no es lo mismo tener que explicar el funcionamiento de un departamento a los nuevos compañeros de trabajo que explicarlo por escrito para que sea leído y entendido por el conjunto de los compañeros que se irán incorporando al trabajo, tanto el registro como la unidireccionalidad harán que tengamos que plantear nuestras comunicaciones escritas ateniéndonos a estas 2 características, es importante saber que el documento vincula lo escrito con el autor, no sólo queda registrada la información sino que también puede registrar la vinculación entre autor y documentos. La información registrada aumenta el grado de disponibilidad, ya que puede ser utilizada en posteriores ocasiones sin perder la información y el registro permite el control sobre la información, esto hará que nuestro sentido de la responsabilidad aumente en las comunicaciones escritas.
De igual importancia es percatarse de la unidireccionalidad del texto, no podemos preguntarle al texto que nos explique lo que no entendemos, no es como en una conversación por esto es de vital importancia prestar atención a qué decimos y cómo lo decimos en una comunicación escrita, debemos asegurarnos el mayor grado posible de entendimiento para los lectores cuando elaboremos un documento.
Técnicas para redactar un documento.
Una vez hemos tenido en cuenta la naturaleza de la comunicación escrita pasamos a la elaboración de documentos. Dentro de una organización hay varios tipos de documentos. Redactar un documento no consiste en ponerse a escribir desde un inicio, antes debemos tener una serie de ideas claras, que nos ayudarán a orientar y definir aquello que queremos escribir:
1.- ¿qué es lo que queremos explicar? ¿de qué trata nuestro escrito? El qué es una pregunta fundamental para que nuestro texto pueda ser entendido por nosotros mismos y por los lectores, pero antes hay que abordar esa pregunta para situar el contexto desde nos encontramos y desde donde vamos a empezar a escribir.
2.- ¿por qué queremos comunicarnos? Normalmente nos dirá la finalidad del texto, en el trabajo los documentos tienen la finalidad de informar, solicitar, confirmar o persuadir. La mayor parte de las comunicaciones tienen como objetivo el entendimiento, pero en el contexto organizacional el entendimiento no es el objetivo principal, pero no por ello debemos despreciar el entendimiento. La finalidad nos orientará en la forma en qué debemos tratar el tema y nos definirá cuáles son nuestros objetivos.
3.- ¿cómo transmitirá su documento, por escrito u oralmente? Así como la finalidad el modo de transmisión nos vendrá generalmente dictado por quien hace la demanda, y esto afectará al diseño del documento, no es lo mismo preparar un documento para que uno mismo lo exponga o lea o para que sean otros quienes lo lean. En el documento escrito no podremos recibir esos feedbacks, no tendremos posibilidad de modificar el texto una vez entregado.
4.- ¿con quién me voy a comunicar? Muchas de las comunicaciones escritas se establecen con personas desconocidas, en el caso de no conocer a los receptores es importante informarse sobre ellos ya que no debemos dar por hecho que se encuentren en la misma posición que nosotros. El significado de nuestra comunicación puede variar mucho según los lectores u oyentes, por eso hay que ponerse en su lugar para saber que detalles y hechos les harán entender la comunicación. Las posibles interpretaciones de los receptores deberán tenerse en cuenta para la buena y eficaz elaboración de un documento.
5.- Conozca el contexto donde se va a comunicar ¿dónde y cuándo? Toda esa información se da en el contexto para que no se den malentendidos, conociendo el contexto podremos adecuar nuestra comunicación con el lugar donde se producirá y por lo tanto, ganar más eficiencia para el logro de nuestros objetivos. La hora del día también puede afectar a la comunicación, por la atención de los receptores (después de comer es una hora mala).
6.- Tener claros cuáles son los límites ¿de qué tiempo y espacio se dispone? Hay que dejar claras las fechas de entrega y nº de páginas a entregar, estos elementos condicionarán la programación de tareas para la realización de la comunicación escrita.
Las preguntas básicas a tener en cuenta antes de elaborar un documento son:
- ¿qué deseo explicar?
- ¿por qué debo comunicarme?
- ¿qué formato deberá tener el documento?
- ¿con quién me voy a comunicar?
- ¿dónde y cuándo me comunico?
- ¿de qué tiempos y espacio dispongo para su realización?
Ahora que ya sabemos cómo prepararnos para escribir retomemos la pregunta inicial ¿qué quiero explicar? y así definir el tema de nuestra conversación.
