Como vimos en el artículo anterior llevar un registro preciso de tu tiempo es imprescindible cuando cobras a tus clientes sobre una base diaria, ya sea por hora o de acuerdo a un precio fijo por proyecto, de cualquier manera lo que facturas debería reflejar aproximadamente el tiempo que invertiste.
Profesionales que suelen trabajar de esta manera son las consultorías, los estudios de diseño o arquitectura, la mayoría de los trabajadores autónomos, etc. Si perteneces a cualquiera de estos grupos, entonces primaERP TIME TRACKING es una herramienta que te ahorrará muchos dolores de cabeza.
Si decides probarla (es gratuita hasta para 3 usuarios y con todas las funciones), en este artículo hemos reunido algunos consejos que te ayudarán a evitar errores comunes y a obtener así el máximo provecho de la aplicación y de tu tiempo.
Primer paso: Organizando tu forma de registrar en primaERP
Encontrar la mejor forma de configurar tu cuenta para realizaras el registro y seguimiento de tu tiempo será fundamental para el futuro, por lo que te recomendamos poner mucha atención en ello. Cada minuto que inviertas en ello valdrá la pena en el futuro.
A) Clientes
Tus clientes están tienen la mayor jerarquía – son a quienes les facturas tu trabajo y con quienes negocias actividades, precios, etc. Ya sea que tengas muchos o pocos, comienza por añadirlos a tu cuenta: ve al menú Administrar > opción Clientes. Además de sus nombres y datos de contacto, puedes asignarles un código para buscarlos más rápidamente.
En caso de que factures a tus clientes por hora y no necesites especificar en qué proyecto, actividad o tarea en particular, ahora puedes sltarte los siguientes pasos y simplemente invitar a tu equipo a unirse a la cuenta (ve la sección D) para comenzar a registrar tu tiempo desde ya.
B) Proyectos y Tareas
Los proyectos en primaERP son útiles cuando por ejemplo trabajas en múltiples pedidos para tus clientes y necesitas facturarlos por separado.
Si lo necesitas, también es posible dividir los Proyectos en Tareas, las cuales en primaERP siempre dependen de algún proyecto específico. Para generar tanto los proyectos como las tareas ve al menú Administrar > Proyectos.
En caso de que para algunos clientes necesites registrar tu tiempo según proyectos y/o tareas pero para otros clientes no, no hay ningún problema. En cualquier caso los registros de tiempo que hagas te servirán tanto para facturar directamente las horas trabajadas, como para calcular con precisión el tiempo necesario para un determinado trabajo y para poder estimar correctamente el precio de trabajos similares.
C) Actividades
Las Actividades en primaERP representan los diferentes tipos de servicios que ofreces a tus clientes y los cuales tienen diferentes precios por hora, por ejemplo el precio por hora estándar y el precio por horas extras. Así, cada actividad puede tener un precio por hora diferente.
A diferencia de los Proyectos, las Actividades no dependen de los Clientes, sino que reflejan aquello a lo que se dedica tu negocio. Para que el registro de tus Actividades sea lo más práctico y rápido posible, te recomendamos mantenerlas en un nivel “general” de manera que no sean más de 20 en la cuenta.
D) Usuarios y Miembros del Proyecto
Ahora tu cuenta ya está configurada y solo tienes que invitar a tu equipo a que se una a primaERP. Para hacerlo ve al ícono de configuración > Usuarios.
Para que otros usuarios puedan registrar su tiempo en los proyectos que tú has creado, tienes que añadirlos como miembros de los mismos: menú Administrar > Proyectos > Proyecto > Miembros.
Resumen
- Crea tus Clientes en primaERP.
- Si trabajas con múltiples pedidos para tus clientes, crea Proyectos individuales y, si es necesario, divídelos en Tareas.
- Si cobras tus servicios según diversos precios por hora, asígnalos como Actividades.
- Invita a tu equipo a que se una a primaERP en el ícono de configuración > opción Usuarios.
- Registra tu tiempo.
- No tengas miedo de iniciar con datos simples, siempre puedes detallarlo más posteriormente.
Conslusión:
¡Ya está! Has configurado correctamente tu cuenta de TIME TRACKING según tus necesidades reales, lo cual te permitirá llevar un registro y seguimiento de tu tiempo de manera fiable y de la manera más sencilla posible.
Próximamente: Cómo establecer tus precios por hora con precisión y sin complicaciones.