Haga un resumen-índice de lo que quiere explicar, ideas, conceptos, hechos, sucesos… en el resumen es muy importante que consten todos aquellos puntos que deseamos y debemos explicar. Esto servirá para no dejarse ningún tema a lo largo de la realización del documento, además el resumen servirá de guía para la recogida de información necesaria para poder realizar el documento. Sin el apoyo de libros, revistas, amigos, informes… la realización del documentos será más difícil, para tener contrastes informativos, que es lo que ya se ha dicho sobre el tema, consecuencias tenidas, cómo y cuándo lo han dicho… además son cuestiones que nos ayudarán a entender mejor y con mayor profundidad lo que tratamos de decir, no podemos escribir sobre algo que no conocemos.
Volviendo al resumen-índice, ahora ya sabemos qué información buscar para la realización del documento, en el proceso de búsqueda es muy probable que encuentre nueva información no dude en incorporarla al resumen-índice que hemos hecho. Si es necesario vuelva a redactarlo, cuanta más información hallada mejor para el entendimiento.
Hay que usar todas las fuentes que no puedan ser útiles, algunas de ellas pueden estar dentro de la organización, en otras ocasiones habrá que reuniar a las fuentes externas (bibliotecas, instituciones municipales, …) siempre es bueno disponer de la máxima información posible, le dará más posibilidades para afrontar con éxito sus objetivos. Ordene el resumen-índice según los objetivos del documento.
Marque la secuencia en que dispondrá los puntos a tratar, utilizando secuencias lógicas, por ejemplo: 1º aquellos puntos que sean indispensables para la comprensión del texto, marque un orden de prioridades y ordénelos según lo importancia de los puntos. Una buena forma de orientarse es conseguir modelos anteriores, éstos pueden servir de guía (el lenguaje, la estructura del texto, el estilo,…).
Cuando tengamos terminado el resumen-índice, el exceso de información ya no será un problema, porque tendremos claro cómo ordenarlo. Debemos escoger aquella información que se adecue a las pautas marcadas en el resumen-índice, la que nos sirva para explicar los puntos que comunicaremos.
Ahora pasando al documento propiamente dicho, es el momento de desarrollar el contenido de los puntos pautados por el resumen, toda la información debe ser refinada para construir su documento, su significado y su orden.
En el documento los diferentes puntos deben estar enlazados, trate de conectar los diferentes elementos que desee explicar de forma coherente y organizada para poder comunicar lo que deseamos. Para mayor seguridad una vez terminado léalo en voz alta para usted mismo, es importante hacerlo de este modo, así conseguiremos detectar aquellos puntos que no están bien explicados o que son confusos. Pedir una 2ª opinión de un compañero, ya que él planteará dudas o preguntas que nosotros no hubiéramos planteado. La opinión de los demás nos ayudará a dar más consistencia al documentos puesto que habremos podido contrastar con más puntos de vista, además de observar los efectos que tiene la comunicación escrita en el lector, en el caso de que los efectos no sean los esperados, trate de modificar el documento poco a poco hasta llegar a los objetivos que quiere lograr.
¿Cómo debo exponer?
En una exposición también es necesario el trabajo de creación de un buen documento. Siga los mismo pasos de antes, pero piense que su escrito será leído por usted mismo o bien que será la base sobre lo que se pretende comunicar, antes de exponer es muy importante construir su documento, en la exposición oral se tiene más flexibilidad, se pueden usar esquemas para explicar una idea sin necesidad de escribir toda la información.
Una vez realizado el documento léalo en voz alta, poniendo especial atención en las entonaciones, los puntos y comas, los silencios … esto nos familiariza con el escrito y aumentará la confianza, también léaselo a un compañero de trabajo para ver sus efectos, si es comprensible, fluido, si debe poner más énfasis, … todo ello servirá para ir puliendo la forma de leer, sino ha de leer y tan sólo exponer ideas mediante esquemas y resúmenes prepárese un resumen que le guíe los pasos a seguir, haga visibles los esquemas para todos, reparta copias, debe asegurarse que su posición y la de los oyentes son similares.
Explique desde donde parte su razonamiento, el inicio y desde él vaya desarrollando sus ideas apoyándose en los esquemas y resúmenes preparados. Antes asegúrese también de haber hecho algunos simulacros para ver si se entiende, para saber el orden a tomar y familiarizarse con las herramientas de exposición.
Tras el período de preparación de la presentación o documento, llega el momento de la exposición ante el público, aquí tenemos un conjunto de conductas que pueden ayudar a que su exposición tenga más eficacia:
1.- Es muy importante el contacto visual con el público, cuando expongamos estaremos de cara a nuestro público, si el público es conocido y no muy numeroso dirija la atención hacia aquellas personas que le son de confianza, tómelas como referencia visual, pero no debe descuidarse que se comunica con todos los presentes, mire al resto de vez en cuando tratando de pasar por todas las miradas. Si el público es numeroso y desconocido debe dirigir su atención hacia una persona concreta como si se lo explicara e ella, como en una conversación cara a cara, aunque miremos a una persona el resto tendrá la impresión de que también los miramos a ellos.
2.- Abra todos los canales posibles, muchos oradores se centran sólo en las palabras para conseguir exactitud en lo que dicen, trate que esa exatitud derive del trabajo previo de sus documentos, esto le permitirá centrarse en cómo se expresa, la forma de expresarnos marcará el significado y el recuerdo de nuestra exposición, trate de utilizar su cuerpo y su voz para acompañar lo que desea expresar, recuerdo que nosotros sabemos más del tema de exposición que los oyentes por eso trate de abrir todos los canales posibles en a charla, visual, verbal y vocal.
3.- Marque el ritmo de la exposición, es imposible mantener un nivel alto de energía todo el tiempo, por eso es importante que al principio de la charla sea más enérgico atrayendo así toda la atención, después debemos ir subiendo y bajando la energía según la importancia de lo que se esté explicando en cada momento, la exposición no debe mantener la misma entonación y énfasis, debe hacerlo por oleadas, esto permitirá que a lo largo de la exposición se impriman diferentes ritmos, en la parte final debe volver a enfatizar para darle más fuerza y para que sus conclusiones sean tomadas con atención.
4.- La importancia de los gestos, nuestra expresión corporal nos ayudará a reconducir la exposición en los momentos difíciles, por ejemplo si vemos que el público comienza a perder el interés utilizaremos los gestos para levantar la atención, un simple movimiento de brazos para enfatizar una idea, es importante que se fije en cómo se encuentra el público, empatice con él y espere hasta el último momento para inyectar énfasis en su comunicación.
5.- Pregunte a su público, en los momentos que observe que el aforo pierde interés resulta muy útil hacerles una pregunta, así se implicarán en la comunicación, en algunos casos puede ser usted mismo quien responda o en otros puede serle de interés la respuesta del público, así recibiremos feedbacks sobre cuál es su postura y opinión acerca de nuestras ideas, recuerde que debe conectar las respuestas con la exposición.
6.- Céntrese en lo que va a explicar, en algunas ocasiones en la exposición puede que dejemos de sentirnos cómodos o que el pánico se apodere de nosotros, en estos momentos nuestra atención se centrará en cómo nos sentimos y dejaremos de atender a lo que estamos explicando. Tómese una pequeña pausa para volverse a centrar (beber agua, un breve silencio) si esto no le tranquiliza explíquele al público cómo se siente, de feedbak de su situación, pero no dedique mucho tiempo a ello, retome la exposición rápidamente, para evitar problemas centre su atención en lo que está diciendo y cómo lo hace, y no en las sensaciones que pueda tener al exponer.
7.- Sus resúmenes le ayudarán a optimizar el tiempo, en muchas ocasiones no disponemos del tiempo que se nos había dicho, no importa sus resúmenes con las ideas claras le servirán de apoyo para recordar el tiempo previsto, así dispondrá de ideas clave para dar significado a lo que quiere transmitir sin necesidad de recurrir a elementos complementarios, recuerde informar al público del tiempo que dispone, que es tarde y se ve obligado a acortar un poco la exposición.
8.- Nunca memorice la exposición, si la memoriza se expondrá a quedarse en blanco en cualquier momento, se trata de que entienda lo que quiete decir, no que lo sepa de memoria, si sólo lo memorizamos nos expondremos a problemas, ya que podrían surgir preguntas del público que no sabremos contestar. Lo mejor es leer sin memorizar, como los presentadores del telediario, que leen y levantan la cabeza como si miraran a sus oyentes, si lee levante la cabeza de vez en cuando.
Recuerde:
- Importante el contacto visual con el público.
- Abrir todos los canales posibles.
- Marcar el ritmo de la exposición.
- Importancia de los gestos.
- Preguntar al público.
- Centrarse en lo que se quiere decir.
- Nunca memorizar la exposición.
¿Cómo debo argumentar?
En muchas ocasiones se identifica la argumentación con el enunciado de un problema o de una situación que admite posiciones a favor o en contra de una teoría, una creencia, una norma … sin embargo bajo la perspectiva comunicativa podemos decir que la argumentación es el conjunto de estrategias del enunciador para modificar el juicio o significado del destinatario acerca de dicho problema o situación, o bien para establecer la justeza y significado del punto de vista o conclusión de quien enuncia.
El texto organizativo en el que nos encontramos está formado por un entramado de relaciones interpersonales y objetivos comunes. La argumentación de este contexto también implicará una forma sencilla de interacción ante una discrepancia o conflicto con el propósito de contribuir a su resolución, por lo tanto la argumentación en el contexto organizativo se fundará principalmente en unas prácticas sociales orientadas a unos objetivos.
La argumentación implica el dominio de estrategias verbales que harán posible que despliegue unas ideas o creencias convincentes, podemos producir una buena argumentación exponiendo y definiendo una situación para continuar y finalizar la explicación con la solución. Para la argumentación de nuestras comunicaciones es imprescindible entender lo que comunicamos, si no hay comprensión no hay argumento.
El entendimiento de una situación dependerá del trabajo realizado para documentarnos sobre ello, al igual que nuestras comunicaciones su entendimiento y complejidad dependerán de la información a la que hayamos tenido acceso, la información nos dará los argumentos, elementos a tener en cuenta y nos permitirá dar un significado u otro a unos acontecimientos. El significado de nuestra comunicación proviene de la información que recogemos y de cómo encadenamos esa información, para la encadenación o los enlaces de informaciones y significados que realizamos en nuestra comunicación y su argumentación sean resistentes debemos tener en cuenta ciertas estrategias básicas:
– Estrategia nº 1: delimite claramente el espacio donde se desarrolla su comunicación, defina cuál es el momento y el lugar en que su comunicación se sitúa, no sólo es importante definir lo que vamos a comunicar sino también dónde y cuándo toma sentido nuestra comunicación. Nuestra comunicación y argumentos estarán ligados a un contexto específico.
– Estrategia nº 2: sitúa históricamente su comunicación, en el contexto de la comunicación sucedieron, suceden y sucederán acontecimientos. Ligue su comunicación a los acontecimientos históricos, así la comunicación tendrá más coherencia y sentido dentro del contexto donde se encuentra.
– Estrategia nº 3: explique en que prácticas o acciones toma sentido su comunicación, el conjunto de prácticas y objetivos que conforman la organización es muy diverso, la comunicación quedará ligada a las actividades de la organización.
– Estrategia nº 4: explique los objetivos de su comunicación, elabore una conexión entre los objetivos que se dan en la organización y los objetivos concretos de su comunicación, así quedará ligada a las dinámicas de logro y tomará la misma dirección que los objetivos de su organización.
– Estrategia nº 5: exponga las ventajas de su comunicación, explique qué problemas concretos resuelve su comunicación teniendo en cuenta las estrategias anteriores, deke claro cuáles son los nuevos resultados positivos que de su comunicación se desprenden.
Una buena argumentación debe considerar:
- ESTRATEGIA 1 – delimite claramente las condiciones de la comunicación.
- ESTRATEGIA 2 – sitúe y relacione históricamente su comunicación.
- ESTRATEGIA 3 – explique con qué elementos de la organización se relaciona su comunicación (procesos, objetivos, intereses,…).
- ESTRATEGIA 4 – explique los objetivos concretos de su comunicación.
- ESTRATEGIA 5 – exponga que problemas resuelve su comunicación.
La tecnología mejora el documento.
Hoy en día la mayoría de las organizaciones dependen de la tecnología para la realización de sus objetivos, servicios o prácticas. La tecnología puede ayudarnos en el proceso de búsqueda de información para la creación de un documento, a través de los ordenadores podemos acceder a internet, dentro de él podemos situarnos en el buscador de información y empezar a rastrear el espacio virtual.
Podemos entender internet como un gran canal de comunicación al mismo tiempo tiene la capacidad de almacenar toda esa información que por él circula y tenemos la posibilidad de usarla, desde los ordenadores somos capaces de obtener información y almacenarla para posteriormente utilizarla para nuestros documentos o argumentaciones.
Además este gran canal permite que nuestros documentos circulen por él y nos ayuda a salvar grandes distancias que a veces es mejor recorrer persona a persona. Los objetivos de nuestra comunicación deben marcar los canales por los que va a circular, cuanto mayor sea el nº de canales comunicativos por los que establezcamos contactos con los demás, mayor será el nivel de confianza mutua.
El papel de la tecnología también es muy relevante a la hora de producir nuestra comunicación, la cantidad de posibilidades que nos da hará que nuestras comunicaciones puedan tener otra naturaleza.
Tanto la metodología como el diseño de nuestras comunicaciones varía con la ayuda tecnológica, la estructura de las páginas, la corrección ortográfica, inserción de imágenes, producción de esquemas,… pueden orientar nuestras comunicaciones cuando realicemos un documento.
La alianza con la tecnología permite la creación de nuevas comunicaciones que hasta entonces no eran posibles porque su labor era mucho más costosa, mediante las tecnologías el expositor encuentra apoyos para dar a entender lo que quiere comunicar, además dispone de herramientas para lograr sus objetivos, la combinación de imágenes, palabras, esquemas… el entendimiento se hace más accesible y la argumentación toma más consistencia.